WPS Office教程

刘宗青 
2001年 60期

    作为金山公司与微软Office系列正面交锋的主要产品WPS Office，已从过去的单纯文字处理系统上升为一个强大的“金山办公组合”，在这组合中除了保持和发展强大的文字处理与图文排版模块外，还增加了电子表格、演示文档、图像浏览等功能模块，另外的邮件管理和网页浏览两大模块也为WPS Office增色不少。不愧是一个强大的办公组合，更是一个值得国人骄傲和推广使用的国产软件。本文旨在通过一些事例说明WPS Office在日常办公中的使用方法，希望能对广大从事Office工作的人员有所帮助。
　　#1    一、强大的文字处理系统
　　    在WPS Office中，传统的文字处理系统增加了不少的新功能，下面就日常办公中的使用模板快速创建应用文档、创建自己的文档模板和新增加的功能举例说明。
　　    1．使用模板快速建立应用文档
　　    在现代办公中，少不了上送、下传各种各样的应用文档，利用WPS Office中的模板可以帮助你快速建立需要的应用文档，模板实际上是指为文档形成提供基本格式和工具的特殊文档，它保存在Kingsoft\Winwps\Template\目录下面，分四大类：
　　第一大类为文字处理方面的模板（即文件夹Wps下的以wpt为后缀的文档模板，又分为“公文”等十二种共140余个模板）；第二大类为电子表格方面的模板（即ET文件夹下以ett为后缀的电子表格模板，其中包含“财务表”和“家庭应用表”两类共36余个模板）；第三大类是电子幻灯模板（即Wps文件夹下以dpt为后缀的电子幻灯片模板，其中包含“外观模板”和“主题模板”两类共19余个模板）；第四类为有关电子邮件的模板（即文件夹Mail下的以wpt为后缀的模板，有“新邮件”、“回复邮件”和“转发邮件”等类型）。
　　    要使用这些模板，只要选择“文件/新建”菜单命令（不要直接点击工具栏上的“新建”按钮，因为直接点击工具栏上的“新建”按钮将会启用一个系统默认的空的模板），这时系统会弹出一个“建立新文件”窗口，在这个窗口中，WPS Office把上述介绍的四大类模板都罗列出来，选择其中一大类时，此类所有的模板则分门别类地放置好了。需要某种类型的某个模板时，可以单击展开它们某一类，窗口右侧则可以预览模板或阅读它的说明。对于现代办公来说，复杂的应用文的格式，不用您刻意去记，只需要选择相应的模板文件，再进行适当的修改就可以完成一个文档。如您需要拟一份招聘启事，只要选取“wps模板”选项卡，再单击“告示、启示”类模板，然后选取“招聘启事”模板，即可在打开的启事模板中，输入启事的有关内容，一份规范的招聘启事很快就完成了，这才是现代办公的效率。
　　    2．制作自己的模板
　　    制作自己的模板，比较容易的有二种方式：一是创建或修改一篇文档，使它具有某种专用文档的格式，然后作为模板保存；二是修改和精加工某一专用模板，把它作为新模板保存。举个简单的例子，在日常办公中，按我们的习惯，过年过节时，单位都要向退休的老同志致以节日的问候。不管是以书信形式还是电子邮件，如果能制作好一个问候式模板，你的办公效率将大大地提高。下面介绍做一个简单模板（慰问信模板）的方法。如图（^60090107a^）所示。
　　    （1）页面的设置。制作一个模板，要根据实际情况，首先设置页面的大小。先新建一个空文档，再单击“文件”菜单，选择“页面设置”。在“纸张类型”栏，选择一种类型，如日常办公中最常用的“16开”纸
　　    （2）设置文字。根据慰问信的格式输入文字，需要使用时再输入文字内容的地方以“×”代替，如称呼、事由、落款等等。
　　    （3）其它修饰。一个模板，你可以根据需要尽情地修饰（很多书籍或网站中都有这方面的介绍，如背景、对文字的各种修改、排版的各种技巧等等）。这里只插入一个图像，并设置为“水印”的效果的方法。
　　    首先，选择“插入/图像”菜单中的“金山素材”，然后选择Kingsoft\Winwps\ImLib\目录下的love文件夹中的love10文件；然后单击图像以选定它，再单击右键，在弹出的快捷菜单中，在“绕排方式”中选择“两边绕排”；把此图像拖动到合适的位置，再按下右键，在快捷菜单中选择“对象层次”的“在文字下”（经过这样的设置后，图像就处于文字的下方，记住不能再被编辑了，也不能拖动了，所以类似这样的设置，应该是最后一项设置）；保存为模板，选择“文件/存为模板”，在弹出的“保存模板文件”对话框中，在“WPS模板”中选择“书信”，再在“模板名：”中输入保存模板的名称“节日慰问信”。在“描述信息”中可输入“这是一个我国传统佳节的慰问信模板”。然后单击“确定”按钮，即可完成一个简单模板的制作。以后你再使用“文件/新建”命令时，在“建立新文件”对话框中的“WPS模板”的“书信”类，就可以找到“节日慰问信”模板。
