用Word创办班刊 顾鹏尧 宋文奇 2001年 11期 前言：笔者是一所中等师范学校的教师，师范学校对学生的能力要求比较高，除了跟高中一样的基础学科之外，更注重教师基本功训练和能力的培养，对学生的要求已经在过去的老三件“音、体、美”的基础上增加了“外语、电脑、网络”等内容。其中几个同学自办的《电脑天地──初学者之友》班刊杂志通过一个学期的努力已从最初的50份（均为免费赠送）发展到了现在的400份（每份定价1.50元），而且这个数字还在不断地发展，这在一个只有千人左右的学校里几乎可以说是一个奇迹！而在这个过程中，是《电脑报》给了他们最大的帮助！怀着成功的喜悦和丰实的收入、带着更大的信心和动力，他们在不断地努力着……。这次特别约请其负责人宋文奇对他们的实践经验进行了总结，经过笔者修改，撰成本文。 　　 字处理软件Word 97/2000在业余编辑排版领域的地位人所共知，用它来编排报刊杂志，方法简单、容易上手，效果又可以和专业排版软件媲美，同时还可以直接出片印刷，非常方便。下面笔者从应用Word进行编辑排版实践中的一些心得体会来谈谈创办班刊的具体过程。 　　#1 第一步：页面设置 　　 一本杂志一般是16开的，但考虑到学校里的油印机比较容易印刷8开蜡纸，常见的打印机Epson LQ-1600K也很适合打印8开蜡纸，所以设置页面时“纸型”采用自定义大小，长37cm，宽27cm（8开纸大小），“页边距”上下设置为2.2、左右设置为2.5（因为上下需设置页眉和页脚，左右需进行装订），在“版式”的页眉和页脚中选择“首页不同”（首页是封面，无需页眉和页脚）。接下来通过“格式”菜单对页面进行分栏，一般设置为两栏，宽度和间距分别为40个字符和6个字符（间距大小就是中缝的宽度，因为是左右装订，故不必太大），你也可以在页面中直接用鼠标拖动进行更改。不同的装订方法所需页面的边距有所不同，要根据实际情况进行变动。页眉可以采用杂志名称，页码一般放在页脚中。这里最难处理的是页码，因为页面是由8开纸分栏而成的，这样每一个自然页就有两个逻辑页，需要两个页码，这两个逻辑页码不能像普通页码那样设置，所以必须先搞清它们和自然页码之间的关系。这里以8张8开纸为例，关系是这样的：除去首页，七个自然页与逻辑页的情况对照图如^11050602a^1，如自然页码记为n（n从2到8），则逻辑页码分别为2n-3和2n-2，用“PAGE”（页码）域代替n，就可以得到最终的逻辑页码，方法如下： 　　 1.单击“视图”菜单，选择“页眉和页脚”项，出现输入页眉和页脚的界面； 　　 2.输入页眉，此处选择“文件名”，本例中出现的是杂志名称“电脑天地”，然后转换到页脚； 　　 3.插入一个页码，比如1（请注意这个“1”是Word中的一个“PAGE域”即页码域），然后右击此页码，在快捷菜单中选择切换域代码，此时页码变为{PAGE /* MERGEFORMAT}，将光标移入其中，改为{=2{PAGE}-3/*MERGEFORMAT}，再复制一个放到右边一栏中并将它改为{=2{PAGE}-2 /*MERGEFORMAT}，分别放置于两栏页脚中合适的地方，再次切换域代码即可。这里要注意的是“域”两边的花括号必须用组合键“Ctrl+F9”来插入，否则Word不认为是“域”，另外不同的装订方法会使页码有所不同，要根据不同的情况对公式进行相应的变换。 　　#1 第二步：标题设置 　　 一份杂志总有若干个不同的栏目，参照《电脑报》等报刊我们为《电脑天地》一共设置了六个栏目，分别是特约专稿、初学者之友、Windows技巧、Office之窗、网络大海洋和多媒体世界，每个栏目下又有若干文章，所以需设置两级标题，它们的格式是从头至尾统一不变的，如字体、字号、位置、边框等，分别为它们设置好样式，以保证统一性，同时又还可以方便后面提取目录的操作。 　　 这两级标题的名称和具体格式要求分别如下表：（^11050602c^） 　　 下面以“标题1”为例介绍具体的操作过程：单击“格式”菜单，选择其中的“样式”项，出现样式设置图（^11050602b^2），在图中左边的“样式”小窗口中选择“标题1”，单击“更改”按钮，然后对其“格式”中的“字体、段落、边框、序号”等项目分别按上面表格中的要求进行设置，最后设定其快捷键Alt+1，“标题2”可用同样的方法进行设定。 　　#1 第三步：其他设置 　　#2 1.设置插图的自动编号 　　 单击“插入”菜单，选择其中的“题注”项，在随后出现的对话框中，选择“图”标签，然后单击“自动插入题注”按钮，出现一对话框，选择需要自动编号的图片格式，一般选中Adobe Photoshop Image、BMP图像、Microsoft Word图片和画笔图片等，再单击“编号”按钮可以对编号的格式、是否包含章节号、起始样式和分隔符等进行设置。