用Excel 2000建立项目概算汇总表

刘文会 
2001年 40期

#1　　一、功能需求分析
　　　　项目概算汇总表主要涉及项目数量、概算价值、占总投资百分比及建筑技术经济指标等。我们根据有关规范及报批要求建立如下表格：（^40050601a^）
　　　　不同工程的项目概算汇总表，列数固定，行数则随子项的多少而不同。最后一行为编制单位与姓名。
　　　　项目的概算价值随着项目数量及经济指标的不同而变化，横向每一子项的概算价值需要合计，并且要计算出占总投资的百分比，纵向每一部分需要合计，以便直观明了，合理利用资金。
　　#1　　二、功能实现
　　#2　　（一）建立计算公式
　　　　根据功能需求分析，我们需建立下列公式。
　　　　1.概算价值（土建）=建筑技术经济指标（其中土建）×数量。即在F8格输入“=P8*E8”，把公式复制到对应的单元格。
　　　　2.合计（概算价值）=建筑工程（含土建、水、暖）+工艺设备+强电+弱电+其他。即在L7格用常用工具栏上的“自动求和”按钮输入“=SUM（F7：K7）”，再将公式从L8纵向复制到L26。
　　　　3.第二部分其他费用，每项已给出占第一部分合计（L26）的百分比，因此直接输入公式就行了，即L28=L26*0.008，下面各单元格按照D列给出的比例相应输入。
　　　　4.各小部分纵向求和。E7=SUM（E8：E12），从F7横向复制到M7。同样，E13=SUM（E14：E18），从F13横向复制到M13。L19=SUM（L20：L25），复制到M19。
　　　　5. 第一、二部分求和。L26=SUM（L7，L13，L19），并复制到M26。L35=SUM（L28：L34），并复制到M35。最后求总和，L36=SUM（L26，L35），并复制到M36。
　　　　6. 各项占总投资百分比=各项的合计（L列）/总投资（L36） ×100。即在M8格输入“=L8/L36*100”，在其他单元格对应输入。
　　　　我们在复制公式时，可利用填充柄。
　　#2　　（二）格式化工作表
　　　　适当地将工作表显示的格式作一些灵活变换，这不但可以增加对用户的吸引力，而且可以使工作表看起来美观、容易阅读。
　　　　1.增加边框
　　　　用户在运用Excel制作表格时，如果不自己设置边框线，那么在屏幕上见到的报表样式，实质上是没有表格线的，所以必须增加数据的边框线或表格线。
　　　　可先移动鼠标指针到A3单元格，单击该单元，以此为起始点选取增加表格线的活动单元格范围，拖动A3单元到终点R36单元，移动鼠标指针至菜单条，并单击“格式”选项，在其下拉菜单选项中选取“单元格”，单击该选项后，在单元格格式对话框中设置边框线即可。另外，在选取了设定范围后，也可通过使用“格式工具栏”上的“边框”命令按钮或右键弹出式菜单完成。
　　　　给数据增加上边框线后，可以明确区分工作表中的各个范围。为了突出显示重点数据，我们还可以为数据添加颜色，使某些数据以阴影方式显示出来。选定第26行，即从A26单元到R26单元，按鼠标右键，在弹出式菜单设置单元格格式，选图案选项，选较淡的图案即可，然后用格式刷，把这一行的图案设置刷到第35、36行。
　　　　2.设置字体
　　　　为了突出显示每一部分的合计数据，使工作表更容易阅读，可使用字体加粗命令。选定A7单元到M7单元，单击格式工具是栏上的“B”加粗命令按钮即可，然后用格式刷，把一行的加粗字体设置刷到第13、19、26、35、36等行的相应位置。
　　　　把概算价值及占总投资百分比的数据小数点后保留两位有效数字，可以使数据整齐、美观，易于阅读。选定F7单元到M36单元，点击格式工具栏上的增加或减少小数为即可。
　　　　3.设置其他格式并准备打印
　　　　由于我们要用A4纸进行打印，可进行页面设置，选择A4横向纸，进行打印预览。我们发现工作表被分成了若干页，这是由于字号及行和列较大造成的。我们应对其适当调整以便能正好打印1页或2页，当然有时也需要配合调整页边距。选定A2单元到R37单元，在格式工具栏上的字号大小框里输入“9”，在选住的同时按鼠标右键，在弹出菜单里选“行高”，在行高里输入“15”。列的宽窄宜用手工拖动，例如调整C列宽度，先移动鼠标指针至C列和D列交界处，并单击之，此时指针改变成一个带双向箭头的指针，点住该处指针不放，向右或向左拖动即可。
　　#1　　三、使用工作表
　　　　根据前面的功能需求分析，我们知道，对于不同工程项目的概算汇总表，纵向列数不变，变化的只是横向子项多少。我们只要建立好一个工作表后，其它项目的概算汇总表，只是增加或删除行的问题。由于公式是相对引用，删除行后，工作表里的公式相对变动，不需作任何改动就可使用。而增加工程子项，插入行后，相应的公式也可随时变动，需增加该项的公式并修改其所属部分的公式。
　　　　当这个系统建立好后，我们只需输入单个项目的数量，概算价值里的水、暖、工艺设备、强电、弱电、其他及建筑技术经济指标里的单位土建造价，概算价值里的土建、每一子项及每一部分的纵向、横向合计及占总投资的百分比就会自动计算出来，不需人工计算及输入，可大大减轻我们的工作量，同时，也提高了工作表的正确性。 
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