　　    当然在上述保存模板的对话框中，你也可以创建一新的模板类型，如“我的模板”，然后把自已建立的模板保存在此类目，方便管理。
　　    3．WPS Office的几项新功能
　　    在WPS Office产品，新增加了许多新功能。下面两个新增加的功能更丰富了我们的现代办公的需要。
　　    （1）定制表单功能
　　    在“查看/工具栏”菜单中选择“表单域工具”，就可以找开表单域工具栏了。在表单域工具栏中，有如下几个按钮：“单行文字型表单域”、“多行文字型表单域”、“复选型表单域”、“下拉型表单域”、“单选型表单域”、“日期型表单域”、“表单域背景”，还有“回复邮件”（实际为“提交”按钮）和“保护文档”。我们可以利用上述的表单控件制作表单，制作完成后，可借助文档保护功能，可使表单的结构形式不可更改。再利用“提交”按钮，用户填完表单后很方便地把文档发到指定的邮箱里，这非常适用于填表、问卷等多种用途。下面以一个“问卷”调查表单为例，说明表单的建立及使用方法，要求你的下级用户在填完表单后，按“提交”按钮就可以把表单发送到你指定的邮箱。
　　    设置你的邮箱。假如你要定制一个上述的“问卷”调查表单，或假如你是第一次使用WPS Office中的“金山电子邮件”模块，那么WPS Office会首先要求你添加新账户，这是一个真正中文的操作向导，每一步都有详细的提示，各步骤与在Outlook Express中的操作也基本相类似，按照向导相信你可以轻松配置好你的金山电子邮件的通讯环境。
　　    按需要制作好表单。假如要制作一个对某项事物的一个调查，你可以制作一个多行文字型的表单。操作步骤是，在编辑状态中，首先输入“请输入你的意见，再按提交按钮”的说明，再单击表单工具中的“多行文字表单域”，这时在上述文字后面就出现了一个表单区域，双击此区域，则会弹出一个“文字型填充域选项”对话框，在对话框中你可以输入表单中默认的文字和在表单中输入文字的最大长度。
　　    设置“提交”按钮。单击“表单域工具栏”中的“回复邮年”按钮，这时在上述“多行文字表单域”后出现一个“提交”按钮，双击此按钮，在弹出“邮件对话框”中，可在其中分别输入主题是什么（如你对×××的看法）、别人回复邮件时的地址（如liuzong@263.net）、抄送邮件的地址。确定后，设置完成。
　　    设置文档保护。当所有表单域与提交按钮都设置完成后，为了使其它用户不能修改，设置文档保护就可以了。单击“表单域工具栏”中的“保护文档”按钮，这时弹出一个“文档保护”对话框，在其中你输入保护文档的密码，确定后就完成。
　　    （2）链接功能
　　    此功能使WPS Office更加完善和适应网络时代办公的需要。比如使用它可以从文档中直接跳转到指定的网页和文件，或是链接到邮件地址。通过对一个文档进行书签设置，再利用超级链接还可以实现文中不同部分之间的跳转，这样的链接对制作一些如产品说明、一个事情过程的介绍等等是非常有用的。下面以一个介绍地方特点的例子，说明利用书签制作链接的方法。
　　如一篇文档标题为“×××地区的概况”，文中包含了如下几项内容：“一、自然概况（●地理与气候，●区域与人口，●主要资源）。二、经济社会概况（●工农业生产，●名、优、特产品，●科教文卫）●旅游名胜。三、对外开放概况（●外资规模，●对外贸易、●优惠政策）。四、投资环境（●交通运输，●邮政电信，●金融保险）。”
　　    要求把以上的大小标题所在的位置制作成标签，并把这些标题排列在大标题的下方，而且把这些文字链接至相应的文档内容，如图（^60090107b^）所示。
　　    在文档中设置标签。在文档中设置标签，是一项常用的操作。方法是，首先把插入点移到需要设置标签的地方（即把鼠标至需要设置标签的地方后单击左键即可完成），如移到文档中的“一、自然概况”所在的行（一般为行首），然后选择“插入/书签”菜单，这时弹出“设置书签”对话框，你在其中输入一个书签名（默认为插入点开始所在行的所有文字），“确定”后就完成了这个书签的设置。其它需要设置书签的地方都采用同样的方法进行设置。
