用Excel实现进销存自动统计

钟爱军 
2001年 36期

　　随着电脑的普及应用，每一台电脑都可以灵活方便地安装使用Excel软件。而除财会部门外，其他部门的电脑都去装上专门的财务、商务软件肯定是不现实的。在日常的业务核算、统计核算和会计核算三大核算工作中，相当多的工作人员还在依赖手工方式。面对在手工下的各种大量而又十分繁琐的费时费力又费神的数据查找、登记、计算、汇总工作，除利用财务、商务软件解决外，利用Excel去解决这些问题，其实是一件十分方便且轻松的事情。本文以任务驱动的方式，引导读者在完成任务的过程中掌握相应的操作技能。
　　#1　　目标任务
　　　　在一个工作簿中分别制作一个“进货”工作表、一个“销售”工作表和一个“进销存自动统计”工作表，设置好相应的公式和条件格式。
　　　　每当发生进货或销售业务而在“进货”工作表或在“销售”工作表中输入进货业务或销售业务数据时，“进销存自动统计”表中便自动计算出每一种商品的当前总进货量、当前总销售量和当前库存量。
　　　　当库存量超过或低于规定的“报警线”时，能进行特殊显示，以示警告。
　　#1　　操作要点及注意事项
　　　　Excel表格的制作，Excel工作表函数公式的运用，条件格式的运用。
　　　　本文所述操作在Excel 97和Excel 2000下运行测试通过。
　　　　除汉字外，Excel公式中的所有字符，都必须在英文（En）状态下输入。
　　#1　　方法与步骤
　　#2　　（一）新建工作簿
　　　　1．单击“开始”菜单，在弹出的开始菜单项中单击“新建office文档”，出现“新建office文档”对话框窗口。
　　　　2．“新建office文档”对话框窗口中的“常用”活页夹中，双击“空工作簿”，出现名为“Book1”的空工作簿。
　　　　3．将“Book1”保存为“进销存自动统计系统．xls”。
　　#2　　（二）定义工作表名称及数据
　　　　1．双击“Sheet1”工作表标签，输入“进货”后按【Enter】键。
　　　　2．双击“Sheet2”工作表标签，输入“销售”后按【Enter】键。
　　　　3．双击“Sheet3”工作表标签，输入“进销存自动统计”后按【Enter】键。
　　　　4．选择“进货”工作表，输入标题（进货日期、商品名称、进货数量）和相应各项数据。
　　　　限于篇幅，以及仅为说明问题起见，这里只列举甲、乙、丙三种商品（表1^36050601a^）。
　　　　5．选择“销售”工作表，输入标题（销售日期、销售去向、商品名称、销售数量）和相应各项数据（表2^36050601b^）。
　　　　6．选择“进销存自动统计”工作表，在第一行中分别输入标题内容：商品名称、当前总进货量、当前总销售量、当前库存量（表3^36050601c^）。
　　#2　　（三）定义公式
　　　　1．在“进销存自动统计”工作表中选择B2单元格，输入“=SUMIF（进货！B：B，"甲"，进货！C：C）”，按【Enter】键。
　　　　2．向下拖动B2单元格右下方的黑点至B4单元格，进行公式复制的操作。
　　　　3．选择B3单元格，按F2键，修改公式中的“甲”为“乙”，同样，修改B4单元格公式中的“甲”为“丙”。如果有更多的商品，依此类推，直至修改完毕为止。注意，从公式定义可以看出，此例中的单元格相加求和的条件依据是商品名称：甲、乙、丙。
　　　　4．选定B2至B4单元格，向右拖动B4单元格右下方的黑点至C列，进行公式的复制操作。
　　　　5．选择C2单元格，按F2键，将公式中的“进货”修改为“销售”，同样，再分别修改C3、C4单元格公式中的“进货”为“销售”。如果有更多的单元格需要定义公式，依此类推，直至修改完毕为止。
　　　　6．选定D2单元格，输入“=B2-C2”，按【Enter】键。
　　　　7．向下拖动D2单元格右下方的黑点至D4单元格（如果有更多的，一直向下拖动到最后一个单元格即可），完成公式的复制工作。
　　#2　　（四）库存报警（字符突出显示）设置
　　　　1．单击D列的列标，然后选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。
　　　　2．在打开的“条件格式”对话框中，在“条件1”区域中进行最高库存量报警的突出显示设置：
　　　　首先，从左到右，分别选定“单元格数值”（Excel97中是“单元格数值为”）、“大于或等于”，并输入一个合适的最高库存量报警线数字。
　　　　然后，单击“格式”按钮，在打开的对话框中设置颜色为“红色”，字形为“加粗”。
　　　　最后按“确定”按钮，完成库存一旦超高即报警的突出显示设置。
　　　　3．在“条件格式”对话框中，单击“添加”按钮，随即便会增加一个“条件2”区域。
　　　　在“条件2”区域中进行最低库存量报警的突出显示设置：
　　　　首先，从左到右，分别选定“单元格数值”、“小于或等于”，并输入一个合适的最低库存量报警线数字（比如，输入1，表示当库存只剩一件或没有时，突出警示）。
　　　　然后单击“格式”按钮，再在打开的对话框中设置颜色为“蓝色”，字形为“加粗”。
　　　　最后按“确定”按钮，即完成库存超低的报警突出显示设置。
　　#2　　（五）日常应用
　　　　1．平时，每次只要在“进货”工作表和“销售”工作表中输入实际发生的进货或销售数据，“进销存自动统计”表中便会自动得到当前的总进货量、当前的总销售量以及当前库存量。同时，当库存量超过或低于报警线数字时，就会以红色或蓝色并加粗字符来突出显示。
　　　　2．购入“进货”工作表中没有的新货时，需要按照上面所述方法在“进货”工作表和“进销存自动统计”工作表中增设相应的商品名称及其取数公式，公式设置还是按照前面所描述的方法，采取复制加修改的方法最快捷。
　　#1　　结束语
　　　　本文提供和介绍了利用Excel实现有关进销存业务自动统计的一种基本思路和基本做法，其中重点是公式和条件格式的运用。至于商品进销存业务中的“商品编号”、“业务摘要” 、“单价”、“金额”以及“备注”等，可根据各自需要在工作表中进行相应设置；也可以对举例中的数据项标题名称进行更改；还可以对公式中单元格相加求和的条件依据进行更改，比如，“商品名称”变为“商品编号”。
　　
　　 
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