用Excel 2000建立简单、实用的进销存系统

王志军 
2001年 21期

　　现在市面上进销存管理软件主要以《速达2000》和《管家婆》等软件为主，这些软件确实功能强大，极大方便了广大中小型工商业用户，而利用Excel 2000的强大功能也能方便快捷地实现进销存的简单管理。
　　#1　　一、功能需求分析
　　　　进销存主要涉及材料的进出，产品的销售，毛利、库存的计算等等。我们根据这一要求建立例表如下：（^21050602a^）
　　　　各列顺序为“类别、货品编号、货品名称规格、单位、库存数量、成本价、库存金额、进货数量、进货金额、累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利、当天销售数量、当天销售金额、当天销售毛利”。每一行则是每一种具体的货品。
　　　　库存数量为最新的实时库存，以利于日常管理，当进货或销售时，库存数量、成本价会实时相应改变。
　　#1　　二、功能的实现
　　#2　　（一）建立相应公式
　　　　1.库存金额=库存数量×成本价。即在G2格录入“=E2*F2”。
　　　　2.当天销售毛利=当天销售金额-当天销售数量×成本价。即在O2格录入“=N2-M2*F2”。然后把公式复制到每一行。
　　#2　　（二）进货流程
　　　　当有进货时，将进货数量、进货金额录入相应的单元格后，库存数量相应增加，成本价相应改变，然后清空录入的进货数量、进货金额单元格，以利下次录入。要选定Q、R两列为累加区。操作如下：
　　　　1.在Q2格录入“=E2+H2”，在R2格录入“=ROUND（（I2+G2）/（E2+H2），0）”，然后把公式复制到每一行。
　　　　2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”，给新宏确定宏名为“进货提交”，然后开始录制：选定Q2到R16区域，复制后，点击E2单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，只粘贴值。然后选择H2到I16区域，清空。停止录制宏。
　　　　3.为保护Q、R两列，将Q、R两列隐藏。其实就是起到一个累加器的作用。这样当宏录制完成后，每次只需点击相应的宏，进货数量就实时增加到库存中去了。
　　#2　　（三）销售流程
　　　　当销售时，将销售数量，销售金额录入相应的单元格后，库存数量相应减少，累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利相应累加，然后清空销售数量，销售金额的单元格，以利下次录入。要选定STUV四列为过渡区。操作如下。
　　　　1.在S2格录入“=E2-M2”，在T2格录入“=J2+M2”，在U2格录入“=K2+N2”，在V2格录入“=L2+O2”，然后将相应公式复制到每一行。
　　　　2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”，给新宏确定宏名为“销售提交”，然后开始录制：选定S2到S16区域，复制后，点击E2单元格，选择编辑菜单中的选择性粘贴，只粘贴值。然后选择T2到V16区域，复制后，点击J2单元格，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，只粘贴值。最后选择M2到N16区域，清空。停止录制宏。
　　　　3.为保护S、T、U、V四列，将这四列隐藏。
　　#2　　（四）建立自定义菜单
　　　　为了操作起来更加方便、快捷，通过新建菜单和自定义宏把录制的宏放到菜单中去。操作如下：
　　　　1.点击“视图/工具栏/自定义”，选命令中的“新菜单”，将“新菜单”拖至菜单项，用鼠标右键点击新建的“新菜单”给它重新命名，如“明月灯饰”。
　　　　2.再选“视图/工具栏/自定义”，将命令中的“宏”-“自定义按钮” 拖至新建的菜单下。给“自定义按钮”指定新名为“进货提交”，然后在指定宏中指定刚才录制的“进货提交”宏。
　　　　3.重复以上第2步骤，新建一个新按钮，改名为“销售提交”，指定宏为刚才录制的“销售提交”宏。
　　　　需要说明的是因为列之间有相应的关联，列不能随便增删。而行可以任意增加或删除。这样可以方便地增加各种货品了。
　　　　当这个系统建立后，每天只要输入进货或销售的资料，每天的实时库存、每天的毛利、累计毛利都一清二楚，再利用Excel 2000的筛选、打印等功能打印出来，真是轻松上手，全不费一点功夫。
　　　　以上只是一个例子，在实际运用中，只需将相应区域扩大即可。
　　 
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