收获的一年：使用Excel和Word制作总结报表

王月  雷澜 
2001年 2期

    “这是今年的销售情况，后天上午9点将销售分析报告放到我的办公桌上。”秘书小王想着经理刚才的吩咐，看着手里这一大堆资料，既有每月各种商品的销售情况又有各地销售员每月的销售记录，小王的心不禁提了起来。平时用Word打个会议通知什么的，小王倒也轻轻松松手到擒来，但分析报告总不能只是文字吧，怎么也得有几张分析图表，而且这么多数据怎样分类、如何统计、如何分析，最后再打印成图文并茂的文件，用手来一个一个地算也太麻烦，而且制作统计图表手绘的也不好看啊。怎么样完成这个工作，让领导满意呢？
　　    看到书架上的Office2000教程，小王心中一动，听说Excel 2000是专门处理各种数据，并能够进行汇总统计和制作统计报表的软件，想到自己使用Word还是有些心得，小王对自己用Excel来完成工作也有点信心了。
　　#2    小知识：电子报表和Excel。
　　    电子报表，就是将报表数据电子化，让计算机管理报表数据。
　　    Excel，在计算机应用方面主要是指微软公司开发的办公软件OFFICE中的电子报表软件。目前主要有Excel 97版和Excel 2000版。
　　#2    小王要做的总结报表
　　    小王先将自己要做的工作在心里默默地规划了一下，首先，肯定要将这一个季度销售情况输入计算机，形成一张电子报表，只有原始数据“电子化”，才能成为以后工作的基础。其次必须学会对销售报表上的各种数据进行分析统计，不然分析报告怎么写呀。最后小王决定还做几幅柱型图和饼图，让各种数据更直观方便，以利于领导和相关同志阅读。而且还有各个销售员的销售记录，要对这些业绩进行分析考核，看来必须找到一种快速分析和计算的方法。时间紧迫，只有边学边干了，小王双击了桌边上那只画着大大的“X”的Excel 2000快捷方式。
　　    小知识：Excel的安装和启动。
　　    一般我们安装Office 97/2000的任何版本，都有Excel套件。安装后，从“开始”菜单就可以启动Excel。
　　#1    一、Excel 2000初会面
　　    初次启动Excel，小王发现Excel 2000和自己早已熟悉的Word 2000“长”得颇为相似（^02060101a^1），什么标题栏、菜单栏、工具栏都差不多是一个样子的（这也难怪，本来就是两兄弟嘛），这在无形之中，给小王的学习，减轻了不少的压力，可是小王还是很快地发现了其中的不少区别。
　　#2    Excel界面和Word界面的区别
　　    首先，Excel 2000的编辑区是和Word 2000有很大区别，Excel 2000的编辑区被一些浅灰色的细线条分成了若干小格子。如果说Word的编辑区更像一张什么也没画的白纸的话，那么Excel的编辑区更像一张打好格子的表。仔细看一下，在编辑区的最下方还有什么“Sheet 1”、“Sheet 2”之类的，这可从没见过，是干什么的呀？
　　#2    工作簿和工作表
　　    当你启动Excel时，系统会首先会自动生成一个默认的文件—book1，其后缀名为.xls，这和Word是非常类似的，只不过Word自动生成的文件名为文档1，后缀为.doc罢了，这里的book1，在Excel通常被称为工作簿。实际上，这也是Excel的一个特点，在Excel中，每一个工作簿就是一个Excel文件，而在一个工作簿中可以包含若干个表格，这就好像是现实办公事务中，为了便于管理，总是将同一类的若干张表格放在一个文件夹里一样，Excel的工作簿和现实中的文件夹起相同的作用。也可是说一个工作簿文件就是一本书（book在英文中本来就是书的意思），书有许多页，各种表格就在不同的页上。在Excel 中，每一张表格被称为是一张工作表，也就是在屏幕的左下方标注的 “Sheet 1”、“Sheet 2”、“Sheet 3”了（Sheet在英文中是表格的意思）。每张工作表都以表格的形式出现，由许多小长方格组成，这些小长方格在Excel中就叫做单元格。单元格可以说是Excel最基本的工作对象和操作对象，因为在执行绝大部分Excel的操作时都必须事先选定作为操作对象的单元格，这就好像是在Word中，在排版时必须要选定需要排版的文字是一个道理。
　　#2    单元格和编辑栏
　　    由于Excel中允许对所有单元格中的数据进行合法引用，因此这些单元格都有自己的名字，一个单元格的名字可以用它所在的列号和行号的组合来加以表示，这与在直角坐标系中表明一个点要使用纵横坐标的原理是一样的，只不过这里用的是字母和数字的组合罢了。比如在^02060101b^2中被框黑的那个单元格，因为它处在第B列的第五行，所以“B5”就是它的名称了。必须注意的是，在确定单元格的位置称呼时，必须是字母在前，数字在后，也就是横坐标在前，纵坐标在后。“5B”在Excel中是无法定位的一个特定的单元格。
