无纸办公室 2000年 第7期 　　快要被堆积如山的文件淹没了吗？但是想到要替自己准备一套电脑文件归档系统，感觉又要花一大笔钱？答案可不是这样，其实无纸办公室的环境早就在你身旁──而且它的花费可是比最便宜的文件档案柜来得低。 　　纸──谁不需要它？几乎所有的重要的文件都会用到，文件、申请表、成绩单等等都印在纸上面的。虽然如此，纸张也会带来许多麻烦。对那些没经验的人来说，除非真得规规矩矩将文件归档，否则通常是搞得一团混乱，而且纸张也很容易遗失，如果不小心丢掉笔记本，就得要辛辛苦苦花上不少的时间，重新去搜集那些朋友和客户电话号码与住址。处理纸张也是件麻烦事，如果将一个资料分类搞错，那么更正的工作量将是非常大的。对于那些使用电脑的人，就可以避免种种使用纸张的弊端，只要花上几秒钟，就可以找出想要的文件，也很容易就能复制一份（所以不用担心遗失文件的问题）。任何文件在最后打印之前，都可以加上新内容或是加以修改。 #1　　追上现代化办公室潮流 　　一般的办公室似乎都有两种不同的情况：核心部分是由电脑组成，装备有最新的高科技软件，但围绕着它的东西却根本属于另一个年代：墙上到处贴满随意贴，桌面上散落着笔与纸张，在角落上还有个老旧的文件柜，里面塞满了信件、邀请函、发票、银行单据等等。 　　所有过时的文件处理方式效率都很低，但只要敲敲键盘或动动鼠标后，就可以将它们转移到电脑之中，然后这台电脑将会变成所有文件归档与通讯的神经中枢，所有的文件内容都随手可取，也绝对不会再遗失重要文件。工作时间将会缩短许多，也能省下像是纸张或墨水等消耗品支出，同时也不会再寄出那种别人难以辨识的手写文件了。 　　那么该准备什么样的装备才能达到无纸新境界？ 　　第一步呢，你需要准备一部扫描仪，以便将文件归档工作交给电脑处理。最新型的扫描仪可以快速处理文字稿件，而自动走纸槽的设计能让你无须盯着扫描仪运作，就能完成一次扫描许多张文件的梦想。 　　接下来你还要给你的电脑加上足够的资料储存空间：找部容量又大，价格又合理的硬盘准没错。或许也有可能需要一部抽取式储存装置，像是Zip，Jaz或是CD－R等等。将所有文件扫描并且储存于硬盘机之后，就能够在短短几秒钟内找到资料所处的位置，如果有进行小型备份工作的需要，使用抽取式储存媒体即可完成。 　　如果想要编辑扫描下来的纸张内容，那么就须要准备一套“光学辨别系统”（Optical Character Recognition OCR）软件。这个方便的工具可以“读取”扫描内容中的文字部分，然后将它转换成一个可编辑的文字文件，可以省下用键盘输入所有文字的辛苦。这个工具让你轻轻松松就能将杂志内容变成一个Word文档，然后根据需求加以调整。 #1　　不用纸张也能传递信息 　　一个好用的文字处理程序是另一个关键所在，比如Word、WPS等。有了这些软件的帮助，你可以自行设计文章的表头、信件、传真封面或公司专用的信纸等等。接下来就是把这些文档用打印机打印出来，这样就能随时修改重要的信息，像电话号码或收件者姓名等，而不须重新制作，这比起手写的信件文档来可是漂亮多了。 　　调制解调器能降低在通讯时所需要的用纸量，它能用来接收传真、电子邮件，并且还可以将传真直接发到对方的传真机上，而不须先印出来。这将可以大大节省信件往来的纸张消耗。虽然如此，因为并不是每个人都有电脑、传真机或电子邮件地址，你仍然需要一部打印机，而且如果把它跟扫描仪相互结合，就能得到类似复印机的功效──只要先将文件扫描进电脑，然后就可以依据你的需要，要印多少就印多少。 　　总而言之，无纸办公室能让你完全掌握所有的文件，并且花费不多。你也许早已拥有全部所需要的硬件，至于软件呢？其实价格并不会像你想象的那样高，有些甚至会随着扫描仪免费赠送。