Word XP新增功能详解

精诚 
2001年 60期

    微软公司新版的Office被称之为Office XP（如Word XP、Excel XP等）。其中XP是英文“Experience”的缩写，也就是“体验”的意思。下面就让我们一起来“体验”一下Word XP到底新增了哪些功能。
　　#1    一、全新的任务窗格
　　    打开Word XP之后，我们会在主窗口的右侧发现一个新的窗口，它就是Word XP新增的任务窗格。它将Word的常用工具和功能经过改进和简化集成在一起，你随时可通过它实现过去需要通过菜单或工具栏才能实现的任务（如“新建文档”、“剪贴板”、“搜索”、“插入剪贴画”、“样式与格式”、“显示格式”、“邮件合并”、“翻译”等），极大地方便了你的需要。
　　#2    1．任务窗格的基本操作
　　    （1）显示/隐藏任务窗格：如果你不喜欢任务窗格占据屏幕的编辑空间，只需单击任务窗格右上角的“关闭”按钮即可将其关闭，而执行“视图”菜单中的“任务窗格”命令则可重新恢复任务窗格的显示。
　　    （2）切换任务窗格：在默认情况下，Word XP的任务窗格由新建文档、剪贴板、搜索、插入剪贴画、样式和格式、显示格式、邮件合并、翻译等八个不同的任务组成，你只需单击任务窗格窗口中的“其他任务窗格”按钮，打开“其他任务窗格”菜单，然后选择需要使用的任务窗格即可（如^60090105a^1所示）。
　　    （3）重新定位任务窗格的位置：尽管任务窗格对简化的日常操作有着非常重要的意义，但它必须占据一定的屏幕空间，会对文档的编辑造成一定的影响。你完全可以对任务窗格的位置进行调整。需要做的仅仅只是使用鼠标拖动任务窗格的顶部，将其从原有位置拖出，然后放置到需要的位置即可。
　　#2    2．使用“新建文档”任务窗格
　　    Word XP专门提供的“新建文档”任务窗格由打开文档、新建、根据现有文档新建、根据模板新建等几个部分组成。
　　    （1）打开文档：在“新建文档”任务窗格的“打开文档”栏中，Word XP会将你最近编辑过的文档一一列表显示出来，方便你快速进行编辑。此外，“打开文档”栏还包括一个“其他文档”命令，单击该命令即会打开Word传统的“打开”对话框，以便你选择硬盘上的其他文档。
　　    （2）新建：利用“新建文档”任务窗格“新建”栏中的有关命令，你可以实现快速新建空白文档、空白HTML文档、空白电子邮件的目的。
　　    （3）根据现有文档新建：“根据现有文档新建”功能是Word XP的一项新增功能。在旧版本的Word中，系统只支持根据某个模板创建新文档，你若希望根据某个文档创建一个新文档，首先必须将该文档另存为模板，然后再以该模板为基础创建文档才能达到目的，使用很不方便。而Word XP则新增了一项根据现有文档创建新文档的功能（也就是将某个普通Word文档视同模板，然后根据它创建新的文档），这就极大的方便了你的使用。
　　    要使用Word XP的“根据现有文档新建”功能，我们只需在“新建文档”任务窗格中选择“根据现有文档新建”命令，打开“根据现有文档新建”对话框，然后从中选择某个普通Word文档，系统即会将其视同为模板，并以此创建一个新文档。
　　    （4）根据模板新建：“根据模板新建”栏包括“通用模板”、“我的Web站点模板”、“Microsoft.com上的模板”等三个命令，选择“通用模板”命令之后，系统将会打开一个“模板”对话框，然后我们就能根据各种不同的模板创建文档。而“我的Web站点模板”、“Microsoft.com上的模板”则是Word XP新增的功能，它能帮助你充分利用网络上的模板资源。
　　#2    3．使用“剪贴板”任务窗格
　　    Word XP的剪贴板最多可记忆24次剪切内容（比Word 2000提高了一倍），这就可以更进一步的方便你对剪贴板的利用。
　　    （1）打开Word XP的多重剪贴板：通常，我们只需在Word中连续复制两块不同的内容，系统就会自动打开“剪贴板”任务窗格。如果你无法通过该方法打开“剪贴板”任务窗格，则打开Word XP的任务窗格，然后利用“其他任务窗格”按钮选择“剪贴板”命令。
