Qutlook 2000技巧集──环境篇、企业篇 金石通 2001年 14期 #1 一、环境篇 　　 在环境篇里，主要介绍Outlook 2000在系统中的位置、Outlook 2000和注册表、Outlook 2000和其他的Office 2000套件、发送到Outlook 2000、Outlook 2000的工具栏操作、Outlook 2000的快捷键操作等内容，由外到内，对Outlook 2000环境作一个扫描。 　　 1.Outlook 2000在系统中的位置 　　 在默认情况下，Outlook 2000主程序一般是安装在“C:\Program files\Microsoft Office\Office\”下面，Outlook 2000的信箱数据、地址簿数据一般在“C:\Documents and settings\xxUser\Application Data\Microsoft\”（xxUser为系统登录用户名）下的Outlook和Address book两个文件夹下面（这些文件夹一般是隐藏的。下面本文系统环境为Windows 2000，下同）。知道了这些，对于我们备份Outlook 2000的邮件、地址簿等信息很有帮助。 　　 2.Outlook 2000和注册表 　　 事实上在注册表里有很多Outlook的配置信息，包括Outlook的工具栏背景信息（HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Preferences），用户配置信息（HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Outlook\OMI Account Manager\Accounts）等等。在“Accounts”用户设置下面，你还可以看到名为“POP3 Password”的二进制键值，它记住了你的邮箱密码，虽然该数据已经作了很好的加密，但仍然有被解密之虞，所以建议大家在登录邮箱时不要允许系统记住密码。 　　 3.Outlook 2000和其他的Office 2000套件 　　 在Outlook 2000中通过如下菜单操作：“动作/新邮件使用/Microsoft office”可以启动Office 2000的其他套件，当然在其他的Office 2000套件中也可以直接调用Outlook 2000发送文件。 　　 4.发送到Outlook 2000 　　 在资源管理器中，右击文件会有一个“发送到”菜单。有时系统会把默认的邮件发送器设置为Outlook Express，那么我们就需要手动增加一个发送到Outlook 2000的菜单项。打开资源管理器，找到“C:\Documents and settings\xxUser\SendTo”文件夹，该文件夹下一般都会有“3.5 软盘（A）”项的，在该文件夹下制作“3.5 软盘（A）”项的副本（按住Ctrl键不放，同时在同一文件夹中用鼠标拖动该项），然后把副本重命名为“Outlook2000”，右击“Outlook2000”项，选择“属性”菜单，在“Outlook2000属性”菜单的“快捷方式”页“目标”项中填入““C:\Program Files\Microsoft Office\Office\OUTLOOK.EXE”/recycle”，注意不同的系统OUTLOOK.EXE程序所在的路径可能会有差异，点击“确定”完成。 　　 5.Outlook 2000的工具栏操作 　　 Outlook 2000的工具栏可以实现高程度的个性化，这里举一个在Outlook 2000工具栏上增加一个以启动外部程序计算器（C:\WINNT\system32\calc.exe）钮的例子。 　　 在Outlook 2000中按动“Alt+F11”，启动Visual Basic编辑器。在代码框中输入如下代码： 　　 Sub mycalc（） 　　 Call Shell（“C:\WINNT\system32\calc.exe”，vbNormalFocus） 　　 End Sub 　　 关闭VB编辑器，回到Outlook 2000工作区中。在工具栏上右击鼠标，选择“自定义”菜单，弹出“自定义”对话框。在“自定义”对话框中，选择“命令”页，在“命令”页中选择“类别”列表框中的“宏”项，这时右边的“命令”框中将出现一个名为“Project1.ThisOutlookSession.mycalc”的宏命令。拖动该命令到“我的工具”工具条上。这样，工具条上就出现一个名为“Normal.ThisDocument.mycalc”的按钮。关闭“自定义”对话框，这样一个可以启动外部的应用程序计算器的工具条的制作就完成了。 　　#1 二、企业篇 　　 目前企业用户中，Outlook 2000极尽“工作流程化、网络化、协作化”之能事。在这一篇企业应用中，我们首先介绍了Exchange+Outlook 2000企业邮件系统，Outlook 2000邮件端机的配置，然后通过一个流程介绍Outlook 2000在企业项目管理中的应用。 　　 1.Exchange+Outlook 2000企业邮件系统 　　 企业建立基于NT的Exchange邮件系统，然后用Outlook 2000来建立个人分布列表，对于完成邮件合并、大宗邮件发送、成组安排时间表可显著提高工作效率。Microsoft Exchange服务器+Outlook 2000能带来很多好处，它能充分利用服务器上的共享资源，有效地提高处理效率。比如，用户能用电子邮件把超级链接发送到公共数据文件夹中，自动根据网络状态合理地分配可用的办公资源。此外，Outlook 2000还能离线阅读服务器资料，并提供了“同步”功能，设定好时间间隔后，系统就会定期到服务器上读取新的数据，刷新本地硬盘中的资料。 　　 ①配置Exchange邮件服务器系统：首先，安装“Windows Messaging”，然后设置邮件系统目录，如“D:\mrt_mail”，设置该目录为共享，并允许使用此邮件系统的用户拥有读写权限。接着建立邮件系统管理员账号（开始→设置→控制面板→Microsoft Mail邮局→创建新的工作组邮局），填入“管理员账号的详细资料”后继续添加邮件系统的一般用户（开始→设置→控制面板→Microsoft Mail邮局→管理现有的工作组邮局）。 　　 ②配置Outlook邮件端机：选取“开始→设置→控制面板→邮件”，点击“添加”按钮，接着在“显示姓名”框中填写你的用户名（这个用户名用于显示发件人，可以选取你自己喜欢的昵称，可以是任意字符，包括中文），单击“下一步”在“电子邮件地址”框中填入你的电子邮件地址（这个地址主要用于用户给你回复邮件之用，不是关键），单击“下一步”，填入邮件接收服务器和邮件外发服务器地址（在企业网中一般是服务器的IP地址。接着，填入账号（这个账号就是Exchange邮件服务器提供给你的用户名）。然后选择网络连接方式（LAN），这样就完成了Outlook邮件端机的配置。 　　 2.Outlook 2000在企业项目管理中的应用 　　 假如企业目前有“电信十五规划”项目，该企业配置了Outlook 2000软件，该项目有项目负责1人，项目组成员6人，分别负责交换、传输、数据、市场等业务。 　　 首先，项目负责人使用“日历”安排好整个项目进程，然后分发“日程安排”至各个项目成员手里，同时要求项目成员就各自“分项目编制日程”安排以及“分项目提纲”。接着项目负责人通过“会议”安排展开项目初步讨论，初步讨论后，项目负责人整理出整体项目工作方案，并通过“日历”调整项目进程，然后再次分发“日程安排”至各个项目成员手里，项目成员开始初稿的撰写。以上过程反复循环至项目定稿。 　　 以上是一个企业应用Outlook进行项目管理的简单例子，通过Outlook 2000系统，项目管理工作可以达到协调运作，资源共享等目的，实现项目的顺利运作。