巧用Word的批注沟通信息 简武 2000年 第19期 　　我们单位每天的工作日志都是用Word来记录的，由于一天几个人值班，多人共建一个文档，但交接班时又经常碰不到人，有什么事情要交待，经常得留张纸条说明，很不方便；有时直接留在日志文档的后面，常常被接班的人忽略。最近摸索出一套巧妙运用批注来进行无纸化交流的方法，效果非常好。 　　在Word中可以利用批注来为某部分内容添加注解、说明或其它类型信息而不改变文档本身内容，我们利用的正是这一特性。下面用一个实例来说明具体的使用方法。 #1 一、建立批注 　　建立批注首先要打开“审阅”工具栏：选择“视图／工具栏／审阅”命令，出现如^19050201a^1所示的工具栏。前面五个按钮依次是：新建批注、编辑批注、前一批注、后一批注和删除批注，后面的三个姓名是我们自己加上去的，作用下面再进行说明。 　　选择要插入批注的位置或文本，单击“审阅”工具栏中的“新建批注”命令，选中文本就以亮黄色底纹突出显示，后面的中括号中出现的是建立批注者的姓名缩写（即当前用户缩写）和序号；同时文档窗口的底部出现批注编辑窗口，如^19050201b^2所示。在姓名缩写后面输入批注文字就行，其中的文字与正文文本一样可以进行各种格式编排。 　　如果机器中配有声卡、音箱和麦克风，还可以单击批注编辑窗口上的录音机形状按钮打开Windows内建的录音机录制简短的声音批注。 　　在已有的几条批注中间插入新批注时，按其在文档中的先后顺序而不是建立的顺序自动编号，后面的批注序号自动更新，查找起来非常方便。 #1 二、查看批注 　　一般情况下批注显示为有浅黄色底纹的文字，将指针放在该部分文字上，就会弹出一个小矩形块显示批注的内容，如^19050201c^3所示。 　　单击“审阅”工具栏中的“前／后一批注”按钮，可查看前／后一个批注；如只查看某一用户的批注，就要在批注编辑窗口顶部的“审阅者”框中选择用户姓名；查找特定的批注，则要选择“编辑”菜单中的“定位”命令，在“定位目标”框中单击“批注”，选择审阅者姓名，就可找到需要的批注；声音批注只要双击批注的声音符号即可听到。 　　在批注窗口中滚动批注时，上部的正文文档也会自动作相应的滚动，以方便对照查看。 #1 三、编辑和删除批注 　　单击“审阅”工具栏上的“编辑批注”按钮就会出现编辑窗口，编辑方法同建立时一样。 　　选择正文中某一批注，单击“审阅”工具栏上的“删除批注”按钮就可以将该批注删除。要同时删除全部批注，可以通过“替换”命令的高级选项来完成：按“Ctrl＋H”组合键打开替换窗口，单击“高级”，在“特殊字符”按钮的弹出菜单中选择“批注标记”，“查找内容”框中显示为“＾a”，“替换为”框中不要任何内容，再单击“全部替换”按钮即可。熟练之后可直接在“查找内容”框中输入“＾a”进行替换。 #1 四、快速切换用户 　　建立批注时，Word自动将当前用户的姓名缩写作为批注建立者。改变当前用户的方法是：执行“工具／选项／用户信息”，在“用户姓名”和“缩写”中输入相应内容。每一个人当班时都要进行一番设定，特别麻烦，并且执行的操作步骤完全一样，能不能用宏来完成呢？答案是肯定的。 　　执行“工具／宏／录制新宏”命令，在“宏名”框中输入姓名“李平”，单击“将宏指定到”栏中的“工具栏”按钮，出现宏的“自定义”对话框，在“命令”栏中将“Normal.NewMacros.李平”拖动到“审阅”工具栏中，显示为“Normal.NewMacros.李平”，在其上右击，在弹出菜单中的“命名”后面的框中将前面的字母部分全部删除（见^19050201d^4）。注意只能在自定义窗口没有关闭时才能进行该操作。单击“自定义”窗口的“关闭”按钮，进入到宏录制状态，执行“工具／选项／用户信息”，在“用户姓名”和“缩写”中都输入“李平”，单击“停止录制”按钮完成该宏。用同样的方法为其它每个人制作一个宏。单击工具栏上的姓名就可以快速将该用户作为当前用户。如果用户比较多，工具栏放不下时，还可以新建立一个“选择用户”菜单，将这些宏全部放置在该菜单中，方法与此类似。