用Office 2000写学生评语 张迎新 2000年 第25期 　　中小学班主任最头疼的莫过于期末写学生评语，不仅要写出学生的优缺点，还要求语言规范、书写工整。过去曾出现过FoxPro编写的学生评语系统，由于数据库提供的评语很难修改，虽然能够减轻班主任的工作量，但写出的评语却过于死板。本文介绍如何利用Office 2000写学生评语，此法能为班主任提供一个规范的评语架构，然后在此基础上针对每个学生进行修改，最后打印输出，可以大大地减轻写评语的构思和抄写工作量。 #1　　一、建立评语数据库 　　运行Excel 2000打开一个空白工作表，按照一类评语词条占一列的方法进行输入。每列第一个单元格输入评语索引，以能够说明其下方单元格内的评语内容为准，如“学习努力”、“能够遵守纪律”等，这些内容将会显示在“插入合并域”下拉菜单中。每列的第二个单元格输入与索引对应的评语词条。例如：“学习努力”下的单元格可以输入“该生学习目的明确，学习态度端正。学习努力，上课能认真听讲，积极思考，能认真独立完成作业。”按上述方法将所有评语索引和词条输入，然后以“评语数据库”之类的文件名保存文件备用。 　　为了避免评语词条过长，导致单元格太宽影响观看。可以在评语词条输入前用鼠标右键单击单元格，选择快捷菜单中的“设置单元格格式”命令，选中“单元格格式”对话框“对齐”选项卡“文本控制”下的“自动换行”项，即可实现单元格文本的自动换行。 #1　　二、写学生评语 　　写学生评语的过程其实是Word 2000调用Excel 2000“评语数据库”词条的过程。具体操作方法是： 　　1.运行Word 2000新建一个空白文档，单击“工具”菜单下的“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”（^25050202a^1）。 　　2.单击“邮件合并帮助器”中的“创建”按钮，在下拉菜单中选择“分类”。然后单击“Microsoft Word”对话框中的“活动窗口”按钮，将当前的空白文档作为主文档。 　　3.单击“邮件合并帮助器”中的“获取数据”按钮，在打开的下拉菜单中选择“打开数据源”命令（^25050202b^2），在“打开数据源”对话框中找到前面建立的“评语数据库”。在弹出的“Microsoft Excel”对话框“请指定命名单元格或单元格区域”下，选择“整张电子表格”单击“确定”按钮进入下一步。 　　4.单击“Microsoft Word”对话框中的“编辑主文档”按钮，进入Word 2000编辑窗口，可以看到工具栏中增加一条“邮件合并”工具条。 　　5.单击工具条中的“插入合并域”按钮，即可在打开的下拉菜单中看到Excel“评语数据库”中的词条索引（^25050202c^3），选择需要的索引就可以在当前光标位置插入评语。此时看到的是《》中的评语索引，只要按下“邮件合并”工具条中的“查看合并数据”按钮，就可以看见插入文档的评语。 　　如果“评语数据库”中的词条数目很多，图3所示菜单会出现向下（或向上）滚动的标志，鼠标指向该标志即可使菜单项自动滚动。 　　6.一个学生的评语输入完毕，可以敲回车空出一两行，再次打开“插入合并域”下拉菜单为另一个学生选择评语。全部学生的评语输入完毕以后，可以将文档保存起来，再按每个学生的具体情况对评语进行修饰，最后在打印机上输出。 #1　　三、操作技巧 　　1.除建立评语数据库和评语撰写外，本文所述方法的操作步骤比较多，不熟悉Office 2000的班主任操作起来可能有困难。此时，可以将上述2～4步操作录制成宏，并做成工具按钮放入工具栏，只要单击该宏按钮就可以写评语。 　　2.多数学校的学生评语都写在“家长通知书”内。因此，写学生评语前可以根据“家长通知书”的大小设置页面和页边距，通过调节字号、行距使每位学生的评语占满一个评语页，这样可以将评语直接打印到“家长通知书”上面。 　　需要说明的是：“邮件合并”功能的用途很广，可以应用于类似评语撰写的其他场合。