轻松批量打印信封 阿昭 2001年 8期 在函授站工作的妻子，因工作的需要，每星期都要抄写上百个寄给学员的信封，加之学生作业的批改，所以常常忙得顾不上吃饭。作为丈夫，岂能坐视不管。凭着咱对电脑的爱好，让电脑帮忙批量打印点信封该不会是难事吧，好歹本人也有五年的机龄了。 　　 于是请出办公软件──Microsoft Word2000，想想微软的工程师总不会让我失望吧。果不出所料，Microsoft Word2000早已为我们准备好邮件合并功能，可以轻轻松松地帮助我们批量打印信封，各位如有兴趣，请听我慢慢道来。 　　#1 一、准备工作 　　 取一根刻尺，丈量信封的外形尺寸，并记下要填写内容区域的具体位置，这些区域有：收件人邮编框区域、收件人地址区域、收件人姓名区域、寄信人地址区域和寄信人邮编框区域，下文以D1、D2、D3、D4、D5表示。 　　#1 二、大显身手 　　 1. 新建“信封”：启动Microsoft Word2000，程序将默认建立一空白文档，单击“文件”菜单按钮，选择“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，在对话框窗口选择“纸型/自定义大小”，宽度和高度分别填入信封的实际尺寸，如^08050201a^1所示，然后点击确定按钮，完成信封尺寸的设置。点击“文件”按钮，选择“保存”命令，保存该文档，取名为“信封”。 　　 2. 插入“文本框”：单击“插入”菜单按钮，选择“文本框”，复选“横排”，在信封的收件邮编框的实际位置D1处，按住鼠标左键，拖出一条文本框。然后在收件人地址框D2处、收件人姓名框D3处，寄信人地址D4处和寄信人邮编框D5处，依上法各拖出一条文本框，如^08050201b^2所示，各条文本框的长度和宽度的设置可参照下文。 　　 3. 设置“文本框”：单击“格式”菜单按钮，选择“文本框”，进行各个文本框格式设置。其中“文本框的大小”按框架实际长度的需要进行填写，“颜色和线条”选项选“无填充颜色”和“无线条颜色”，以免将填充色、线框打印出来，影响信封的美观，其他选项可以不改动，如^08050201c^3所示。 单击“格式”菜单按钮，选择“字体”，进行各个文本框字体的设置，具体参数可凭个人的喜好而定，我选择“小三号”宋体，需要注意的是收件人、寄信人邮编框字体的对齐方式应选择“分散对齐”，如^08050201d^4所示。 　　 4. 进行“邮件合并”：单击“工具”菜单按钮，选择“邮件合并”功能，弹出“邮件合并帮助器”窗口，“邮件合并帮助器”窗口中已将所需的操作分为三步骤，如^08050201e^5所示。执行第一步操作，单击“主文档”的“创建”按钮，在下拉菜单中点击“套用信函”，然后选择“活动窗口”。如^08050201f^6所示。执行第二步操作，点击“邮件合并帮助器”窗口的数据源“获取数据”按钮，在下拉菜单中选择“建立数据源”，程序会弹出“创建数据源”窗口，按需要添加删除域名后，点击“确定”按钮，在弹出的“另存为”窗口中，取一文件名存档。存档完成后，程序会跳出一提示框：您可以选择“编辑数据源”按钮来给数据源添加数据，或者选择“编辑主文档”按钮来给主文档添加合并域。如^08050201g^7所示。 　　 5. 编辑“数据源”：单击“编辑数据源”按钮，弹出“数据表单”，如^08050201h^8所示。在表单的具体项目中填入相应的数据，选择“新增”按钮，进行数据源添加，如需查看数据可单击“查看数据源”按钮。数据添加无误后，点击“确定”按钮，退出数据源编辑。 　　 6. 查看“合并数据”：回到文档界面，将文字输入光标放到相应的文档框中，然后单击邮件合并图形菜单上“插入合并域”按钮，在下拉选项中选择相应的“文档域”，如^08050201i^9所示。当设置好所有的文档框后，你就可以单击邮件合并图形菜单上“查看合并数据”按钮，查看数据合并后信封的效果了。此时，你还可点击三角形的“下一记录”按钮，逐一显示每个信封，以便核对。 　　 7. 批量打印信封：单击“工具”，选择“邮件合并”，弹出“邮件合并帮助器”，单击“合并”按钮，弹出合并对话框，在对话框“合并到”选项中选择“新建文档”，在“要合并的记录”选项中选定“全部”，并要选择“数据域为空时，不打印空白行”，如^08050201j^10所示，最后按合并按钮，生成一个“装满”信封的文档，开启你的打印机，放入信封，点击“打印”按钮，电脑便会工工整整地抄写你的每个信封，一切不需你劳心。 　　 以后，如有新的联系人，只需将其信息添加到数据库中，一切就OK了。是不是够省力的，有空不妨试试。