　　    （2）粘贴内容：要在Word XP中粘贴最后一次复制的内容，我们只需将光标移至需要粘贴的位置，然后直接按下“Ctrl+V”键即可；要在Word XP中粘贴以前复制的内容，我们首先应将光标移至需要粘贴的位置，然后在“剪贴板”任务窗格中单击某个需要粘贴的内容即可；如果需要将剪贴板中保存的内容全部粘贴到文档中，我们只需单击“剪贴板”任务窗格上的“全部粘贴”按钮，系统就会按照复制剪贴板的先后顺序将剪贴板中的所有内容全部复制到文档的当前位置。
　　    （3）删除内容：如果想把某条内容从剪贴板中去掉，我们只需右击该内容，然后从弹出的快捷菜单中执行“删除”命令即可。如果想删除剪贴板中的全部内容，则应单击“剪贴板”任务窗格上的“全部清空”按钮。
　　    （4）设置剪贴板状态：单击“剪贴板”任务窗格下方的“选项”按钮，然后从弹出的快捷菜单中选择有关命令，就可以对是否自动显示“剪贴板”任务窗格、是否在Windows的任务栏上显示剪贴板图标、复制时是否在任务栏上显示状态等选项加以设置。
　　#2    4．使用“搜索”任务窗格
　　    旧版本的Word虽然能够搜索文档的具体内容，但它仅仅只能处理打开的文档，你无法利用它查找硬盘上所有的Word文档中有哪些文档包含指定文本。这一问题在Word XP中得到了妥善解决。Word XP提供了强大的文档搜索功能，它不仅能够搜索当前文档中所包含的指定文本，而且还能对硬盘上所有Office文档中所包含的指定文本进行搜索，这就极大的满足了你对文档进行搜索的需要。
　　    Word XP的搜索功能包括“基本搜索”、“高级搜索”、“在此文档中查找”等三种不同的搜索方式。其中“基本搜索”功能和“高级搜索”功能都是用于在整个硬盘（或指定位置）上搜索包含指定文本的Office文档，只不过它们搜索功能的强弱有所差别，而“在此文档中查找”功能实际上就是Word传统的查找功能。
　　    （1）基本搜索：打开Word XP的“搜索”任务窗格之后，系统将自动进入基本搜索状态。你只需输入需要搜索的文本，然后指定相应的搜索范围和搜索文件的类型，最后单击“搜索”按钮，系统即会对指定范围的文档进行搜索，并将包含你指定文本的文件一一列表显示出来。
　　    （2）高级搜索：与基本搜索功能相比，高级搜索功能的搜索条件更加全面，除了指定搜索位置和搜索的文件类型之外，你还可以根据文档的各种属性（如备注、编辑时间、大小、标题、创建日期、段落、格式、关键词、模板、内容、字数、作者等项目）对所需文档进行搜索，并且这些项目之间还可以采用“与”、“或”等多种不同方式进行组合，这就使得你能够非常方便的定位需要查找的文档。
　　    在基本搜索状态下单击“高级搜索”按钮即可打开Word XP的高级搜索功能。接下来你只需根据自己的实际情况选择需要搜索的属性、条件以及它们所包含的值，并选择这些搜索条件与其他搜索条件之间的关系（“与”还是“或”），最后指定适当的搜索范围及需要搜索文件的类型即可。
　　    （3）在此文档中查找：Word XP“搜索”任务窗格中的“在此文档中查找”命令实际上就是Word传统的查找功能，单击该命令即可打开一个“查找和替换”对话框（与按下Ctrl+F快捷键完全一样），方便你对当前文档中的内容进行查找。
　　#2    5．使用“剪贴画”任务窗格
　　    Office XP新增了一个独立的工具软件——剪辑管理器，它可帮助你收集并保存自己的相片、动画、录像和其他媒体文件，并在需要的时候快速插入到Office文档中。
　　    （1）扫描现有的剪贴画文件：首次打开“剪贴画”任务窗格时，系统将打开“扫描硬盘上的剪贴画”对话框，我们只需单击“扫描”按钮，系统即会对整个硬盘进行扫描，将各种图片、动画、录像和其他媒体文件全部记录下来，然后将它们组织到不同的收藏集中以便今后查找。
　　    （2）插入剪贴画：对硬盘上的剪贴画文件记录备案之后，我们就可以随时对它们加以调用了。为此，你只需打开Word XP的“剪贴画”任务窗格，然后在“搜索文字”栏中输入该剪贴画的关键字，并指定适当的搜索范围和搜索类型，单击“搜索”按钮，系统就会将符合条件的剪贴画全部列表显示出来，之后我们就能将它们插入到Word文档中，或者对其进行复制、打开编辑等操作。
　　    （3）打开剪辑管理器：单击Word XP“剪贴画”任务窗格中的“剪辑管理器”命令，打开系统的“剪辑管理器”程序，然后利用它对剪贴画进行编辑、管理、修改关键字等操作。
