Word文档缩小法 樱木花道 2001年 17期 每一个Word系列软件的用户都知道，利用Word编撰生成的纯文字文档非常小，根据笔者的统计，最多每页20KB左右，绝大多数文档的大小不会超过一张软盘的容量。但当在文档中添加图片后，情况会发生很大的变化。虽然图片的大小随着图形文件格式的不同而有一定的区分，但从总体上来说将大大增加文档的规模。笔者一篇65页的毕业论文原来大小为402KB，在添加四张红外谱图后变为3.2MB，整整增加了7倍。这种情况无疑会给用户存储、复制转移和打印文档带来很大麻烦。为了解决这个问题，笔者进行了多次尝试，摸索出了几种行之有效的办法，特向可能遇到同样问题的用户作一简单的介绍。 　　#1转换图形文件格式 　　同样一幅图片，采用不同的图形文件格式存储，其容量大小有一定的差距，最多可以相差几倍以上。因此，在向Word文档中添加图片时，应该尽量选用容量最小的文件格式。很多图形处理软件如Photoshop、CorelDraw等均支持多种图形文件格式，因此可以先将一些采用较大的文件格式存储的图形文件在图形处理软件中打开后，再另外存储为较小格式的文件。从笔者的经验来看，由于CorelDraw支持存储的文件格式是压缩形式的，容量非常小，因此先在CorelDraw中打开图形再转贴到Word文档中后，整个文档文件的容量会相应地减小。这种方法对于矢量图的处理比较有效，对于点位图（如*.jpg 格式文件）效果要差一些。 　　#1采用选择性粘贴 　　不少用户在往Word 文档中添加图片时，一律先用软件打开图片，再复制再粘贴。这样的后果，一方面增加了文档的大小，另一方面是对图片进行修改和其它处理时往往会自动打开原来的软件，比较容易死机（笔者的经验）。原来，当采用粘贴命令时，文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身，还有许多与图片和软件有关的信息也随之而来，并且Word 还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片，则只往文档中添加图片本身，大大减少文件规模。上文所提到的3.2MB的文档，当采用选择性粘贴处理图片时，减小至2.2MB，效果还是很不错的。 　　#1对图片进行处理 　　图片的质量和图片文件的大小大致成正比。图片的质量要求越高，图片文件的规模就越大。因此，在一些对图片质量要求不是特别高，但对文档规模大小有一定限制的场合，如普通黑白打印的学术论文文档，我们可以采用适当降低图片质量（确保不失真或失真很小）的办法来减小文档规模。一种具体操作方法如下：首先在Photoshop6.0中打开此图片（如果不是Photoshop文件格式，先转换）在“Image”菜单中选择“Image Size”。之后填入自己设定的参数，你会发现图片容量随之变化。 　　#1用“另存为”命令 　　在Word 的“文件”菜单中有一个“另存为”命令。巧妙地利用它，也可以使包含图片的文档规模减小。在文档编辑完成后，用“编辑”中的“全选”选定整个文档，复制文档内容。然后在Word中新开文档，粘贴，再另存为新的文档。打开看看，新文档是不是减小了很多啊？原来在旧的文档中除了我们需要的文档内容外，还有一些用户编辑过程中的记录信息。当另存为新文档后，新文档中不再包含这些记录信息，因此文档规模就减小了。用这种办法有时可使文档减小一半以上。