用Word 2000制作拜年信模板

刘宗青 
2001年 4期

2001年春节离我们越来越近了，单位之间总免不了相互致信拜年！一个单位往往要向多个单位致拜年信，这些拜年信的内容除了单位名称不同外，其余的都可以是相同的，我们可以先制作一个模板，在必要时再输入单位的名称。如图1所示假设是《电脑报》“办公软件”栏目向别的单位拜年的拜年信模板，下面就以此为例说明如何用Word 2000制作这样的拜年信模板。
　　#1    一、设置页面
　　我们在启动Word 2000后（同时建立了一个空文档），单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中，按照实际需要设置页面的大小。例如进行如下的设置，选取“纸型”选项，在“纸型”的下拉列表中选取“自定义”选项，然后把纸张的“宽度”设为21厘米、“高度”设为25厘米。
　　#1    二、设置版面
　　插入图形、艺术字等需要制作一个专用模板时，你一定已成竹在胸了，所以首先要根据你的构思，编辑好版面的“装饰”对象。如^04059105a^1中有三幅图片，上面的两个灯笼是同样的；下面有一剪贴画，预示21世纪的自动化办公；两边的对联是在自选图形内输入文字形成的。设置和编辑好这些对象，整个模板的版面就基本定下来了。
　　#2    1.插入图片
　　在Word 2000中插入手稿图片的步骤是：单击“插入”菜单中的“图片”命令，选取“来自文件”，在弹出的“插入图片”对话框中，选取你已准备好的图片，确定后即可。
　　#2    2.设置图片格式
　　插入图片后，把鼠标移到图片的中间，当光标变为十字光标时，单击鼠标左键，图片的四个角和各边中点出现共八个小矩形时（此时图片就处于编辑状态），再单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，这时弹出“设置图片格式”对话框，在“图片”选项中，调整“对比度”，如^04059105b^2所示。
　　因为图片一般有底色，只有通过调整对比度才能使所选的图片真正融入到你正在编辑的文档中，同时也可以在“版式”选项中，把环绕方式设置为“四周型”，经过这样的设置后，图片在版面中可拖动，能使你自由地调整图片在版面中的位置（把两个灯笼调整到^04059105a^1中对应的位置）。
　　#2    3.设置对联
　　（1）插入自选图形
　　如^04059105a^1所示的对联的设置，可先插入一个“自选图形”，即单击“绘图”工具栏中的“自选图形”，在弹出的菜单中选择“星与旗帜”，在“星与旗帜”栏目中选取一种自选图形，如^04059105c^3所示，然后将光标移至文档中需要添加自选图形的位置，按住鼠标左键并拖动鼠标，画出一个大小适当的图形。
　　（2）设置自选图形
　　当自选图形处于编辑状态，把鼠标移到插入的自选图形中，鼠标变为黑十字光标时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在“设置自选图形格式”对话框中（这里可以对自选图形进行许多设置、编辑）进行一些设置，如^04059105d^4所示。由于上面画出的自选图形是横的，所以可在“大小”选项中，旋转90度，单击“确定”，就可以得到如图1所示的对联的背景了。
　　把鼠标移至自选图形的右下角，当光标变为一个指向斜45度的黑色双向箭头时，按住鼠标左键并拖动鼠标，就可以调整自选图形的大小了，如果只调整宽或高，则在上下或左右的中间位置处拖动；如果需要用手工调整图形的位置，在光标变为黑十字光标时，按住鼠标左键，就可以拖动至适当的位置，调整后的结果如^04059105e^5所示。
　　（3）复制
　　由于对联的格式一样，这时同时选取^04059105e^5所示的“灯笼”图片和调整好的自选图形，通过复制与粘贴，拖动到页面的右边，并使它们排列整齐。
　　（4）在自选图形内输入对联内容
　　单击选取其中一个自选图形后，再单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字” 命令，就可以在自选图形内输入文字了，根据需要设置好字体、字号等，结果如^04059105f^6所示。
　　#2    4.插入“剪贴画”
　　在Word 2000中，有很丰富的剪贴画，它为我们编辑丰富多彩的文稿提供了极大的方便，插入“剪贴画”的步骤是：单击“插入”菜单中的“图片”命令，选取“剪贴画”，在弹出的“插入剪贴画”对话框中选取已为你准备好的图片（如图1中所选取的是“科技”目录的一幅剪贴画，插入电脑报的“办公软件”最恰当不过了），确定后即可。
　　#2    5.设置背景的艺术字“新春快乐”
　　（1）插入艺术字
　　单击“绘图”工具栏上的“艺术字”按钮，在弹出的“艺术字”对话框中，选取所需要的艺术字特殊效果。
　　（2）选择字体
　　在编辑“艺术字”文字对话框中键入“新春快乐”，可选择合适的字体、字号、黑体或斜体，之后按“确定”。
　　（3）编辑文字效果
　　使用“艺术字”工具栏或“绘图”工具栏上的工具，对文字的大小、颜色等等进行编辑，^04059105g^7所示是经过以上调整后的文档界面。
　　#1    三、把装饰版面的对象组合
