更胜一筹──Office XP的新功能

雪花飘 
2001年 44期

#1　　1.即时翻译单词
　　　　Word 2002提供了基本的双语词典和翻译功能（中英互译），虽然功能相对其他专业翻译软件弱一些，但用起来还是很方便，而且你还可以通过Web获得更多的翻译服务。不过，这一功能并非Office XP的默认安装选项，必须选择自定义安装方式才行，但如果未安装的话，首次使用时系统会提示你进行安装。
　　　　我们可以选中某个英文单词或中文词语后从右键菜单中选择“翻译”菜单项，就可以在如^44050601a^1所示的任务窗格中看到翻译结果。
　　#1　　2.快速统计文档的字数
　　　　在Word 97/2000中，为了统计文档的字数，我们大都是选择“工具/字数统计”菜单命令，是不是觉得很麻烦呢？Office XP中的Word 2002新增加了一个十分实用的“字数统计”工具栏，我们可以通过右击工具栏，从弹出的菜单中选择“字数统计”把它显示出来（^44050601b^2）。虽然它只有一个下拉列表框和一个“重新计数”按钮，但点击下拉列表框右边的下箭头后可以从其中选择字、字符（无空格）、字符（带空格）、中文字符或朝鲜语单词、非中文字符、行、页、段落等多项统计内容，选中相应的统计项如“字符（无空格）”，再单击右边的“重新计数”按钮即会在框中显示最新的统计数字。
　　#1　　3.保护作者的隐私
　　　　Office XP中的应用程序如Word、Excel和PowerPoint等在文档存盘时，都会同时保存文档创建者的许多个人资料，如作者、单位、电子邮件标题等多项内容，一不小心就会暴露作者不愿意让他人知道的隐私。因此，我们可以在Office XP任一应用程序中选择“工具/选项”菜单，在“安全性”选项卡下的“隐私选项”中选中“保存时从此文件中删除个人信息”复选框（^44050601c^3）。如果对隐私还有更高的要求，可以同时选中其余两项，这样在文档存盘时系统就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料来取代个人资料。
　　#1　　4.在别人的电脑上使用“自己的”Office
　　　　Office XP允许用户创建一个定制化设置文件，其中包括菜单、工具条和模板的设置，该文件可以存储在本地硬盘或远程的互联网服务器上，当你在他人的计算机上工作时，就可以使用该配置文件虚拟地将这台计算机变为原来你十分熟悉的计算机，这样使用Office XP时就会非常得心应手，相当于做了一次“克隆”。
　　　　要建立这个定制化设置文件，可以从开始菜单的“微软Office工具”下执行“用户设置保存向导”命令，在出现的对话框中点击“下一步”，再选择“保存本机的设置”选项（^44050601d^4）。点击“下一步”按钮继续，再在出现的窗口中选择是将这个设置文件保存到Web还是保存到文件（如果你有个人主页的话可以保存到Web页上），如果要保存到软盘上就插入一张已格式化的软盘，点击“完成”按钮即可。
　　　　注意:进行该操作必须退出所有Office XP的应用程序，否则无法进行该操作。
　　#1　　5.在互联网上保存与获取文档
　　　　如果你需要与别人共享文档，可以考虑将文件保存到微软MSN门户网站的一个免费站点上。当然，你需要有微软的安全ID和口令。在使用Hotmail或MSN Instant Messenger等微软公司提供的其他服务时也同样需要，而申请是完全免费的。这里的ID就是指Hotmail电子邮件地址，口令与访问收件箱的口令相同。
　　　　在第一次使用这个功能时，Office XP会为你自动创建一个存储站点，然后这个站点将作为文件夹出现在“另存为”对话框中。当需要在互联网上保存文件时，只要像在其他文件夹中保存文件那样点击它即可。要打开保存在互联网上的文件，同样在“文件”菜单中使用“打开”命令，当然还有一个登录的过程。
　　　　当我们将文件保存在互联网上以后，我们就可以在任何一台能够上网的计算机上把它取回来。方法是打开IE，连接到“http://www.msnusers.com/name@hotmail.com/files”地址，其中的“name@hotmail.com”是你的ID，输入通讯证ID和口令，稍候就会看到一个在Office XP各种应用程序中存储在互联网上的文件的基于浏览器的目录，只要点击需要的文件就可以将它下载到本机硬盘中。
　　#1　　6.一次性显示所有特定字符
　　　　Office XP中的“查找”功能已大大增强，在“查找和替换”窗口中不仅可以统计出特定字符在文档中的应用次数和位置，如果选中“突出显示所有在该范围找到项目”复选框，点击“全部查找”按钮，程序会告诉你该字符在文档中的出现次数，并且为便于识别，会加亮显示所有包含该字符的短语。
　　#1　　7.轻松添加图示
　　　　PowerPoint 2002新增加了一个“插入/图示”菜单项，也可以通过“绘图”工具栏中的“图示”工具进行，这样往幻灯片中添加一份有组织的图示就非常简单了。图示类型包括循环图、目标图、射线图、维恩图、棱锥图等（^44050601e^5），我们可以使用这些图示来使文档和演示文稿更生动。
　　　　添加或更改图示时，图示周围会显示出相应的绘图空间，其外围还有非打印边框和尺寸控点。可以使用调整大小命令调整图示，将绘图区域扩大以便得到更大的工作空间；或通过使边框离图示更近以去掉额外空间。可以使用预设样式格式化整个图示，或与格式化形状（如添加颜色和文本、更改线条的粗细和样式以及添加填充、纹理和背景）一样只格式化图示的几个部分，可以使用“图示”工具栏添加元素或线段并将它们向前或向后移动，也可以动画显示图示以强调图示的各个部分，并控制演示文稿中的信息流。
　　#1　　8.使用不同颜色的工作表标签
　　　　过去，Excel中的工作表标签都是统一的无颜色的，不够醒目。现在，我们可以用不同的颜色来区分同一工作簿中的不同工作表，在Excel 2002中右击某个工作表标签（如Sheet1、Sheet2、Sheet3……），从快捷菜单中执行“工作表标签颜色”命令，在出现的“设置工作表标签颜色”对话框中选择一种你喜欢的颜色后点击“确定”按钮即可。
　　　　注意:虽然工作表标签用颜色做了特殊的标记，但当选中该工作表标签时，其名称会按用户指定的颜色加下划线，如果工作表标签显示时具有背景色（用户设置的颜色），则说明工作表当前处于未选中状态。
　　#1　　9.使用监视功能
　　　　你是否觉得仅拖动滚动条无法满足工作时的需要？Excel 2002新增加的“监视窗口”功能可以让用户在一个比较小的却永远位于顶层的窗口中监视某些特殊的单元格，甚至当那些单元格位于其他工作簿或当前工作簿屏幕以外的位置也可以。只要对所监视的单元格中的数值进行了修改，立刻就可以在监视窗口中观察得到，这样就无需前后上下地点击滚动条进行切换了。
　　　　如果想将某个单元格添加到监视窗口，只要右击该单元格，选择“添加监视点”命令，就会弹出如^44050601f^6所示的监视窗口，这个监视窗口将一直停留在工作表的顶层，不管你查看工作簿的任意位置，监视窗口都会在屏幕上显示。当然，监视窗口也像其他工具栏一样，你可以任意拖动到其他位置。如果你对某个单元格不想继续监视，只要在监视窗口中选中该单元格，然后单击“删除监视”按钮即可。
　　 
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