Outlook 2000技巧集之──邮件篇 金石通 2001年 12期 编者按：Microsoft Office 2000中的Outlook 2000是一个功能强大的办公软件，它不但能用于处理电子邮件，还能广泛用于日常办公的一些事务处理，如：管理联系人、安排会议，协同工作等。从这期开始，我们将陆续为大家介绍它的一些使用技巧。 　　 邮件篇主要介绍邮件账号建立、邮件账号备份还原、邮件备份还原技巧、Outlook 2000和Foxmail之间邮件交换、邮件过滤管理、邮件签名。 　　#1 1.邮件账号建立 　　 首先打开Outlook 2000，单击“工具”菜单选择“账号”菜单项，然后选择“增加/邮件”菜单项，接着在“显示姓名”框中填写你的用户名，单击“下一步”，在“电子邮件地址”框中填入你的电子邮件地址，单击“下一步”，填入邮件接收服务器和邮件外发服务器地址（可以是域名也可以是IP地址，IP地址速度要快一些），此外邮件接收服务器一定要和你申请的邮件服务商的邮件服务器地址一致，但邮件外发服务器则可以选择在你所在地域最快的一家邮件发送服务器地址。接着，填入账号，注意不要让系统记住密码。然后选择网络连接方式，这样就完成了一个邮件账号的建立。注意，Outlook 2000可以支持多个邮件账号。另外，建好邮件账号后，你还可以继续修改该账号属性。选择该账号，按动“属性”按钮，跳出属性对话框，比如选择“高级”页，你就可以选择“在服务器上保留邮件副本”一项，以备份你的所有邮件了。 　　#1 2.邮件账号备份还原 　　 打开Outlook 2000，选择“工具”菜单，选择“账号”菜单项，选择准备备份的账号，然后选择“导出”，即可把邮件账号备份为一个“*.iaf”文件。注意一次只能备份一个账号。还原的操作类似于账号备份，不再赘述。 　　#1 3.邮件备份还原技巧 　　 账号可以备份还原，邮件自然也可以备份还原，这样就可以保证数据的安全性，同时可以增加交流数据的方便性。选择欲备份邮件，选择“文件”菜单中“另存为”项，选择备份文件类型即可完成邮件备份，不过这种备份一次只能备份一个邮件，效率较低。还原邮件备份只须打开该备份文件即可。这一点，Outlook 2000似乎比国产软件精品Foxmail弱了许多，Foxmail能一次性全部导出备份的邮件。 　　#1 4.Outlook 2000和Foxmail间邮件交换 　　 从Outlook 2000将邮件导入Foxmail：将Outlook 2000邮件文件另存为备份文件（比如*.eml文件）于foxmail\mail\目录中。打开Foxmail，从“文件”菜单中选择导入，弹出对话框，文件类型选*.eml，即可见到要导入的文件，双击打开该文件即可。 　　 从Foxmail将邮件导入Outlook 2000：将Foxmail邮件“导出”，另存为备份文件于某一目录下。双击该文件，Outlook 2000便打开该文件，从“文件”菜单中选拷贝，拷入收件箱即可。 　　#1 5.邮件过滤管理 　　 在垃圾邮件盛行的今天，你肯定会为每天垃圾邮件比你需要的邮件多好几倍而苦恼，既浪费你的Money，又占用了你的时间。为了节约时间，提高工作效率，节省Money，可以使用Outlook 2000的“规则向导”。当然，不用你辛辛苦苦建立规则，微软已经考虑了给你提供备份和还原的功能。此外，对于垃圾邮件和成人邮件Outlook 2000提供了快速处理办法，只须点击“动作/垃圾邮件”菜单即可。 　　#1 6.邮件签名 　　 现在有很多人用电子邮件的方式投稿，这种投稿方式简单快捷，也给报社的编辑带来很多方便。但是很多朋友，特别是刚刚使用电子邮件投稿的朋友，往往忘了给编辑留下联系方法，给编辑们带来诸多不便。其实Outlook 2000就有“自动添加签名”的功能，应用这一个功能，可以很方便快地解决上述问题。 　　 首先，用记事本编辑一个含有签名内容的文本文件，保存在c:\Documents settings\xxUsers\Application Data\Microsoft\Signatures\目录下，取名为sign.txt。文件内容包括：你的姓名，邮政编码、联系地址、联系电话、E-mail地址等，甚至可以加入个人简介。其次，启动Outlook 2000，选择“工具”菜单下的“选项”，选择“邮件格式”页，然后选择“签名选取器”项，然后选择“新建”，选择“用该文件做模板”，按动“选择”按钮，选取刚才建立的“sign.txt”文件，点击“下一步/完成”，再点击两次“确定”，即可完成签名的设置。 　　 这样，以后只要新建邮件，你的签名就会出现在邮件后部，非常方便。修改签名页也很方便，直接用记事本打开sign.txt文件修改即可。