　　经过以上的设置操作，整个版面就基本上定下来了，为了保证版面的稳定性，最好先把这些对象（如全部图片、对联、艺术字、剪贴画等）“组合”起来。把选取的对象“组合”的操作步骤是：先选取一个对象（如某一幅图片），然后按住Shift键，再用鼠标依次单击其余的对象，选取完毕后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“组合”命令就把所选取的对象组合成一个整体了。这样，它们的相对位置就不会发生变化，拖动任何一个对象其它的都跟着移动。可通过这样的操作，方便地调整这些对象在版面的位置。
　　#1    四、把“新春快乐”设置为“水印”效果
　　如图1所示“新春快乐”在所输入正文的下面，而上一步已把版面中所有对象设置为一个整体了，所以可对经过组合的整体进行设置，操作步骤是：单击整体的任何一个位置（这时你可以拖动它们在版面内移动），再击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“叠放次序”命令，再在它的下级菜单中选择“衬于文字下方”，则后面输入正文文本时，“新春快乐”就以“水印”的效果出现了。
　　#1    五、设置文本
　　完成了上述各项工作后，下面的工作就是输入正文文本了，首先设定水平标尺的位置，也就是设定文本所在的范围，这里设定如^04059105h^8所示的水平标尺，然后按以下步骤输入和设置后面的内容。
　　#2    1.输入和设置标题
　　（1）单击标准工具条中的居中对齐按钮，使插入点移到中间。
　　（2）选择小初号的华文彩云体字，键入标题栏文字：贺年信，接着按回车键。
　　#2    2.制作带有提示的信息：“[单击输入单位名称]”
　　制作带有提示的“[输入单位名称]”，实际是指一个“域”。域是保存在文档中的可能发生变化的数据。我们最常用到的域有PAGE域，即在添加页码时，插入的随文档的延伸而变化的符号。这样我们可以利用域在文档的特殊位置设置一些提示信息，告诉使用者操作的信息，如单击并输入“[单击输入单位名称]”的信息，就是告诉你单击指定的位置，就要以新的文字代替这些信息。同时，新输入的文字可以保留提示信息的外观特征，如字体、字号、段落特点等等。
　　那么，像图1中只要单击“[单击输入单位名称]”处，就可以输入单位名称并替换提示信息了，操作的步骤如下：
　　（1）输入标题回车后，单击标准工具栏中的左对齐按钮，使插入点移到左边，然后按下Ctrl+F9组合键，在插入点处就插入一对标明域代码的花括号“{}”。
　　（2）在花括号之间键入“Macrobutton Nomacro[单击输入单位名称]”，当然，后面的冒号则应该在括号“{}”后则输入。
　　（3）对插入的域和文字进行的格式设置。如这里设置黑体的小二号字。
　　（4）把域代码转换为信息。把鼠标移至域上方并单击右键，再选择“切换域代码”，我们就可以在屏幕上得到带有相应格式的提示信息“[单击输入单位名称]”（如图1所示的信息）。这时如果使用鼠标单击提示的信息，该提示全部处于被选中状态，就可以输入单位名称，它会将提示替换。如果要重新修改域，则用同样的操作即可。
　　（5）操作注意：插入域代码时需要注意的是，标识域代码的花括号不能使用键盘上的现有符号键入，而必须使用Word 2000制定的组合键。只要你按前面的操作，括号会自动出现。
　　#1    六、输入正文文本
　　输入提示输入信息后回车，保持为首行缩进两个字符的情况下，输入如图1的文本，并设置文本的字体、字号。对最后的日期，可用“插入”菜单中的“日期和时间”命令，在弹出的“日期和时间”对话框中，在“语言”列表中选择“中文”，在“有效格式”中选择一种时间格式，在单击单选框“自动更新”，可把它和落款居中。
　　最后的修改：如果你对图片等对象的位置感到不满意，可选取上述组合的整体，然后单击鼠标右键，使用“取消组合”，这样又可以对各个对象重新编辑或调整位置，直到你对各个对象都满意后，再利用“组合”命令把它们组合起来。（^04059105h^8）
　　#1    七、保存为模板
　　上面所有的操作实际上与平常操作一个Word文档没有什么区别，要把它保存为拜年信模板，操作步骤是：
　　1.单击“文件”菜单中的“另存为”命令。
　　2.在“另存为”对话框中，在“保存类型”框中，单击“文档模板”，在“保存位置”列表框中选择“Microsoft office\Templates”文件夹，这样保证下次你使用“新建”命令建立一个新的文档时，保存的模板就会出现在选项卡中供你选取。
　　3.在“文件名”框中，输入新建模板的名称，然后单击“保存”按钮即可。
　　#1    八、使用拜年信模板
　　经过以上步骤建立的模板，使用就很方便了。在建立一个新文档时，在弹出的“新建”对话框中，就会出现刚才保存的模板名称，只要你选择这个模板，再在“新建”选项中选择“文档”，确定后，所建立的新文档就基于该模板的形式了，然后单击提示的信息用单位名称替换，后面的日期则会随你使用时间的不同而自动更新。
　　综上所述，仅以一个例子说明，用Word 2000制作拜年信模板的过程，所做的模板也不复杂，各位不妨一试。做一个模板是十分灵活的，次序、形式、效果等等都可根据实际情况而改变。它将体现你的风格和审美感，本人在此就算抛砖引玉吧，同时也祝愿各位在新世纪里身体健康，大展鸿图！