报表设计 2001年 7期 “现在我们该看看报表是怎样完成的了！”小欣已逐渐入门，很自然地就想到了这里。 　　“是啊！数据库应用系统最终的目的就是要打印输出，打印表中存放的数据或查询取得的信息是数据库的重要部分，现在就来看看Access中的报表吧！”阿月颇有兴趣地说道。 　　在Access中报表对象专门用于打印输出的设计，它不仅提供了简单、方便的打印功能，而且还可以对打印内容进行格式化处理，而不像以往设计一个数据库应用系统时，打印功能都需要编写复杂的打印程序来完成。 　　一、创建自动报表 　　在Access中，最容易创建的报表就是自动报表了，当需要打印纵栏格式或者表格式报表时，使用自动报表最为简单。如果我们要将前面在查询中建立的“1997年前购进设备”的查询结果打印出来，可按照以下具体方法操作： 　　1.打开要创建报表的数据库，在该数据库的“对象”列表中选择“报表”，再选择“使用向导创建表”。然后，再在弹出的“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”，或者“自动创建报表：表格式”，并选择数据来源为：1997年前购进设备查询，如^07060104a^4-1所示。 　　2.按确定按钮后，即可马上得出纵栏式报表，并且可以马上打印输出。 　　二、使用向导创建报表 　　从上面的自动创建报表我们可以看出，指定数据来源后，系统能够迅速创建一个固定格式的报表，这种报表一般只能用于简单查询结构或草稿的输出，有时我们需要指定打印查询或者查看表中的某些字段、规定报表格式等，但又不必从头开始建立设计报表，可以使用向导创建报表，还是以刚才打印“1997年前购进设备”查询为例。 　　1.和创建自动报表的方法相同，只不过在“新建报表”对话框中选择“报表向导”，确定后，弹出如^07060104b^4-2所示的对话框。 　　2.在该对话框中选出需要打印的字段，比如：设备编号、设备名称、设备数量、使用部门以及使用情况等。 　　3.进入下一步后，可以设定分组级别，比如，如果我们非常关心这些早期购买的设备的使用情况的话，我们可用“使用情况”作为分组级别，然后点击“下一步”按钮。 　　4.在这一步中，你可以进一步规定报表的排列次序，这样你就可以把你最关心的信息以放在报表的最前面或者最后的方式，醒目地打印出来。 　　5.进入下一步后，你将看到如^07060104c^4-3所示的对话框，在该框中，你可以比较详细地规定报表的布局，这是自动报表做不到的，这里选择“递阶式”布局，“纵向”方向；接下来的几步中，你还需要指定报表的样式，在这里选定“大胆”式；确定报表标题，最后选择“预览报表”单选框后，便可完成生成报表的整个过程了，你将会看到如^07060104d^4-4所示的报表结构。 　　“这样的报表还是挺好看的，而且方法也很简单，看来Access还真的省事。”小欣连忙称赞道。 　　阿月却摇了摇头说：“这还没有完，通过向导创建的表格虽然说可以满足一般的报表需求了，可是在日常工作中，总是需要对报表进行进一步格式设置的，比如：报表标题、报表页码、制表人、报表字体限制等等。这些工作，可不是向导能够完成的。想要得到真正符合自己需要的报表，还需要使用接下来我给你说的这些东西。” 　　三、按自己的要求制作报表 　　在Access中，可以通过使用报表设计视图，采用人工方法设计报表，在上面的“新建报表”对话框中选择设计视图，指定数据来源后，将弹出一个空的报表窗口结构如^07060104e^4-5所示。 　　从这里，我们可以看到，报表的窗口结构包括以下几个部分： 　　a）报表页眉：整个报表的开始部分，用于显示单位名称（徽标）、报表标题以及打印日期等信息。如果报表有多页，一般只有第一页使用。 　　b）页面页眉：报表每一页的顶部，主要用于显示报表的表头信息。 　　c）主体：报表数据的主体，用于显示报表数据。 　　d）页面页脚：报表每一页的底部，主要用于显示页号、制表人等报表相关信息。 　　e）报表页脚：整个报表的结束部分。 　　在报表窗口中，选中报表整体选择按钮（位置如图4-5所示，选中后该按钮上有黑色方块），单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”，将弹出整个报表的属性框（如^07060104f^4-6所示）。如果双击选择按钮，将会弹出对应的节属性框（如^07060104g^4-7所示）。 　　使用它们可以随心所欲地创建出满足自己要求的报表来，但是由于报表的属性相对较多，对于初学者来说，没有必要完全由自己设计报表，最好是采用向导确定报表的基本格式，然后再在此基础上进行修改，比如，我们可以把刚才使用向导建立的1997年前购进设备查询报表进行如下修改： 　　1. 打开要创建报表的数据库，在该数据库的“对象”列表中选择“报表”，选中刚才建立好的1997年前购进设备查询报表，并按“设计”按钮。将弹出部分已设计的报表设计视图，如^07060104h^4-8所示。 　　2.在报表中添加日期和时间：单击页面页脚，然后单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令，在弹出的“日期与时间”对话框中，选择需要的格式并确定。这样，我们就可以在打印出的每一张报表上方看到报表打印日期和时间了。 　　3.在报表中添加页码：当报表不止一张时，我们一般都需要为每张报表添加相应页码，其实方法很简单：单击页面页脚，然后单击“插入”菜单中的“页码”命令，在如^07060104i^4-9所示的对话框中选择页码对齐位置和显示格式，并确定就可以了。 　　4.添加单位徽标：在“视图”菜单中选择“工具箱”命令，打开工具箱。然后单击工具箱上的“图片”按钮，并在报表页眉的适当位置单击，系统将会自动弹出对话框询问图片所在位置，选定事先处理好的微标文件，确定后，可以看到该图片已经插入到报表中。选中该图片后，在快捷菜单中，还可以选择属性，对图片的大小、边框、上下边距等进行设置，以满足报表的需要。 　　“现在你看到了，Access报表做出来有多漂亮了！”阿月向小欣展示道：“报表的数据来源可以是数据库中的表，也可以是查询或者SQL语言，如果深入研究的话，还可以使用工具箱往报表中添加控件，例如：添加装饰性的直线、文本框等等，做出来的报表会更漂亮的！” 　　“不过，我还想问问，既然Access中的报表都能够做这么漂亮的话，那也一定可以生成像Excel那样的图表报表了，毕竟图表还是要比看数据内容直观得多，那又是怎么做的呢？”小欣完全是出于方便的目的问道。 　　“这个好说，这个好说，前面难的部分都懂了，还怕这个，我给你简单说两句，你就明白了！”阿月说道。 　　四、图表报表设计 　　最省力的方法，往往也是最有效的方法，我们可以使用图表向导，比如要得到营业部办公设备资产分布情况的图表报表，实现方法大体如下： 　　1.首先需要在设备明细表上建立关于营业部办公设备资产分布的查询，其建立方法参照前面的方法，现假设该查询的标题为“营业部办公设备资产分布查询”。 　　2.和使用向导创建报表的方法相同，只不过在“新建报表”对话框中选择“图片向导”，选择数据来源后，点击“确定”。（^07060104j^4-10） 　　3.单击“>”按钮将需要的字段添加到用于图表的字段栏中，进入下一步，选择需要的图表格式后，按“下一步”按钮。 　　4. 输入图表报表的名字，并按“完成”按钮后，就可以完成整个报表，你还可以打开该图表的设计视图，双击图表中需要编辑的部分可以弹出对应的格式对话框，在这里可以对图表进一步美化，如设置字体格式、颜色、图案、对齐方式等等。