快速批量填写准考证

林小明
2000年 第26期 

　　在工作中，我们经常要填写一些有固定格式的证件表格，比如：准考证、通知书、毕业证之类。这些证件表格大多是由上级行政主管部门下发的，多为印刷体格式。只须在证件表格上填写诸如姓名、性别、年龄、身份证号等具体数据即可，而这些数据大多由一些数据库系统所保存。人工填写这些数据，不但工作量大而且容易出错。能否将数据库中的数据直接用打印机打印到证件表格中去呢？我通过摸索和实践，发现完全可以，并且不难掌握。
　　下面介绍如何利用VFP5.0数据库以及Word 97/2000填写并打印准考证的方法。
#1    一、创建准考证模板
　　因为要打印的准考证的格式及填写项目是上级主管部门已印好的，只须在上面填写具体内容即可，而这些内容在培训或报考时就已输入数据库中（VFP5.0）了。要想将相关信息准确地打印在特定位置上，就必须制作一个准考证的模板。
　　具体制作过程为：
　　1.用Word新建一个文档，在此文档中输入准考证须填写的项目内容。
　　2.在需要填写具体数据的地方插入一个文本框。调整文本框的位置、大小及环绕属性。按准考证的格式要求进行版面的调整，包括字体、字号、行间距、段落格式等，做到与正式的准考证相符，如^26050201a^1所示。
　　3.将上面的文档打印一份与正式的准考证进行比对，要求版式、大小与准考证完全相同，特别是文本框，要与填写的数据位置相重叠。
　　4.给此模板文件取名，保存为模板文件（如“准考证.dot”）。保存的位置最好为Office安装目录下的Templates目录。
　　5.退出模板文件的编辑。
#1    二、创建合并主文档
　　1.启动Word，选择“文件/新建/其它中文文档”，选择你自己新建的准考证模板（如“准考证.dot”），并在该对话框右下角的“新建”选项组中，单击“文档”，再单击“确定”。
　　2.将准考证上已有的文字全用空格替换，如^26050201b^2所示。
　　3.对所有文本框的格式进行设置，将其中的“颜色和线条”设置为“无填充颜色”和“无线条颜色”，再对其大小、版式、文本框等进行调整，使它准确地套印在准考证上。
　　4.给此文档取名、保存为Word文档（如“准考证主文档.doc”）。
　　5.退出Word。
#1    三、创建合并文档
　　1.用VFP打开数据库文件。
　　2.点击“工具/向导/邮件合并”，如^26050201c^3所示。在打开的“邮件合并向导/步骤1－字段选取/可用字段”中，选择你要在“准考证”中填写的字段名，再单击右边的“增加”按钮。你所选定的字段将全部进入“选定字段”框内，如^26050201d^4所示。在需要的字段全部选完后，单击“下一步”。
　　3.在“步骤2－选择处理器/选择一个字处理器”中，点击“Microsoft Word”单选钮，再单击“下一步”。
　　4.在“步骤3－选择文档类型”中，选择“使用已有文档”，点击“文件”按钮，找到上面建立的合并主文档（如“准考证主文档”）。点击“下一步”，再点“完成”。
　　5.关闭数据库。
　　6.打开邮件合并主文档（准考证主文档）。（VFP会自动打开，如没有打开可运行Word打开此文件。）
　　7.在主文档中会自动打开“邮件合并工具栏”。先选中主文档中的文本框，再单击工具栏按钮中的“插入合并域”按钮，选择与此文本框对应的字段名，在主文档中就会出现由书名号《》括起来的字段名，依次在全部文本框内插入对应的字段名。
　　8.单击“邮件合并工具栏”上左起第三个按钮“查看合并数据”，在主文档的对应位置内将出现我们所需要的数据，同时，在工具栏上还会出现“下一记录”/“上一记录”等按钮，可查看其它记录。
　　9.将文本框的框线设置成“无线条颜色”。
#1    四、创建打印文档
　　单击工具栏上的“合并选项”，Word会弹出“合并”对话框。如果从“合并到”域的下拉式列表中选择“打印机”，则直接从打印机输出合并后的打印文档；如果选择新建文档，则创建一个新的打印文档，以后再打印。在“要合并的记录”域中，选择要打印的记录范围，一般可取默认值。再单击“合并”，即可从打印机打印输出准考证了。
　　合并打印后的文本如^26050201e^5所示。

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