　　    添加链接。文档中部分内容的书签都设置好的，那么如何实现由图2所示的大小标题的链接呢？以小标题“名、优、特产品”的链接为例，操作方法是：选取小标题“名、优、特产品”，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加链接”命令；在弹出的“设置链接”对话框中，单击“B.书签”项右侧的箭头，这时我们可以看到刚才设置的所有书签都出现在其中，现在选定上述设置的书签“名、优、特产品”，“确定”后这个链接就完成了，这时刚才选取的标题就以蓝色下划线显示了，这是系统默认的链接特征。这时你可以试一试了，回到文档后，撤消则才选取的文档，再按住Ctrl键后，把鼠标移到刚才设置过的标题中，这时光标变为手形，单击左键时，文档马上跳转到相应文档内容的位置中。如果把图2所示的所有标题，都按同样的方法设置链接，浏览这个文档就相当容易了，但你或许会问，通过标题跳转到相应内容是简单了，要返回大标题怎么办？要解决这个问题，同样可以设置一个书签，如在大标题“×××地区概况”中设置一个名为“页首”的书签，并在文档中上面设置书签的位置（可以是每个书签的开始或结束之处）输入“（返回页首）”字样，再把这几个字添加链接，链接到“页首”书签即可，实际操作时，首先设置一个链接后，再复制到文档的其它位置中去就可以了。这样整个文档从各标题到文中内容、从文中返回页首的链接就设置完毕了，别人在浏览这个介绍当然后十分方便。
　　#1    二、金山自己的电子表格
　　    WPS Office定义了自己的表格格式——ET，它和文字处理系统中的表格处理有着质的区别。ET电子表格基于无限表的概念，定位于专业表格处理。打开ET，全部编辑界面就像一张很大的表，所有操作都围绕这张表来进行。
　　    WPS Office内置了大量的函数，总共有90多种，几乎涵盖了所有数学意义上的计算。灵活运用这些函数进行公式计算，可制作比较复杂的专业数据表格。下面仅以几个例子说明电子表格在录入数据、数据计算等方面的用法。
　　    1．快速录入序列数据
　　    所谓序列数据，一是指数学概念的常见的等差数列或等比数列；二是指日常生活中常用的有序词组成的序列，如序列“一、二、三、……”，或由此序列前（或后）添加适当的字（词）组成的序列，如“星期一、星期二、……”、“第一、第二、第三、……”、“一月、二月、三月、……”等等。诸如此类的数据都可以在电子表格中迅速录入。下面举例说明：
　　    （1）等差数列的录入。
　　    录入由连续数字组成的等差数列：所有的自然数组成的集合，实际上就是一个由连续数字组成的一个等差数列，在电子表格中，能很快速地输入其中的一部分连续数据。如需要在某行（列）中输入“200101至200158”这一组数字，操作方法是：首先在此行的第一个单元格中输入第一个数字“200101”，然后把鼠标单击其它任意单元格后，再选取此单元格（即单击些后，单元格的四周出现黑框，后文把此类操作称为选取单元格）。再把鼠标指向此单元格的右下角，待鼠标变为黑十字光标时，按住鼠标左键，在行（列）中拖动，拖动过的单元就依次填充上要求的所有数字了（后文称此类操作为“拖动”）。
　　    录入由不连续的数字组成的等差数列：由不连续的数字组成的等差数列，是指在一组数字中，后一个数字与前一个数字之差都等于同一个常数（此常数称为公差），如数列“4、7、10、13、……”就是首项为4，公差为3的一个等差数列，如需要在某行（列）中录入此数列的前10项，操作方法是：首先在此行（列）的第一和第二个单元格中分别输入数列的前两项，然后选取这两个单元区域（可通过连续拖动或选取区域左上角第一个单元格后，按住Shift键，再用鼠标单击区域右下角的单元格，这种方法适合于选取一个大的矩形区域），再在行（列）中拖动，就可以在行（列）中依次填充需要的等差数列的数据了。
　　    实际上，由连续数字组成的等差数列的公差是1，由不连续数字组成的数列的公差大于1，输入公差是1的等差数列和公差大于1的等差数列，区别主要在于：前者输入第一项拖动，后者则需输入前两项后再一起拖动。特别地如果需要在某行（列）中输入一个常数列（即公差为0），操作方法与输入公差大于1的等差数列的方法相同，如需要输入数列“36、36、36、36、36、……”，首先在行（列）的第一、第二个单元格中都输入“36”，然后选取为一个区域，再拖动即可。
　　    （2）等比数列的录入。
　　    所谓等比数列是指在一组数据中，后一项与前一项之比总等于一个常数（此常数称为“公比”）。要在某行（列）中输入这样的一组数据，首先在此行（列）的前三个单元格中分别输入此数列的前三项数字，然后选取为一个区域，再把此区域在行（列）中拖动即可。如需要输入数列“3、6、12、24、48、96、192”（即首项为3，公比为2的等比数列），首先在某行（列）的前三个单元格中分别输入“3”、“6”、“9”，然后把这三个单元格选取为一个区域，再在行（列）中拖动就可以了。特别是当公比为1时的数列，实际上就是上面介绍过的常数列了。
　　    （3）输入常用的有序词组成的序列。
　　    在一个表格中，经常需要输入如这类序列的数据，下面举例说明：
　　    在某行（列）中输入表示年份的一组数据，如“一九四九、一九五0、一九五一、一九五二、……、二00一”，可按照上述介绍的连续数字组成的等差数列的输入方法进行输入。如果这类数据的组成符合上述介绍的等差或等比数列的要求，则也可按相应的方法进行快速输入。