　　    实际上，Excel所有的数据都必须输入到具体的单元格中才能成为有效数据，数据的定位、计算、引用和排版也是以单元格为单位的。因此在 Excel中，将正用于输入或编辑数据，或其他要执行的操作的单元格称为活动单元格或者称为当前单元格，活动单元格在工作表中被突出显示（^02060101c^3）。
　　    另外，在Excel中，为了方便输入和使用当前单元格的数据，还专门为当前单元格设置了一个颇具特色的编辑栏。编辑栏中的各按钮功能如^02060101d^4所示。在具体操作中，你可以直接在单元格中输入数据或者公式，也可选定单元格后在编辑栏中进行输入操作。单元格的内容和编辑栏中的内容有关联也有区别，在单元格中输入数字时两者相同，而当单元格中是公式时情况略有不同，单元格上显示公式的计算结果，编辑栏显示具体的计算公式。比如在某单元格中输入“=1+2”，那么在编辑栏上看到的是“=1+2”，而单元格上则仅显示公式的结果“3”。公式和公式结果是两个不同的概念，这一点在公式引用和数据计算中非常重要。
　　#1    二、创建自己的电子报表
　　    了解了这些以后，小王总算心里有点数了。首先，她需要制作各个季度的销售情况简表，这些报表在Excel中都应该是一个独立的工作表，而这些表格都应该放在同一个工作簿内作为一个文件存储，事不宜迟，小王急忙开始动手制作自己的销售电子报表。
　　#2    第一步：表格原始数据输入
　　    这对于有文字编辑基础的小王来说，简直是太容易了，根据实际的报表格式，她很快就把第一季度销售报表的表头和销售数据等资料输入完毕（^02060101e^5）。
　　    虽然说在Excel中的输入方法和在Word中大体相似，可是由于在Excel中，所有的数据都是输入到某个确定的单元格中，掌握一些Excel数据输入的基本技巧无疑可以大大加快输入速度，而且Excel系统本身还专门提供了一些有利于数据输入的工具，比如：自动填充等等。看来，哪怕就是一个简简单单的数据输入也还是有很多“窍门”的。
　　    1.一般数据输入方法：用鼠标点击（单击和双击皆可）某一单元格后，就可直接对该单元格进行数据录入。利用鼠标点击和方向键都可以改动当前单元格。如果输入的数据较长或较复杂，可选定需要的单元格后，单击编辑栏，在编辑栏中进行输入。初学者特别需要注意的是：当输入的数据过长时，系统会将超出单元格的内容自动隐藏，但实际内容仍在一个单元格内，如果像Word中那样在输入中使用回车的话，系统将自动改变当前工作单元格。
　　    2.最常用的输入技巧──自动填充功能：下面我们以小王要在报表中依次输入“一月”、“二月”、“三月”的例子来说明Excel提供的自动填充。首先在单元格B2中输入“一月”，然后“二月”和“三月”的输入就可以让Excel替你完成了。仔细看看表示单前活动单元格的那个黑边框，边框的右下角有一个其他角都没有的小黑方块，这在Excel中称为“填充柄”。将鼠标移到该填充柄上（如^02060101f^6所示），鼠标指针会变成黑色细十字型，这时按住鼠标左键向右拖动，穿过C2和 D2，可以看见单元格的边框将沿拖动方向扩大，当D2也被框住后松开鼠标，Excel即自动完成所穿过的单元格中的序列自动输入，在这里也就是生成“二月”、“三月”。熟练使用自动填充功能可以大大加快数据的录入速度。
　　    3.生成冻结窗口锁定表头：工作表大了，带来的麻烦也就越来越多了，比如销售记录明细表的信息比较多，经常需要拖动滚动条以查看数据，当拖动到屏幕上不能显示上表头时，查看数据就显得非常不便了。这时，我们可以采用生成冻结窗口的方法，锁定表头，使得在表单随滚动条滚动时，表头不动，方便我们输入和查询。具体实现方法如下：先选定一个需要固定的单元格，再单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令。当选定单元格的上方和左方的数据被锁定了，拖动滚动条时锁定的行或者列就不再移动，始终保持在原来的位置上。当实现锁定后，可以在“窗口”菜单中找到“撤销窗口冻结”命令来取消冻结。
　　#2    第二步：简单数据计算
　　    Excel中，只要有了原始数据，就可用各种方法对这些数据进行处理加工得到人们需要的有效信息。小王现在就想通过Excel计算出1～3月各种商品的合计和当月总计。公式计算是在Excel中最常见的一种数据处理办法，一般的小批量数据处理都通过公式来实现。比如小王需要公司1～3月的洗衣机销售额合计，那么先选中E3单元格，首先输入“=”（告诉Excel我们将建一个公式），然后点击单元格B3，输入“+”（使用小键盘上的“+”键会让你方便许多），点击单元格C3，输入“+”，点击D3，最后按回车。看看Excel是否已经在E3单元格内为我们计算出了B3+C3+D3的和了。
