现代办公新模式──WPS Office之旅(1)

李军 
2001年 27期

或许我们昨天还在认为，办公自动化就是排出好看的文字版面，然而步入21世纪的信息时代，现代办公自动化发生了翻天覆地的变化。如何更加高效的管理企业、提升企业办公效率，正是现代人一直为之奋斗和不懈努力的动力之源。现代办公新模式体现在基于互联网扁平化企业组织管理，基于数据统计分析企业日常管理、基于会议电子幻灯、企业日常报告等，所有这些新的办公模式，都会极大提高企业的办公效率，减少管理的成本。
　　这里就以为某商场设计一整套智能化管理系统为例，去体验一下现代办公软件对我们工作的帮助。由于方案的设计是在满足用户需求的前提下建立的，为了更好地表达用户的意愿和需求，要将整个方案以书面文档的形式表现出来，并提交给用户审核。
　　所谓“工欲善其事，必先利其器”，面对目前琳琅满目的办公类软件，选择一款适合国情，而且兼容性良好的办公软件来有效地提高办公的效率。这里选用了金山公司新推出的WPS Office办公组合（企业版）。
　　#1WPS Office之旅线路介绍
　　我们先收集整理以前准备的资料文档（包括Word类型，HTML类型，Visio制作的网络拓扑结构图、施工流程图，以及选用的产品资料等），然后我们将这些资料灌注到文本中，并开始文档的编辑与排版。设计过程中，将使用到图片浏览编辑器对文档中的一些图片进行及时的处理。接下来将使用无限电子表格系统制作一份产品报价与核算清单，在完成设计后，还要将整个方案制作成为一份幻灯演示文档，并与方案文档一同通过电子邮件发送到客户的邮箱中。
　　#1    WPS Office办公组合
　　WPS Office是金山公司于2001年5月26日推出了新一代办公组合套件。WPS Office跨越了单一的文字处理时代。它为政府、企业信息化办公提供的六大功能，集成在一个系统平台中，与微软Office 2000相比，可以节省更多的系统资源，系统运行更加稳定。
　　（1）WPS Office文字处理部分在WPS 2000的基础上新增加了超级链接、跳转、格式刷、脚注、尾注、修改、自动编号、文字背景色、对象动作设定、对象渐变色、对象默认属性设定等30余个新功能。而且它还是国内第一个支持GB18030的办公软件，总共支持27000多字符、汉字。任何熟悉使用WPS系列软件或MS Office软件的用户可以很快掌握其操作。
　　（2）无限电子表格在横向坐标和纵向坐标方面都是无限制的表格，支持多工作簿立体表格的方式、90多种常用函数计算、条件表达式、跨表计算、排序、统计图表、固定表头、表翼、超级链接、条件判断语句等多种强大功能。
　　（3）电子幻灯片提供了多媒体演示文档制作系统，支持演示页母板、演示模板、大纲模式、对象动作设置、动画效果即时预览、自定义播放方案等多方面功能，同时提供了图案、素材、音效库灯，可以多页并打，兼容PPT格式。
　　（4）网页浏览编辑功能同时还支持对中文网址的识别，更方便国人上网使用，网页编辑功能是集代码编辑、可视化编辑、站点管理和特效制作为一体的网页编辑器。
　　（5）电子邮件系统不但提供了电子邮件接收、管理、邮件加密发送、垃圾邮件过滤器、自动识别内码等常用邮件功能，还针对中国网络阻塞的情况，提供了远程邮箱管理、排序收取等独具特色的功能。
　　（6）图像浏览编辑功能提供了查看图片、图像处理等多种实用功能，可以以多种浏览、快速查找所需图片、快速完成各种图像特效等。
　　WPS Office完整体现了国内办公全部过程，可以针对现状，定制众多独有功能。另外，它还具有良好的文档兼容性，可以直接读取Word、Excel、PowerPoint、html、CCED、rtf等格式文档，而且还可以保留Excel函数格式。在WPS Office中整合了图片浏览编辑器和网页编辑器，使用户使用更加方便。在满足目前企业日常办公与管理的绝大多数需求的前提下，WPS Office与MS Office功能不相上下。
