利用ACCESS 2000数据库简化账务管理 吕向松 2000年 第34期 　　如今随着大众消费观念的转变和银行审贷手续的简化，个人消费贷款业务进行得如火如荼。但大批的贷款开户量使得把个人消费贷款纳入银行对公电子记账系统变得不可能，于是我们采用了Access数据库来管理这些数据。对某一确定的贷款额和还款年限来说，由于贷款利息由商家承担，贷款户每月只还本金，故贷款户还贷次数确定。因而，贷款户每月还贷时，只须输入本月还贷是总还贷次数中的第几次还贷，而不须输入每月的贷款金额就行了。这样，大大地减少了银行操作人员的工作量，使该项工作的执行变得容易起来。 #1　　一、建立Access表 　　创建表是构造数据库的基础，是构造数据库的第一步。首先使用“新建数据库”按钮，在弹出的“新建”窗口选择“常用”选项卡，创建一个空数据库。在“表”选项中选择“新建”并在弹出的“新建表”窗口中选择“设计视图”。在“字段名称栏”依次输入“日期”、“编号”、“账号”、“姓名”、“贷款额”、“还款期限”。它们的数据类型分别定义为“日期/时间”、“数字”、“文本”、“文本”、“货币”、“数字”。由于利用借据编号对贷款进行查询是最方便、最有效的方式，将“编号”字段定义为主关键字。需要注意的是“日期”字段的输入掩码应定义为“中文日期”，默认值填入“Date（ ）”函数。这样，输入数据时“日期”栏的数值会自动显示为当日日期，同时，如有特殊情况造成记账日期与系统日期不符，也可另行输入。“还款期限”字段的行来源类型应为值列表，行来源应为“1；2；3”，这样就会给这个字段形成一个下拉列表框，框内可选值为1，2，3。设置方法是：选中“还款期限”字段，在字段属性窗口内选择“查阅”选项卡，在“显示控件”栏内选择列表框或组合框，“行来源类型”栏选择值列表，在“行来源”栏内输入“1；2；3”。给每个字段定义合适的大小（由于个人消费贷款每笔金额在几千元至几万元，“贷款额”字段不必定义得过大），这样第一个模块“记贷款账”就建好了。采用同样的方法创建第二个模块“还贷款账”。其中包含字段“编号”、“还款次数”。主键同样为“编号”。个人消费贷款还款期限最长为3年，每月还一次本金，即还款次数最多为36次，因此“还款次数”字段长度定为2即可。 #1　　二、建立查询 　　查询可将多个表中的数据组织起来，并可以执行运算，因此，我们利用查询来计算每个贷款户的余额。点击Access工具栏上的“关系”按钮，再点击“显示表”按钮，将“记贷款账”、“还贷款账”依次添加到“关系”窗口中，将显示出的第一个窗口的编号字段用鼠标拖至第二个窗口的“编号”字段上，再在弹出的联结关系窗口中将“实施参照完整性”，“连锁更新相关字段”，“连锁删除相关记录”三项全部选中。这样，就创建了一个一对一的关系。下一步，选中“查询”选项卡，依次点击“新建”、“设计视图”项。在出现的窗口中将建好的两个表都添加到“选择查询”窗口，在此窗口中创建“编号”、“账号”、“姓名”、“余额”四个字段。前三个字段的建立只需简单选择即可，“余额”字段的值就需要利用表达式生成器来计算。方法是：用鼠标右键选中余额字段，单击右键在其弹出菜单内选择“生成器”。在“表达式生成器”窗口内输入如^34050201a^1所示的公式即可。该表达式表示：本月余额等于贷款额减去累计还款额，其中累计还款额等于每月应还款额乘以还本付息次数。由于贷款利息由商家承担，贷款户每月只还贷款本金，余额递减为0时即表示该贷款户已还清贷款。将建好的这个查询命名为“贷款余额表”。 #1　　三、建立窗体 　　我们利用窗体既可以方便地对表进行操作，又可以进行有效的查询。在这个数据库中，所有操作都可以在窗体 中进行，从而使各功能模块整齐划一。 　　我们通过窗体向导就可以按自己的需要为“记贷款账”和“还贷款账”表创建窗体。先选择“窗体”选项，再选择“使用向导创建窗体”，在“表/查询”下拉列表框中选择相应的表，将所有字段添加到“选定的字段”窗口，选择你喜欢的窗体布局和样式，按^34050201b^2中所示的名称为各窗体命名就完成了。由于查询只能得到单个贷款户的贷款余额，而不能得到余额合计，我们可以在窗体中实现这个功能。先利用窗体向导为查询“贷款余额表”建立窗体，建立方法与为表建立查询相同，但选择布局时只能选择表格，否则窗体不能进行合计。在窗体向导进行到最后一步“为窗体指定标题”画面时，选择“修改窗体设计”项并点击“完成”按钮进入设计窗口。在小窗口“工具箱”内按下“文本框”按钮，再在“窗体页脚”栏内点击，根据自己的爱好在弹出的“文本框向导”内设置好文本框就可以了。这时窗体页脚上文本框的第二栏会显示“未绑定”。用鼠标右键选中该栏并在右键菜单中选择“属性”。接下来，在弹出的小窗口内点击“数据”选项卡，选中“控件来源”栏并点击该栏最右端的小方块，在弹出的“表达式生成器”中输入SQL函数Sum（ ）就可以进行金额合计了。设计图示请参见^34050201c^3。 　　接下来，选中小窗口内的“格式”选项卡，在“小数位数”栏输入“2”，否则显示出的数字可能会出现像￥1，234.123一样的金额。窗体主体的“余额”文本框也应该这样设定小数位数。然后利用Access的“设置数据库密码”功能给该数据库加上密码就可以投入使用了。 　　有了以上的设计经验，你还可以根据自己的需要完善这个数据库的功能（如^34050201d^4所示）。