巧用“邮件合并”，让班主任工作更轻松

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2001年 34期

　　对学校里的班主任老师来说，最忙的时候恐怕就是填写成绩报表、准考证、成绩报告单、通知这些既麻烦又繁杂的事情，虽然这些报表、证书、通知等有着固定的内容和格式，但具体数据和对象每学期都会发生变化。想想看，如果每次填写时都要手工抄写大量的学生姓名、成绩、家庭住址等内容，使得看起来其实内容相似的报表、证书、通知等就像老师单独写出来的一样，是不是重复劳动？
　　　　其实，Microsoft Office为我们提供的“邮件合并”功能可以大大减轻班主任老师负担，只要充分利用已有的数据资源，这类重复劳动就会变成一件极其轻松的事了。下面，笔者以Word XP为例，向朋友们介绍“邮件合并”的具体操作：
　　#1　　涉及到的几个名词
　　　　邮件合并：就是将一系列信息输入到固定格式的主文档中去，从而生成多个不同版本的子文档。我们合并的邮件必须由两部分组成，第一部分是在合并过程中保持不变的主文档，第二部分是包含多个信息的数据源，将数据源合并到主文档中，就能生成主文档的不同版本。因此，下面的几个名词朋友们一定要先了解清楚，否则会搞糊涂的哟。
　　　　主文档：在Word的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档。例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。
　　　　数据源：包含合并到文档中的信息文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表，在操作时必须连接到数据源才能使用数据源中的信息。
　　#1　　可以使用的数据源
　　　　并不是任何数据源都可以在“邮件合并”操作中使用，它必须是下列中的一种才可以：
　　#2　　1．Microsoft Outlook 联系人列表
　　　　可以直接在“Outlook 联系人列表”中直接检索联系人信息。
　　#2　　2．Microsoft Office 地址列表
　　　　可以在邮件合并过程中创建简单的“Office 地址列表”，并进行存取以便以后使用。此方法最适用于不经常使用的简单列表。
　　#2　　3．Microsoft Excel 工作表或 Microsoft Access 数据库
　　　　对于 Excel，可以选择将任意工作表或工作簿内命名的区域作为数据源；对于 Access，可以选择将任意表或数据库中定义的查询作为数据源。应当说，这是我们平时使用最多的数据源了。
　　#2　　4．其他数据库文件
　　　　你可以通过“数据连接向导”来连接数据源，包括来自单层、基于文件的数据库程序的文件，可以为其安装 OLE-DB 提供程序或开放式数据库连接 （ODBC） 驱动程序（Microsoft Office 附带了一些 ODBC 驱动程序）。
　　#2　　5．HTML 文件
　　　　可以使用只包含一个表格（第一行包含列名，其他行包含数据）的 HTML 文件。
　　#2　　6．不同类型的电子通讯簿
　　　　我们可以使用以下类型的电子通讯簿：Microsoft Outlook 通讯簿，Microsoft Schedule+ 7．0 联系人列表，使用 Microsoft Exchange Server 创建的个人通讯录，使用 MAPI 兼容的邮件系统（如 Microsoft Outlook）创建的任何相似的地址列表。
　　#2　　7．Microsoft Word 数据源或域名源
　　　　你还可以将Word 文档作为数据源，该文档应该包含一个表格，表格的第一行包含标题，其他行包含要合并的记录，还可以将域名源作为数据源。
　　#2　　8．文本文件
　　　　对文本文件来说，它必须包含由制表符或逗号分隔的数据源或由段落标记分隔的数据记录。
　　#1　　用“邮件合并”快速打印　　成绩通知书
　　　　一般来说，在合并邮件前首先必须分别建立两个文档：主文档和数据源，然后再利用Word提供的“邮件合并”功能，在主文档中需要加入变化信息的地方插入合并域，告诉Word在何处打印数据源中的信息，这样Word就可以自动从数据源中读取相应信息并插入主文档中。
　　　　下面，我们以班主任工作中最常见的成绩通知书为例进行介绍：
　　　　提示：从“工具/邮件和信函”下可以打开“邮件合并”工具栏，或者从“视图/工具栏”下也可以。熟悉Word的朋友也可以通过该工具栏完成邮件合并操作，笔者觉得从这里进行要方便多了，当然如果你是新手的话，还是使用向导方式为好。
　　#2　　步骤一：在Excel中建立数据源
　　　　既然是成绩通知书，那么先请建立学生的成绩汇总表，其中应当包括成绩通知书中所涉及到的学生姓名、各科成绩等内容，至于该表的建立笔者这里就不多谈了，朋友们可以参考^34050601a^1。但要注意的是，我们不用在数据源中设置文档的格式，因为进行邮件合并后这些格式都会丢失。
　　#2　　步骤二：启动“邮件合并向导”，选择文档类型
　　　　从未使用过“邮件合并”功能的朋友们也不用担心，Word XP为我们提供了一个极人性化的操作向导，从“工具/信函与邮件”菜单下打开“邮件合并向导”，你马上会在^34050601b^2窗口的任务窗格中看到一个“邮件合并”向导，这里应该选择“文档类型”为“信函”，然后点击“下一步”按钮。
　　#2　　步骤三：选取收件人
　　　　在这里，我们可以选择“使用当前文档”，然后在^34050601c^3窗口中选择收件人，由于在步骤一中已经创建了数据源，因此这里就可以在“使用原有列表”中点击“浏览”按钮打开^34050601c^3选择刚才创建的Excel文件，按照向导的提示操作即可。
　　#2　　步骤四：创建成绩通知书主文档
　　　　现在，我们应该撰写信函，也就是说创建成绩通知书中内容、格式不变的主文档了。这里就像编辑普通的Word文档那样，按照成绩通知书的格式直接创建即可（如^34050601a^4所示）。
　　#2　　步骤五：插入合并域
　　　　这里讲的“合并域”是指可插入主文档中的一个占位符，例如在成绩通知书插入合并域中的“姓名”后，Word就可以自动插入数据源中储存的学生姓名如“卜丽娜”。有些朋友在使用“邮件合并”功能时总是不能成功出现这样那样的错误，其最大的原因就是在这一关键步骤出现问题。由于主文档仅需插入学生的姓名和各科成绩，因此我们可以先将光标移到“同学”处，再在任务窗格中选择“其他项目”，打开如^34050601e^5所示的对话框，选择“姓名”即可，再依次将光标移到其它处，插入相关合并域，同时还可以在这里对插入合并域进行格式设置。
　　　　插入各合并域后，我们可以看到每一处均增加了“《》”（如^34050601f^6所示），而且“《》”也不能通过插入的方式完成，切勿将之删除哟。
　　#2　　步骤六：预览信函
　　　　到这里为止，邮件合并已基本告终，点击“下一步”可以预览到如^34050601g^7所示的效果，点击任务窗格中的“收件人”旁边的两个按钮可以查看上一位学生和下一位学生的成绩通知书，仔细检查一下有没有什么错误哟，否则成绩通知书寄到学生那里就来不及改啦。
　　#2　　步骤七：完成合并
　　　　好了，现在你就可以将这些成绩通知书打印出来或者合并到一个新的文档中，效果不错吧？下一学期，你还可以继续利用“邮件合并功能”来制作成绩通知书，只要在Excel中修改学生的科目和成绩，然后重新执行一次“合并”操作即可对数据进行刷新。假如科目未变，而只是成绩发生变化，只要修改好Excel数据源中的数据，Word进行合并操作时会自动刷新，一点也不用你手工修改。
　　　　如果打印出来是的合并域不是数据，你必须在“工具/选项/打印”窗口中清除“域代码”复选框。 
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