用Excel XP轻松输入成绩 王志军 2001年 28期 老师们最头疼的事是什么？当然是录入学生成绩啦，虽然现在一直在“减负”，但必要的报表还是少不了的，要是只有一个班级还好，假如你有3个班甚至5个班，那成绩的输入可不是件容易的事，既麻烦又容易出错，今天，笔者就结合成绩输入的特点，介绍几个利用Excel XP提高输入效率的技巧： 　　#11.中英文输入自动切换 　　我们通常是在Excel XP中（本文介绍的技巧在Excel 97中也同样适用）输入学生成绩，当然绝大部分时候都是输入数字，不过有的时候也会输入一些汉字，如考查科目的成绩一般是“优秀/良好/合格/不合格”四个等级，操作等级的考核一般是“优秀/良好/达标/暂未达标”，这些都是汉字。因此，当你在输入不同类型的数据时，就不得不经常变换输入法，一会儿是英文、一会儿是中文，非常麻烦。 　　实际上，我们可以利用Excel XP实现在不同单元格中进行输入法的自动切换。首先选择需要输入汉字的单元格区域，然后从“数据”菜单中执行“有效性”命令，在“数据有效性”窗口中选择“输入法模式”标签页，在“模式”下拉列表框中选定“打开”模式（如图^28050601a^1所示），然后点击“确定”按钮。接着，再选择需要输入数字的单元格区域，同样打开“数据有效性”窗口的“输入法模式”标签页，不过此时是需要选择“关闭（英文模式）”模式，点击“确定”按钮结束设置工作。 　　如此设置后，当插入点处于不同的单元格时，Excel XP就会根据你的设置情况在中文/英文输入法之间进行自动切换，这里自动选择的中文输入法取决于你在“控制面板/输入法”中的设置。 　　#12.自动填充快速输入重复信息 　　输入学生成绩经常会有一些重复性或有规律性的工作，如学生的学号等，此时就可以利用Excel XP的自动填充功能来完成。 　　首先在第一个单元格中输入起始数据如2000001，再在第二个单元格中输入第二个数据如2000002，选定这两个单元格，将鼠标移到选定区域的右下角，会看到一个细十字的光标，它就是我们常说的“填充句柄”，此时你只要沿着要填充的方向拖动填充句柄到最后的单元格即可，此时拖过的单元格区域会按照Excel XP规定的序列号进行自动填充。假如你是用鼠标右键来拖动填充句柄的话，那么会有更多的填充选择。 　　#13.通过下拉列表快速输入数据 　　虽然我们可以通过复制、自动填充的方法来快速输入数据，但有时使用起来并不是很方便，要是能像网站上的填表页一样通过下拉列表来选择数据就好了。其实，假如需要选择的数据不是很多时（如前面讲到的“优秀/良好/达标/暂未达标”），Excel XP就可以实现这一功能。 　　先选取需要设置下拉列表的单元格区域，再从“数据”菜单中选择“有效性”命令，仍旧打开“数据有效性”窗口，不过注意的是这时必须选择“设置”标签页，在“允许”下拉列表框中选择“序列”项，再在“来源”文本内输入欲设置的数据序列，如“优秀，良好，达标，暂未达标”，请一定要选择“提供下拉箭头”复选框（图^28050601b^2），最后点击“确定”按钮就行了。以后当你在该区域输入数据时，就可以单击单元格右侧的下拉箭头以选择相应数据，这样可以大大加快输入速度。 　　#14.自动检查错误 　　笔者这里说的不是让Excel XP自动对单元格进行拼写检查，而是指让Excel XP自动监测所输入的所有数据。 　　自动提示输入信息：在选定相应单元格区域后，打开“数据有效性”窗口，选择“输入信息”标签页，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题”文本框内输入一个比较醒目的标题如“警告”，再在“输入信息”文本框内输入如“这里应输入优秀/良好/达标/暂未达标”的信息，最后点击“确定”按钮。以后只要你的光标移到这些单元格区域中，Excel XP就会自动显示上述提示信息，就像插入的批注一样（图^28050601c^3）。 　　自动检查数据的有效性：我们可以通过设置让Excel XP自动检查所输入数据的有效性，这样就可以让你及时发现错误。方法是先选定相应单元格区域，从“数据有效性”窗口中选择“设置”标签页，在“允许”下拉列表框中选择相应的数据类型，这里有任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度等供你选择，假如实在找不到你所需要的类型，可以选择“自定义”来指定一个特定的公式，如“优秀，良好，达标，暂未达标”，如果允许单元格数据为空，就应该选中“忽略空值”复选框，反之则不选。如此设置后，一旦你在上述区域输入与设置不符的数据如“88”等，就会出现“输入值非法：其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”信息，点击“重试”按钮就可以重新输入。 　　自动发出“出错警告”：在对相应单元格区域设定了有效性检查条件后，我们还可以设置“出错警告”信息，以后假如在所设置的单元格区域输入与条件不符的数据，Excel XP就会自动发出“出错警告”信息，让你及时发现输入错误。只要从图1中选择“出错警告”标签页，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，再在“警告”下拉列表框中选择一个样式（如警告、中止、信息，我们这里选择“警告”样式），在“标题”文本框中输入“警告”，在“出错信息”文本框中输入“这里不能输入数字”，最后单击“确定”按钮即可。输入数字后出现提示信息，点击“否”可修改数据，点击“是”可以忽略错误继续输入，点击“取消”可重新输入。 　　#15.让标题行或标题列始终显示 　　有时当学生人数或考试科目很多时，就会出现跨多个页面的工作表，此时作为表格重要项目的顶端标题行或左端标题列只能在表格的第1页中可以看到，进入第2页以后恐怕就无法看到了（当然假如你是以比较小的比例来显示的话另当别论），这样输入数据时很不方便，也非常容易发生错位现象。怎么办呢？ 　　从“文件”菜单中选择“页面设置”命令，选中“工作表”标签页，假如你想将工作表中的某行指定为重复使用的标题，可以单击“顶端标题行”编辑框右下角的“折叠对话框”按钮；假如想将某列指定为重复使用的标题，可以单击“左端标题列”编辑框右下角的“折叠对话框”按钮（图^28050601d^4），然后在欲指定为重复使用的标题行或标题列中单击任一单元格，当然也可以同时选定多行或多列作为标题，最后单击“确定”就可以了，假如你觉得不放心，可以点击“打印预览”按钮来看一看是否正确。