实现企业知识化管理应用实现

  
2001年 40期

完成企业K化基础建设后，我们进入企业K化应用实现部分。在这一部分中，要完成企业知识化管理的基础应用的实现，包括：企业共享上网、企业Web应用、企业邮件应用、企业FTP应用、企业网络会议应用等。在这一部分中，还要完成企业知识化管理的专业应用的实现，包括：企业财务管理应用、企业进销存管理应用、企业客户关系管理应用、企业决策支持应用等。此外，你还将在这一部分中了解到企业网络安全服务的实现。
　　#1一、基础应用的实现
　　基础应用或称通用应用是指企业知识化管理中基础的通用性的服务，包括：共享上网服务、Web服务、Mail服务、FTP服务、Netmeeting服务等。这些服务往往是企业各个部门所共同需要的，也是企业开发其他专业服务所必需的。
　　#21.共享上网服务
　　网络浏览服务是企业与外部交流的一种必要手段，通过上网服务，企业可以实现外部信息交流、外部信息获取。同时，为降低企业上网成本，实现企业上网的可管理性，企业必须开发共享上网服务应用。对于共享上网服务来讲，最关键的是解决两个问题，即接入方式选择问题和代理服务软件选择设置问题。
　　●接入方式选择
　　目前常见的接入方式包括：56K Modem拨号接入方式、ISDN接入方式、DDN接入方式以及新近推出的ADSL接入方式和Cable Modem接入方式等，企业应当根据自身上网的需求（是否每个客户机都需要上网，带宽速度的需求如何等）、该地区所能提供的接入方式（新近推出的ADSL和Cable Modem并非每个地区都可以提供）、企业自身的成本核算（每种接入方式都有不同的资费标准）等因素进行选择。各种接入方式比较如下表：（^40060104a^）
　　根据星星制衣的实际情况，为星星制衣选择了ADSL接入方式作为该公司连接Internet的主要方式。
　　●共享方式选择
　　共享服务方式很多，对于中小型企业来说，代理服务器（Proxy）设置是共享上网的最佳应用方法。而代理服务器的设置软件很多，包括Sygate、Wingate、MS Proxy等，其中Sygate最为易用，但效率不高，因为Sygate并非真正的代理服务器，它不提供Cache功能，管理和控制功能也不是很完善。
　　●共享服务开通步骤
　　申请ADSL→购买ADSL Modem→连接网络设备→在服务器上（这里选择设备布置安装图中的Proxy服务器）安装Proxy软件服务器版本→在工作站上安装Proxy软件客户端版本→设置Proxy软件的服务器端和客户端→完成。
　　#22.Web服务
　　Web服务是网络的基本服务之一，这里把这项业务定位为：对外宣传企业（企业产品宣传、客户信息收集）、对内信息交流（企业信息发布、员工信息交流等）。
　　Web服务器选择设备布置安装图中的Proxy服务器，即与Proxy服务器共用同一台服务器，这样可以减少成本，同时也会增加服务管理难度。
　　Web服务实现软件很多，这里可以选用Windows 2000 Server所提供的IIS（Internet Information System）系统，该系统的安装设置都极其简单，这里不加赘述。
　　在功能较为强大的与数据库相结合的Web服务中有两个典型的组合，即ASP+NT和PHP+Linux，由于整个企业已经选择了Windows NT系统，因此Web制作语言可以选择ASP语言，数据库方面则可选用SQL Server。
　　在网页美工制作工具方面可以选择Microsoft Frontpage2000（是Microsoft Office2000套件中的一个组件）、DreamWeaver、Phtoshop、Flash、Firework等等工具。这些工具的使用方法请参照相关资料。
　　#23.Mail服务
　　邮件是企业内外交流的重要手段，因此邮件服务对于企业知识化管理的实现是必不可少的内容。邮件服务系统可以包括局域网内部邮件系统和广域网邮件系统，其中局域网内部邮件系统的详细实现过程请参考《电脑报》2001年第15期《Outlook 2000企业局域网邮件系统的安装配置》一文。
　　实现高效率、高可靠性的广域网邮件系统可以选择Imail Server系统，该系统目前最新版本是6.05，可以从soft.szhou.com获得。实现Imail Server系统包括如下关键步骤：
　　获取一个有效外部IP地址→Imail Server安装（本例中选择设备布置安装图中邮件服务器）→Imail Server主机域名配置→用户数据库建立配置。
　　#24.FTP服务
