全新体验Office XP 2001年 23期 在大家的热切盼望下，Office XP正式版终于揭开了它神秘的面纱，来到了全世界用户的面前。作为微软新一代的办公软件，微软一改以往以年代命名软件的思路，而贯以一个崭新的名称XP，XP是英语eXPerience（体验）缩写，以求给用户一个全新的体验。那么作为最新版的Office XP仅仅是在名称上给我们一个变化吗？不，Office XP还新增了许多功能，这些新增的功能让我们体会到Office变得更注重效率了。 　　#1透过Office XP正式版看新鲜── 　　#2常规新功能： 　　在Office组件的常见功能上，Office XP把Office的常规工作习惯作了重点的改进。在组件操作界面上新开了一个方便快捷的“任务栏窗口”，以超链接、易操作的方式来方便大家经常使用的操作。而且大大增强了剪贴板功能，使在Office 2000中一度成为“鸡肋”的剪贴板功能得到完善。增加了“智能标识”功能极大体现出Office中各个组件功能的共享和能够相互合作的特点；如果你把“语音识别”和“手写输入”又看作一种软件的捆绑销售的话，那你就错了。因为，Office XP已把上述两种新增的功能，几乎非常完美地融合到Office的工作上。当然，微软也不会逃避“作秀”。看看它对图片功能的改进，就可见一斑。 　　#2安全新功能： 　　在安全性能的改进上，Office XP不但加强了数据恢复的准确性和及时性，而且加入了“数字签名”功能，来对文档和宏进行有效的保护。 　　#2网络新功能： 　　可能是想往高端走得更近一点，也可能是为了完全适应这个网络的社会。Office XP在“网络协作”的功能上向前迈进了一步。工作中可以方便地随时通过“内嵌邮件”发送系统将文档发送给你的工作伙伴。它还在“Internet共享”的功能中提供给大家一个共同的免费存取空间。 　　#2强大的辅助新功能： 　　为了使Office XP工作效率得到更大的提高，在“开始”菜单中会有一个“Microsoft Office Tools”给大家提供一些辅助工具。比如其中的扫描与OCR功能，也许是考虑到扫描仪已经逐渐走入家庭的缘故吧，在Office XP中直接集成了对扫描仪的支持。以前工作的时候，都是先将文章扫描并进行OCR识别，然后再粘贴到Word中进行处理，所以工作起来非常麻烦。而现在有了这个功能之后，可以直接一次性扫描多篇文章，并有选择地将一篇文章或者全部的文章通过内置的OCR处理之后导入Word，极大减少了工作量。 　　那么我们怎样才能使这些功能更好地融合到我们的工作和学习之中去呢？现在我们就一步一步地使用这些新功能到我们平常工作、生活案例中去，让这些功能最大限度地发挥它们的作用。 　　#1　　高速、高效猎取网上资源 　　目前，网上资源越来越丰富，并且我们可以任意地在网海里遨游。读读今天的新闻、看看爆笑的笑话集、欣赏美丽有趣的图片……在这个时候面对众多有趣的内容，你是不是为了保存它们而手忙脚乱了？现在Office XP能用它那强大的新功能来帮助你快速、有选择地任意保存你想要的网上资料。 　　涉及新功能：快捷任务窗口、增强剪贴板功能和智能标记功能。 　　Step1：先运行你的Office XP中的Word。 　　Step2：先打开包含你非常感兴趣的内容的网页。用鼠标在网页上拖拉选择好你要保存的内容（可以包括所有图片），再点击鼠标右键（^23020201a^1）选择“复制”。如法炮制，继续重复以上的操作。但最多能复制24次，就得进行下面的操作了。 　　提示与技巧：鼠标选择好目标内容，可以按快捷键“Ctrl+C”进行复制。 　　Step3：切换到Word程序。Office XP在它所有的组件界面的右边增加了一个“快捷任务窗口”。你也可以从“视图→任务窗格”来打开这个窗口。在这里面你可以快捷地进行各项常用的基本操作。 　　现在为了找到你刚才疯狂复制的资料，你可以通过快捷任务窗口右上角的下拉箭头（^23020201b^2）选择“剪贴板”。 　　提示与技巧：你可以利用系统托盘的“剪贴板”图标来快速显示Office剪贴板的内容（^23020201c^3）。 　　