“题注”的具体字体、字号和快捷键等内容的设置同样是在“样式”中进行的。步骤基本与第二步中标题的设置相同，只是选择的基准样式是“题注”。然后对它一一进行修改，“题注”的具体格式要求可以设置为：小五号宋体、居中、段前0磅、段后6磅、后续段落格式为正文首行缩进、快捷键“Alt+3”。 　　#2 2.设置自动图文集词条 　　 把杂志的专用标志及用于美化的常用标志和工作人员、印数、价格、联系地址、E-Mail等基本不变的内容分别设置成自动图文集词条，以杂志的专用标志为例（当然你得先设计好杂志的专用标志，可以用电脑设计也可以用扫描图再加以适当修改所得），具体方法如下：先把已经设计好的专用标志插入到合适的地方，按要求调整好，然后选中它，单击“插入”菜单中的“自动图文集──新建”项（或直接按“Alt+F3”），输入词条名称如“BZ”，单击“确定”按钮即可，以后需要使用时只需输入BZ后按F3键即可输入杂志的专用标志。 　　#2 3.设置专用工具栏 　　 为了方便使用，须为杂志编辑设置专用工具栏，并将前面设置的各级标题、自动图文集词条等做成一个个按钮放到此工具栏上，具体方法如下：单击“工具”菜单中的“自定义”选项或在菜单栏或工具栏上右击鼠标，选择其中的“自定义”项；在随后出现的窗口中选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，创建“杂志”工具栏；然后选择“命令”选项卡，在“保存于”栏中选择当前的文档，接着在左边的“类别”栏中找到“自动图文集”和“样式”两项，把其中的自动图文集词条如“BZ”等和样式中的“标题1、2”等一一拖放到“杂志”工具栏中，用鼠标右击拖出来的按钮，还可以根据需要修改按钮的名称，本例中“BZ”可以改成“专用标志”，最后单击“关闭”按钮。新建工具栏和按钮的使用方法与其他工具栏和按钮完全一样，这里不再详述。 　　#2 4.美化完善 　　 这个步骤最富个性化，在这一步中你可以添加一些图片、艺术字、分隔符、手工签名等等（当然每一期都会有一些不同的内容，需在后面第四步之录入编辑后再进行），这里不再一一详述。 　　 完成上述工作后，需把它保存成模板文档，如“电脑天地.dot”，以后每期杂志的编辑都可以使用此模板。这样既可以保持杂志形象的一贯性，又可以不断地修改完善，并且省时省力，给编辑工作带来了极大的方便。 　　#1 第四步：录入编辑 　　 每编辑出版一期新杂志，都可以打开前面保存的“电脑天地.dot”模板，输入各部分内容后，再进行排版，格式化后再进行美化完善。 　　#1 第五步：提取目录 　　 Word可以自动生成目录：前面我们已经定义了两级标题，现在Word就可以随时生成整本杂志的目录了。把光标移到要放置目录的地方，单击“插入”菜单，选择“索引和目录”选项，在随后出现的图中选取“目录”选项卡，然后在“格式”窗口中选择目录的样式，在“显示级别”窗口中设定显示的总层数，另外还可以设定是否显示“页码”及页码对齐的格式，并选择合适的“制表符前导符”，单击“确定”按钮，Word随即进行自动搜索，把符合要求的标题级别的内容集合到一起，生成一份带超级链接的目录。 　　 在实际操作中，我们采用了“正式”格式，显示级别为“2”，显示页码并使其右对齐，制表符前导符选择“虚线”，得到了一份很漂亮的目录。 　　 这里要特别提出注意的有以下两点： 　　 （1）提取目录后再对杂志进行修改的话，必需更新目录，此时可以移动鼠标至“目录”处，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，单击“更新域”，出现更新域的对话框，选择“全部更新”，再单击“确定”即可。 　　 （2）自动提取的目录，可能在字体、字号、及页码上，有一些不满意的地方，因为是8开纸分栏而成，页码的对应肯定不对，需要进行人工的修改，但由于目录的实质是一个带超级链接功能的“域”，这给人工修改带来了很大的不便，此时可通过按下“Ctrl+Shift+F9”或“Ctrl+6”组合键来断开“域”的链接，从而实现对目录人工修改的要求。但是，在断开链接之后，目录就不会再自动更新了，所以，人工修改目录这一步一定要放到最后来做。 　　#1 第六步：付印发行 　　 在经过了上述一系列操作之后，杂志的排版基本工作已经完成，最后要做的是打印样稿，校对修正，然后打印出蜡纸、付印、装订……一份杂志已经“新鲜出炉”，只待销售发行了。 　　 以上是我们的实践历程，当然，在每一次不同的具体过程中，都可能会出现一些本文无法包含的内容，欢迎大家发EMAIL至dodobao@126.com共同探讨，并提出宝贵意见。