文件数字化 吕志毅 2000年 第21期 　　电子文件（Electronic Records）是指能被电脑系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送的数字代码序列。电子文件的特征是信息形态以数字编码的形式存在，并且可采用图像、声音、动画等多媒体技术来表述其内容。这些特征同传统的纸质文件相比较，具有占用空间少、传输速度快、携带复制容易、利用方便等突出优点。在电脑愈来愈普及的今天，将来更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。因此，今后机关、企事业单位及学校等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。所以，我们必须了解和认识电子文件在保管和使用上所具有的新特点。 #1　　电子文件保管和利用上的特点 #1　　一、保管上的特点 　　当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体后，就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子技术日新月异地发展，电子文件在保管条件上必须不断地通过设备的更新换代来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上同传统纸质文件不同的特殊要求。 　　另一特点是信息容量大，而所占空间却极小。随着多媒体电脑中扫描仪的使用和光盘海量存储技术的出现，使文件原文（包括文字和图像）完整文本的输入成为可能，不仅大大减少了纸质文件占用的存贮空间，并且还能完全避免对图书或档案原件等因长期或永久保管文件造成自然的或人为的损害，从而延长了文件的寿命。 #1　　二、使用上的特点 　　信息具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。通过电子文件，政府管理部门可以在网上行使行政权力、学校可以开展远程教育、企业可以从事电子商务活动既提高了工作效率，又节省大量时间和经费，真正实现文件信息资源的异地共享。电子文件及网络化的普及，正在迅速改变着传统的信息存储和传播方式，并由此产生了电子文件在保管和利用上的新的理论和方法。 #1　　电子文件的安全性 　　电子文件的安全性便是其中一个突出的问题，必须引起我们的严重关切。电子文件特有的非安全因素起码有如下几个方面： #1　　一、数据的易消失性。 　　电子文件数据存储于光—磁介质中，是一种以数字代码形式存在的观念型非直读性信息，它必须完全依靠存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力，因此受自然外界的干扰和人为操作的影响极大。电子数据对其外围设备和操作环境的依赖程序很高，于是产生了电子文件在保管安全上的特殊要求。同传统纸质文件的保管相比较，其信息的安全性除受到自然损耗和当事人保护不当的影响外，电子文件还存在着一些特有的安全隐患。 　　首先，电脑病毒和网上“黑客”的侵扰，都将会给电子文件带来灾难性后果，其侵扰破坏带突发性和隐蔽性，防不胜防（CIH病毒的后果至今还令人谈“毒”色变）。防止电脑病毒的侵扰，比防止普通纸张的霉烂或虫蛀更加困难。 　　其次，任何数据载体的物理损伤（如磁化、刮伤等）以及外围设备出现技术故障等也都会危及电子文件的安全和正常运用。因此，电子文件在保管条件的要求上，较传统的纸质文件更加特殊，难度也更大。 #1　　二、数据的易改动性。 　　使用过电子电脑的人都知道，在电脑上（和网络上）无论是修改或增删电子文件的内容或格式，都是极容易做到的，且事后不留任何改动痕迹，这不仅会使数据内容的可靠性大打折扣，还会使文件格式的外在风格都失去了原件的原始特征，影响信息的真实性。 #1　　三、数据的易复制性。 　　由于信息具有可重复使用的特点，因此电子文件可以非常简便迅速地复制到别的存储介质上，尤其对网络来说，其信息的复制扩散速度可呈几何级数增长，极难控制和收回。对于管理不严或未采取加密措施的电子文件来说，是非常危险的。 　　网络安全可以说是电子文件安全的最重要的方面。 　　不难看出，电子文件的非安全因素具有多大的危害性。 #1　　电子文件真实性的认证问题 　　电子文件真实性的认证也是一个不容忽视的问题。