Step4：在将“快捷任务窗口”中的内容切换成“剪贴板”的内容后，此前所复制的资料都以简短标题的形式排列在任务窗口中方便查找。剪贴板的最大容量是24条记录。 　　这样，我们的目标便基本完成了。你可以在你复制的众多内容里看看，哪些是你的确想保存下来的内容或者可能是你不想要的内容。选择“粘贴”就会把这块复制的内容粘贴到已经打开的文档中（^23020201d^4），选择“删除”便可将选中的内容从剪贴板中删除。 　　提示与技巧：确保你复制的内容都是你所想要的后，可以按“全部粘贴”按钮来使全部剪贴板的内容保存到当前文档中。“全部清空”会帮你完全删除剪贴板里的内容。 　　Step5：每次将剪贴板的内容粘贴到文档中的时候，都会在文章的末尾出现一个“粘贴选项”的智能标记。用鼠标点击标记就会出现如^23020201e^5菜单，来控制以什么格式粘贴该内容。 　　提示与技巧：利用这个功能，避免了以往Office里直接粘贴网页内容，只能以原始格式粘贴的弊端。而且Office XP还允许你粘贴时，自己定义粘贴内容的格式。 　　增强的剪贴板功能和方便的智能标记结合在一起使用，绝对能使工作发挥出前所未有的高效率和高成效。好好地利用它们吧！ 　　#1　　语音输入：使你动手不如动口 　　如果说什么是Office XP最大的改变，那就是采用了语音识别技术，你只要配备有麦克风（或话筒），现在就可以用语言输入文字和执行操作，真是方便至极。当然要使用语言输入功能，你的电脑配置一定要高，至少400MHz CPU，128MB内存，采用Win98以上操作系统。 　　涉及新功能：语音识别功能 　　Step1：准备一个麦克风，插在你的机器声卡的麦克风插口上。 　　Step2：通过在Word中单击“工具→语音”命令进行安装，系统会出现一个安装向导，然后会有（^23020201f^6）所示界面。系统测试好你的麦克风连接后，继续下一步。 　　Step3：接着会有一段试音训练。为了以后在使用语音识别功能的时候，准确性比较高。这里你必须跟着试音的文字进行朗读（^23020201g^7）。 　　提示与技巧：为了达到更好的效果，你在训练的时候，最好找个非常安静的地方，以提高语音识别的准确率。 　　Step4：如^23020201h^8，在语言栏中点击“麦克风”图标，语言栏会展开。开始你的“动口”工程吧！选择“听写模式”就可以以读代“按”（不用疯狂按键盘了）用“语音命令”功能来 达到声控Office XP的目的。如果你觉得语音识别还没有达到理想的效果，你大可进入“语音工具”重新进行语音识别训练。 　　提示与技巧：在使用“语音命令”功能的时候，可能会造成很多误操作。如果加上鼠标和键盘的帮忙，我想也会达到事半功倍的效果。 　　到底是不是动口就不用动手了？毕竟语音识别功能很受外界环境和硬件配置的制约。所以我们还不能完全信赖它，但对于一些简单的文档操作，语音识别的确能给我们节约很多的时间。在此还要提醒大家的是，如果你真的就那么“懒”要完全进行语音操作，我劝大家还是先练习练习Office XP功能的语音识别训练。 　　#1　　手写新功能：感受用鼠标写文章 　　利用手写识别功能可以用手写方式代替敲击键盘将文字输入到Office程序中，可以通过手写书入设备进行书写，也可以用鼠标进行书写，Office会自动将手写的文字转换为字符并插入到文档中。下面我们就来试试只用我们的鼠标写文章。 　　涉及新功能：手写识别功能 　　Step1：手写输入的安装：在首次使用手写识别功能前，请通过自定义安装：在“控制面板”的“添加/删除程序”中选择“Microsoft Office XP”，再单击“更改→添加或删除功能→下一步”。在“要安装的功能→Office 共享功能”项下安装该功能（^23020201i^9）。 　　Step2：安装成功后，会在语言栏中增加“加手写输入”的图标。如^23020201j^10中的“任意书写”是在文档中记录手写的原形。如果要用鼠标写文章，就得选“框式输入”。 　　提示与技巧：要在语言栏中正确显示出“手写输入”的图标，必须将中文输入法调整到微软拼音输入法。 　　