杭州市西房局：我们这样办公 胡勤学 2001年 2期 杭州市西湖区房地产管理局（以下简称西房局）是一个典型的政府行政机关，它由5个局长办公室，4个科室，1个办公室，下辖6个房管站以及另外3个下属单位组成。随着计算机网络技术的成熟、发展，计算机硬件的价格下降，西房局领导开始考虑利用计算机网络实现办公自动化，目前已经完成了办公自动化的前期构思和部分功能。现将我们的做法与大家做个交流，或许这能改变许多人认为计算机仅仅是打字工具的看法。 　　#1 办公自动化系统网络框架 　　 西房局办公自动化的功能在局域网的基础上实现，网络大概框架见图，中心机房内配1台服务器，1台计算机充当网关功能，用于联入上级主管部门的局域网，此网关为配置PⅡ450，128M，15G的联想机器，内接两块网卡a、b，a网卡接入内部局域网（简称局内网）、b网卡为对外局域网接口（简称局外网），计算机内运行Windows 2000和Notes 5.0 Server，用Win2000自带软件功能，实现网关的配置。（^02050101a^） 　　 网关配备1只56K Modem，考虑到政府机关的安全性，使用网关的原则是：先断开局内网，才拨号上网或者与上级区政府等管理部门进行拨号连接；重要数据在断开局外网的情况下，存入局内网服务器，并清空网关上硬盘中更新的数据。 　　 计算机中心接入1个A3幅面网络打印机及扫描仪、刻录机，各科室根据实际需要，考虑配备一两台针式打印机。 　　#1 办公自动化的实现 　　#2 一、公文流转 　　 机关单位的信息传递流程各不相同，我们定义的流程方式是一种以服务器为中心的双向数据流的操作。 　　 1.下行方向 　　 在计算机中心的网关上，拨号进入上级主管部门的服务器（局外网），利用成熟的Notes 5.0 Server系统，实现电子邮件形式的数据接收，数据包括上级每天更新的发文文书（当然有统一的格式）、电子公告版信息、上级地址库的更新资料。管理人员按照文书的管理办法，将全部文书交转Notes客户端的办公室主任，主任按公文内容，一部分直接转给各科室，大部分转给局长，局长再根据内容实现公文的各级传阅。 　　 2.上行方向 　　 简单分为两种情况。 　　 （1）各科室客户端的doc、xls、mdb等格式的普通上报资料、管理类文档、一般文档，直接送入中心机房的服务器进行备份或打印操作，服务器则可以在硬盘中自动产生备份，月底管理人员则将数据写入光盘中备份。 　　 （2）需经领导审阅的上报发文，则经过各级分管领导审批签发，再转文印中心的客户端。值得说明的是现在许多环境中要求纸质文件的存档，所以对资料作了两手准备，一手存入计算机服务器，一手打印出来，包括向上级汇报的文件资料和存于本局内档案的资料。 　　 上述是公文流转中收发文管理功能细节描述，总结归纳如下： 　　 收发文管理：完成外来公文的登记、审批、归档、打印、分发以及内部公文的起草、审批、归档、打印、分发等全过程。 　　 此外还考虑收发文跟踪管理功能，使管理员及时了解每一个收文的现状，并对滞后的收文加以催办。 　　#2 二、个人办公 　　 各Client端都有收件箱、草稿、发件箱、所有文档、便笺、日历、联系人、已发送邮件、已删除邮件、电子公告版10个功能。 　　 收件箱：可以方便地接收电子邮件并进行增加、阅读、删除、保存、查询邮件； 　　 草稿：存储所有保存但没有发送的消息。可以在以后返回这些消息时进行编辑和发送。 　　 发件箱：可以方便地发送电子邮件并进行新建、阅读、答复、转发、删除、保存、查询邮件； 　　 所有文档：视图形式存储当前邮件数据库中的所有消息。 　　 便笺：存储所有为发送消息而创建的信笺。 　　 日历：个人的日程安排帮助你掌握自己的时间。其主要功能如下： 　　 安排个人日程的主题、时间、地点等信息。 　　 设置一天的详细约会。通过设置，用屏幕信息或特定声音提示约会的时间。 　　 联系人：即为个人通讯录； 　　 已发送邮件：存放已发送的邮件并可以进行新建、查询操作； 　　 已删除邮件：存放已删除的邮件； 　　 电子公告栏：用户在网络上方便灵活地建立、发布各类通知、启事、留言等信息。 　　 办公自动化实质是组织协调每个人和各部门的活动以实现单位总体目标的过程。利用办公自动化系统可以改变工作人员的办事习惯和工作方式，提高工作效率。 　　#1 办公自动化系统的先进意义 　　 1.响应政府上网工程。局域网是整个政府网络的子网，方便上情下达和下情上传，以及资源共享、资料检索。 　　 2.信息及时传递。局长等领导事情多，科室工作人员如有信息反馈给领导，只需用便笺给领导留言，领导经电脑提醒，就可以尽快做出决定。 　　 3.协同工作，提高效率。此举为档案整理和资料查询提供了方便，解决了各科室间的推委、踢皮球问题。 　　 4.保证资料的完整和连续性。各科室利用管理软件，将涉及到的业务登记、备案资料，利用计算机做索引，自动生成存档格式。 　　 5.内部各科室间的业务交流学习。局域网提供内部电子公告板交流学习的场地，可以缩小不同业务部门工作人员之间的业务差距，利于培养通才型人才。 　　 6.信息、设备资源共享。利用网络打印机及领导批字使用设备，进行月终统计、年终统计、纸张墨粉等耗材的统计和实施控制。可以解决耗材用量大、浪费多的问题，同时也利于设备的维护与保养。 　　 7.与高科技对话。利用计算机进行人事、劳资管理、车辆管理、设备管理。根据通讯录中的电话号码，计算机自动拨号收发传真安排会议。 　　 8.利于为民办实事。局域网的对外接口服务器中，提供一些政策、动态法规咨询，申请主页空间，同时可以开通局长信箱，信访处理信箱、局长接待日内容预约，缩短与群众对话的距离，提高为民办实事的效率。 　　 办公自动化系统强调以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保操作人员在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而提高整体创新与应变能力。但系统针对现行的工作流程和岗位安排，有一种固定性，不利于岗位变动，为适应新时代经济发展趋势，我们正在尝试办公自动化领域的新革命。