　　FTP是网络服务中较为古老也较为基础的一种服务，作为企业软件交流、信息交流的重要手段，是企业信息化过程中经常使用的一种服务。实现FTP服务的产品很多，这里简单介绍Windows 2000 Sever所提供的FTP系统配置方法。
　　安装Windows 2000 Sever的信息服务组建（可以通过“控制面板”中的“添加删除程序”进行安装）→启动信息服务→右键单击“FTP”项→配置“FTP”项属性。本例中考虑到业务的特点，将FTP服务安装在设备布置安装图中的文件服务器上。
　　#25.Netmeeting服务
　　Netmeeting属于工作站互相交流软件，使用该软件可以实现企业网上会议的顺利进行。该软件是Microsoft Windows 2000 Professional的默认组件之一，可以通过选择“开始→程序→附件→通讯→Netmeeting”启动该程序。
　　第一次启动Netmeeting时，你会看到Netmeeting的安装向导，它将指导你进行一系列的配置。请注意：此时的注册信息一定要按标准来填写，否则可能Netmeeting会工作不正常。请看一下帮助来指导你配置Netmeeting（这个帮助是对应最新的Netmeeting 3.0版本的，如果你用的是旧版本，可能配置顺序有差别，可到微软网站下载安装新的Netmeeting版本）。
　　第一次运行Netmeeting，将会看到Netmeeting的配置向导窗口：输入个人信息→选择服务器（可以把本服务配置在文件服务器上）→配置连接方式（这里选择“局域网”方式）→创建快捷方式→音频调节向导→测试扬声器或耳机的音量→录音测试→完成设置。完成设置后，就可以使用Netmeeting了。值得注意的是，如果终端上安装了摄像头，那么Netmeeting还可以实现图像网络会议。另外，二次开发Netmeeting，可以把Netmeeting作为企业内部员工网上培训之用。
　　#1二、专业应用的实现
　　专业应用主要包括财务部、人事部、办公室、采购部、销售部、制衣部、技术部等部门K化管理的实现，其中财务部的专业应用尤为重要，因为现代企业制度是建立在成本核算基础上的。这些专业应用合起来即称之为ERP（Entertainment Resource Plan，企业资源规划）。
　　目前国内ERP优秀软件为数不多，较为出名的是用友（UF，User Friend）以及速达（QuickStart）的ERP软件。星星制衣选用了用友软件公司的用友财务及企业管理软件 UFERP-M 8.11版本。下面就具体阐述其在企业知识化管理中的应用实现过程。
　　#21.系统的运行环境
　　UFERP-M 8.11运行的软硬件环境不算太高，星星制衣的软硬件环境完全符合UFERP-M 8.11的要求，这里不加赘述，详细可以查看软件安装手册。
　　#22.系统的安装
　　UFERP-M 8.11系统安装和大部分安装软件类似，拥有标准的安装界面，这里不加赘述。不同的是UFERP-M 8.11拥有19个功能模块，在功能模块选择界面上与一般软件稍有不同，如图1所示（^40060104b^），请注意使用。
　　用友企业级财务软件在客户机和服务器上做相同的安装，安装后，在用户指定的UFERP80目录（如C：\UFSoft80）下，有客户端目录，包括各子系统的运行程序和帮助文件等。在Windows系统目录下，有所有用友企业级财务软件系统文件，一般以UF打头，以dll或ocx为后缀，包括所有公共目录、目录参照、应用服务等。在Windows系统目录下有一个UFSystem目录，是服务端目录，包括系统管理程序：UFAdmin.exe、客户登录程序UFLogin.exe、系统数据库UFSystem.mdb、用户模板数据库UFModel.mdb等。999演示账套路径和用户自己建立的账套路径。注意，999演示账套路径总是C：\UFSoft80\ZT999。而用户账套是以ZTXXX形式存在的路径，位置由用户自己指定。需要注意的是：即使在网络应用模式下，客户端的UFSystem目录也必须存在，因为客户登录程序存在于该目录下。
　　#23.系统操作流程
　　系统操作流程如图2所示（^40060104c^）。
　　#24.启动系统
　　选择菜单“开始→程序→用友财务及企管软件UFERP-M8.11→系统服务→系统管理”，进入“系统管理窗口”，如图3所示（^40060104d^）。
　　#25.以系统管理员身份注册进入系统管理