　　    对于小批量的数据我们可以用建立公式来处理，但是大批量的数据用这种方法就显然不行，所以Excel又提供了另一种功能非常强大的数据处理工具──函数。比如我们刚才讲的求和，利用最常见的自动求和函数就可以轻松实现。先选中要存放求和结果的单元格E3，然后单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮（^02060101g^7），则在当前单元格中会显示自动求和公式“=SUM（B3：D3）”（“SUM”代表求和，“B3：D3”代表范围是从B3单元格到D3单元格），回车确定，合计结果就出现在E3单元格内了，是不是方便了许多呀。实际上在调用自动求和函数时，它首先将自动向上搜索数据（向上没有数字时，系统默认自动向左搜索），直到出现一个空白单元格或一个非数字内容的单元格，并对前边所有单元格中的数字自动求出合计数。然后，使用前边讲过的“自动填充”功能，将E3的公式自动填充到E10，合计自动生成。
　　    每月总计的生成方法同样可以通过“自动求和”功能来实现。用鼠标选中从左上方B3到右下方D10的整个区域，点击“自动求和”按钮，在B11、C11和D11的位置上就分别产生出各月的销售总计。这种方法与前面介绍的略有不同，但实际原理是一样的。
　　    这样一季度销售情况工作表就基本建成了。小王看了看发现各种数据倒是全了，可是看着总觉得不大美观。是的，我们在录完一张Excel工作表后，还必须对工作表的样式进行“打扮”。
　　#2    第三步：美化工作表
　　    1.在Excel中同样提供字体、字号、颜色、对齐方式等方面的调整功能，方法和Word类似，只不过在默认情况下，系统都是以单元格为操作对象的，因此这些设置也都可以在“格式”菜单中的“单元格”选项下找到。
　　    2.用于区分各个单元格的线条只在制表中以浅灰色出现，并非真正的表格线，在打印出的文档或者是被引用到其他应用程序（如Word）中时并不出现。所以必须由用户自己添加表格线：首先选定制表区域，“格式”菜单中的“单元格”中有“边框”标签，根据提示和自己的需要选择设定即可。
　　    3.工作表刚建立时，所有单元格都采用默认的通用数字格式，这种格式将数值以最大的精确度显示出来，当数字太大时，采用科学计数法表示。可是，这种计数方法并不一定能满足我们日常工作的要求，比如：需要采用会计规范符号，明确显示币种、规定日期格、规定小数点后面的位数等等。此时，我们可以选定需要设置格式的单元格后，同样打开“格式”菜单中的“单元格”选项，其中有一个“数字”标签，在这里可以对各种数据的格式进行逐一确定，以满足你的要求（如^02060101h^8所示）。
　　    4.合并单元格：我们前边在A1中输入了标题“第一季度销售报表”，作为标题当然应该处在表格的正上方。选中A1到E1的单元格，按工具栏上的“合并及居中”按钮（如图7所示），或者在“单元格”选项中选择“对齐”标签中的“合并单元格”选项，并设置对齐方式来实现。合并单元格在Excel中使用非常普遍，值得注意的是，合并单元格不仅可用于水平方向上的单元格合并，还能用于垂直方向上的单元格合并。
　　    利用字体、数字格式、对齐方式和边框的调整设计，一般就能完成一幅非常漂亮的工作表了。（表格制作完成之后的效果如^02060101i^9所示）。
　　#2    第四步：管理工作表
　　    将鼠标停在工作表下方的“sheet 1”上，单击右键，可看见工作表管理菜单（^02060101j^10），可以完成插入、删除、重新命名等操作。由于四个季度需要四张工作表，而工作簿默认只有三张工作表，所以小王选择“插入”，根据提示，她顺利添加了两张工作表。再分别选择“重命名”，把工作表名“sheet 1”、“sheet 2”…“sheet 4”分别改为“第一季度”、“第二季度”…“第四季度”。
　　    看到自己的工作成果，小王自我感觉还不错。如法炮制，还有后面三个季度的销售报表看来是没有问题了！看来，Excel学起来也还不算太难，但她也深知熟能生巧的道理，也清楚知道后面的报表要比这个复杂得多，基础当然是越扎实越好了。以下这些技巧确实是今后的学习中不可缺少的东西：
　　    1.整行或整列的选定：直接用鼠标单击行号或列号即可；从欲选定的起始行（列）向选定的方向拖动即可选定连续的行和列，按CTRL再选可以选择非连续的多行和多列。
　　    2.单元格数据的移动和复制：可采用和Word类似的方法，实现单元格数据的移动和复制，在未移动/复制以前，被选中的单元格边框周围会显示闪烁的虚线；对于相邻单元格的复制可使用填充柄；另外，在复制中，将需要复制的单元格或单元格区域放入剪贴板，选定目的单元格后，可以在编辑菜单或鼠标右键菜单中看见“选择性粘贴”选项，在弹出的“选择性粘贴”对话框中可对单元格中的内容进行选择性的复制，比如：只复制某公式的运算结果而不是公式本身、只复制单元格的格式等等（^02060101k^11）。熟练使用选择性粘贴是以后实现数据快速准确引用的基础。
　　    3.Excel公式中的运算符与运算次序遵循计算机使用惯例，比如以“*”表示乘法，“<=”表示小于、等于。