　　    （4）网上剪辑：所谓网上剪辑，实际上是微软公司在网上提供的一个庞大的剪辑库，你可以根据需要搜索自己所需的剪贴画，然后直接将其插入到文档中，或下载到硬盘中，这就从根本上解决了你对剪贴画的需要。
　　#2    6．使用“样式和格式”任务窗格
　　    为了使整个Word文档的外观显得一致，我们常常需要为文档的不同部分设置相同的格式，这项工作完全可以通过Word XP提供的“样式和格式”功能来加以解决。
　　    （1）查看所选文字的格式：你只需将光标移至相应文本上，Word XP就会在“样式和格式”任务窗格的“所选文字的格式”栏中显示出该段文字的格式。当然，这里显示的格式仍然比较粗略，如果你需要了解相应文字所采用的详细格式，则应右击“样式和格式”任务窗格的“所选文字的格式”栏中显示出该段文字的格式，然后从弹出的快捷菜单中执行“显示格式”命令，系统就会自动切换到“显示格式”任务窗格，并将该段文字的格式详细的显示到你的面前。
　　    （2）选择相同样式的所有文本：Word XP提供了一个选择具有相同样式的所有文本的功能，你只需切换到Word XP的“样式和格式”任务窗格，然后将光标移至需要修改格式的某一个文本中（如文档中的标题），此时系统就会该文本的格式显示到“样式和格式”任务窗格的“所选文字的格式”栏中。接下来你只需单击“全选”按钮，系统即会将整篇文档中具有相同格式的文本全部选中（格式不同的文档将不会被选中），我们也就可以同时对这些文本的格式和样式进行修改了，这就极大的简化了你的操作。
　　    （3）创建新样式：相信你对Word的格式刷并不陌生，我们在设置好某段文字的格式之后，只需单击工具栏上的格式刷按钮，然后单击需要设置格式的目标文本，相应文本的格式就会被复制到目标文本中，免去你重复设置格式的步骤。不过格式刷有一个严重的缺点，那就是它不具备存盘功能，不能将你设置过的格式保存下来在其他文档中继续利用。
　　    Word XP的样式功能专门用于复制你选定文本的格式，并以某种名称保存下来，然后我们就能在任何时候将这些格式“克隆”到其他文本中（这些保存下来的样式既可在同一文档中使用，又可在其他文档中使用），这就极大的方便了你对文档格式的设置。
　　    要自行创建特定的样式，你首先需要根据自己的需要对文本的字体、字号、格式、样式等进行设置，然后将光标移至这些文本上，切换到Word XP的“样式和格式”任务窗格。此时，所设置的格式就会显示到“样式和格式”任务窗格的“所选文字的格式”栏中，你只需单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框（如^60090105b^2所示），然后再根据需要对原有样式进行适当修改，最后输入适当的样式名并单击“确定”按钮即可。
　　    （4）利用样式快速设置文本格式：通常，Word XP会将你自行创建的新样式和Word XP原有的样式全部列表显示到“样式和格式”任务窗格的“请选择要应用的格式”栏中，你只需选择需要设置格式的文本，然后单击“请选择要应用的格式”栏中的某种样式名称，相应文本就会变成你指定的格式，这就极大的简化了你对文档格式的设置。
　　    （5）清除格式：Word XP还提供了一项清除文本原有格式的功能，你只需选择需要清除格式的文本，然后单击“样式和格式”任务窗格“请选择要应用的格式”栏中的“清除格式”命令，Word XP就会清除选定文本的所有样式，这就可以满足你的某些特殊需要。
　　#2    7．使用“显示格式”任务窗格
　　    旧版本Word中，你要了解一段文字的格式设置时，必须执行“帮助”菜单中的“这是什么”命令，当鼠标指针变成问号加箭头形状时，再点击相应的内容才能达到目的，使用很不方便。而Word XP则要简便得多，它可以将你选定文本的格式详细显示出来，并可对这些文本的格式进行编辑、修改、对比等操作。
　　    （1）显示指定文本的格式：你只需在Word XP中选定需要查看格式的文本，然后切换到“显示格式”任务窗格，系统即会在“所选文字的格式”列表框中详细列出指定文本的字体、字号、语言、对齐方式、换行和分页、页边距、版式、纸张大小、页眉和页脚等信息。
　　    （2）对文本的格式进行修改：Word XP的“显示格式”任务窗格除了可用于显示你指定文本的格式之外，我们还可利用它对指定文本的格式进行修改，如修改文字的字体、字号，修改段落的对齐方式、缩进方式等。为此，我们只需单击“所选文字的格式”列表框中的“字体”、“语言”、“对齐方式”、“缩进”、“换行和分页”等命令，系统即会自动打开“字体”、“语言”、“段落”、“页面设置”等设置对话框，然后利用它们对指定文本的格式进行修改。
