用Word制作调资审批表

石德浩 
2001年 46期

　　现在机关、事业单位大多还是在执行国家规定的工资标准。1993年工资改革后，每两年调一次工资，两年之间有时还要调整工资标准、津贴标准等，基本上年年都有工资项目的变动。每动一次，都要填表审批后进档案。而表的内容不外乎：姓名、性别、出生年月、工作时间、职务等等（^46050601a^）。每次填表都要做这些重复劳动。假如单位人员不多还好办，而对于有几百上千号人的单位来说，这个量大事烦的工作太耗时耗力。
　　　　笔者从事劳动工资工作多年，一直想找一个省事的办法。后来通过摸索，发现利用Word可以轻松解决档案工资数据管理和调资审批表的打印问题。不敢独美，介绍出来供从事劳资工作的同行参考。
　　　　这个方法是先根据表格的大小、样式建立一个主文档，然后再建一个数据文档，存入所有职工的个人信息，将数据合并到主文档中以后，就可以在人事部门统一印发的表格上打印职工调资表了。下一次再调工资时，只需要在数据文档中将要变动的工资数据和其它需变动的项目修改一下就可以了。这样就免去了许多不必要的重复劳动。具体实现的步骤如下：
　　#1　　一、建立主文档
　　#2　　1.建立文档
　　　　启动Word，新建一个文档，在“文件”菜单中选择“页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中，根据表格的大小选择适当的纸型（一般这种表格的尺寸为：19cm×27cm，选“自定义大小”，输入相应数字即可）。
　　#2　　2.插入“文本框”
　　　　单击“插入”菜单，选择“文本框”，复选级联菜单“横排”，然后在文档页面的相应位置拖出文本框。如此依次拖出所需的全部文本框（也可以先拖出一个文本框，然后用鼠标左键点中它，再按住Ctrl键拖动鼠标进行复制）。工资项目有多项，我们只要在所需要的项目位置上插入文本框即可（^46050601b^）。
　　#2　　3.设置“文本框”格式
　　　　选中文本框，点击“格式”菜单，选择“文本框”项，在弹出的“设置文本框格式”窗口中，先在“颜色与线条”标签页内将“填充-颜色”设为“无填充颜色”，为了后面调整“文本框”的方便，暂时不要改变“线条-颜色”的默认值，等到最后全部调整结束后，再将“线条-颜色”设置为“无线条颜色”。
　　　　点选“大小”标签，在实物表中量出实际需要的文本框的大小尺寸，分别填入“高度”与“宽度”栏内。
　　　　在“文本框”标签页内将所有内部边距都设为“0”。
　　　　再点选“版式”标签，在“水平对齐方式”中选“其他方式”。
　　　　接着点击“高级”按钮，打开“高级版式”窗口，在“图片位置”标签页中，“水平对齐”与“垂直对齐”选项下，都选择“绝对位置”，并将其下的选项选择为“页面”。在实物表格中量出文本框左边框到纸张左边的距离和上边框到纸张顶边的距离，然后分别填入“左侧”和“下侧”栏内。这两个数据要准确，否则，到时候打印不到表格的正确位置。
　　　　按“确定”关闭窗口，然后将光标插入到文本中，再点击菜单按钮“格式”，复选“字体”，在弹出的对话框中对字体、字号进行设置。
　　　　如此，依次对所有“文本框”进行设置。
　　　　所有“文本框”设置完成后，将文件取名保存。至此，主文档建立完毕。
　　#1　　二、建立数据文档
　　#2　　1.创建数据源文档
　　　　在主文档窗口单击“工具”菜单按钮，选“邮件合并”，在弹出的“邮件合并帮助器”对话框中单击“创建”按钮，在下拉菜单中选择“套用信函”项，再在弹出的对话框中点击“活动窗口”按钮。
　　　　点击“邮件合并帮助器”窗口中的“获取数据”按钮，在下拉菜单中选择“建立数据源”。在随之弹出的“创建数据源”窗口中，将除“姓名”以外的其它如“单位、邮政编码”等域名全部删除，然后根据自己的需要，依次添加“性别、出生年月、文化程度、现任职务、参加工作时间……”等域名。表中有些项目本单位不须填写的（如“教、护龄”等），可以不添加此域名。域名的排列位置可按右侧的“移动”箭头进行调整（^46050601c^）。
　　　　完成后按“确定”，在弹出的“另存为”对话框中，将文件取名保存。
　　#2　　2.编辑数据源
　　　　完成存档后在弹出的对话框中按“编辑数据源”按钮，在弹出的“数据表单”窗口中，依次输入职工的姓名及其他信息，如图（^46050601d^）。
　　　　输完一个职工的信息后，按“新增”按钮，接着输入下一职工的信息。全部职工的信息输入完毕并核对无误后，按“确定”退出数据源编辑，回到主文档界面。至此数据文档建立完毕。
　　#1　　三、合并与打印
　　#2　　1.插入合并域
　　　　将光标插入第一个文本框中的文字输入点，点击“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”按钮（此时如果“邮件合并”工具栏还未打开的话，可以将鼠标指针放在工具栏上单击右键，选择下拉菜单中的“邮件合并”即可），在下拉菜单中点选“姓名”（^46050601e^）。
　　　　这时文本框中便出现：“《姓名》”字样。依次插入全部需合并的文档域。
　　　　在内容固定的文本框内可直接输入相应的文字（^46050601f^）。
　　#2　　2.查看合并数据
　　　　按下邮件合并工具栏中的“查看合并数据”按钮（左起第三个按钮），这时就可以看到数据合并后的效果了。如果发现问题或对字体的大小、样式不满意时，可再进行调整。
　　　　为了打印时不将文本框的边框打印出来，此时可以将所有“文本框”的线条颜色设置为“无线条颜色”，如图（^46050601g^）。
　　#2　　3.打印调资表
　　　　用一张空白表试打一张看看，如果位置打印得不准确，可以返回到文档界面再进行调整，直到位置准确为止。接着就可以正式打印了。
　　　　打印时有两种方法可用：一种是按“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，在弹出的“合并”对话框中，将“合并到”项选“新建文档”，“要合并的记录”选“全部”，“合并记录”选“数据为空时，不打印空白域”。然后按“合并”按钮，这时便生成一个名为“套用信函”的文档，所有职工的调资表全部在其中了。打印该文档就可以将全部表格打印出来。此方法的优点是：连续打印，操作方便。
　　　　另一种方法是按下“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，当文档显示如图7结果时，直接按下工具栏上的打印按钮，即可打印当前页了。当前页打印完成后，按邮件合并工具栏上的“下一记录”按钮，再继续打印以下的表格。该方法的优点是：打印过程中如发现问题，可及时返回修改，灵活性较强。
　　　　最后的打印结果如图（^46050601h^）。
　　　　以后再调资，只需要打开“数据源”文件，将少数需要变动的数据修改一下就可以了，其他信息不用变动，这就省却了许多不必要的重复劳动。
　　　　如果你对Excel熟悉的话，也可以用Excel将职工信息制成表格作为数据源，在“邮件合并帮助器”窗口中按“获取数据”按钮，选择“打开数据源”项，在弹出的对话框中选择你所建立的Excel文档，然后再按前面相同的方法插入合并域，同样可以达到目的。
　　　　利用Excel的自动填充、自动计算等功能，修改维护起来更方便快捷。所以，最好利用Excel工作表建立“数据源”，这样使用起来更省事。
　　　　如果你的表格样式与文中所举样式不一样，只需要改变“文本框”的大小与位置就行了，其他原理是一样的。
　　
　　 
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