Step3：会弹出一个书写框（^23020201k^11）。我们没有手写笔就用鼠标代替了。如果字形比较模糊，我们可以选择“模糊查找”中的两个功能来帮助我们找到正确的字。这样我们就可以开始“用鼠标写文章”的旅程了。 　　提示与技巧：可以用鼠标拖拉来改变手写输入窗口的宽度。这样我们就可以增加“书写框”的个数，来提高我们书写句子词语的速度。 　　如果你真的拿鼠标来写文章，我真是佩服至极。这里的介绍只是帮助你了解怎样来使用手写输入法。鼠标的书写速度是远远比不上键盘和手写笔的输入速度的。但我们可以利用鼠标手写输入来创造一些意想不到的效果。 　　Step4：在“手写输入窗口”上选择“输入手写体”的按钮。这样我们就可以任意把我们输入的原形展现在当前的文档中（^23020201l^12）。 　　提示与技巧：我们可以在这里创建Word或者OE的“亲笔签名”了。 　　#1　　Internet上网络共享你的文档 　　受.net战略的影响，Office XP也把其“网络协作办公”作为一面进入市场的大旗。不但在各个组件的功能菜单里都嵌入了邮件及时发送功能，而且利用了MSN WEB服务器来达到Internet共享，以便进行“网络协作办公”。 　　涉及新功能：网络共享文件功能 　　Step1：当然先要准备你已经保存过的文档。 　　Step2：如果要用Office XP提供的MSN服务器空间，你必须去http://www.hotmail.com或者http://www.msn.com注册一个合法的用户名。 　　Step3：利用Office XP组件里的“另存为”，在“另存为”的路径选择窗口中选择“网上邻居”，这里你可以看到Office XP默认提供的WEB服务器站点（^23020201m^13）。在保证在线的状态下，点击“My Web Sites on MSN”。 　　Step4：会出现一个通行证，让你输入用户名和密码来验证你的身份（^23020201n^14）。 　　Step5：通过了身份验证，便可以进入服务器了。用鼠标点击“用户文件夹”进入MSN网站提供给你的私人空间（^23020201o^15）。 　　Step6：在服务器空间里，已经存在“My Music”和“My Pictures”两个文件目录。但你一样可以在服务器空间里使用鼠标右键的功能。如（^23020201p^16），可以新建一个文件夹，来存放你的文档，以便进行网络共享。 　　提示与技巧：和别人共同使用这个账号存取里面的文档，这样就可以很方便地达到Internet共享文件协作工作了。编者注：管中窥豹，仅见一斑。Office XP强大的新功能完整地体现出了高效、共享和协作的精神。 　　 有些朋友为了便于对一些网上的数据表格比较分析，还需要将数据输入到Excel表格中，长此以往就是一件非常麻烦的事情。现在Office XP中的Excel可以直接将网页中的数据进行导入，还能够编辑修改和查看分析，这对于诸如股票行情报价等快速、准确的信息进行查阅分析有很大的帮助。 　　我们这就以智能收集整理网上股票信息为例，给大家讲解如何使用Office XP中的Excel组件的智能化信息采集的各项新功能。 　　#11.在线导入网页数据 　　涉及新功能：导入网页数据 　　Step1：先上网通过网页浏览器找到一个存有股票数据表格的页面，并记录下相应的页面地址。比如我们进入这个地址：http://finance.stockstar.com/scripts/finance.dll 。再把这个地址从浏览器中复制出来。 　　Step2：启动Excel之后，在“数据”菜单下运行“导入外部数据->新建Web查询”命令（^23020201a1^）。 　　提示与技巧：“新建Web查询”是实时连接到页面读取数据，在这个菜单下也可以通过“导入数据”命令把已经保存在硬盘的HTML文档中数据表格导入到Excel中。 　　Step3：^23020201c2^在弹出的窗口中浏览http://finance.stockstar.com/scripts/finance.dll。 　　