　　    （3）选定所有格式类似的文本：选择查看指定文本的格式之后，你只需右击“所选文字”栏，然后从弹出的快捷菜单中执行“选定所有格式类似的文本”命令，系统即会将整篇文档中具有相同格式的文档全部选中（格式不同的文档将不会被选中），接下来你就可以同时对这些文本的格式和样式进行修改了。
　　    （4）应用周围文本的格式：Word XP的“显示格式”任务窗格还提供了一个用于将你指定文本的格式调整得与周围文本的格式完全一样的功能，从而使得整个文本变得和谐统一。为此，你只需选择需要修改格式的文本，系统即会在“显示格式”任务窗格的“所选文字”栏中显示出该文本，然后右击“所选文字”栏，并从弹出的快捷菜单中执行“应用周围文本的格式”命令，你选定文本的格式就会变得与周围文本的格式完全一样。此外，利用快捷菜单中的“清除格式”命令，我们还可以将选定文本的格式全部清除。
　　    （5）比较不同文本之间的格式差异：在日常操作中，我们经常需要对不同文本之间格式的差异情况进行比较。Word XP新增了对比不同文本之间格式差异情况的功能，它可以方便地帮助你比较两个不同文本之间的格式差异情况。要使用Word XP的这一比较功能，你应执行如下步骤：
　　    ①打开Word XP的任务窗格，然后利用“其他任务窗格”按钮选择“显示格式”命令，切换到“显示格式”任务窗格。
　　    ②将需要比较的原始文本定义为块（此时系统会在“显示格式”任务窗格的所选文字栏中显示你选定的文本，并在“所选文字的格式”列表框中显示该文本的格式）。
　　    ③复选“与其他选定内容比较”选项。
　　    ④将需要比较的目标文本定义为块。
　　    ⑤此时系统即会在“格式差异”栏中显示出原始文本和目标文本之间的格式差异情况，从而满足了你的需要（如^60090105c^3所示）。
　　#2    8．使用“翻译”任务窗格
　　    我们在阅读一些英文文档时，经常需要在后台放置一个“金山词霸”之类的翻译软件，操作比较麻烦。为解决这一问题，Word特意集成了即时翻译功能，它可以实现最基本的中英文互译，并提供了适当的例句或者短语以供你参考，满足你的需要。
　　    （1）英译汉：切换到“翻译”任务窗格，然后在“翻译内容”的“文字”栏中输入需要翻译的单词（或直接在Word文档中选择需要翻译的英文单词，并在“翻译内容”中选择“当前选择范围”选项），并在“词典”栏中选择“英语到中文”选项，最后单击“浏览”按钮，Word XP就会将相应英文单词的内容翻译成中文。
　　    （2）汉译英：将中文词语翻译为英文单词也是经常需要进行的操作。为此，你应在“翻译”任务窗格“翻译内容”的“文字”栏中输入需要翻译的中文词语（或直接在Word文档中选择需要翻译的中文词语，并在“翻译内容”中选择“当前选择范围”选项），并在“词典”栏中选择“中文到英语”选项，最后单击“浏览”按钮，Word XP就会将你指定的中文词语翻译成对应的英文单词。
　　    （3）利用翻译结果对文档进行替换：Word XP的翻译功能除了能够完成基本的英译汉和汉译英之外，还能利用翻译结果对原有文本进行替换，方便你对文档的撰写。例如在你的书信中希望用英语单词代替“爱”字，此时你只需将“爱”字定义为块，然后切换到Word XP的“翻译”任务窗格，并在“翻译内容”栏中选择“当前选择范围”选项，在“词典”栏中选择“中文到英语”选项并单击“浏览”按钮，Word XP就会在“结果”栏中显示出“爱”字对应的各个不同的英文单词以及它们的解释，你只需在其中选择某个所需的单词（如“Love”），最后单击“替换”，文档中原有的“爱”字就会被英文单词Love所取代，从而满足了你的需要。
　　    （4）全文翻译：Word XP本身只提供了一个词典翻译功能，它只能对单词进行翻译，而不能进行全文翻译，不过微软公司却提供了一个网络翻译服务器，它可帮助你通过网络对全文进行翻译。为此，你只需打开需要翻译的文档，并在“翻译内容”栏中选择“整个文档”选项，然后在“词典”栏中选择需要翻译的原始语种和目标语种。单击“通过Web翻译”栏中的“浏览”按钮之后，Word XP就会自动将你需要翻译的文档提交Web上的翻译服务器进行翻译，最后再将翻译后的结果显示到你的面前。