　　    4.工作表的快速移动/复制：在同一个工作簿中，在标签栏上用鼠标直接拖动某一工作表标签到合适的位置即可实现移动，而按住Ctrl键后再拖动工作表标签则可轻松实现工作表的复制。看到这里小王赶紧把前面已经建好的第一季度的工作表复制到后面几个季度，再改动其中的原始数据和月份就可以完成整个基础数据的录入了。
　　#2    第五步：工作表的合并
　　    小王很轻松地就将四个季度的销售报表完成了，现在她想根据这四个报表的原始数据，创建一个年度销售总报表，用来进行年度销售情况的分析，因此她还需要完成下面的工作
　　    1.首先，创建一个新的工作表，把它放到最后，并命名为“年度销售总报表”。
　　    2.对表格进行初始化工作，输入表头（可采用复制单元格的方法减少输入量）。
　　    3.首先对全年洗衣机的销售情况进行统计。第一季度洗衣机的销售额数据来源于第一季度销售报表，我们可以直接将第一季度销售报表中1-3月的洗衣机销售额合计数复制过来。注意这些单元格中的数据都是通过公式计算出来的，如果用一般的粘贴将得不到正确的数据，必须使用选择性粘贴，粘贴公式的结果即可。也可以采取以下方法：
　　    A.将当前工作表改为年度销售总报表，选定第一季度洗衣机的销售额所在单元格即B3。
　　    B.选择菜单“数据/合并计算”。
　　    C.在弹出的对话框（^02060101l^12）中，按“引用位置”右侧带一个红色小箭头的“压缩对话框”按钮，“合并计算”对话框将被隐藏，只显示“合并计算—引用位置”框。这时切换到第一季度销售报表，选中第一季度洗衣机销售额的合计数据，即E3，此时，可以看到在“合并计算──引用位置”框中显示了所选的引用区域，如^02060101m^13所示。按右边的“压缩对话框”按钮，显示“合并计算”对话框。按添加按钮，将其添加到“所有引用位置”列表中。
　　    D.选中对话框中的“链接到源”复选框，这样，当子报表的数据被修改时，合并表中数据便会自动更新。按确定按钮。
　　    E.重复上述步骤，将其他需要合并计算的数据合并计算到年度销售总报表中。
　　    F.最后为总计和合计建立公式，并对格式进行设置，最后结果如^02060101n^14所示，这样全年的销售数据录入和统计工作就全部完成了。
　　    第一项工作总算是顺利完成了，但对秘书小王来说，她的工作才刚刚开始，现在，她需要利用Excel制作图表，并对本年度的销售情况进行分析，这可是写好分析报告的“重头戏”，一点马虎不得。小王需要根据销售情况的历史记录，统计出各个时期的销售情况，再根据统计结果，进行分析，最终形成图文并茂的分析报告。
　　#2    第一步：使用图表向导创建图表
　　    1.选定希望显示于图表中的数据所在的单元格区域；注意，此时，如果选定区域包含有标志的单元格，比如表头信息，则数据的行列标志也显示在图表中。
　　    2.单击“插入/图表”或“常用”工具栏上的“图表向导”，将会弹出图表向导对话框（^02060101o^15）：
　　    步骤一：选择图表类型。在这里，你需要选出你所需要的图表类型，以及确定子图表类型，根据自己分析数据的需要，小王选择了“柱型图”，并选用“三维簇状柱型图”。
　　    步骤二：设定图表数据源。一般来说Excel会自动将图表中所引用的数据源设好，一般不需要改动。在这里，我们需要统计各个季度的销售情况，因此，选择数据的来源为“系列产生于行”（如^02060101p^16），此时将依据选定区域的最上一行中的各单元格中的内容来进行统计，否则，将依据选定区域的最左一列中的各单元格中的内容来进行统计，即“系列产生于列”。
　　    步骤三：图表选项对话框。在该对话框中有六个标签，分别用于设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。在这里我们需要在“标题”标签中输入图表标题“年度销售情况分析”，输入分类轴（X轴）的名称“季度”，输入数值轴（Y轴）的名称“销售额”，此时对话框左侧的示例栏将显示图表的变化（有点所做即所见的味道）。另外，我们还可以在“网格线”标签中选择“分类轴”中的“主要网格线”，这样将在图表中添加竖直方向的网格线，以区分不同的四个季度；在“图例”标签中，在位置栏中选定“底部”选项，将图例显示在图表的最下方。经过上述步骤后，得出的图例效果如^02060101q^17所示。
　　    步骤四：确定图表位置。这里需要确定生成的图表作为该工作表的一部分即嵌入工作表，还是作为一个新的工作表（如^02060101r^18），在这里为了方便操作，我们不妨选择“作为新的工作表插入”。完成后，Excel将自动在当前工作簿中建立一个名为“图表一”的图表工作表。
　　#2    第二步：修饰图表外观
　　    在生成一个图表之后，通常都要进一步修饰图表的外观，比如：通过增加数据系列、图例、标题、文字、趋势线、以及网格线等来美化图表或者强调某些信息；用图案、颜色、对齐等格式属性来设置图表项的格式。