　　    输入诸如“星期一、星期二、……星期日”、“一月、二月、三月、……十二月”、“第一、第二、第三、……”等等的序列，同样可按上述等差等比数列相应的方法进行快速输入。
　　    特别地，如果需要在电子表格中输入以“0”开头的有序编号，如一个单位的职员编号为“021001、021002、021003、……021188”。需要在某行（列）中输入这样的有序列，首先选取此行（列）（单击行或列的行号或列号即可），然后单击“格式\单元格”菜单，在弹出的“单元格格式”对话框的“格式”选项中，选取“文本”（因为电子表格中，要输入上述的编号，如果不对单元格格式定义，系统会自动识别为数字），再单击“确定”按钮返回，这样就可以按输入等差数列或等比数列的方法在此行（列）中输入形如上面的职员编号了。
　　    2．在电子表格中使用公式
　　    在电子表格中，公式是由数值和运算符级成的，数值可以包括数字和引用某些单元格的数值，运算符包括：加、减、乘、除、乘方、百分比等。所以电子表格的公式具有下列的基本特性：公式都是以等号“＝”开头；输入公式完毕确定后，单元格内显示的是公式的计算结果；当选定单元格后，公式的表达式出现在公式编辑栏中。如选定某个单元格后，就可以在其中输入“=（A1＋A2＋A3）/3”，编辑这类公式时，可先输入等号，需要的单元格，可以鼠标单击，运算通过键盘输入就比较快了。象这样在电子表格中进行有关运算，效率则比较低，如果需要计算某行（列）几十个单元格的数据汇总，就很不方便，由于电子表格内置了大量的函数，如果在公式中使用这些函数，则可以大大简化公式，提高工作效率。下面以一个例子，通过常用函数的使用说明函数在公式中的使用方法。
　　    如图（^60090107c^）所示，是一个日常考勤表，其中的数据是动态的，也就是说，当每天输入数据时，各人出勤情况马上出现在各人相应的“个人合计”和“个人平均次数”，每天出勤情况将出现在相应“总体合计”、“总体平均次数”、“最多次数”、“最少次数”，其中最后阴影部分则是一个星期的总体情况（如星期三的数据输入完毕后，此区域则体现到本日止三天的总体情况，当一个星期的数据输入毕后，此区域的数据就是一个星期的总体数据了。要达到这样的效果，可进行如下操作：
　　    （1）按表中的格式做好表头，只要做好星期一三个项目后，并选取为一个区域，然后按上面介绍的方法在行中拖动，即可依次填充。职工号则按上面介绍的方法快速填充（此处只以10个职工为例）。
　　    （2）计算个人的各项合计统计值（即“个人合计”和“个人每天的平均次数）。
　　    首先计算第一个职工（即图3中的张三）个人的两项统计值。计算一星期的早退总次数。单击单元格R13，在其中输入计算公式：=C3+F3+I3+L3+O3（可以输入等号后，点击一个单元格，再键入，然后又单击一个单元格，再键入一个“＋”，依次类推，直至输完），输入完成后，要以回车键结束。
　　    计算一星期的迟到总次数：按计算早退的方法，在单元格S3中输入公式：=D3+G3+J3+M3+P3。
　　    计算一星期的旷工次数：按计算早退的方法，在单元格T3中输入计算公式：=E3+H3+K3+N3+Q3。
　　    计算每天平均次数：在单元格U3、V3、W3中分别输入计算公式：“=R3/5”、“=S3/5”、“T3/5”即可计算出各人的每天出勤情况的平均值。
　　    （3）计算其它各人的个人两项统计值（即“个人合计”和“个人每天的平均次数）。
　　    上面计算出第一个职工的各项统计值后，其它各人的统计值可以采用拖动填充的办法快速完成：首先选定R3～W3的单元格区域，然后把鼠标指向此区域的右下角，待鼠标变为黑十字光标时，按住鼠标左键向下拖动，直至最后一个职工为止，这时你会看到，拖过的区域都出现数字“0”，这是因为前面各人每天的数据都没有输入，所以计算结果都是0，你可当试输入几个数据，就会发现统计数据也会随着原始数据的输入而不断变化，这正是日常工作所期望的效果。
　　    3．计算总体的各项统计值
　　    即是每天的三项数据合计、每天三项数据的平均值。阴影部分的数据则是一周内三项数据合计、一周内三项数据的人均值。
　　    上面是直接在单元格中编辑公式进行计算，这里的各项数据，则可以利用函数进行，各位体会利用函数进行计算的高效率。
　　    （1）计算星期一早退项的两个统计值。
　　    计算合计：单击选定单元格C13，再单击工具栏中的插入函数符号f*（或单击“插入/函数”菜单命令），在出现的“函数列表”对话框中，在“常用函数”类中选择“SUM”函数，按“确定”按钮后，在单元格C13中会出现公式“=SUM（）”，这时在括号内输入统计数据的范围（这里是C3～C12），于是在括号中输入“C3：C12”表示合计的范围，输入完毕后回车后即可完成。