1.“地址输入栏”中输入这个页面地址，点击“转到”按钮让Excel读取该网页内容； 　　2.选中分配给你要导入表格的黄色标签，点击成为（^23020201i2^）。 　　3.点击“导入”按钮，来完成数据导入工作。 　　提示与技巧：这个窗口还可以简单当作网页浏览器来使用，还是挺方便的。 　　Step4：在线更新导入后的数据（^23020201d2^）。 　　“全部更新”可以一次性根据源网页更新导入后的数据；“更新表格数据”来更新鼠标所选区域的数据。 　　提示与技巧：“编辑查询”可以自动打开源网页查看相同位置的数据；“数字区域属性”可以随时更新所选表格在更新、编辑时的属性。 　　#12.眼、耳并用来校对数据 　　涉及新功能：语音识别 　　Step1：在“工具”菜单中运行“语音→显示文本到语音工具栏”命令，这时将出现语音朗读操作面板。（^23020201b2^） 　　Step2：如果你第一次使用这个功能，会有一个简单的安装过程。 　　Step3：安装完成这个功能后，会出现这个操作面板。这样，你可以通过它提供的功能对当前的Excel数据文档进行朗读播放。 　　1.打开音箱或者是带上耳机，再选择一种朗读方式； 　　2.打开原网页，边听边校对导入数据的准确性。（^23020201e2^） 　　提示与技巧：1.在朗读表格数据的时候，可以让它按照行或者是列的方式进行朗读，这在校对不同类型的表格时候能够方便你的校对工作。再者，利用这项功能可以在一开始创建表格的时候就对所有的数据进校验审核，让错误消失在萌芽阶段。 　　2.选择好朗读方式，是不是就像在听股票信息广播了？可以去泡杯茶了吧。 　　#1　　3.整理数据，智能调用函数 　　涉及新功能：函数向导 　　Step1：假设我在这个例子中要计算出“资产负债管理”的平均得分。先在“资产负债管理”这一列后面用鼠标选择好要输入数据的表格。 　　Step2：在“插入”菜单栏中点击“函数”命令调用函数使用向导。 　　Step3：如果你知道自己所需要的函数属于哪一个类型，只要在“下拉菜单选项”中选取使用即可。如果不知道应该使用哪一个函数的话，就把这个任务交给Excel帮你：（^23020201f2^） 　　1.在“搜索函数”框里添上“资产负债的平均值”问问你的Excel，它会自动智能化地帮你搜索你需要的函数； 　　提示与技巧：要充分利用它的智能化功能。比如你不会算“股票大盘指数”，也可以交给它完成。在“搜索函数”框里添上“股票大盘指数”就OK了。 　　2.点击“转到”按钮，应该会给你推荐一个函数（就用它吧，没有问题的），而且在这个对话框下面会给你详细解释这个函数的意思； 　　3.单击“确定”按钮。 　　Step4：检查一下“计算范围”是否存在错误后，按下“确定”便可以将“计算结果”落在你的目标表格里了。（^23020201g2^） 　　提示与技巧：在定制的时候还可以得到相关的提示。比如在Rate栏中输入贷款利率的时候就有相应的注解提示，而且其余的几个参数也都有对应的注释，以方便使用。 　　#1　　4.保护好你的数据 　　涉及功能：数据保护 　　Step1：打开需要保护的Excel文档，并运行“工具”菜单中的“保护->保护工作表”命令。 　　提示与技巧：如果只需要对表格中的部分数据进行保护的话，只要通过鼠标在表格中拖曳出一块区域，使得其中的数据呈高亮显示，然后再按照上述的步骤进行操作。 　　Step2：有选择性地对数据设置保护权限。（^23020201h2^） 　　1.在弹出的窗口中设定对工作表使用者赋予的权限，比如可以设置列和行的格式、可以插入行和列或者删除行和列…… 　　2.设置取消工作表保护时的密码； 　　3.单击“确定”按钮。 　　提示与技巧：为了安全起见，设置一个取消工作表保护的密码，这样可以让知道密码的人才能合法取消工作表保护而对数据进行更改编辑。不过设置的密码一定要牢记，否则遗忘密码之后神仙也都救不了你了！ 　　其实Excel不仅能够保护单元格数值，还可以对其中的运算公式、单元格的格式等属性进行保护，以确保只有特定用户才可以进行更改。