　　在开始踏上我们的WPS Office之旅之前，得先将WPS  Office安装到你的计算机中。在Windows系统中，放入WPS Office光盘，系统会自动运行并进入安装程序。安装的过程属于典型的Window系统安装，可以按照提示逐步完成WPS Office的安装过程。
　　启动WPS Office，可以执行Windows的“开始/程序/金山WPS Office”菜单命令即可进入主界面。在其主界面中包括菜单栏、工具条、操作向导窗口、图文符号库、文本切换工具、状态行和文本编辑区域几个部分。引人注目的是，在主界面左侧还有一个竖向的工具条，它就是WPS Office的任务工具条了，在这里我们可以非常轻松地在WPS Office所提供的各种功能之间进行切换。
　　到此，你就可以仗一条“剑鼠”，盯紧屏幕，开始踏上我们为你准备的旅程了。
　　#1第一程 文档的编辑与排版
　　为了更好地完成这份方案的文档设计，我们很有必要到网上去收集一些关于智能化系统的有关资料以供参考。在WPS Office环境下，提供了一个网页浏览器，只要在地址栏中输入要浏览的网站地址就可以上网冲浪了。在窗口下方的状态栏中，可以查看浏览器当前状态，并可以显示当前打开网页的名称，只要单击相应的名称，即可实现页面之间的切换，而无须退出系统。如果找到相关的资料，可以在网页窗口内选择主菜单“收藏夹/添加到收藏夹”命令，将站点添加入收藏夹了。另外，WPS Office的网页浏览功能提供了网页浏览工具按钮，如果熟悉IE使用的人，可以非常快速地上手。
　　在前面我们已经到网上寻找了一些方案设计的资料，并将相关网页保存在硬盘中。接下来我们将进行文档录入和编辑排版，这里将把这个文档页面分为两栏，中间用分栏线分隔，左右页页脚不同，并且要在页眉中插入了文件编辑的时间。
　　#21.建立设计书
　　在开始编辑文本之前，我们首先需要做的就是先来建立一个新文件，作为文档文件，这也将是我们未来提供给用户的最终文档。我们打算将此文档设计成为一个折页页面，这样比较美观，而且容易保存。首先需要启动WPS Office，这时会直接进入WPS Office的文本编辑器。在“文件”菜单中选择“新建…”命令，这时就会弹出一个创建新文件对话框（如图1），（^27060101a^）然后选择“通用”下的“折页打印”模板，并单击“确定”按钮即可建立一个折页页面。完成以后，需要注意适时保存文档，以免掉电致使文档编辑前功尽弃，可以在文本编辑过程中单击工具栏的“保存文件”工具按钮。首次保存文档，会打开一个文档保存对话框，在“文件名”中输入“方案设计书”，然后单击保存按钮，即可实现文档的保存了。
　　#22.设计打印页面
　　在前面，我们已经完成了文档的基本设置，下一步就可以来规划整个文本的打印页面了，这里我们需要做的工作包括设打印纸张类型、页边距、纸张方向等，目的只有一个，这样做是为了保证我们重新编辑后的文档，不至于因修改后造成文字混乱和错位的现象发生，而且也可以统一整个文本的风格。执行主菜单“文件/页面设置”命令，在弹出页面设置对话框中（如图2），（^27060101b^）在“页面边距”的设置页面的上、下、左、右边距都设为20mm，并且在“纸张类型”选项卡中设置“纸张规格”为“A3 297mm×420mm”，然后将“纸张方向”设置“横向”，并在“版面”选项卡中设置“分栏数”为“2”，设置栏间距为“6.50mm”，同时注意设置“分栏线”为空线。另外，在“页眉页脚”选项卡中可以保持系统默认值不变，最后就可以单击“确定”按钮了。至此，就可以完成了整个文档的打印页面设计了。