　　    计算早退的人均次数：选定存放此数据的单元格C14，然后按照计算合计的方法插入求平均值的函数AVERAGE（），选定同样的统计范围，即可得出此项统计结果。
　　    （2）计算星期一的其它两项值和其它各天的各项统计值。
　　    首先选定C13～C14两个单元格区域，然后按照上面拖动的方法，向右拖动，直到T14，拖过的区域即可计算出需要的统计值。如果有单元格中出现字符“####”，这是由于函数在进行统计时，表格中没有原始数据，被除数视为“0”，所示出现上述字符，只要在表格中输入原始数据，则计算结果就会代替上述字符了。
　　    经过上述所有步骤，一个考勤统计表就做好的，其中运用了一些公式和常用一两个统计函数。只要每天输入考的三项数据，需要的考勤结果就会马上出来。
　　    4．插入统计图表
　　    在金山电子表格中，还为我们提供了简单易用的图表功能。只要随着图表创建向导，仅仅需要三个步骤就能创建出直观标准的图表。第一步，选定存放图表的单元格，然后选择“插入/图表”菜单，选取一种图标类型，如“柱形图”，再单击“下一步”。第二步，这时要求选取电子表格中的数据区域，单击“数据区域”右边的按钮，回到电子表格中选取区域，如选取图3中B2～C12的区域（即显示星期一各人迟到的直方图），先单击B2，然后单击C12即可完成区域的选取，再回车则回到向导的第二步的对话框，单击“下一步”。第三步，输入图表的标题，X、Y轴的标题，在“其它”选项中，选取“显示数据标志”还可以在柱形图中显示数据。进入“高级属性”中还可以对图表的样式进行的多种设置，如各标题的样式、页面背景等等的设置。经过以上三步后，一个直观的图表就插入到你的电子表格中了。
　　#1    三、操作简易、功能高效的金山电子幻灯
　　    金山电子幻灯是WPS Office中的一个模块，是一款优秀的国产电子幻灯软件，可以很方便地输入文字、图片、表格。同时它提供了幻灯片的仿真和动画模拟功能，能方便地插入多媒体信息，如视频剪辑、CD音乐、MIDI和其它多种格式的声音文件，这大大地增强了一个幻灯片放映的各种效果。同时通过设置丰富多彩的换页效果，能达到非常流畅的放映效果。正因为是国产软件吧，对大多数办公人员来说，使用它不会感到困难，只要能熟练使用金山文字处理（WPS），你就能很快很熟练地使用金山电子幻灯，制作出丰富多彩的演示文稿。下面以一个例子说明，使用金山电子幻灯软件的一般方法。
　　    前面说过金山集成WPS Office为我们提供十分丰富的模板，现在就从使用模板开始，制作一个演示文稿吧。
　　    1．启动金山电子幻灯，选择需要的模板
　　    （1）从“开始”菜单（或从桌面的WPS Office集成环境）启动金山电子幻灯，这时启动的编辑界面是系统默认的空模板，我们可以先关闭这一“演示文稿1”。
　　    （2）使用“文件/新建”菜单命令（使用模板创建新文件，请不要使用工具栏中的“新建按钮”，否则系统会启动默认的空模板），在打开的“建立新文件”对话框中，选择“演示模板”选项。
　　    （3）在“演示模板”选项中，选择一种合适的模板，比如选择“主题模板”类中的“自我推荐”模板，以建立一个自我推荐的演示文稿。
　　    2．根据模板，输入各幻灯片的具体文字内容
　　    （1）选择“自我推荐”模板“确定”后，系统就给出了这一模板的六张幻灯片（不同模板系统当然给出不同张数的默认幻灯片），它们的标题分别是：自我推荐、基本情况、学习经历、工作经历、可以创造的价值和结束语。
　　    （2）在各幻灯片中输入相应的文本。可以按照模板所给的提纲输入相应的文字材料，如在第二张幻灯片中，可按实际情况分别填写如下内容：
　　    姓名、性别、年龄：
　　    家庭情况：
　　    主要特长：
　　    个人爱好：
　　    如果觉得还不够充分，自己可在后面添加新的内容，所有这些文字材料都可以象文字处理系统一样进行设置，如字体、字形、字号、编排等等的设置。
　　    3．插入新的幻灯片
　　    如果对一张幻灯片中的某项内容需要进行展开，你可以在此幻灯片后面添加一张新的幻灯片。如你对模板的第二张幻灯片中的“取得的突出成绩”一项内容想进一步展开阐述，这时你可以在此页后面插入新的幻灯片。操作如下：
　　    选定需要在其后面插入幻灯片的幻灯处片（如第二张幻灯片），然后选择“插入/插入新演示页”菜单命令，就可以在选定页的后面插入一张新的演示页，此页保持与模板一致的风格，再按照页中的提示输入新的标题和具体内容就可以了。
　　    4．在演示页中插入表格
