快速发送电子邮件技巧10则 罗松林 2001年 8期 电子邮件是Internet的最重要的信息服务方式，它提供了一种极为快速和简单的通讯方法。笔者在使用过程中总结出以下10则快速发送电子邮件的小技巧，也许能够为你省钱不少。 　　#1 1. 自动记住邮箱密码 　　 在每次接收或者发送邮件之前都需要进入到自己的邮箱中，此时系统会要求用户输入自己邮箱的密码，并且将这个密码传送到邮箱所在的注册公司进行核对。通常情况下，密码的输入、传送与核对等过程大概需要40秒钟。如果不小心输入了不正确的密码，就不能进入到自己的邮箱中对邮件进行操作，此时只好重新进行密码的输入、传送与核对等操作。实际上，如果用户是在自己家中接收或者发送邮件（或者是在办公室接收或者发送没有什么秘密的邮件）时，就可以让系统记住密码，这样就可以在每次进入到邮箱之前，勿需手工输入，即可自动进行密码的传送和核对，从而节省了一定的时间。 　　 在Outlook Express 5中设置密码记忆功能的方法是：首先启动Outlook Express 5，然后选择“工具”菜单中的“账号”项，接着使用鼠标左键单击“邮件”选项卡，再选择“账号”下面的邮箱名称，随后单击右边的“属性”按钮而进入到邮箱的属性设置对话框中，此时应当选择“服务器”选项卡，再在“接收邮件服务器”下面的“密码”栏中输入用户的邮箱密码（以一组星号方式显示出来），并单击“记住密码”复选框使之有效，最后单击“确定”按钮即可。 　　#1 2. 选择发送邮件的邮箱 　　 在免费邮箱满天飞的大好形式下，用户通常都申请了多个信箱。在使用OutLook Express 5的过程中，如果用户设置了自己的多个邮箱，就会在“新邮件”窗口的“发件人”栏增加一个列出了用户当前所有邮箱的下拉列表。当针对不同的对象而使用不同的邮箱来发送邮件时，只需要在撰写新邮件的窗口中打开“发件人”栏右边的下拉列表，从中选择某个邮箱作为发件邮箱即可。 　　#1 3. 在“通讯簿”保存常用邮箱 　　 由于“通讯簿”具有存储联系人信息的功能，使用户能够非常方便地检索联系人信息，从而减去了一个字符一个字符地输入邮箱的麻烦，使发送邮件的工作大大被简化。 　　 在Outlook Express 5中，使用“通讯簿”的方法是：首先使用鼠标左键单击“通讯簿”按钮，然后在“通讯簿”对话框中选择“文件”菜单下的“新联系人”项，即可添加新的邮箱地址等内容（如果需要修改已有邮箱情况，可以从列表中选择该邮箱，然后单击“属性”按钮，再在“姓名”选项卡中进行相应修改），最后单击“确定”即可。完成“通讯簿”的设置之后，当需要发送邮件时，只需要在“收件人”的左边单击“通讯簿”按钮，即可显示当前设置的所有邮箱列表，用户直接从中选择合适的一个，再单击“收件人”按钮即可。 　　#1 4. 利用“抄送”功能发送邮件 　　 在将一份邮件同时发送给多个收件人的情况下，通过利用邮件的“抄送”功能，并使用“通讯簿”中设置的邮箱列表，可以避免多次发送该邮件即在一次发送过程中将该邮件送到所有需要的邮箱中。 　　 在Outlook Express 5中，当需要使用邮件的“抄送”功能时，首先使用鼠标左键单击“新邮件”按钮，接着按照使用“通讯簿”的方法，在“收件人”中添入第一个邮箱地址，而在“发送”中添入其他需要发送邮件的地址，最后单击“发送”按钮即可。如果正在脱机工作，则邮件将保存在发件箱中，再次联机工作时会自动发出。另外，为了不让各个收件人查看到这封邮件同时还发送给了哪些人，可以使用“密件抄送”方式，这样既可以保护各个收件人的地址不被其他人轻易获得，又可以使收件人省下收取大量抄送的E-mail地址的时间。 　　#1 5. 通过“转发”方式发送邮件 　　 当用户需要把某封邮件转发给其他人时，最直接而有效的方法就是使用邮件的“转发”方式。 　　 在Outlook Express 5中，为了使用邮件的“转发”功能，首先需要使用鼠标左键选择将要进行转发的邮件，然后单击工具条上的“转发”按钮，这时系统就会弹出该邮件的撰写窗口，此时用户只要结合“通讯簿”中设置的邮箱列表，在收件人一栏中设置需要转发的邮箱地址即可，Outlook Express 5还可以自动填写好主题与邮件正文。 　　