　　    在学习修饰图表外观的具体方法以前，必须要先熟悉一下对图表的基本操作。在Excel的图表中，各个数据系列、数据标志、图例以及背景线等等都是图表的组成部分，和Word相同，如果要对图表对象进行操作，就必须先选定为当前图表项，可以在“图表”工具栏中的“图表对象”按钮的下拉箭头（如^02060101s^19），在图表对象列表框中选择需要的选项。比如：我们如果选择“系列微波炉”，就会发现，图表中各个月份的微波炉都被选定，即图表中所有的蓝色柱；另外，各个数据系列、数据标志、图例作为选定对象组各自又可以细分为单独的元素，比如：我们如果需要单独选定“二月微波炉”的话，在上述基础上点击代表二月微波炉销售额的方柱即可。
　　    实际上，我们还可以使用鼠标移动和调整图表区、图表区中的图形区以及图例等图表项的大小，方法和在Word中调整图片的方法相同，需要说明的是，可以使用鼠标来移动标题，但是不能调整它的大小。
　　    有了上述准备工作之后，我们就可以对上面已经创建完成的图表进一步修饰了，比如：我们可以选定“背景墙”，单击鼠标右键，打开“背景墙格式”对话框，对背景的填充效果、纹理等进行设置；可以将某个销售额刻度颜色设为红色突出显示；选定坐标轴后，单击鼠标右键，在弹出的“坐标轴格式”对话框中，如^02060101t^20所示，我们可以指定数值坐标轴上显示的数值范围，也可以修改坐标轴上的数值间隔，还可以指定坐标轴是否有刻度线。另外，也可以像处理工作表中的数字一样设置图表中的数字格式──使用“格式”工具栏按钮设置货币、百分比等类型格式。
　　#2    第三步：运用图表分析数据
　　    生成图表的目的就是要分析数据，在不创建新表的前提下，采用各种方法在原来的表上进行调整，如：转换图中数轴的方向、改变图表类型、添加趋势线等，尽量达到所需的显示要求。
　　    1.转换数轴方向
　　    在前面的图中，我们对比的是各个季度的销售额，现在我们需要比较各种商品在不同月份的销售情况，也就是说，需要以商品名称作为分类轴的值，这时，可以采取以下任意一种方式实现：
　　    A.单击图表后在“图表”菜单中选择“数据源”，重新确定为“系列产生在行”方式；
　　    B.通过单击“图表”工具栏上的“按行”按钮或者“按列”按钮（图19），改变数据系列由工具表数据生成时的取向，效果如^02060101u^21所示。
　　    2.改变分类轴（X轴）的标志
　　    有时我们需要将“第一季度”、“第二季度”等改为“春季”、“夏季”等，以揭示人们消费习惯和季节变化的关系，此时，我们可以选择下列方法之一对其进行更改：
　　    A.由于图表中的内容来源于工作表中的数据，因此可以直接更改工作表的数据源来更改分类轴标志，在本例中，直接将工作表中的表头更改为“春季”、“夏季”等即可；
　　    B.点选图表后在“图表”菜单中选择“数据源”，在打开的“数据源”对话框中选择“系列”标签，在其“分类（X轴）标志”编辑框中直接输入“春季、夏季……”；注意：此处更改不影响工作表中的单元格且一旦完成此步之后，分类轴的文字将不再与工作表单元格链接，不能再进行转换数轴等类似操作。
　　    3.改变图表类型
　　    上面我们一直都采用的是柱状图，用于说明各商品在不同时期的销售额情况，在工作总结中，还必须对各种商品在这一段时期的销售趋势进行分析，以确定今后的工作策略，比如：在这里，我们需要分析一下，各种商品在各个季度的销售状况，此时，就需要改变图表类型，其具体的操作步骤如下：
　　    A.选中要修改的图表；
　　    B.在“图表”工具栏中点击“图表类型”按钮，选择“折线图”按钮，如^02060101v^22所示；
　　    C.为了便于观察折线图中某个折线的数据点，还可以将各条线的数据点设置成不同类型的图标，方法是：选中需要设置的数据系列（绘制在图表中的一组相关的数据点），比如：电视机所在的曲线，在快捷菜单中选择“数据系列格式”，在相应的对话框中（如图22所示）的“图案”标签中设置线条的颜色、数据标记类型、颜色等信息。
　　#2    Excel中饼图的制作
　　    在工作总结中，我们经常采用饼图的形式来显示每一数值相对于总数值的比重。在这里，饼图可以直观显示出各个季度销售额或者是各种商品销售额在总销售额的分额。以各种商品销售额在总销售额的份额为例，将图13的所示的图表上采用上述方法，图表类型改为饼图，或者直接使用图表生成向导重新创建一个饼图即可，如^02060101w^23所示。
　　#2    Excel中图表处理小技巧
　　    1.在图表中添加数据
　　    在实际工作中，经常会遇到将图表完成后，需要再向图表中添加数据，或者由于数据源的范围有所变化时，需要更改相应的图表，比如：当我们把图17所示的图表完成后，又在原来的工作表中新加入了计算机的销售数据（新加一行），此时，就需要随即更改图表。