不言而喻，任何记录公务或商务等活动的文件，都必须以真实性为基础。但是，由于电子文件所具有的种种特殊性（同传统文件相比较），又使人们很难承认电子文件的真实性。 　　公务文件的真实性包含两层含义，即文件的可靠性和原始性。“可靠性”是指文件的内容未被改动；“原始性”是指文件的格式都未被改动过，无论是文件的内在涵义，还是文件的外在风格，都必须严格保持原貌（尤其作为法庭证据使用时），才具备完整意义上的真实性。因此，有关电子文件真实性的认证就体现在对信息的可靠性和原始性的确认上。 　　而由于前面已提到过的电子数据的易消失和易改动等特点，使得电子文件在可靠性和原始性上都很难让人完全放心，进而怀疑到文件本身的真实性。 　　因此，如何确保电子文件的真实性就成为一个十分严重的问题，其意义丝毫不亚于它的安全性问题。 　　要从根本上解决电子文件的安全性和真实性问题，是一个涉及到电脑应用技术、通讯技术、生物科学、机关公文产生程序、保密制度、法律法规等十分广泛的领域。 　　一、在文件产生运行的整个过程中，对同一文件系统中的电子文件和非电子文件实行一体化管理，纳入到机关部门统一的文件管理体系中去，实现文件管理上的标准化。在文件的起草、修改、定稿、签发、传输、办理、鉴定、销毁、归档、修复、保管以及再利用的整个过程中的各个环节上，都必须遵循着一定的程序和文体格式，做到在文件（包括电子文件）的整个生命周期中各个环节上的统一，这是文件保管和安全工作的必要保证，也是电子文件真实性认证的重要基础。政府机关部门在电子文件和非电子文件的行文规格上，既要符合《保密法》、《机关公文工作业务建设规范》等国家有关公文管理方面的各项法律法规、政策规定，又要符合国家规定的有关出版物的标点符号、数字用法、计量单位等法定标准，使两类文件的格式规范、统一、通用。 　　由于中国即将加入世贸组织，电子文件的管理还要考虑到以后同国际上通用的电子文件规格和通讯标准相接轨的问题，以积极适应国际大环境。 　　二、建立起电子文件和非电子文件之间的联系制度，以确保两者在内容上、文件格式上保证有效性和一致性，可做到相互印证。在电子文件完全取代传统纸质文件之前，两种文件可能会同时使用（如学校发放录取通知书；图书馆、档案馆的机读目录与手工检索目录等），以保证两者之间的内容、文体格式和有效性上无差异，避免可能由此引起的混乱，干扰行文的准确性。 　　三、使用磁卡、密码、指纹、虹膜等技术手段，确认使用者的合法身份，限制对电子文件的任何随意使用。 　　四、在电子文件的使用过程中，采用系统内部同步跟踪观察的方法，自动记录下每一次与文件相关的任何接触，并对其中的每一次接触结果（文件被正当使用还是被篡改、删除或增添等）的合法性进行辨认和确定。 　　五、考虑到电子电脑软、硬件之间的兼容性问题，应尽量采用通用性和开放性较强的、能在各种操作平台上共用的电脑系统，或者开发转换性较强的应用专门软件。必须使电子文件的保管运用的外围设备上始终保持着新技术的兼容性，才能适应电脑信息技术日新月异地发展。 #1　　电子文件的现状 　　目前，我国正积极参加国际电子商务法律的交流和讨论，有关电子商务安全认证体系也已开始建立。随着科学技术的进步和有关电脑及网络规范化管理制度以及相关法律的建立和健全，电子文件目前存在的安全性和真实性认证等问题，最终能获得圆满解决。 　　现在，法律已开始承认电子文件充当法庭证据的有效性。在引人注目的美国司法部和微软公司的诉讼案中，双方向法庭提交了约3000份证据，其中大多数是以E－mail（电子邮件）的形式提交的。美国司法部的一位高级官员说：“E－mail正是这种调查的一场革命。” 　　我国的法律也不例外。1999年10月1日起实施的《中华人民共和国合同法》已将电子文件视为合法文件。合同订立的书面形式“是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电子数据和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。” 　　尽管电子文件存在着安全性和真实性等方面的诸多问题，我们还是无法否认它那不可替代的信息传播价值。社会进步是不可抗拒的。今天，我们正处在向光、磁信息载体的转变中，又一次处在一个文明发展的里程碑前。电子文件的出现和普及，将是继纸质载体之后的又一场深刻的信息传播技术上的变革。