　　    当一张演示页上含在很复杂的数据时，可以在演示页中插入表格，在表格中反映数据之间的关系。这样观众才容易读懂，才能很快搞清楚你所陈述的数据之间的关系。操作方法与在金山文字处理系统中插入表格的操作完全一样。
　　    5．在演示页中插入图像
　　    在金山电子幻灯中，可以在演示页中插入丰富多彩的图像，使你的演示文稿更丰富、更具有感染力。这些图像包括“一般图像”（如常见的BMP、JPG、TIF等多种格式的图像文件）和“金山素材”，“金山素材”是系统处自带的，在安装系统时可选择安装到硬盘中，并在Kingsoft\Winwps\ImLib\目录下，有24种类型（计算机、家庭等24类）分别存放在24个文件夹中。否则要使用这些素材时，会提示你插入系统光盘。
　　    插入图像的方法是：
　　    （1）选定需要插入图像的幻灯片，再选择“插入\图像\一般图像”菜单命令。
　　    （2）在弹出的“插入图像”对话框中，单击“搜寻（I）：”右边的三角符号，在其中选定图像文件所在的文件夹。
　　    （3）用鼠标单击“搜寻（I）：”下方需要的图像文件名，再单击“打开”按钮，所选定的图像就插入到选定的幻灯片中了。
　　    6．图像的编辑
　　    把鼠标移至图像区域内，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“对象属性”命令，这时弹出一个“图像框”对话框，在其中就可以对图像进行编辑了。
　　    （1）编辑“位置尺寸”。单击对话中的“位置尺寸”面板。
　　    图像在幻灯片中位置的修改。如果图像的位置要求很精确时，可修改面板中“左上角”项中的两个数据，即左边（图像左边界与幻灯片左边的距离）和上边（图像上边界与幻灯片上边的距离）这两个数值，如分别输入：10和20，则所插入的图像距离幻灯片的左边10毫米，距离上面距20毫米。如果图像在幻灯片中的位置要求不是很精密时，可以在幻灯片中选定图像后，按住鼠标左键拖动就可以了。
　　    图像大小的修改。修改“位置尺寸”面板中的“宽高”项中的“宽度”与“高度”，则可以精确在放大或缩小图像。如果要求大小不要求十分精确时，可以选定幻灯片中的图像后，把鼠标移至图像的四个角后，按住鼠标向外（内）拖动，就可以放大（缩小）图像了。
　　    单击“位置尺寸”面板中下方的“锁定对象”，则图像的修改（如大小、位置等），就不能在幻灯片中进行了，要进入“对象属性”中才能进行修改。
　　    （2）“图像尺寸”的编辑。单击对话框中的“图像尺寸”面板，在其中可以对图像的比例进行修改，有三种选择“按框大小”、“原图比例”和“原图尺寸”。
　　    （3）“填充阴影”的编辑。比如在“填充风格”中选择“透明”，然后在“底纹”中选择一种底纹，你会发现幻灯片的图像好象蒙上一层图案，这实际上是填充的底纹“透明”出来了。
　　    （4）“边线端点”的编辑。对一幅图像来说，可以在此选项中修改边线的风格。如在“类型”中选择“双粗线型”，在“宽度”中修改为“3”，颜色为黑色，这时你会发现幻灯片的图像好象“镶”上一个边框了，选择其它颜色再试试，你会为图像边框的变化而感到激动。
　　    （5）“边框风格”的编辑。最好你马上试一试，系统默认的是“直角”，你现在选择“圆角”，图像的四个角马上变为圆角了吧。
　　    （6）“图像效果”的编辑。在此选项中，拖动“亮度”滑块或改动框中的数据，就可以改变图像的亮度了；拖动“对比度”滑块或改变框中的数据，就可以改变图像的对比度了。当然下面的“灰度”和“黑度”两个选项，可把彩色图像变以黑白的方式来看待。下面“选择图像”按钮，则可以重新插入一幅新图像替换原来的图像呢。
　　    如果你想在幻灯片中，使用图像中的“金山素材”，操作方法与插入一般文件图像的操作机似。
　　    7．在演示页中插入多媒体对象
　　    一个演示文稿，除了运用文字，图像表达外，多媒体对象是不可少了，这也是运用计算机的最大特点。在金山电子幻灯中，在演示页中插入的多媒体对象有：视频剪辑、CD音乐、MIDI和其它格式的声音文件。