　　    （5）其他语言的翻译：除了中英文互译之外，Word XP还支持中文、英文、法文、德文、意大利文、日文、韩文、葡萄牙文、西班牙文等9种语言的互译服务（可以翻译的语言取决于已安装的语言字典），你只需在“词典”栏中选择不同的翻译范围即可。
　　#1    二、新增的智能标记
　　    所谓“智能标记”，就是被识别和标记为特殊类型的数据，当你在进行实际操作时（如粘贴数据、自动更正或输入人名、地址和日期等），这些按钮就会及时出现，提供帮助你继续操作的选项，如“粘贴选项”、“自动更正”和“上下文相关”智能标记等。
　　#2    1．智能标记的基本用法
　　    Word XP可以自动识别文档中采用了智能标记的特定类型的数据，并在该数据旁边显示智能标记指示器，当你将鼠标移到该数据上时，就会出现“智能标记操作”按钮，单击该按钮就可以进行相应的操作。
　　    需要说明的是，不同类型智能标记所执行的操作是不同的。
　　#2    2．设置智能标记选项
　　    对于智能标记，我们可以根据自己的需要进行不同的设置。 
　　    （1）打开智能标记功能：要打开Word XP的智能标记功能，应执行“工具”菜单的“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框，然后选择“智能标记”选项卡（如^60090105d^4所示），选中“使用智能标记标识文字”项即可。
　　    （2）显示或隐藏智能标记：只需执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框并选择“视图”选项卡，最后在“显示”栏中复选或清除“智能标记”选项即可。
　　    （3）保存或放弃智能标记：要修改Word XP是否自动保存或放弃智能标记，执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框并选择“保存”选项卡，最后在“保存选项”栏中复选或清除“嵌入智能标记”选项即可。
　　#2    3．“粘贴选项”智能标记
　　    Word XP为“粘贴选项”提供了一个智能标记功能，你只需在Word XP中执行任何一个数据粘贴操作，系统都会在执行粘贴操作之后显示一个类似于剪贴板样式的“粘贴选项”智能标记，单击该标记即会弹出一个由“保留源格式”、“匹配目标格式”、“仅保留文本”及“应用样式或格式”等命令组成的快捷菜单。你既可选择保存粘贴文本原有的格式，也可使其匹配目标格式。如果要放弃这段文字的格式编排，我们还可以选择“仅保留文本”命令项。此外你还可以选择“应用样式或格式”命令，打开Word XP的“样式和格式”任务窗格，对这部分文本的样式和格式进行修改。
　　#2    4．“自动更正选项”智能标记
　　    Word XP提供的“自动更正”除了可随时将自动更正的内容撤销之外，还可利用“自动更正”智能标记提供的“自动更正选项”任意进行更改。不同的自动更正内容相对应的智能标记上面的选项也各不相同。
　　    （1）自动更正文字：Word具有自动更正错误文字的功能，当你输入某些明显错误的单词（如new）、头两个字母大写的单词（如New）等内容之后，系统会自动将其更正为正确的内容（如new）。不过Word XP在自动更正的同时还会显示一个“自动更正选项”智能标记，单击该标记即会弹出一个由“改回至…”、“停止自动更正…”和“控制自动更正选项”等命令组成的快捷菜单。
　　    执行“改回至…”命令则可取消本次自动更正，而执行“停止自动更正…”命令则可关闭系统对该项目的自动更正功能，至于“控制自动更正选项”命令则用于打开系统的“自动更正”对话框，对自动更正状态进行调整。此外，当你执行“改回至…”命令取消本次自动更正之后，系统原有的“自动更正选项”智能标记并不会消失，它还依然存在，你还可以利用它“恢复自动更正”，使用非常方便。
　　    （2）自动更正超级链接：在默认情况下，你输入某个Web网址或Email地址之后，系统就会自动将其转换为超级链接，方便你对这些资源进行访问。Word XP在自动更正超级链接的同时还会显示一个“自动更正选项”智能标记，单击该标记即会弹出一个由“撤销超级链接”、“停止自动创建超级链接”和“控制自动更正选项”等命令组成的快捷菜单。