#1 6. 使用“回复”方式回信 　　 随着用户邮箱里邮件数量的增加，需要回信的次数也会逐渐多起来。Outlook Express 5提供了比较方便的回信操作，此时用户只要首先选中需要回复的邮件，然后使用鼠标左键单击工具条上的“回复作者”按钮，系统就会开启一个“新邮件”撰写窗口，并且在“收件人”和“主题”栏自动填好有关内容（如果原信为文本文件，就会用大于号，即“>”）逐行标示出来，从而给用户回信带来方便。 　　#1 7. 使用“自动签名”发送邮件 　　 如果需要在电子邮件中添加包括用户姓名、职务或者其他内容组成的文字时，可以使用“自动签名”方式来实现自动向发送的邮件添加上述内容。 　　 在Outlook Express 5中建立“自动签名”的方法是：首先使用鼠标左键“工具”菜单中的“选项”命令项，然后选择“签名”选项卡，单击“新建”按钮，再设置“在所有待发邮件中添加签名”复选框，随后在“编辑签名”栏中输入用户姓名、职务或者其他信息等来作为签名的具体内容。如果需要在不同的账号中使用不同的签名，就应当在签名区域选定签名，再单击“高级”按钮，然后选择使用该签名的账号。如果只需要在个别邮件中使用签名，应当先清除“在所有待发邮件中添加签名”复选框，然后在撰写新邮件时，通过单击“插入”菜单中的“签名”命令项，再选择所需要的签名即可。 　　#1 8. 设置待发邮件的优先级 　　 发送新邮件或者回复邮件时，通过为邮件指定优先级，可以使收件人决定是立即阅读（高优先级）还是有空时再看（低优先级）。 　　 在Outlook Express 5中，高优先级的邮件带有一个感叹号标志，而低优先级邮件以一个向下的箭头表示。为了设置待发邮件的优先级，首先在“新邮件撰写”窗口中单击工具栏上的“优先级”按钮，然后再选择需要的优先级类型（或者单击“邮件”菜单，再在“设置优先级”项的二级菜单中选择需要的优先级类型）。需要注意的是，此设置只对更改当前邮件的优先级有效。 　　#1 9. 尽可能发送文本邮件 　　 在用户日常发送和接收邮件的过程中，如果没有特殊的图像、表格或者按钮等其他对象，使用普通的文本邮件就完全能够满足需要了，因此就没有必要使用HTML邮件，而应当尽可能发送文本邮件。 　　 在Outlook Express 5中，设置发送文本邮件的方法是：首先使用鼠标左键单击“工具”菜单中“选项”命令项，接着再单击“发送”选项卡，随后选择“邮件发送格式”栏下面的“纯文本”方式，最后单击“确定”按钮即可。当需要发送图像、表格或者按钮等其他对象时，可以使用“插入文件附件”的方式进行操作。一般而言，一封邮件中不要夹寄大小在2MB以上的文件，否则很有可能给对方的邮箱带来沉重的压力，甚至有可能使其瘫痪。 　　#1 10. 压缩或者分割大邮件 　　 邮箱的最大容量虽然有所限制，不过却通常都提供了2M～8M的空间，足够处理大邮件的发送和接收邮件工作了。但是，许多邮件服务器也对可发送和接收邮件的大小进行了限制（通常是每封邮件不得超过1MB，包括所有附加的文件）。另外，由于发送和接收邮件的时间随着邮件大小而变化，邮件越大，发送和接收邮件的时间也就越长，因此最好在发送邮件之前将其进行压缩或者分割。通常可以使用WinZip等压缩软件对邮件进行压缩，或者使用FileSplit等文件分割软件，将大邮件分割成若干小的邮件进行分期发送。 　　 如果使用Outlook Express 5，可以利用系统自身提供的功能，自动将大型邮件在发送时拆分为几个较小的部分，而当接收完这组邮件时，系统又自动将它们重新组合到一个邮件中。为了启用该功能，首先选择“工具”菜单中的“账号”项，接着在“邮件”选项卡中使用鼠标左键单击“属性”按钮，随后在“高级”选项卡中设置“拆分大于X KB的邮件”复选框有效，接着输入该服务器所能允许的最大文件字节数，最后单击“确定”按钮即可。