　　选择“系统→注册”菜单，系统提示“及时设置系统管理员口令”，单击“确定”按钮，出现“系统管理员登录”对话框，选择系统管理员，输入密码（第一次运行时，系统管理员密码为空）后，再单击“确定”按钮，如图4所示（^40060104e^）。
　　#26.设置操作员
　　选择“权限→操作员”菜单，在“操作员管理”窗口，单击“增加”，弹出“增加操作员”对话框（如图5所示）（^40060104f^），根据案例要求填写操作员信息。
　　操作员全名：所设置的操作员的全名，必须输入。
　　操作员代号：用来标识所设置的操作员的编号，操作员必须输入且有唯一性。
　　部门：所设置的操作员的所属部门。
　　口令：所设置的操作员进行系统登录时的口令，必须输入。
　　注意只有系统管理员才有权设置操作员，由系统管理员在建立账套时所设置的账套主管不必通过“操作员设置功能”进行设置。操作员代码一经定义并引用，不得修改。
　　#27.新建账套、设定账套主管
　　在“系统管理”窗口中，选择“账套→建立”菜单，出现“创建账套”对话框，依次输入新建账套的编号、账套名称及启用会计期，如图6所示（^40060104g^）。
　　输入完成后，单击“下一步”按钮，依次输入单位名称、简称、地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号及备注内容，如图7所示（^40060104h^）。
　　输入完成后，单击“下一步”按钮，依次输入本币代码、本币名称、企业类型、行业性质、账套主管，并选择按行业预置科目，如图8所示（^40060104i^）。
　　输入完成后，单击“下一步”按钮，在此分别对“存货”、“客户”、“供应商”是否分类选项前打钩，表明本例要进行分类管理，如图9所示（^40060104j^）。
　　输入完成后，单击“完成”按钮，完成新建账套操作。
　　#28.建立新账套——设置分类编码方案
　　存货分类编码为1223；客户分类编码为223；供应商分类编码为223；收发类别编码为12；部门编码为122；结算方式编码为12；地区分类编码为12；成本对象编码122；科目编码为32222。如图10所示（^40060104k^）。
　　#29.建立新账套——确定数据精度
　　规定：小数位数为2位，单击“确认”按钮完成，如图11所示（^40060104l^）。
　　#210.新建操作员权限
　　在“系统管理”窗口中，选择“权限→操作员权限”菜单，出现“操作员权限”窗口。在账套选择区中选择相应账套001；在年度选择区中选择2001；指定“李华”为账套主管，在“账套主管”前打钩。如图12所示（^40060104m^）。
　　点击“王芳”，单击工具栏中的“增加”，弹出“权限增加”对话框，进行赋权；同样操作对“郑玉”和“邓海”赋权。
　　#211.进入系统控制台、进行基础设置
　　进入系统控制台，如图13所示（^40060104n^）。
　　选择“基础设置”，如图14所示（^40060104o^）。
　　双击各部分的“说明”部分（空白部分），即可设置该项内容。
　　#212.进入各子系统、设置账套参数
　　这里以“总账”为例进行介绍，单击“控制台”的“财务系统”，选择“总账”子项，出现“总账系统启用”窗口，如图15所示（^40060104p^）。
　　设置好之后，按“确定”，进入总账系统，如图16所示（^40060104q^）。
　　选择左边的各项菜单即可对总账进行操作。
　　通过以上一步步的操作，你应该领会到了《用友财务及企业管理软件 UFERP-M 8.11》系统的操作思想了。
　　除了上述企业财务管理模块外，《用友财务及企业管理软件 UFERP-M 8.11》系统还提供了“进销存”、“决策支持”以及“行业-集团管理”模块。
　　● 进销存
　　进销存系统包括：采购计划、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等五大模块。这些模块提供了对采购、销售等业务环节的控制，以及对库存资金占用的控制，完成对存货出入库成本的核算。业务系列在对物流的控制和管理方面显示出强大的优势。其中：
　　采购计划模块主要管理产品结构、生产计划、相关需求、独立需求、物料需求、采购计划、采购资金预测、采购计划执行情况等内容，目的在于使企业能够科学合理地编制采购计划，以减少库存资金积压，保证生产正常进行。
　　采购管理模块主要处理采购订单、采购入库、采购发票等业务，可以动态掌握订单执行情况，向拖期交货的供应商发催货函。可以动态反映采购业务情况，根据采购发票确认采购入库成本。