　　    执行“撤销超级链接”命令则可取消本次自动转换超级链接的操作，而执行“停止自动创建超级链接”命令则可关闭系统自动将Web网址或Email地址转换为超级链接的功能，至于“控制自动更正选项”命令则用于打开系统的“自动更正”对话框，对超级链接的自动更正状态进行调整。此外，当你执行“撤销超级链接”命令取消本次自动将输入的网址转换为超级链接的操作之后，“自动更正选项”智能标记同样存在，你还可以利用它“恢复超级链接”。
　　    （3）自动编号功能：当系统执行了自动设置编号的操作之后，Word XP也会给出一个“自动更正选项”智能标记，它由“撤销自动编号”、“停止自动创建编号列表”和“控制自动更正选项”等命令组成。
　　    执行“撤销自动编号”命令则可取消本次自动设置编号的操作，而执行“停止动创建编号列表”命令则可关闭Word的自动设置编号功能，至于“控制自动更正选项”命令则用于打开系统的“自动更正”对话框，对自动编号功能的状态进行调整。此外，当你执行“撤销自动编号”命令取消本次自动编号之后，“自动更正选项”智能标记同样存在，你还可以利用它“恢复自动编号”。
　　    （4）自动设置项目符号：当系统执行了自动设置项目符号的操作之后，Word XP也会给出一个“自动更正选项”智能标记，它由“撤销自动编排项目符号”、“停止自动创建项目符号列表”和“控制自动更正选项”等命令组成。
　　    执行“撤销编排项目符号”命令则可取消本次自动设置项目符号的操作，而执行“停止自动创建项目符号列表”命令则可关闭Word的自动设置项目符号功能，至于“控制自动更正选项”命令则用于打开系统的“自动更正”对话框，对自动设置项目符号功能的状态进行调整。此外，当你执行“撤销自动编排项目符号”命令取消本次自动设置项目符号之后，“自动更正选项”智能标记同样存在，你还可以利用它“恢复自动编排项目符号”。
　　#2    5．关闭智能标记
　　    尽管使用“智能标记”能够帮助你更好的对文档进行编辑，但也有你对它并不“感冒”的时候，并希望将其关闭。采用下面的方法即可达到目的：
　　    （1）关闭识别姓名、日期、时间、地点、电话号码以及最近使用的电子邮件地址的智能标记功能：
　　    执行“工具”菜单的“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框并选择“智能标记”选项卡，然后清除“使用智能标记标识文字”和“显示‘智能标记操作’按钮”选项即可。当然，你也可在“识别器”列表中单独对姓名、日期、时间、地点、电话号码等项目的“智能标记”功能加以禁止。 
　　    （2）关闭“自动更正”智能标记：执行“工具”菜单的“自动更正选项”命令，打开“自动更正”对话框并选择“自动更正”选项卡，然后取消“显示‘自动更正选项’按钮”选项即可。
　　    （3）关闭“粘贴选项”智能标记：执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框并选择“编辑”选项卡，然后取消“显示粘贴选项按钮”选项即可。
　　#1    三、增强的文字输入
　　    对于非专业人员来说，快速、准确的输入汉字是一件令人非常头痛的事情，Word XP在这发面做得非常出色，它提供了微软拼音输入法、手写输入、语音输入等三种不同的输入方式，完全可满足各种不同的需要。
　　#2    1．微软拼音输入法3.0
　　    微软拼音输入法是微软公司提供的一个出色的中文语句输入法，Word XP专门提供了全新的微软拼音输入法3.0，它在保持整句输入、智能转换的基础上，在准确率、功能性以及可用性等方面均有了进一步的提高和改善。
　　    要使用微软拼音输入法3.0的中英文混合输入功能，我们只需单击微软拼音输入法提示条上的“功能菜单”按钮，然后从弹出的快捷菜单中执行“属性”命令，打开“微软拼音输入法属性”设置框并复选“中英文混合”选项即可（如^60090105e^5所示）。此后，我们就可以连续地输入英文单词和汉语拼音，而不必切换中英文输入状态了。微软拼音输入法会根据上下文来判断你输入的是英文还是拼音，并自动进行转换，从而极大的简化了你对混有少量英文单词的中文文章的输入。
　　    在中英文混合输入模式下，当你键入的英文单词被错误地转换成汉字时，你只需使用鼠标或左右方向键将光标定位到汉字的右边，然后按退格键将汉字反转成英文字母即可。