　　    （1）插入视频剪辑。在金山电子幻灯中，可以插入的视频格式为AVI格式。如你想在上述制作的最后一张幻灯片（结束语）插入一段视频，首先选择这一张幻灯片，然后选择“插入/多媒体对象/视频剪辑”，这时弹出“插入视频剪辑”对话，在对话框中选择存放视频文件所在的磁盘和文件后，再选取需要的视频文件，再单击“打开”按钮，即可把选取的视频文件插入到幻灯片中。这时可以看到在幻灯片中有一个视频放映框，视频画面停留在视频的第一帧，单击它后，在四个角可向外（内）拖动以扩大或缩小视频播放时的区域大小，双击播放框内任意地方，就可以浏览视频的放映。但要值得注意的是，还必须设置“对象动作”，才能使插入的视频片段，在放映幻灯片时单击播放区域时能够放映所插入的视频。设置“对象动作”的方法是：把鼠标移到播放区域内，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“对象动作”命令，这时出现“对象动作设置”对话框，它有两个选项，现选择“鼠标左键点击动作”选项，并选取“R.运行程序：”动作项目后，再单击此动作项目右侧的按钮，按上面插入视频的方法，再选择一次需要插入的视频文件，插入完成后，可以在“R.运行程序：”后面看到视频文件所在的路径及文件名，单击“确定”按钮完成对象动作的设置。要十分注意，只有经过这样的设置后，在放映幻灯片的过程中单击放映区域，才能播放所插入的视频文件，否则不能控制放映。
　　    （2）插入MIDI音乐、CD音乐或其它格式（如WAV）的声音文件。要插入这些音乐或声音文件，操作过程和对象动作设置的步骤与插入视频剪辑的方法完全一样。
　　    8．幻灯片格式的设置
　　    幻灯片格式的设置包括字体的设置，字体修饰的设置，段落的设置，演示页背景的设置，配色方案的设置，演示版式的设置等等。其中字体、修饰等设置相信各位都可以独立操作，下面介绍一下演示页背景的设置、配色方案的设置和演示版式的设置。
　　    （1）演示页背景的设置。上面我们用模板创建的演示文稿中，不管是系统默认的6张还是后面添加的新幻灯片，它们的风格都是一样的，背景当然也是一样的，如果要改变某一张（下面以第一张为例）幻灯片的背景，以突出你的自我推荐吧，可以按如下步骤操作：
　　    选定第一张幻灯片，然后选择“格式/演示页背景”菜单命令。
　　    在弹出的“设置背景”对话框中，有四个选项卡，分别是“颜色”、“渐变”、“纹理”和“图片”。根据你的需要选择一个选项（如你想使用一张你特有的艺术照片，照片当然事先保存到你的计算机中），这时就应该选择“图片”选项，然后在此选项下单击“选择图片”按钮，再象插入图片一样的操作，选取图片文件。
　　    对于右侧的三个按钮，如果只改变一张幻幻灯片的背景，则选择“用于当前页”按钮（这里使用此按钮），如果所有幻灯片的背景都改，则选择“用于所有页”按钮。多试几次，你就可体会到背景变化的的效果了。
　　    （2）配色方案的设置。在金山电子幻灯中，每个模板都提供了一种配色方案，这个方案中包括了幻灯片的背景、文本、图形及其它对象的共八种颜色，象上面设置幻灯片的背景只能改变背景，而幻灯片的其它对象（如文字颜色）的设置则不会发生变化。如果修改配色方案，则可以使各部分发生相应的变化（整个演示文稿也用不着你一张一张幻灯片进行修改了）。
　　    使用“标准配色方案”：选择“格式/配色方案”菜单命令，在弹出的“配色方案”对话框中，可以看到系统默认有7种标准的配色方案，这些配色方案都是由专家制作的。如果要使用这些配色方案，只要先打开拟更改其配色方案的演示文稿，之后利用上述的菜单命令，在“配色方案”对话框中，选择一种标准的配色方案，之后单击“应用于所有页”，则将新配色方案应用于每张幻灯片，单击“应用于当前页”按钮，则只将配色方案应用于当前的幻灯片上。象上面我们用模板创建的幻灯片，它用的是一种标准的配色方案，如果想改变按上述介绍的方法就可以了。这也告诉我们在一个演示文稿中，可以设置不同配色方案的幻灯片，利用这样变化的配色方案（背景、文字和图形等的变化），根据不同内容设置不同的幻灯片配色方案，在幻灯片的放映过程中，就可以给人一种更深刻、更鲜明的印象和效果。
　　    建立自定义的配色方案：如果你对颜色及版面设计有独到见解，不妨施展一下，定义自己的配色方案。在电子幻灯中，自定义配色方案非常简单，只要按上面的方法打开“配色方案”对话框中，在右边的“定义颜色”中选取各种对象的颜色后，下面的“添加到标准方案”按钮就起作用了，单击它就可以把你自定义的配色方案添加到标准方案中了，试试吧，这是发挥你美术能力和审美能力的最好机会了。
　　    （3）演示版式的设置。在添加新幻灯片的时候，如果你需要在幻灯片中，把文字进行竖排或横排的文字分两栏等设置。要达到这样的效果，只要设置幻灯片的版式就可以了。首先选定拟更改版式的幻灯片，然后选择“格式/演示页版式”菜单命令，在弹出的“演示页版式”中，可以看到其中有15种幻灯片版式，只要你选定其中的一种后，单击“应用”按钮（如果已更改后再更改，按钮为“重新应用”）即可。
　　    9．电子幻灯片的换页方式设置
