广州市工商企业档案电子化系统建设方案 2000年 第31期 　　随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。工商行政管理部门负责国有、民营、外资企业的注册登记工作，保存着多年资料，如数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案。工商行政管理机关在日常的企业注册登记、企业监督管理、违章违法案件查处等工作中，经常需要查阅企业的原始档案资料。同时，公检法机关、律师事务所等单位以及社会各界人士也经常需要到工商部门查阅企业档案的原始资料。广州市工商局为了满足日益频繁的档案查询需要，提高办公自动化水平，实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，减少档案的磨损，充分利用档案资源为工商行政管理工作和社会服务，迫切需要实施档案电子化工程。档案电子化工程就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料电子化、数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。 #1 系统的需求及目标 　　建立一套适合广州市工商局实际工作需要的档案影像计算机管理系统，其中应包括网络设计、硬件配置、软件开发、现有档案的扫描录入等。至少能达到以下目标： 　　1.将现有的企业档案资料分类扫描成图像文件，并进行科学的分类存储，建立相应的数据库，以便能快速、简便地查阅。 　　2.对于每一档案页都要求增设权限及密级，有的档案页在同一页的不同区域部分还有不同的权限设置。系统要有高度的安全性及严格保密性。 　　3.要满足在查询大厅实现利用电脑触摸屏查询服务需要和Intrant /Internet网络查询需要。查询是有权限限制的，例如在Internet上可能只能看到档案页，而不能打印和存盘。 　　4.要能与现有企业登记管理、办公自动化等工商业务软件高度集成，在这些软件中能根据需要调阅指定企业的档案影像资料。 #1 系统解决方案 　　档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等，是一套硬件加软件的解决方案。 　　本系统采用双服务器，磁盘阵列存储，高速扫描仪集中扫描，光盘和磁带双备份的解决方案。 　　系统拓扑结构如^31050101a^： 　　在设备选型方面，高性能服务器选用IBM Netfinity 5600 M20机柜群集方案，配置为PⅢ600CPU，1GB内存，2×18GB热插拔硬盘，16个36GB 7200转热插拔硬盘（5级容错）的磁盘阵列及磁盘机柜，1000M光纤网卡，35/70GB内置DLT磁带机，HP光盘刻录机。UPS 采用APC SMART 3000VA 8H；主交换机选用100/1000M自适应的CISCO 6501；路由设备选用CISCO 3601；防火墙选用CISCO PIX 515 UR；扫描仪选用一台高档KODAK 3590C和两台AV830C；工作站配置为HP Pro PⅢ500/64M/8.4G；选用21英寸触摸屏；打印机选HP8000。 　　在软件选型方面，操作系统用Windows NT4.0，数据库系统用SQL Server7.0，防病毒软件用Kill for Windows NT；软件开发工具用Visual Studio 6.0（VC＋＋，Visual Basic，InterDev），网络协议采用TCP/IP，数据库访问接口采用OLE Provider或ODBC两种标准机制。 #1 软件系统开发 　　整个软件系统分为档案扫描加工、档案查询、系统管理和维护三大软件模块。 　　1.数据库设计 　　为了系统安全运行，本系统将系统数据库和用户数据库分开设置，系统数据库负责保存系统初始化信息，在系统运行过程中进行操作。用户数据库负责保存和管理档案的扫描和查询的数据。在整个系统中，企业的注册号或名称都是通过图像档案的唯一码ID来对应的。 　　2.档案扫描加工软件 　　此模块完成将档案页扫描生成图像文件的工作。具体包括档案登记管理、扫描及图像处理、录入档案信息及排序索引、质量检查、数据存盘及备份、职员考核等六大功能，由于采用多人集中扫描的流水线式工作流程，因此在软件设计中，将每个特定功能设计成为可以独立运行的软件，增加了灵活性和管理上的可操作性。 　　3.档案查询软件 　　此软件包括触摸屏查询与收费管理、Internet查询与收费管理、Intranet查询、查询接口程序等四个子系统。 　　触摸屏查询的流程是：查询人到查询大厅的查询台登记，档案室人员进行档案预查，查询人交预付款，再到触摸屏查询及打印材料，最后是结算及拿打印材料。 　　Internet查询的流程是：用户登记及预缴款，输入注册号、企业名称等查询条件，选中企业，依次查看卷信息、卷内目录及调阅每页档案。 　　Intranet查询是给市工商局本部及下属各分局、工商所工作人员提供业务工作中所需要的档案资料查询。 　　查询接口程序用于工商行政管理其它业务软件中增加查询档案资料功能，实现与现有的MIS系统、12315系统、OA系统、年检系统、办案系统的无缝集成。 　　4.系统管理和维护软件 　　此软件用来管理和维护系统运行所需要的各种参数，统计出所需结果。包括档案统计软件和系统管理软件。档案统计软件通过输入统计时段、统计类别等条件，统计出已扫描的档案户数、案卷数和页数。触摸屏查询的人次、收费汇总，Web查询人次、户数、收费额，某一企业被查询的情况等资料，并能打印出结果。系统管理软件有操作员管理、系统环境设备、触摸屏管理、账户管理、档案密级管理、收费管理、档案类型管理、卷内目录管理、企业分类管理以及进行光盘、磁带数据备份和恢复等功能。 #1 系统的安全性 　　由于企业档案资料涉及到企业的注册登记、生产经营、股东出资、股东个人资料等信息，因而系统的安全性和保密性显得十分重要，需要对数据存储、备份、查询和打印采取严格的安全保密措施。系统采用了RAID5容错的磁盘阵列技术，使用了APC 3000VA 8H的不间断电源，保证了系统正常运行，有较高的运行安全性。系统有完善的光盘和磁带的备份和恢复功能，保证了数据的安全。利用CD－R光盘的不可改写性，通过妥善保管好备份光盘的方法，保证了数据与原稿的一致性。图像文件经加密转换后再保存，查阅时需要解密才能显示。每页图像都设有密级权限，通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效保证了系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。还可以对阅读权限、下载权限和打印权限分别进行独立设置，使得用户可能只能浏览，而不能打印和下载。通过上述措施形成了本系统严密的安全保密体系。 　　工商企业档案电子化系统的建成，产生了良好的社会效益和经济效益。本系统能快速查阅到企业的档案资料，应用于工商行政管理的各项业务中，大大提高的工作效率，缩短了办理企业营业执照的时间，加强了工商行政管理部门对企业的监督管理工作。全市工商行政管理部门都通过内部Intranet查阅到企业资料，能迅速及时地处理消费纠纷和查处经济案件，维护了消费者权益。