　　    如果是图表工作表的话（详见图表向导步骤四），可以直接复制工作表中的数据，然后粘贴到图表之中即可，系统将会自动添加关于计算机的各种图表元素，无须人工干涉。
　　    如果想要往嵌入式图表中添加数据（图表和表格在同一工作表中），最简单的办法就是利用工作表中的颜色代码。具体操作方法如下：
　　    A.保证原工作表中已添加需要的数据；
　　    B.选定图表区（可直接单击图表边界与图形区之间的空白区）；
　　    C.在工作表上拖动蓝色选定柄，将新添加的数据包含到矩形选定框中，即可完成向图表添加新分类和数据系列。
　　    2.在图表中添加趋势线
　　    所谓趋势线，也就是图形化显示某一数据系列中数据变化的趋势或走向，趋势线可用于预测研究，也称为回归分析。比如，我们可以在上述已完成的折线图的基础上添加空调的趋势线，用以分析空调今年的销售整体变化趋势，为明年的销售策略制定提供资料。具体实现方法如下：
　　    A.选定要添加趋势线的数据系列即表示空调销售的曲线。
　　    B.在“图表”菜单上单击“添加趋势线”命令。
　　    C.根据需要选择所需的回归趋势线类型确定即可。为了和空调销售的曲线相区分，可以对该趋势线的格式进行设置，方法同本节第三步第三点“数据系列格式”设置方法。
　　    需要特别声明一点，Excel中图表与生成它们的工作表数据是相互链接的。当修改工作表数据时，图表也会自动更新；如果是在工作表中新添加一行或者列的话，就只有采用前面所述的“向图表中添加数据”的方法实现图表和源工作表的数据同步。
　　#1    数据清单
　　    通过以上的学习，小王已经能够比较熟练地建立工作表、创建图表了。但她还必须考核各销售员的工作成绩，财务部提交的销售记录早已准备好了（如^02060101x^24所示），小王打算自己对这些明细记录进行汇总分析。看看需要做些什么吧！
　　#2    第一步：生成数据清单
　　实际上，在Excel中可以通过创建一个数据清单来进行数据管理。通过数据清单我们能以数据库的管理方式去管理Excel中数据。当数据被组织成一个数据清单之后，就可以实现查询、排序筛选以及分类汇总等数据管理功能。数据清单中列相当于数据库的字段，列标题则被看作是数据库的字段名，每一行就是一个记录。必须注意在创建数据清单时，应保证所选区域第一行各单元格的内容应能作为数据清单的列标题。在实际过程中，我们可以将列标志使用的字体、对齐方式、格式等与其他一般数据行加以区别。另外，最好不要在一个工作表内建立多个数据清单，以免出错。创建一个数据清单的步骤如下：
　　    1.选取需要定义数据清单的单元格区域，在本例中我们选择A1到E20这个区域作为数据清单，其中第1行就是列标题。
　　    2.选择“插入”菜单中的“名称”，并选择“定义”，在弹出的对话框中输入数据清单的名称，并选择“添加”，为数据清单命名。
　　通常，一张工作表上如果没有创建数据清单，则默认的数据清单就是工作表本身，
　　#2    第二步：使用记录单访问表格中数据
　　    有了数据清单，我们就可以利用Excel的“记录单”来添加、删除、修改清单中的数据了，这要比直接在数据清单上编辑记录要清晰、直观，且不容易出错。
　　    选择“数据”菜单中的“记录单”命令，可弹出如^02060101y^25所示的对话框。很容易发现，对话框显示出了当前所在行记录的内容，并可以使用“新建”按钮自动在数据清单末尾添加记录。
　　    在该对话框中还可以很容易地实现记录的删除和修改，并可通过“上一条”和“下一条”按钮，方便显示每条记录的内容，注意，这里的删除将删除整条记录，即数据清单中的一行数据，一张“记录单”实际就是对应了一个行数据。
　　#2    第三步：在数据清单中分类汇总数据
　　    上面的两步只是为我们对销售记录的排序奠定了基础，小王需要做的第一个实质性的工作是：对各个销售员的总销售额进行汇总，以确定他们的销售业绩，并在此基础上汇总每个销售员每个月的销售情况。具体实现步骤如下：
　　    1.首先对各个销售员的销售额进行汇总：
　　    A.先选定需要汇总的列，对数据清单进行排序，本例中，选中销售员一列中的任意单元格，然后对其进行排序；此处由于“销售员”列都是具体的名字，名字的数值大小并没有意义，因此，最简单的方法是直接使用工具栏上的“升序”或“降序”按钮（如图7所示），也可使用“数据”菜单中的“排序”命令。完成后，数据清单中的各个记录将以人名为标准排列在一起。
　　    B.点击表中的任一单元格后，选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出对话框如^02060101z^26所示。其中“分类字段”，用于选择进行汇总时用来分类的数据列，这里应该选择“销售员”列；“汇总方式”，用于选择计算分类汇总的函数，在这里，我们只需要“求和”就可以了；“选定汇总项”，用于选定需要进行汇总的列，在这里我们需要对“销售额”进行汇总；最后，还需要确定汇总是否替换原有汇总数据以及汇总数据显示在数据上方还是在明细数据下面插入分类汇总行和总汇总行，为了便于查看，一般选择后者。数据汇总后，如^02060101a0^27所示。
