学用PowerPoint制作课件（五） 刘宗青 2001年 5期 上次主要介绍了建立模板和修改幻灯片外观的方法，介绍的主要是对文本及背景的一些编辑和设置，但通常我们看到的幻灯片都把文本和图片、表格、图表和电影等结合起来，制成栩栩如生的效果。从这一期起，将主要介绍如何向演示文稿添加这些对象，本期将介绍在幻灯片中插入图表、组织结构图和表格的方法。 　　#1 一、 插入图表 　　统计图表是一种简明直观表现数据之间关系的方法，特别是在一张幻灯片上含有很复杂的数据时，用它可以使观众一目了然。在幻灯片上插入图表对象，可按下述步骤进行： 　　#2 1.选取带有图表预留区的幻灯片版式 　　打开上次应用了模板的且已保存的演示文稿，在第6张幻灯片后插入一张新的幻灯片，在“新幻灯片”对话框中，选取一种带有图表预留区的幻灯片版式（PowerPoint 2000提供了四种带有图表的版式），如^05050601a^1所示，确定后新插入的新幻灯片会显示一个带有三维直方图表的预留区。 　　#2 2.向幻灯片添加图表 　　可以使用两种方法在幻灯片上添加图表，一种方法是用Excel 2000建立图表，然后复制、粘贴到幻灯片的图表预留区。第二种方法是使用Microsoft Graph 2000，它是Office 2000所包含的一种实用程序，专门用来制作各种统计图表，要打开这个程序用鼠标双击该幻灯片的图表预留区即可。下面说明第二种方法的操作步骤。 　　#2 3.使用Microsoft Graph制作图表 　　双击图表预留区后，打开Microsoft Graph，这时PowerPoint 2000的主窗口中菜单项和工具按钮已经被替换成Microsoft Graph的图表命令按钮了，而且产生一个包含用于绘制图表工件的窗口，如^05050601b^2所示，数据表格与其旁边的图表紧密相连，只要对数据表中的数据进行修改，图表中的图形将自动改变。新添加的幻灯片效果如^05050601c^3所示。 　　#1 二、插入组织结构图 　　在演示文稿上为了说明某个团体或一件事物组织结构时，可以建立一张组织结构图，它能清晰地显示各个部分的层次结构。 　　在我们已建立的演示文稿中，为了说明“计算机辅助教学在其它方面的应用”，要在它后面插入一张某单位的组织结构图，插入组织结构图的步骤是： 　　#2 1.选取含有组织结构图的版式 　　在第8张幻灯片后面，插入一张新的幻灯片，在如^05050601a^1所示的“新幻灯片”对话框中，选取上述插入图表左边的含有组织结构图的版式。 　　#2 2.编辑组织结构图 　　在选取版式“确定”后，进入组织结构图窗口，在编辑窗口的最上面是输入图表标题的区域，单击在其中输入标题。双击“组织结构”预留区，屏幕上弹出如^05050601d^4所示的组织结构窗口，下面介绍如何根据自己的需要编辑组织结构图。 　　由于在实际应用中，组织结构往往不像图4那样简单，例如要建立如图5所示的组织结构图，可以先把^05050601d^4中的所有内容删除（最高一级只删除文本），选中之后使用Del键即可，建立一个实际的组织结构图步骤如下： 　　（1）添加或删除框 　　如图4所示，在图表标题上方有一排组织框按钮，这是PowerPoint 2000提供的五种组织框：部下框、左同事框、右同事框、经理框和助理框。按上面所说先把^05050601d^4中的内容删除，只留最高级的组织框，然后在它的下面添加需要的组织框，方法是先用鼠标单击需要的组织框按钮（如部下框），这时光标变成所选组织框的缩影形状，再把光标移到要添加的组织结构所在的区域内（最高一级区域），然后按下鼠标左键，所需要的组织框就出现屏幕上并自动选中（如^05050601f^6所示，就是在最高一级添加了一个部下框）。各位可以按照^05050601e^5的结构图练习添加，如果添错了不要紧，选中它按下Del键就可以删除，再重新添加。把整个组织框都添加完毕后，再逐个选定而输入文本，就得到如^05050601e^5所示的效果。 　　（2）改变组织框排列样式 　　图5是组织框的其中一种排列样式，如果你要改变它的样式，只要双击图5所示的组织结构图，进入如图4所示的组织结构窗口，然后先选取需要改变的有关组织框，然后选择“样式”菜单中的不同按钮就可以了。 　　（3）改变文本样式、组织框样式、组织之间的连线、组织结构图背景 　　如图5所示的效果，是经过了对其中的文本样式、组织框样式、组织结构背景等修改后得到的，修改以上的样式，可分别使用图4中的“文本”菜单、“框图”菜单、“线条”菜单和“图表”菜单中对应的项目实现。 　　#1 三、插入表格 　　上述介绍的应用图表，用于表达复杂数据比较好，但当数据不多时，为了说明数据间的关系和走向，在演示文稿中插入表格更能说明问题。例如在已完成的演示文稿中，讲到“计算机在小学几何图形面积计算教学中的应用”时，插入一张带有表格的幻灯片，用它来说明推导长方形面积的思想。下面介绍建立纯表格（如果用“插入”菜单中的“表格”命令，或“插入”菜单的“图片”中的“Microsoft Word表格”命令，可以在任何一张幻灯片中插入表格）幻灯片的操作步骤： 　　#2 1.插入含有“表格”的自动版式幻灯片 　　在第8张幻灯片后插入一张新幻灯片，在弹出如图1所示的“新幻灯片”对话框中，选择含有“表格”的自动版式。之后屏幕上会显示带有表格预留区的幻灯片，双击表格预留区，出现一个“插入表格”的对话框，输入所需的行数和列数，就可以将表格插入到幻灯片中。 　　#2 2.编辑表格 　　插入表格后，把鼠标指向表格四个角或四边中点的小方格，鼠标将变为双箭头，按住鼠标左键拖动可以调整表格的大小，当鼠标指向其它位置，光标为十字时，可以拖动调整表格的位置，单击右键选择其中的快捷菜单，可进入表格格式的设置。如^05050601g^7所编辑的一个表格，同时在其上方插入了一个文本框（其实在每张幻灯片中，可根据需要插入一些文本框，在后面设置放映效果时会更灵活）。 　　小结：本期介绍了在幻灯片中插入图表、组织结构图和表格的较为常用的方法，各位不妨自己试试，举一反三吧，随着创作演示文稿内容的不断增加，愿你能品尝到一种喜悦。下期将介绍在幻灯片中插入图片和声音等效果，那时你对“多媒体”将会有更深的认识。