财务软件使用点滴 周鸣扬 2001年 17期 财务软件的出现，使日常枯燥的会计核算工作量大大减轻。可是在使用财务软件的过程中，总会出现这样或那样的问题，在这时，即便是计算机专业人员也不敢轻易去修改。因为，一旦财务软件出现崩溃，后果可想而知。因此，正因为财务软件的重要性，使得许多人对它望而却步。其实，有些问题是我们能够自己轻松解决的。本文以用友的财务软件（7.2版）为例，介绍一下日常财务软件使用中的心得。 　　#1 一、新建套账时的注意事项 　　拿到一套软件之后，不要急于去安装和尝试软件的各种功能。首先应该对软件的使用细则有清晰的了解，应了解该财务软件的运作流程。然后，按下列程序进行套账的初始化操作。 　　1.在用友财务软件中，首先应该以管理员的身份新建套账，建账之后不应先去初始化期初余额，更重要的工作是进行财务分工！如果单位上就只有你一个会计，你也得进行财务分工，身兼数职：所有的财务软件都将凭证的录入与审核记账相分离，以便交叉监督。最常见的财务分工方式是分成四人：系统管理员、制单员、审核员、记账员。在以后的使用中，应该按账务核算的分工以不同的身份登录财务软件。 　　2.进行科目设置。在财务分工之后，接着应查看由系统提供的会计科目是否够不满足单位的核算需要，如果不够（准确地说，肯定不够！），还应该添加相关的科目。比如，在核算增值税的过程中，很明显地需要“应交增值税”二级科目甚至三级科目，但你在系统提供的会计科目中找不到，此时应进入“会计科目”模块，进行科目的添加工作，在添加的过程中，应该注意对科目编码的设置。如果是二级科目，该科目的前三位编码一定要设成对应的一级科目的代码。应该知道的是，用友财务软件对科目的管理是以科目编码为依据的，如果科目编码设置错误的话，后患无穷！而且，科目只要设定好了，它也不能被删掉！ 　　3.进行期初余额的设定。如果你新建套账的启用日期是在年份中间，在录入期初余额时，不能在“年初余额”栏目中输入，这样做是徒劳的。我就曾因为该问题一直怀疑是否有软件故障。正确的方法是在“期初余额”栏目中输入。在进行期初余额录入时，一定要注意数据的准确性，因为，这些期初数据一旦发生作用时，你是无论如何也不可能去修改的！ 　　#1 二、日常核算过程中的注意事项 　　用财务软件进行日常的会计核算，有时会遇到自找麻烦的事，手工处理中很简单的事情，在计算机上你却束手无策！常见的问题如下： 　　1.不能进行凭证录入。刚使用用友软件时，你首先会进入“凭证处理模块”，进行凭证的录入，但往往你都不会成功。原因是你未对凭证进行“凭证类别”（也就是常见的“收字、转字、付字”）设定，解决方法很简单，进入“凭证类别”进行设定即可。 　　2.录入的凭证无法登账。当你辛辛苦苦地录完凭证之后，在进行记账操作时，你很可能会发现系统可供记账的凭证是空白的，为什么？这里，就不得不提到核算的过程了。在用友的财务软件中，基本的核算过程是：凭证录入->凭证审核->凭证录账，这个基本程序是不可不知的。另外，根据交叉监督的原则，在凭证录入时你是不可能同时进行凭证审核、记账的，你（或者其他人）必须以不同的身份再次重新登录，才能够进行审核、记账操作。 　　#1 三、套账之间数据共享问题 　　在日常工作中，用一套软件进行多套账务的核算是很正常的。于是，这里我们会遇到一些信息重用的问题，比如，总公司和分公司分别核算，用到的会计科目大都相同，如果这两套账都是由一人核算的，那么会计科目的“助记码”都是一致的。在新建第二套账时，如何将第一套账中会计科目信息为第二套账所用，总不可能再依次输入吧？用友的财务软件中为我们提供的相应的解决的方案。进入用友财务软件的“用友账务（工具）”辅助程序，选择科目复制即可。应该注意的是，能够进行科目复制的前提是两套账的科目编码规则应该是一致的，否则，复制操作无法完成。 　　#1 四、编制财务报表的问题 　　“UFO报表”程序是用来对由用友账务产生的账务资料进行再加工的辅助软件。它能够将已有的账务资料进行处理，生成各种财务报表。在实际使用中最容易出一些简单而又最不容易发觉的问题，主要表现在：无法生成报表，但你又无法得到出错信息！进行报表生成时，正确的程序是： 　　1.在文件菜单中选择“新建”操作。 　　2.在文件菜单中选择“账务路径”，这是最关键的一步！比如你在财务软件是安装在D：\UFSOFT72下面，假设已建一套编号的001的套账，那么，在设定账务路径时，你就不能够将账务路径设为D：\UFSOFT72\ZT001，这样做是错误的。UFO中的“账务路径”，是指系统文件ZWSET.MDB的存放路径，有了这点认识，你才能够顺利地进行报表处理。 　　在编制财务报表时，你可能有这种体会，明明你的账务处理没问题，但是由UFO生成的资产负债表总是不平。这时，首先你应检查在“所有者权益”栏中每个项目的公式是否与你的会计核算相一致，最常见的问题是UFO软件对“未分配利润”的计算和对“盈余公积”的处理与你的核算方法有冲突（如：对“本年利润”采用“表结法”还是“账结法”的不同处理，都会影响对未分配利润的计算）。