　　    2.多级分类汇总
　　    Excel中，可以对已经分类的数据组再次进行分类汇总，也就是允许生成多级分类汇总。前面我们已经把销售清单按销售员进行了汇总，现在我们要在此基础上汇总每个销售员每个月的销售情况。首先我们必须对数据清单进行排序使同一个人相同月份的明细清单能够排列在一起，否则，再次汇总后的结果可能出错。
　　    A.在销售记录表中，单击任一单元格后，选择“数据”菜单中的“排序”命令，选择主关键字为“销售员”，次关键字为“月份”，其他可以使用系统的默认值。
　　    B.采用上面介绍的方法，对排序后的数据清单再次分类汇总，此时选择分类字段为“月份”即可。分类汇总后的部分结果如^02060101a1^28所示。
　　    注意：此处，在多级分类汇总数据组前，必须将已经汇总数据清单的所有分级显示折叠，否则结果会出现错误。
　　#2    第四步：数据筛选
　　    在Excel中，要完成数据筛选并列出符合条件的数据非常容易。筛选时，Excel只显示那些符合条件的记录，而将其他记录隐藏起来。对于小王来说，她就能够很方便地使用这项功能找到工作业绩没有达到标准或者是业绩优异的销售员，也可以用来查找某一人或者是某一商品的具体销售记录。我们来看看Excel的自动筛选功能吧！
　　    1.单击数据清单中的任一单元格。
　　    2.选择“数据”菜单中的“筛选”中的“自动筛选”命令，此时，在每个列标题的右侧都会出现一个下拉按钮，如^02060101b1^29所示。
　　    3.单击其中的下拉按钮，弹出的列表中包含了该列的所有项目。其中，“自定义”：将让用户设置筛选条件；“全部”或“前10个”将分别显示满足筛选条件的全部或者是前10个记录。另外，在下拉菜单中还可以找到填入该列中所有的具体数据，作用是显示包含这类数据的记录单。
　　    4.在这里，我们如果在“销售员”的相应列表中选择具体的销售员名字，将显示出该销售员的明细销售记录；在销售地选择某个地名，将显示出相应面向该地区的销售情况；如果在“销售额”的下拉列表中选择“自定义”，并在弹出的对话框中输入特别的筛选条件，比如销售额大于20万，系统将自动查找满足要求的销售记录。
　　    好了，现在让我们看看小王学会多少了首先能够将商品销售的各项数据归纳总结制成表然后能够根据各种销售表制作相应的图形，并进行分析。小王觉得是可以开始动手写报告了，不过最后需要解决的问题是如何将这些报表很好地嵌入到Word文档中，以及如何有效保护自己的工作表这些“后期”工作了。
　　#1    在Word文档中嵌入Excel图表
　　    你可以非常方便地在Word文档中插入Excel图表，一般有以下方式：
　　    1.直接复制和粘贴工作表或图表，这种方法简单易学，但表格样式单调，而且无法与源表同步更新。
　　    2.链接工作表：采用这种方法链接的工作表或图表将出现在文档中，但它的信息仍然存放在原来的Excel工作簿中。在Word文档中将无法直接更新工作表或图表中的数据。只要在Excel中编辑源表数据，Word会自动更新文档中的工作表或图表。
　　    3.嵌入工作表：这种方法将信息直接保存在Word文档中。你可以由已有的 Excel 工作表或图表创建嵌入对象，也可以新建嵌入Excel工作表或图表。如果需要编辑嵌入对象，双击该对象启动Excel进行更改就可以了。
　　    链接和嵌入的主要区别是再数据的存放位置以及在将其插入文档后的更新方式上存在不同。
　　#2    根据已有的Excel工作表或图表创建嵌入对象
　　    第一步，打开 Word 文档和需要创建链接的Excel嵌入工作表。
　　    第二步，在Excel选定需要链接的整个工作表、一系列单元格或者所需图表对象，并单击“复制”按钮。
　　    第三步，切换到Word文档并确定要插入链接对象的位置后单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，单击“粘贴”选项。弹出的对话框如^02060101c1^30所示，在“形式”框中选择“Microsoft Excel 工作表对象”。如果选中“显示为图标” 复选框，则在Word中将插入Excel图标，双击该图标即可打开该表，如果没有选中的话，在这里将直接把该工作表本身插入，显示整个工作表的内容而不仅是一个图标。
　　    注意：如果要快速由整个工作表创建嵌入对象，请先单击“插入”菜单中的“对象”命令，然后单击“由文件创建”选项卡，在“文件名”对话框中，键入要由其创建嵌入对象的工作表的名称，或者单击“浏览”按钮并从列表中选择文件。清除“链接到文件”复选框。根据需要，选中或清除“显示为图标”复选框。
