玩转Excel函数之旅（一） 刘宗青 2000年 第41期 　　前言：Office 97[Office 2000]是我们处理日常事务和办公自动化的首选软件，其中的Excel是一个优秀的制表软件，它不但可以完成多种表格的制作，而且还有很强大的计算功能，特别是利用它所提供的九大类约200个内置函数，可以完成各种复杂的运算和数据处理。但是很多使用者对这些函数了解较少，为了广大用户能够快速学会使用Excel中的常用函数，本人将结合具体的实例，分几次介绍它们的使用方法。介绍的函数有“数学”类函数中的“SUM”、“SUMIF”、“SUBTOTAL”；“统计”类函数中的“AVERAGE”、“MAX”、“MIN”、“COUNT”、“COUNTA”、“COUNTBLANK”、“COUNTIF”、“MEDIAN”、“MODE”、“RANK”；“查找”类函数中“VLOOKUP”、“MATCH”、“INDEX”；“财务”类函数中的最常用的三个函数“PMT”、“FV”、“RATE”等函数。选用的例子将包括“班级学生成绩统计”、“货物销售的统计”、“仓库实物管理中的查询应用”、“简单的财务分析〔货款分期偿还额、某项投资的未来值和实际赢利值〕”等例子。由于Excel的函数比较多，因此不可能对它加以全面介绍，但只希望能帮助大家在使用它们的过程中少走弯路、触类旁通。 　　本期首先介绍几个常用的函数：SUM（计算一组参数之和）、AVERAGE（计算一组参数的算术平均值）、MAX（计算一组参数的最大值）和MIN（计算一组参数的最小值）的用法。 　　启动Excel（Excel97或Excel2000），录入如^41050201a^1的991班某学期考试成绩表（样表只列出其中的10名学生的成绩）。我们将利用函数SUM、AVERAGE分别计算出各科和各人的总分、平均分；利用函数MAX、MIN分别计算出各科最高分、最低分。 　　首先在本班的最后一个姓名后面的单元格（即B13、B14、B15、B16）中，依次输入“总分”、“平均分”、“最高分”、“最低分”。 #1 一、计算各科的总分、平均分、最高分、最低分 　　（一）先计算“语文”科的总分、平均分、最高分、最低分。 　　1.计算总分 　　（1） 选取函数：单击选取存放总分的单元格C13，然后单击菜单“插入/函数”或工具栏中的函数按钮f＊，打开“粘贴函数”对话框，首先在“函数分类”列表中选择函数类别“数学与三角函数”，然后在“函数名”列表中选择我们需要的函数“SUM”，按“确定”按钮退出对话框。 　　（2） 选取需要计算的单元格区域：选取函数后，即打开“函数向导”对话框，如^41050201b^2。它要求我们确定欲计算数据的单元格区域。我们也可以单击“Number1”右边的按钮（如图2的箭头所示），此时图2将消失，鼠标指针将变为大十字，此时进行选取需要计算的单元格区域，具体的操作是：单击C3，同时按下鼠标左键，并向下拖动至C12后松开鼠标（或先单击C3，然后按住Shift键不放，再用鼠标单击C12），被选取的区域将有一虚线框闪动，接下来必须按下回车键以确认选取，“函数向导”对话框图2再次出现，按下“确定”按钮，就可以看到计算出来的结果。 　　 2.计算平均分 　　（1）选取函数：单击选定存放平均分的单元格C14，其它操作与“计算总分”的（1）相似，只是在“函数分类”列表中选择函数类别为“统计”；“函数名”选择为“AVERAGE”。 　　（2）选取需要计算的单元格区域：此后的操作与“计算总分”的（2）相同。 　　3.计算最高分 　　（1）选取函数：单击选取存放最高分的单元格C15，其它操作与“计算总分”的（1）相似，只是在“函数分类”列表中选择函数类别为“统计”；“函数名”选择为“MAX”。 　　（2）选取需要的计算的单元格区域：此后的操作与“计算总分”的（2）相同。 　　4.计算最低分 　　这与“计算最高分”相似，只要将“计算最高分”中的“函数名”选择为“MIN”，其余操作不变。 　　以上函数计算时都不包括空的单元格和有字符的单元格，只对含数字的单元格有效。你可以空出一个单元格、或输入0、或输入一个中文字符，一试便知。 　　（二）计算其余各科的总分、平均分、最高分和最低分 　　单元格C13、D13、E13、F13、G13是分别存放语文、数学、英语、物理、化学各科总分的单元格，而它们要计算的单元格区域则分别是C3～C12、D3～D12、E3～E12、F3～F12、G3～G12。不难看出，它们从存放计算结果到计算的单元格区域都是相对应的，像这样对某行或某列的计算就可以通过复制来快速完成。 　　1.如^41050201c^3，先选取存放语文科总分、平均分、最高分、最低分的单元格区域（C13～C16）。 　　2.把计算公式复制至相邻的单元格：用鼠标指向刚才已选取的单元格区域（C13～C16）的右下角的小黑方块（即填充句柄），待光标变为黑十字光标时，再按下鼠标左键，并向右拖动，直至I16，如^41050201d^4所示，各科的总分、平均分、最高分、最低分就这样轻而易举地计算出来了！同时我们看到拖过的区域中，最后两列的数据是0或一些出错信息（以＃开头的字符串），对此你大可放心，这是因为它对应的计算区域中没有数据，待下面计算出每个人的总分、平均分时，你就可以看到其中的结果了。 #1 二、计算每个人的总分、平均分、最高分、最低分 　　在科目“化学”右边的单元格中依次输入“总分”、“平均分”。然后按照上述计算各科的总分、平均分的方法，首先计算第一个同学的总分、平均分，再选取这两个单元格区域（H3～I3）。接下来把把鼠标指向刚才已选取的单元格区域（H3～I3）的右下角的小黑方块（即填充句柄），待光标变为黑十字形状时，再按下鼠标左键，并向下拖动，直至I12。当我们松开鼠标时，除看到各人的总分、平均分都计算出来的同时，刚才说到的是0或出错信息的单元格也有了统计数字，如^41050201e^5。 　　总结：如果一个表格，只要有它的结构，我们就可以按上述方法，正确地把整个表格先做好，尽管有的存放计算结果的单元格可能是“0”，有的可能是出错信息，但只要你输入原始数据，存放计算结果的单元格会在你输入数据的过程中不断地发生变化，当你输入数据完毕，计算结果就会马上与你见面。