　　#2    2．手写输入
　　    手写输入是一个很好的文字录入选择。Word XP提供了框式输入和任意位置书写等两种不同的手写输入方式。它一方面可以对你手写的文稿进行识别，另一方面又可以将文字保留为手写体形式，甚至还可以采用图片的形式插入到文档中，应用非常灵活。
　　    （1）安装“手写识别”功能：在安装Word XP时若采用了完全安装方式，系统将自动安装手写识别功能，否则必须单独进行安装。具体的安装步骤为：
　　    ①启动Windows的“添加/删除程序”，在“添加/删除程序”列表中选择“Microsoft Office XP”选项。
　　    ②单击“添加/删除”按钮，启动Office XP安装向导，选择“添加或删除功能”选项并单击“下一步”按钮。
　　    ③在“要安装的功能”列表的“Office共享功能”选项中选择“中文可选的输入方式”中的“手写输入”选项。单击“安装”按钮即可完成安装过程。
　　    （2）激活手写识别功能：Word XP的手写识别功能是以微软拼音输入法3.0为基础的，你要使用手写识别功能，首先需要打开微软拼音输入法3.0，然后就能在微软拼音输入法3.0的输入法提示条上看到一个“手写”按钮，单击该按钮，系统会弹出一个由“框式输入”、“任意位置书写”和“绘图板”三个命令组成的快捷菜单（如^60090105f^6所示），它们都是Word XP手写识别功能的几种不同运行方式，你可根据自己的实际情况选择不同的运行方式。
　　    （3）框式输入：所谓“框式输入”方式，即系统给出一个手写输入框，你必须在这个手写输入框中输入有关内容，系统才会对其进行识别。在微软拼音输入法3.0的输入法提示条上单击“手写”按钮，然后从弹出的快捷菜单中选择“框式输入”命令即可打开Word XP的手写识别功能并采用“框式输入”方式。
　　    “框式输入”提供了手写检索和手写输入两种不同的字符输入模式。在手写检索方式下，输入板分为两个窗口，左窗口为写字窗口，右窗口为检索字候选窗口，当你在写字窗口写下每一个笔画时，系统都会在候选窗口中自动显示以当前写字窗口中已有笔画为基础的所有可能的候选字，你只需从中选择相应的汉字即可；在手写输入方式下，输入板插件分为两个写字窗口，你可在各个写字窗口中连续地、交替地写入完整的汉字笔画，系统自动识别并送入编辑窗口的组字窗口中，然后我们就可以象平常使用键盘输入那样对不同的候选汉字进行选择。
　　    无论采用哪种字符输入模式，系统都会在手写板的右边显示一个控制面板，专门用于对手写状态进行控制，该控制面板的第一行有三个按钮，第一个按钮用于将输入框中的手写内容以手写体的形式插入文档中；第二个按钮为识别按钮，即把输入的内容转化为相应的文字，并输入到文档中；第三个按钮用于切换到“绘图板”运行方式；第二行的第一个按钮用于设置是由系统自动对你输入的手写体进行识别，还是给出相关文字供你选择。中间两排的其他按钮都是光标控制键，专门用于控制光标在屏幕上的位置，最下面一排的第一按钮是“马上识别”按钮，第二个按钮用于切换到“任意位置书写”运行方式。此外，右边一竖排按钮的作用分别为纠正输入、清除输入内容和折叠按钮区域。 
　　    （4）任意位置书写：所谓任意位置书写方式，即系统不给出手写输入框，你可以在屏幕的任意位置进行手写输入，然后由系统自动进行识别。在微软拼音输入法提示条上单击“手写”按钮，然后从弹出的快捷菜单中选择“任意位置书写”命令即可打开Word XP的手写识别功能并采用“任意位置书写”方式。
　　    在任意位置书写方式下，你可以在当前屏幕的任何地方进行手写操作，此时系统显示的控制按钮与“框式输入”方式下的控制按钮完全一样。
　　    （5）绘图板：Word XP手写识别功能附带的“绘图板”可以绘制图片或撰写手写体的签名，然后采用图形方式插入到Word XP中。在微软拼音输入法3.0的输入法提示条上单击“手写”按钮，然后从弹出的快捷菜单中选择“绘图板”命令即可打开Word XP手写识别功能的“绘图板”。
　　    打开“绘图板”之后，你可根据自己的需要绘制有关图形，然后单击“插入绘图”按钮将绘制的图片插入到Word文档中。
　　#2    3．语音识别
　　    Word XP在提供手写识别功能的同时还提供了语音识别技术，你只需利用麦克风通过语音即可完成数据的输入、编辑，甚至控制菜单和命令的执行。
