ACCESS2000档案目录的检索与打印 张庆军 2000年 第16期 　　用ACCESS编程实现如下功能：使用增量查询进行档案目录的检索，打印档案卷内目录、案卷目录、文件文号索引。 　　1.创建表 　　打开Access 2000建立“空数据库”，在“文件新建数据库”对话框中选择“保存位置”、“文件名”，单击“创建”按钮。在新建数据库中，单击数据库视图选项卡界面中的“表/新建”按钮，打开“新建表”对话框，选择“设计视图”，单击“确定”。在打开的“^16050201c^表1：表”设计视图窗体中建立表，字段如表1，完成后存盘为“文件目录”。 　　2.利用“按窗体筛选”进行档案目录检索 　　单击数据库视图选项卡中的“窗体/新建”按钮，在“新建窗体”对话框中，选择“窗体向导”，在数据来源中选择“文件目录”，单击“确定”按钮。在向导提示下一步步操作如下：按“》”按钮选择所有的字段；窗体使用的布局，选择“纵栏表”；窗体所用的样式，随个人的爱好选择；为窗体指定标题“目录检索”，点击“完成”按钮。在打开的“窗体”视图中点工具条中的“设计视图”按钮，根据实际需要重新排列组合，如把“案卷标题”、“文件题名”的文本框适当变大，鼠标右键分别点击各标签及文本框，点击“属性”，选择“全部”标签，设置特殊效果、前景样式、背景颜色、前景颜色等属性，使其具有个性，既美观又便于阅读，如^16050201a^1所示。 　　在窗体视图中进行目录检索的方法是：打开“记录”菜单中的“筛选”，点击“按窗体筛选”，然后在要查找内容的相应文本框内输入关键字（可用‘＊、？、>’等通配符），再打开“筛选”菜单点击“应用筛选/排序”，则检索内容的全部字段显示出来。打开“记录”菜单，点击“取消筛选/排序”，取消检索。 　　3.打印卷内目录 　　点击数据库视图选项卡界面上的“报表/新建”按钮，在“新建报表”对话框中选择“报表向导”，数据来源为“文件目录”，单击“确定”按钮。在向导的提示下操作如下：选择卷内顺序号、文号（作者）、文号（年度）、文号（字号）、责任者、文件题名、日期、页号、备注等字段；确定添加“目录号”、“案卷号”为分组级别；以字段“目录号”、“卷内顺序号”为升序对记录排序；在报表布局方式中选择“左对齐1”；选择“组织”样式；指定标题为“卷内目录”，单击“完成”按钮。 　　在报表设计视图中把报表页眉节的标签“卷内目录”移动到页面页眉节中，并把报表页眉节设置为最小。方法是把鼠标放在报表页眉节的最下边，当鼠标变为十字时，拖动鼠标即可改变大小。再分别把目录号页眉节、案卷号页眉节中的目录号、案卷号字段标签及文本框复制到页面页眉节中去。方法是：把鼠标放在目录号页眉节的最左边，当鼠标变为向右的黑色箭头时，单击鼠标左键，选中此节中的全部标签控件，再点击工具条中的“复制”，点击页面页眉节，点击“粘贴”，即复制完成。把鼠标放在目录号页眉节、案卷号页眉节中的标签及文本框的边框上，当鼠标变为上下箭头时，拖动鼠标使其边框最小，再把此两节也设置为最小。 　　用工具箱中的分页符按钮在这两节的最下边插入分页符，再适当调整各标签、文本框，各页眉节、主体节的大小，使其与打印的表格一致。在页面设置中，将“只打印数据”选中，就可将卷内文件目录的数据分卷、按目录号以升序方式打印出来。 　　4.打印案卷目录 　　在数据库视图选项卡界面中的“查询”选项卡中点击“新建”，在打开的“新建查询”对话框中选择“查找重复项查询向导”，单击“确定”按钮。在该向导中一步步选择表“文件目录”为数据来源；重复值字段为案卷标题、全宗号、目录号、年度、案卷号、保管期限、卷内张数；无另外的其它查询字段；命名为“案卷目录查询”。在设计视图内自动生成的字段“NumberOfDups: 案卷标题”的准则中将“>1”改为“>=1”，这样确保案卷中只有一个文件的案卷不被漏掉。再在“报表”中以查询“案卷目录查询”为数据的来源查询，同创建“卷内目录”报表一样用报表向导建立“案卷目录”报表，以字段“目录号”为分组级别；以“目录号”、“案卷号”为升序排序；字段包括案卷号、案卷标题、年度、卷内张数、保管期限。也在“目录号字段页眉节”下面插入分页符，并把此节设置为最小。 　　5.打印文号索引 　　方法同打印案卷目录，用“查找重复项查询向导”建立“文号索引查询”，重复值字段为“文号（作者）”；另外的其它查询字段为日期、文号（年度）、文号（字号）、全宗号、目录号、案卷号、页号、橱箱号。并把字段“文号（作者）”的“准则”值“>1”改为“>=1”。 　　用报表向导建立“文号索引”报表，以字段“文号（作者）”为分组级别，以“文号（年度）”、“文号（字号）”为升序排序。同样插入分页符，还要在主体节中“文号（年度）”文本框左右两边分别插入一个含“（”、“）”标签，在“文号（字号）”文本框右边插入一个含“号”的标签，并修改其属性，使其与其它文本框一致。 　　最后再在设计视图中创建一个“主程序”窗体，如^16050201b^2所示。方法比较简单，用工具箱中的“命令”按钮，按照“命令按钮向导”一步步完成即可。需要说明的是打印卷内目录等几项可设置为“预览报表”，以便打印前进行必要的设置。右键点击“主程序”，可在桌面中创建指向此窗体的快捷方式。 　　需要注意的问题 　　1.在创建“文件目录”表时，把文件字号分为三个字段“文号（作者）”、“文号（年度）”、“文号（字号）”，输入年度时去掉“（”、“）”，输入字号时去掉“号”字。 　　2.在打印各项时，为了进行分页而插入分页符，致使在最前边有一空白页。