　　销售管理模块主要处理销售订单、销售发货单、销售发票、委托代销等业务，可以实时动态掌握销售订单执行和各种销售业务情况，准确及时地了解与销售相关的信息，进行销售信用控制。
　　库存管理模块主要处理各种出、入库业务，支持辅助计量单位、批次、保质期等业务的管理，进行库存安全性控制。通过对存货的收发存业务处理，及时动态掌握各种库存存货信息；提供各种储备分析，便于企业进行存货的控制，从而避免材料积压占用资金，或材料短缺影响生产。
　　存货核算模块主要处理存货收发存业务，掌握存货耗用情况，及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上。动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存，减少资金积压。与“采购系统”联用，可以对采购暂估入库单进行暂估报销处理；与“成本系统”联用，可为成本核算提供材料采购成本，同时获得成本系统计算的产品单位成本；与“总账系统”联用，可以将单据生成的凭证传递到总账系统，实现财务业务一体化。
　　● 决策支持
　　决策支持系统利用现代通讯技术和决策分析方法，通过建立数据库和分析模型，为企业的决策者提供及时、可靠的财务业务信息，帮助决策者对企业未来经营方向和经营目标进行量化的分析和论证，从而对企业生产经营活动作出科学的决策。决策支持实现资金流、物流、信息流三流合一，帮助企业单位实现财务业务的一体化管理。
　　● 行业-集团管理
　　行业-集团管理系统包括：合并报表（母）、合并报表（子）、行业报表（基层）、行业报表等四大模块，为集团企业实现“基层←→中层←→高层”的联动管理提供完整解决方案。这个系统对于中小型企业来讲并无太大意义，不过向集团型企业发展的中小企业对于系统的初步了解还是有必要的。
　　除了上述基本系统外，用友还新增了NC CRM（Custom Relation Management客户关系管理），该模块实现了企业内部资源管理ERP和客户关系管理CRM的系统集成，提供了CRM与电子商务的一提化解决方案。
　　从业务流程上来说，用友NC/CRM模块所贯穿的是从售前、售中到售后这样一条十分清晰的业务主线，用户从市场活动、营销策划，到挖掘机会、跟踪客户、达成交易，到支持服务，最后到企业管理层的决策支持，可以说涵盖了用户市场、销售、服务和决策部门的所有业务流程。
　　作为一种通用产品，用友NC/CRM模块充分抽象出了各个行业客户关系管理的共性，同时预留的二次开发平台系统更是为该产品在不同行业、不同企业的客户化应用提供了良好的保证。另外，用友NC/CRM系统通过产品、服务管理模块、客户管理模块、机会管理模块、客户关怀管理模块、销售管理模块、派工与职员管理模块等管理模块组实现实时挖掘潜在客户、实时跟踪现实客户、实时维护重点客户。
　　由于CRM在国内刚刚起步，主要在一些出名的大型公司企业尝试，而且目前国内真正成熟的CRM软件也寥寥无几，因此这部分内容仅从概念上作一介绍。
　　#1三、网络安全服务
　　#21.局域网防病毒
　　目前市场上有不少针对企业的防火墙产品，根据星星制衣的实际情况，我们选择了《Norton企业防病毒软件》（如图17所示）（^40060104r^）。
　　《Norton企业防病毒软件》安装方法：插入《Norton AntiVirus 2000 中文版》光盘→选择“Norton AntiVirus”项→“单击此处可安装 Norton AntiVirus 2000 for Windows NT 4.0 和 Windows 2000”项，即可进行Norton AntiVirus2000的安装（注：应先卸载计算机上原有的各类防病毒软件）。Norton AntiVirus2000支持目前所有的Windows版本，正好符合本例星星制衣的系统环境。
　　#22.服务器防火墙
　　●入侵方式
　　入侵网络方式多种多样，花样越来越多，常见有这些途径：远程登录、应用程序后门、SMTP对话劫持、操作系统错误、拒绝服务器、电子邮件炸弹、宏病毒、Spam（相当于电子形式的邮件宣传品，一般无害，但十分讨厌）、重定向炸弹、源路由等等。
　　针对这些入侵方式，我们选择了优秀的国产防火墙产品——《天网防火墙》提供给星星制衣：
　　《天网防火墙》（如图18所示）（^40060104s^）能有效地防止黑客入侵，抵御来自外部网络的攻击，保证内部系统的资料不被盗取，可为企业各部门现有的网络提供有效、彻底的保安措施。在防止不法分子的入侵的同时，《天网防火墙》又能保证用户安全高速地访问全球公共资源。