　　    （1）安装语音识别系统：执行“工具”菜单中的“语音”命令，激活语音识别安装向导，然后就可以在它的指导下完成语音识别系统的安装过程。
　　    （2）训练计算机识别声音的能力：安装完成之后，系统将提示你进行麦克风设置，并花费几分钟时间训练计算机识别声音的能力，以增加语音识别的准确性。
　　    （3）使用语音识别：单击“语言”栏中的“麦克风”图标，打开麦克风，然后选择“听写”模式，接下来就可以对着话筒讲话了，此时系统就会自动对你“说”出的内容进行识别，并将对应的文本输入到Word文档中。
　　    （4）声音命令：除了普通的文本识别之外，Word XP的语音识别功能还提供了声音命令模式，你只需在“语言”栏中选择“声音命令”方式，然后就可以通过声音对计算机发号施令了。如你要更改字体格式，只需说“字体、宋体、五号”即可（与执行“格式”菜单的“字体”命令，然后选择字体、字号的效果完全一样）。
　　#1    四、文档恢复
　　    我们在编辑文档的过程中，不可避免地会碰到死机、停电等意外事故，为防止因为这些意外事故而导致数据丢失，Word XP特意提供了一个“文档恢复”功能，专门用于在发生上述意外时自动保存和恢复文档信息，以最大限度地保存你的劳动成果。
　　    在系统出现问题重新启动Word XP后，“文档恢复”就会自动出现，它会列出系统出现问题时已恢复的所有文件，你可以打开文件，查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较，然后可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。
　　    需要说明的是，Word XP的“文档恢复”功能会为每个文档列出多个不同的恢复版本，包括“已恢复”、“原始文件”和“自动恢复”等几个不同状态，其中“已恢复”即Word XP的文档恢复功能恢复的文件、“原始文件”实际上就是你最后一次手动保存的源文件、而“自动恢复”则是系统自动保存功能在保存过程中已经保存过的文件。你可根据需要对这些不同版本的文件进行“打开恢复文档”、“保存恢复文档”或“删除恢复文档”等操作。
　　#1    五、其他改进
　　#2    1．内嵌邮件功能
　　    Word XP特意提供了直接发送电子邮件的功能，我们无需事先启动任何电子邮件软件就可直接在Word XP中发送电子邮件，从而极大的方便了你的使用。
　　    （1）启动Word XP并撰写所需的邮件。
　　    （2）执行“文件”菜单“发送”子菜单中的“邮件收件人”命令，系统就会在Word内部启动一个邮件发送窗口。
　　    （3）在该邮件发送界面的“收件人”栏中输入收件人的电子邮件地址，并在“抄送”栏中输入需要抄送收件人的地址；在“主题”栏中输入该邮件的主题；利用“设置优先级”按钮为邮件设置必要的优先级；利用“附加文件”按钮为邮件添加必要的附件。
　　    （4）单击“发送副本”按钮。
　　    此时，系统就会将你正在编辑的中文Word XP文档采用邮件方式发送出去，然后收件人就可以看到一份精美的电子邮件。
　　#2    2．网页“压缩”功能
　　    尽管Word 2000已经提供了将正在编辑的文档另存为Web文档的功能，但Word 2000在将文档保存为Web文档时，会在文档中添加许多额外的Word代码，如XML标记、在Word中重新读取该文件时使用的Word特有的HTML和样式标记等，从而扩大了Web文档的“体积”。
　　    相比而言，Word XP在网页编辑方面要强得多，它既可以象旧版本那样将文档另存为常规Web页（含有其他XML标记，便于你在Word中重新编辑该Web页）；同时，Word XP还提供了一个“另存为筛选过的Web页”方式，采用该方式时，你在将文档保存为Web文档时，Word会删除文档中的XML标记及用于重新读取文件所使用的特有的HTML和样式标记，而将其保存为“纯”HTML文档。
　　    执行“文件”菜单的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，然后在“保存类型”栏中选择“筛选过的Web页”选项并单击“确定”按钮即可。
　　    以上只是对Word XP新增功能的简单概述，Word XP还有许多新增和加强的功能，这需要你在具体应用中仔细“体验”。