高校办公自动化 王立 2000年 第14期 　　身处这样一个高速发展的信息社会，如何加强部门、人员之间的交流，迅速获取信息、共享资源，更快地反馈情况，为办公和决策提供大力支持，成为政府部门、企业单位面临的一个难题。从我国办公自动化发展的现状来看，大部分单位依然停留在计算机文字处理和单机单打独斗的阶段，对网络在办公中的应用普遍准备不足，无纸化办公还只是一个美妙的梦。 　　作为先进技术最先应用的高校，在OA（办公自动化）化方面已取得了一定的成绩，尤其是以清华大学为代表的高校办公自动化系统建设取得了长足的进步。现在我们就以西安交通大学自己开发的办公自动化系统为例来深入了解一下OA在教育领域的应用吧。 　　西安交通大学的OA系统用基于集计算机网络、通信技术于一体的群件平台——Lotus Notes开发的。Lotus Notes是莲花发展有限公司（Lotus Development Corporation）的主力产品。作为IBM公司的全资子公司，Lotus公司是全球领先的Internet/Intranet平台、消息传递、群件、协同计算、知识管理及其解决方案的市场领袖。Lotus Notes革命性地在信息技术领域第一次引入了群件概念，从而彻底改革了网络协作方式。目前，Lotus Notes全球用户已超过4200万，最新版本是1999年3月16日正式推出的Lotus R5中文版。Lotus R5在全面集成Lotus Domino/Notes现有产品技术优势的基础上，能够充分满足国内用户从最简单的电子邮件到Intranet工作流、从企业内部网延伸至Internet、进而实现交互式Internet Web应用的全面需求，为国内用户更简单高效快速地部署企业Intranet基础、分阶段建设电子商务提供了一整套完整的、即时可用的、可伸缩的产品解决方案。Lotus Domino是一个应用和电子邮件服务器，提供一整套集成的服务让用户方便地为Internet企业的内部网和外部网建立安全的、交互式的商业解决方案。Lotus Notes则是世界上领先的网络客户机解决方案，它将所有用户需要的信息完全集成到一个单一的、使用方便的环境中。 　　西安交通大学的OA系统就是通过依托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收文发文以及档案管理自动化，来提高工作效率，创造无纸化办公的优越环境。这套系统采用计算机网络基础上的C/S结构，分为服务器端和客户端两部分。在服务器端，操作系统使用的是IBM公司的AIX，客户端操作系统使用的是中文Windows 98，以Lotus Notes client作为系统开发维护平台，以Lotus Notes Desktop作普通用户的运行平台。通过Lotus Notes Domino服务器，系统还可以与校园网连接，系统内部用户也可以直接通过Internet和他人交换信息。整个系统涵盖了收发文管理（包括公文审批、公文发布等功能）、人员去向管理、校长会议管理、校领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统，每一子系统既可独立完成某一单项办公事务，又相互间有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。下面让我们来看看这些功能。 #1　　1．收发文管理 　　主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询等工作流全过程处理。当须要送交一份公文时，先由起草人起草公文，之后通过网络发给审批人，审批合格后签发。当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。通过指定不同级别人员具有的不同权限，还可以实现网上的公文查询。 #1　　2．外出人员管理 　　主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理。外出人员利用此公告板公布自己的外出事由、外出时联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项，还可以将自己外出的消息通知有关人员。外出归来后再通过网络撤消外出通告。 #1　　3．校长会议管理 　　在传统方式下，开校长会议时需要的大量文件让人头痛不已，而在OA方式下则要轻松得多。例如教务处认为学生补考这个议题有必要上交校长办公会讨论，于是通过校办，征得校长同意后，开始准备材料，之后传上网络。会议室安有网络接口，开会时，校长们只需将笔记本电脑接驳上网络，利用OA办公系统，从资料库调出教务处准备的材料，就可以直接进行讨论了。讨论完毕后，又可以签上审批意见，再发回给教务处，实现网上无纸化办公。 #1　　4．领导活动安排 　　主要负责办公室对学校领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可据此安排日程，以便安排相应工作，不至于发生冲突。 #1　　5．论坛管理 　　所谓论坛类似现实生活中的公告牌，用于系统内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。 #1　　6．个人用户工作台 　　个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。此外个人用户还可以通过电子邮件与其它单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。 　　在这套OA系统实现完善的收发文、公文审批、工作追踪、监控工作顺利实施等功能外，我们必须考虑到OA中的安全性问题。具体说就是采取多层次的安全机制，包括用ACL（访问控制列表）来控制数据库的访问权限，用ECL（执行控制列表）来控制执行权限等等。还可以通过多种安全措施来保证系统和信息的安全保密，如通过用户标识、身份识别、不同数据存取权限、不同文件密级等手段对文件的传阅、审批、归档进行严格限制，保证公文信息的保密性。 　　在高校办公自动化的过程中，也有一个需要注意的现象，即面对这种新型的办公方式，已经习惯了纸介质办公的各级领导可能有一个适应熟悉期，因此如何正确引导，保证交互界面的友好易用也是成功实现办公自动化不可忽视的因素。 　　 Lotus Notes目前已经在包括政府、银行、邮电、保险、贸易、教育等领域中得到成功应用，国家科技部的办公自动化应用，中国银行长城国际卡发卡管理系统等等就是实例。目前西安交通大学的OA系统已在一定范围内得到了实际应用，为高校实现办公自动化、无纸化作出了有益的探索，相信随着信息时代的进一步来临，办公自动化和无纸化的那一天终将会实现！