　　    经过以上各个步骤的设置，一个关于“自我推荐”的演示文稿基本上制作好了。为了使演示文稿在放映过程中更流畅，使幻灯片之间的连接更生动，可以通过设置换页方式达到。设置演示文稿的换页方式时，最好切换到幻灯片浏览视图，再选定拟设置换页效果的幻灯片，然后选择“工具/换页方式”，在弹出“设置换页方式”对话框中，可以看到有非常丰富的换页方式，包括“效果”、“换页方式”、“速度”和“声音”等等。如在上述建立的演示文稿中，选择“推出效果”中的“从左往右”；再选择“慢速”；单击“声音”右侧的箭头，在其中选择一种声音，如“滑出”；换页方式为“单击鼠标”；最后选择下面的“用于每一页”按钮。放映时可以看到，页与页之间在单击鼠标后，在推走原来显示的幻灯片的同时，下一张幻灯片紧跟着从右边推出来，同时还有一种“滑出”的伴音，感觉不错吧！ 
　　    10．电子幻灯片的放映
　　    经过以上的制作后，一个演示文稿也可以告一段落，最后一步是演示播放，应该分下面三个步骤进行：
　　    （1）自定义播放。对演讲者来说，根据不同的对象，可以在做好的电子幻灯中选择其中不同的内容，组合成一个新的演示文稿。这通过自定义播放就可以了，选择“工具/自定义播放”菜单命令，这时弹出“自定义播放”对话框，按右侧的“新建按钮”，则弹出“定义自定义播放”对话框，首先可根据实际情况在对话框中输入“自定义播放名称”，然后选取“演示稿中的演示页”下面的幻灯片（先选中一张，后单击中间的“添加”按钮，可以看到右侧的“自定义播放中的演示页”框内不断添加新页，添加完成后，单击“确定”按钮，以后播放时可以按添加时的顺序进行。如果对已定义的自定义播放需要修改，只要重新进入“自定义播放”对话框，选取“自定义播放”名称后，按右边的“编辑”按钮就可以进行修改了，下面的“删除”、“播放”等按钮相信你可以用了。
　　    （2）设置播放方式。设置播放方式的步骤是：选择“工具/设置播放方式”方式菜单命令，在弹出的“演示稿播放方式设置”对话框中，可以看到设置播放方式包括两个方面：一是“播放方式”，即播放时由谁来操作（演讲者操作还是展台自行滚动）；二是“演示页”，即演示那些幻灯片组成的演示文稿（是全部还是自定义的页），介绍到这相信各位对上面的“自定义播放”有更深的了解了吧。如果选择“自定义播放”，则按其下方的箭头，可以看到所有自定义播放方案都在其中，你可以选择一种方式了。
　　    （3）演示播放。“演示播放”这是“工具”菜单下的一个命令，如果上面的播放方式你设置了一种自定义播放方式，在执行“演示播放”命令时，就播放经过定义的演示文稿了；如果上面的播放方式你设置的是“全部演示页”，则执行“演示播放”命令时，就会从头开始依次播放所在的幻灯片了。
　　#1    四、方便实用的金山图片浏览
　　    金山图片浏览是WPS Office集成环境的又一个模块，它为我们浏览图片带了来极大的方便，特别是在今天随着图片材料库的大量涌现，如光盘、互联网络上的大量、精美的图片，如何能快速地从这些图片材料库中迅速找到自己所需要的图片呢？解的办法我们都知道，就是找一个好用的图片浏览软件。而金山图片浏览软件就是一个很不错的图片浏览软件，下面简章介绍一下它的特点和使用方法。
　　    1．金山图片浏览软件的特点
　　    简单明了操作界面。正由于是国产软件吧，其纯中文环境自不必说，它的简单明了的界面，更适合于办公人员的作用，首先它的菜单能使你很快熟悉；其次它的工具栏不多的几个按钮，却可以极在的满足办公人员使用的需要；第三它可以浏览所有常见格式的图片。
　　    2．金山图片浏览软件的使用
　　    （1）金山图片浏览器的界面。从“开始”菜单中打开金山图片浏览软件，就可以打开“金山图片浏览器”了，你可以看到除了上面的下拉菜单、工具栏外，下面有“目录浏览框”，包括左边的目录和右侧和图片文件，左下角则是“图片预览框”。当然所在这些对象你都可以通过“查看/显示”菜单选择和改变。
　　    （2）金山图片浏览软件的使用。打开金山电子浏览器，你可以通过“目录浏览框”左侧选择磁盘和目录，在右侧选择图片文件，这样在“图片预览框”中就能浏览到选择的图片了。当然你可以通过“工具栏”（或“查看”菜单中）的“大图标”、“小图标”、“列表”、“缩放图”和“详细资料”按钮来改变“目录浏览框”中右侧的显示信息，特别是“缩放图”能使用你对一个目录中的图片浏览快速进行。
　　#1    四、金山电子电子邮件和金山网页浏览
　　    金山电子邮件上面已介绍过它Outlook Express的使用基本相同，只要你去使用，相信你很快就能熟练地驾驭它。同样对于金山网页浏览软件相信各位上过网的朋友更容易去使用它了。
　　    综上所述，金山集成办公系统WPS Office在文件编辑、电子表格和电子幻灯等多方面可以说是出类拔萃，而且相对于Microsoft Office来说，具有独特的“中国特色”，特别是文字处理系统，秉承了WPS一贯的易用实用的风格，而且在使用习惯和文件格式上很好地兼容了Microsoft Office各种格式的文件，所以应用的范围更广阔，不再用担心有“打不开”的文档文件了。