　　    无论是用“选择性粘贴”命令还是“插入/对象”命令创建嵌入的Excel对象，Word都会将整个工作表插入文档（如果使用“选择性粘贴”命令，嵌入对象只显示你选择的工作表数据；如果使用“插入/对象”命令，嵌入对象将显示工作簿的首工作表）。无论哪种情况，一次只能显示工作簿中的一个工作表。要显示其他的工作表，请双击此嵌入对象，然后单击另一个工作表。
　　#2    根据已有的Excel 工作表或图表创建链接对象
　　    执行上面“根据已有的Excel工作表或图表创建嵌入对象”的第一、二、三步。
　　    要创建链接对象则在“编辑”菜单中选择“粘贴链接”选项。
　　    要将链接的工作表或图表显示为图标，请选中“显示为图标”复选框。
　　    通过上述步骤，小王需要的一份图文并茂的分析报告就基本形成了。
　　#1    工作簿管理
　　#2    1.保护工作簿
　　    它的重要性，想必在这里不必多说了，在Excel中提供了不同等级的保护以满足不同使用者的要求。具体来说，首先，可以通过在打开或保存工作薄时的密码设置来限制对整个工作簿的访问。比如，你可以确定对年度销售报表的访问权限，或者允许他人只读；另外，你还可以根据具体需要，限制对单张工作表的访问权限；以及对工作表中部分重要数据的保护等等。Excel提供的这些保护功能，结合操作系统或者是网络的安全设置，将会使你的工作表得到很不错的安全保护。下面我们就来看看一些比较常用的保护方法吧！
　　    A.为工作薄设置密码
　　    其原理和Word的密码使用方法类似，只需要在文件“另存为”的对话框中单击“工具”按钮，然后在其下拉菜单中选择“常规选型”命令，最后将弹出“保存选项”对话框（如^02060101d1^31所示），按要求输入相应的密码即可，也可选择“建议只读”方式。
　　    B.保护工作簿的结构
　　    我们可以设置对工作薄结构的修改，即无法改动工作簿的行和列，但是该保护不能对其内容的修改起任何作用。只需要在“工具”菜单选择“保护”命令，并确定保护工作薄，然后在相应弹出的对话框中选择确定保护其结构就可以了，如^02060101e1^32所示。在这里，你如果选定了“窗口”复选框，则在以后打开时将保持现有窗口的大小和位置以满足对表中数据的观看习惯。另外，在这里你如果输入密码并确定的话，就可防止其他人取消工作簿保护。
　　    保护工作薄的结构，可以有效限制工作簿中工作表的移动、删除、重命令以及插入新的工作表。比如，在这里我们可以对已创建完毕的年度销售工作薄锁定，以防止在阅读或者插入过程中，可能造成的错误。
　　    C.工作表内容保护
　　    为了防止他人非法查看和更改工作表中数据，还可以更进一步地对工作表内容进行保护。在“工具”菜单选择“保护”命令，并确定保护工作表，并在相应弹出的对话框中选择确定保护其内容就可以了。
　　    2.共享工作簿
　　    当制作工作薄的工作量太大时，最好的方法就是利用网络和你的同事一起协调工作，和其他人一起同时审阅和编辑同一个工作簿，这样不但可以提高工作效率，而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。当多人一起在共享工作薄上工作时，Excel会自动保持信息不断更新。在一个共享工作簿中，各个用户可以输入数据、插入行和列以及添加、更改公式等，甚至还可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。
　　    当用户对共享工作薄的数据更改后，直接保存就可以了，系统能自动按指定的时间间隔更改数据进行更新，同时每个用户都可以得到其他用户保存的更改内容，当更改内容出现冲突时，也可以查看冲突日志及时调整。还可根据需要进一步确定所有用户的权限。比如；我们如果把前面的年度销售报表工作簿作为共享工作薄的话，按以下操作完成即可：
　　    在“工具”菜单中选择“共享工作簿”命令，弹出如^02060101f1^33所示。
　　    在“编辑”标签中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作薄合并”，在“高级”标签中对自动更新间隔、用户间修订冲突解决方法以及个人视图属性等进行设置，在通常情况下，“高级”标签中的各个参数可直接使用系统默认值。
　　    确定后，将共享工作簿保存到其他用户可以访问到的网络资源上就可以了。
　　    如果需要取消共享工作薄，即使自己成为唯一可打开和操作该工作簿的人，只需要在前面所述的“编辑”标签中，清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作薄合并”项即可，不过这将使其他用户丢失所有未保存的修改。
　　    通过上面的学习，小王发现自己已完全能独立完成工作总结了。其实上述只是Excel的基本使用方法，把各个部分的内容深入学习下去，你将会真正体会到它的强大。希望通过对这些基础知识的共同学习，使你对Excel 2000的使用更加得心应手。