用Office 2000搭建邮购管理系统

张迎新 
2001年 45期

　　如今的市场竞争日益激烈，服务成为争取客户的重要手段，邮购是其中不可或缺的内容。对一个邮购管理系统来说，客户数据管理和打印是必备的功能。如果邮购客户的信息量不大，使用数据库有点“大材小用”。Excel 2000具有强大的数据管理功能，它的使用比数据库简单而且灵活。Word 2000则以打印输出见长，是制作邮寄标签和信封的利器。如果将两者的长处结合起来，无须编写任何程序，就可以搭建一个实用的邮购管理系统。
　　#1　　建立邮购数据表
　　#2　　1.数据表设计
　　　　运行Excel 2000打开一个空白工作表，首行各单元格输入数据字段（即列标题），如“收款日期”、“收款金额”、“邮编”、“客户地址”等等（^45050601a^1）。它们不仅可以说明Excel数据的内容，更是Word 2000识别和调用数据的依据。保存后的工作表作为Word 2000的数据源，用户可以根据需要随时增加新字段。
　　#2　　2.数据输入
　　　　自邮购数据表的第二行开始，依次输入邮购客户的有关数据。如果数据表中的字段数量较多，输入时需要左右滚动页面。此时使用Excel 2000记录单要方便些，它的使用方法是:选中需要输入数据的空白单元格（如图1中的A2），单击“数据”菜单下的“记录单”命令，即可打开^45050601b^2所示对话框。输入过程中按Tab键切换输入字段。一条记录输入完成后，单击“新建”按钮或按“Alt+W”，当前记录就被添加到工作表数据行的末尾。
　　　　数据输入完成后，以“邮购工作表”之类的文件名保存，并将Excel 2000关闭等待调用。至于邮购数据的查询、统计等工作，不是本文介绍的内容，请大家参考有关的书籍。
　　#1　　利用数据表批量打印信封
　　　　批量打印信封利用Word 2000的邮件合并功能完成，具体操作步骤如下:
　　#2　　1.打开数据源
　　　　新建一个空白文档，选择Word 2000“工具”菜单下的“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框。单击其中的“创建”按钮，选择下拉列表中的“信封”命令，在弹出的对话框中单击“活动窗口”。
　　　　接着单击“邮件合并帮助器”对话框中的“获取数据”按钮，选择下拉列表中的“打开数据源”命令，在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“邮购工作表”，选中后单击“打开”按钮。连续两次回车，即可弹出“信封选项”对话框（^45050601c^3）。
　　#2　　2.设置信封
　　　　图3中的“打印选项”供用户选择不同的进纸方式（共有6种）。而在“信封选项”中，你可以打开“信封尺寸”下拉列表，选择其中提供的各种信封（当然可以自定义），选择好了信封可以在对话框中预览。如果单击“收信人地址”或“寄信人地址”下的“字体”按钮，可以分别设置两者的字体、字号等属性。同时，你也可以调整这两个地址与信封左边和上边的距离。
　　　　信封选择完成后“确定”，即可弹出“信封地址”对话框。用户可以在其中添加合并域，为了使格式设置更加方便。我们不采用直接添加合并域的方法，而是单击“确定”按钮打开空白信封页面。
　　#2　　3.添加合并域
　　　　打开的空白信封页面有灰色回车符标明的插入点，你只要用鼠标单击，就可以在该位置插入合并域。方法是:打开“邮件合并”工具栏中的“插入合并域”菜单（^45050601d^4），选择其中的某条命令（如“邮编”），将对应的合并域插入页面上的插入点。按照相同方法重复操作，就可以将所有合并域插入信封。如果你需要调整已插入合并域的格式，如对齐、字号和字体等。只要将它们选中，就可以像普通文字那样使用“格式”工具进行设置。
　　　　以上工作完成后，如果你想查看具体效果。只要将“邮件合并”工具栏中的“查看合并数据”按钮按下，就可以在信封页面上看到显示的信息。
　　#2　　4.合并选定数据
　　　　如果你对查看的具体效果比较满意，就可以合并数据源中的选定数据了。你只要单击“邮件合并”工具栏中的“合并选项”按钮，就可以弹出“合并”对话框（^45050601e^5），让你选择合并数据的范围。如果你要打印工作表中所有客户的信封，可以选中“要合并记录”下的“全部”；如果只想打印工作表中部分客户的信封，可以选中“要合并记录”下的“从、到”，然后在输入框中填写工作表记录的起止行标号。
　　　　数据合并范围选定后，单击图5中的“合并”按钮，Word 2000就会打开一个新窗口生成选定客户的全部信封。接下来你可以将它们存盘供今后使用，也可以直接进行打印。至此，信封打印工作完成。
　　#1　　利用数据表制作邮购标签
　　　　制作邮购标签的方法与制作信封很相似，以下仅将不同的地方简单介绍如下:
　　#2　　1.打开数据源
　　　　标签数据源的打开方法与上面的介绍基本相同，只是你要选择“邮件合并帮助器”对话框“创建”下拉列表中的“邮政标签”命令，连续两次回车后打开“标签选项”对话框（^45050601f^6）。
　　#2　　2.选择标签
　　　　图6的“产品编号”下提供了某种纸张的不同规格标签，所选标签的具体信息显示在右下角的“标签信息”栏内。你可以打开“标签产品”下拉列表，然后在“产品编号”框内寻找你需要的标签。如果你找不到合适的内置标签，可以单击“新建标签”按钮，在^45050601g^7所示的对话框中自行建立。对话框中提供的可选参数很多，修改的结果也能立刻看到，用户很容易掌握它的使用方法。
　　#2　　3.添加合并域
　　　　如果你在图6中选中标签并“确定”，就可以打开“创建标签”对话框。鼠标在“示范标签”框内单击，然后单击“插入合并域”按钮打开菜单（图4），选择其中需要的命令单击，就可以将合并域插入“示范标签”框。敲回车后执行相同操作，可以将合并域插入新行，否则多个合并域放在一行。但是，^45050601h^8中调整合并域格式比较麻烦，你只能用加空格的方法改变域的位置。如果需要精确调整字体、字号等，应当在下一步解决。
　　#2　　4.合并选定数据
　　　　单击图8中的“确定”按钮，就会回到“邮件合并帮助器”。你只要单击其中的“合并”按钮，“合并”对话框（图5）就会再次弹出。你只要按上面的介绍选择其中的项目，单击“确定”按钮，就可以在当前窗口中看到带有合并域的标签。同时打开一个新的Word 2000窗口，在其中生成所有标签。
　　　　如果你想调整标签的格式，可以按普通文本的方法对合并域进行操作。如果你能合理选中要操作的对象，修改的速度还是比较快的。至于最终生成的标签文件，你可以像信封那样存盘或直接打印。
　　　　需要说明的是:邮件合并的本质是Word 2000的数据调用功能，它可以使用Excel、DBASE等多种数据源。运用本文介绍的方法，可以将Word 2000作为数据库输出工具，打印出美观大方的各种报表。
　　
　　 
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