智能化管理个人通讯信息

赵江 
2001年 28期

　　现代社会是个信息交流社会，就像广告中说的一样：“呼机、手机、商务通，一个都不能少”，如今的现代人怎么能没有一个信息管理工具呢？可是呼机属于即将被淘汰的产品，手机里存储的个人资料又太少，若是花上千余元购买商务通作为电子通讯录不免有些过于奢侈了吧^o^其实，只要你拥有一台计算机，你也可以轻松管理个人通讯信息了，而且还能够获得更多智能化的功能。
　　#1    探索Windows自带通讯簿的强大功能
　　　　在Windows的附件程序中，已经给大家提供了一个比较智能化的管理个人信息的通讯簿。如果你当初安装Windos系统的时候，忽略了这个小程序，你可以通过“控制面板”中的“添加Windows程序”重新安装上。然后便可以通过“开始→附件→通讯簿”来启动。在这里可以方便地建立个人通讯录后，直接利用Outlook或者Outlook Express（简称OE）从地址簿中获取对方的信箱地址来发送信件、通过创建的多人分发组将一封信件同时发送给多个朋友，还能够直接通过程序向对方拨打电话。
　　#2     ①定制通讯簿
　　　　在通讯簿里添加姓名的时候，直接单击“新建→联系人”按钮，这时就出现个人信息输入界面，在此输入对方的姓氏、名字、昵称和电子邮件地址等信息（^28020201a^1）。 
　　　　智能效果：此后在Outlook或OE里写新邮件时，就可以点击“收件人”按钮，在已经定义好的通讯簿里选择需要发送的朋友。另外，如果你还记得对方的昵称，那么你只须在“收件人”一栏里输入他的昵称，Outulook或OE就会自动用他的电子邮件地址来替代（通讯簿里好友信息的“昵称”栏里必须有你输入的数据）。
　　#2     ②创建用户组
　　　　如果你想组织一场球赛，是否还要给许多人分别发送同样的信件呢？其实不需要，通讯簿提供了用户组，使你能够将这封信同时发送给多人。
　　　　我们在通讯簿窗口中按下“新建→组”按键，这时可以定义一个组名，并且通过“选择成员”按键来添加已经保存在地址簿中的好友，或者是直接在下面输入姓名和电子邮件地址，就可以将不在通讯簿中的成员添加到组内（^28020201b^2）。
　　　　智能效果：添加完所有成员后，通讯簿中就多出一个名为“足球队”的组，将鼠标放置在上面就会显示出当前组内的所有成员信息。以后如果需要通知别人参加球赛的话就在Outlook或OE里点击“收件人”按钮并选择这个组别就可以快速实现将同一封信发送给多人了。
　　#2    ③直接拨打电话
　　　　当你需要给别人打电话的时候不妨直接通过程序内置的拨号功能在电脑上通过Modme打电话，这样就省却看着屏幕拨号的麻烦，而且还能够避免打错电话的尴尬。
　　　　在之前你先要把你的Modme接上麦克风，当作通话的话筒。保证Modme和电脑正确连接后，就在定制通讯簿时，你得输入好友的工作电话和家庭电话。这样在需要给对方拨打电话的时候，先打开通讯簿窗口，并在其中找到需要联系的好友。接着右击鼠标，运行“操作→拨号”命令（^28020201c^3）。
　　　　智能效果：这样将弹出呼叫窗口，可以在“电话号码”下拉列表中选择需要拨打的电话号码，最后按下“呼叫”按键开始呼叫过程，等对方应答之后再通过麦克风与对方交谈。
　　　　由于Outlook是个使用率非常高的软件，所以除了用它来收发邮件之外，它的通讯录也给你带来许多意想不到的便利，这对于普通用户来说已经足够了。但是那些有特殊要求的朋友也许还不满足于此，那我们再来看另外一个智能化的信息管理工具吧。
　　#1    友情强档智能提醒加深友情
　　　　说起友情强档，大家应该不会觉得陌生吧，这是一款特别为中国人设计的个人信息管理软件。无论是保存、查询、处理通讯录、名片、地址簿等信息，还是管理个人日记、日程安排以及待办任务等，友情强档都是我们最得力的助手。此外，它也可以直接通过地址簿中的信息来调用邮件程序直接给对方发送邮件，或者是拨打电话与访问对方主页，但和其它的通讯录软件相比，友情强档智能化的生日和纪念日提醒功能更加突出了友情的可贵。下面就来看看怎样使用它的智能提醒功能。
　　　　最新版本：5．82．0999
　　　　文件大小：3008KB
　　　　软件授权：共享软件
　　　　使用平台：Win9xx/Me/NT/2000
　　　　下载地址：http://newhua．infosail．com/down/winpim．exe
　　#2    一、设定提醒时间
　　　　运行友情强档之后，首先要建立自己的个人信息中心。
　　　　1．设定生日提醒功能（^28020201d^4）
　　　　①点击“记录→新记录”创建一个好友标签；
　　　　②然后在其中分别输入对方的姓名、性别、生日、电子邮件地址等信息。
　　　　提示：这里要提醒大家注意的是记录的生日必须是诸如“1978年7月2日”之类的合法日期格式，而且如果想让友情强档实现自动提醒的话，那么其中的“提醒”复选框就一定要选中。
　　　　2．设定纪念日提醒功能（^28020201e^5）
　　　　如果自己和朋友还有特殊的纪念日，那么可以通过下列步骤加以设定：
　　　　①“视图→日历”切换到日历界面；
　　　　②双击纪念日日期，这时将有纪念日编辑窗口出现；
　　　　③在内容编辑区域输入诸如“XX的结婚纪念日”等需要提醒的内容；
　　　　④最后保存退出。
　　#2    二、设定提醒功能
　　　　接着双击右下角的“友情提醒”图标（黄色灯泡图标），并进行有关提醒项目的设置（^28020201f^6）。
　　　　比如能够选定提前多少天进行提醒，一般设定为2天左右即可，要是你想为心上人准备一份特别的礼物，那不妨设置为15天（但是你也要忙碌半个月了）。
　　　　提示：可以选择运行Windows之后自动运行友情提醒功能，它能够在没有启动友情强档的情况下也不会错过任何好友的特殊日期提醒。
　　　　等设置的日期到达之后，只要你运行Windows，友情强档就会自动检测是否有需要提醒的内容，若当天日期有纪念日或者生日的话，它就会弹出一个提醒窗口引起你的注意。
　　#2     三、智能小秘书
　　　　另外，如果你和朋友约好聚会的话，那么友情强档也会起到一个小秘书的作用，随时提醒你，让你合理安排自己的活动计划（^28020201g^7）。
　　　　①首先在“日历”任务栏中选择“计划”按钮，这时程序将打开工作计划设置窗口；
　　　　②点击工具栏中的“新安排”按钮或者选择菜单项“计划→新安排”命令进行计划安排设置；
　　　　③接着填写类似“8:30”这样的开始或结束时间；
　　　　④再输入如“通知朋友聚会”之类的事务说明；
　　　　⑤最后设置好提前提醒时间。
　　
　　 
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