　　#23.添加公司信息
　　首先来插入文档的设计日期，可以执行菜单“插入/页眉”命令，然后在页眉上加入公司的全称，并使之居左，然后执行“插入/日期与时间…”命令，弹出对话框，在“日期”中选择符合要求的日期格式，并选中“星期”后按“确定”按钮，这样就可以将文本的设计日期一并加入了，并将日期居右。
　　#24.制作模板
　　为了方便以后使用，我们还可以将当前文本框架以模板的形式保存下来，这样我们再次为其他客户设计文档的时候，只要直接打开这个模板。执行“文件”菜单的“存为模板…”命令，在弹出的保存模板文件对话框（图3）（^27060101c^），在“模板名”中键入“我的模板”，并在“描述信息”中输入相关模板文件的简要介绍，完成后单击确定按钮。建立一个模板之后，我们就可以在再次建立新文件的时候，直接调用这个模板了。
　　#25.灌入资料文档
　　如果我们已经从网上收集了大量的信息作为文本编辑的资料，下面则要把相关的资料打开，并将我们需要的有关网页文件灌入到文档中。只要在页面编辑区域单击鼠标右键，然后执行“灌入文本”命令，这时会打开一个对话框，在这里我们可以选择灌入HTML格式文件，但是灌入以后，由于网页文件不同于一般普通文本文件，可能页面中会包含很多空格，下面我们将利用WPS Office的高级编辑功能，将文件处理成规则格式。
　　首先来删除空格、段首空格和空段。选中全文后，执行“工具/文字/删除空格”命令，在弹出的提示框中单击“是”，接下来执行“工具/文字/删除段首空格”命令，最后选择“工具/文字/删除空段”命令就可以将网页文档中的空格、空段给删除了。
　　有些时候，公司的一些技术资料会保存在Word文档中，而我们需要的时候，就可以在WPS Office中直接灌入Word文档，方法很简单，只要在灌入文本类型中，选中Word文档格式就可以直接灌入Word文档了。这是为了方便很多用户将文档内容保存在Word中，可以快速导入到WPS中。
　　#26.修饰标题
　　选中标题文字，在文字工具条上字号栏中选择字号为“小一号”，在字体栏中选择“楷体”，然后选择工具条上的文字颜色按钮，在弹出颜色对话框中，在“基本颜色”中选择蓝色，并单击“确定”按钮。接下来将标题设置为扁体字，执行菜单“文字/字体…”命令，打开字体对话框，在“字型”中选择“扁型”，然后单击确定按钮。然后在“字间距”中选择单位为“毫米”，在后面的数据框中键入“3”，最后单击“确定”按钮。
　　为了增强标题文字的感染力，还可以为标题文字添加修饰效果，首先选中标题文字后，执行主菜单“文字/修饰/详细…”命令，会弹出修饰对话框，在“类型”中选择“渐变”，用鼠标左键单击“起始颜色”色块，在弹出地颜色设置对话框中，选择绿色后再选择“确定”，单击“终止颜色”色块，选择渐变色的终止色为黄色，在“角度”中输入“320”，或直接拖动圆圈中的小圆点，这时就可以在“字样”框中预览渐变字体了。最后单击“确定”按钮。
　　#27.段落编排
　　首先从设置段落对齐方式开始吧，选中第一和第二自然段，然后单击工具条上“居左”按钮，这样段落就会自动按照要求进行重排了。接下来再设置段落缩进和行间距，以使整个文档的段落清楚。首先将光标移到段落2中，选择主菜单“文字/段落…”命令，打开段落设置对话框，在“缩进”栏中的“首行”中输入10mm，在“行间距”中设置段前间距为10mm，段后间距为10mm，行间距为2.5mm，并单击“确定”按钮完成设置。
　　#28． 图文混排
