用MS Office提高工作效率的三个途径 张翼 2001年 20期 MS Office是我们最常用的办公软件之一，我们在使用它的时候，如果能提高工作效率，就能在相同时间完成更多更好的工作，这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要。本文要讨论的正是如何用MS Office提高日常办公效率的问题。 　　#1典型办公环境的工作任务 　　尽管公司机构的业务、规模和管理千差万别，但是在典型的办公环境的工作中，主要可以概括为以下几个方面： 　　● 文字处理：各种报告、公文、信件等文档。 　　● 数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析。 　　● 个人信息管理：联系人、通信、日程等。 　　在不同的环境下，办公可能还包括数据库处理和网页制作。所有这些工作，都可以通过最流行的办公套件MS Office来完成。MS Office不仅功能强大，而且为提高办公效率提供了多种途径。 　　途径之一：模板、样式和自动编号 　　在进行文字处理时，最可能影响效率的问题是：重复输入、格式设置和编号问题。针对这些问题，Word为用户提供了模板、样式和自动编号。 　　对于同一类的文档，会有很多相同的内容，如发文的字号和收文单位。为了避免重复输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时，建立基于此模板的文档，就只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部分则由Word替你完成（Word的默认模板是Normal.dot）。模板不仅可以记录内容，也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文集和样式等。通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息。模板的制作非常简单，通常只要把一个普通的文档保存成模板即可。通过“文件”菜单的“新建”命令即可建立基于选定模板的文档。 　　Excel同样具有模板，处理方式也类似于Word（Excel的默认模板是Personal.xls，又称个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的）。而在PowerPoint中，则是通过母板、设计模板、版式和配色方案共同来实现类似功能的（这些功能的目的是为了保持格式的一致性）。 　　在处理文档时，格式设置也是一件颇费精力的事，一些机构对于内部文档的格式有着严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。通过格式菜单中的样式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式（格式刷也是快速应用格式的方法，但无法将格式记录下来，且不如应用样式方便），而且可以应用到其它文档。 　　在文档中，如果出现3个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题外，还会出现二级标题和三级标题编号（Word共提供了9级标题）。为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时引用上级标题编号（又称法律条文编号，形如1，1.1，1.1.）。此外，文档中还可能会有图表编号，并且在正文中引用这些编号。 　　如果所有这些编号都是手工输入的，编号可能会成为一个最令人头疼的问题。一旦标题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用Word所提供的多级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。 　　#1途径之二：填充柄 　　Excel中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充柄上时，鼠标形状会由空心十字变为实心十字。不要小看填充柄，它好比魔术师手中的魔棒，也是提高效率的最有力武器之一。很多人都知道，拖动填充可以自动填充1，2，3……星期一，星期二，星期三……等序列。用户还可以自定义序列，以完成自动填充。 　　除了简单的自动填充外，填充柄的自动填充还可以完成复杂的填充。按住右键拖动填充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、以序列方式填充、仅填充格式、以值填充；如果填充的内容为日期，则可以以天数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。例如，输入某个月末日期，通过右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，遇到闰年2月还会自动填充2月29日。 　　公式的输入更是离不开填充柄，只要输入一个公式，拖动填充柄即可完成公式的复制（对于大块区域的输入，亦可采用快捷键“Ctrl+Enter”）。默认情况下，公式采用的是相对引用，这意味着相同的公式只须输入一次。如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试试双击填充柄，结果一定会让人看得目瞪口呆。 　　#1途径之三：个性化设计 　　MS Office功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。而且每次新产品推出，总要增加很多新功能。微软公司经过多年的研究分析也发现，在Office的用户中，很多用户只使用了很少部分的功能。 　　为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft Office设计了个性化菜单和工具栏。菜单和工具栏只显示最常用的功能，其它功能可通过扩展按钮打开，并为凹下状。一旦这些菜单命令或按钮被使用，则会自动变化为常用状态。而长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去（如^20050601a^）。 　　经过一段时间，系统的菜单和工具栏就将以你的使用方式出现。让你集中精力，快速找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类似的功能在常用文件的历史记录和常用函数等方面也有体现。 　　MS Office是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，这也是微软将其Office称作“今日效率之源”的重要原因。