　　现在我们需要将有关的图片插入到文本中去，首先在工具中选择文字框按钮，按住鼠标左键，在页面上拖放，创建一个文字框，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“对象属性”命令，打开设置文字框属性窗口（图4），（^27060101d^）在“位置尺寸”选项卡中设置“宽度”为50，“高度”为60，然后选择“边线端点”选项卡，在边线风格栏中设置“类型”为细双线，“宽度”为1.2，在“填充阴影”选项卡中设置“透明”风格，完成以后单击确定按钮。
　　接下来需要插入图像，执行菜单“插入/图像”命令，在弹出的“插入图像”对话框中选择要插入的图像，然后单击“打开”按钮。在文档中，选中图像并移到合适的位置，单击鼠标右键，选择“对象属性”命令打开属性对话框，在“边线端点”选项卡中设置边线风格为实线，“宽度”为0.2，“颜色”为自定义。为了使图像大小适合文字框，可以改变图像的大小，单击选中图像框，然后拖动图像边缘的黑色方块，如果此时按下Ctrl键可以保持原图的宽高比。
　　图片编排好了，要把它们和文字融为一体，选中图像，单击鼠标右键，执行“绕排方式/两边不绕排”命令。然后双击文字框进入编辑状态，在首行输入文字“WPS Office”并回车。然后执行主菜单“文字/修饰/详细”命令，在“字体修饰”对话框中选中空心字。
　　#29.产品行情表格的制作
　　最后，我们还需要为客户提供一个详细的产品行情概括的表格，做为附件资料文档的一部分，以增加其对产品所需配件有一个大致的了解。下面就来制作一个表格，将产品信息详细的列出来。作为文档处理软件。首先执行主菜单“插入/表格”中的“定制表格…”命令，然后打开定制表格对话框，建立一个5行5列的表格。点击表格工具上的“斜线表元”按钮，打开定制各种单双斜线的表元（图5）（^27060101e^），选择单斜线，然后输入斜线上的文字为“项目”，斜线下文字为“月份”，然后单击确定按钮，这时表格首行首列就会加入一条斜线了，这项功能非常适合国内用户，在Word中是无法如此简单实现插入表格斜线的。
　　如果我们的行情资料是存放在一些数据库文件中，我们还可以将他们导入到WPS Office表格中。首先在表格中单击鼠标右键并执行“数据操作/灌入数据…”功能，打开一个灌入数据对话框，从“可选取的表”中选择需要的数据库表格。如果灌入数据的表格是Excel文件的话，可能会有多个表格，点击复制后返回即可将数据灌入表格了。当然了，还可以手工输入表格数据。
　　#210.行情图表
　　为了将表格中数据更能清晰地反映出来，我们还可以据此创建一个图表，以便客观地反映配件产品近期的价格变化。首先双击表格使它处于编辑状态，选中所有数据表元，在右键菜单中选择“创建图表…”命令，打开创建图表对话框，设定好图表的标题后，在图表类型中选择“圆柱柱状图”并单击确定按钮。此时即可在文档中创建一个图表了。对于整个图表，还可以对它进行必要的属性设置，选中整个图表框后单击右键，执行“对象属性…”命令，即可打开属性设置对话框，在这里可以修改图表的边框风格、填充阴影等属性。
　　#211.文稿校对
　　使用WPS提供的文字校对功能，校对文件中字、词的别字和拼写错误，可以有效地减轻人工校对的负担。首先来设置校对级别，将光标移到要开始校对的位置，然后按下 F4键，这时会弹出一个“校对设置”对话框，建议选择“校对级别”为一般校对，这样误报率可以有效降低。然后就可以单击“开始校对”按钮，进行文稿的校对了。
　　#212.打印文本
　　为了使这个文本设计书显得更加美观大方，这里打算将文本进行双面打印，WPS提供了分别打印奇偶页面的功能，可以方便地进行双面打印。只要从“文件”菜单中选择“打印”命令，然后会弹出打印对话框，在“打印范围”中选择“全篇”打印，然后在“页面选择”框中选择“奇数页”，然后单击打印命令按钮，打印奇数页面。完成以后，将打印好的奇数页面重新放置在打印机中，在“页面选择”框中选择“偶数页”，并打印所选范围内页号为偶数的页面，这样就可以实现双面打印了。