Word 2000应用指南

张迎新
2000年 第53期 

    Word 2000是全球流行的字处理软件。本文将介绍Word 2000的一些方便、实用的精招绝技，使你的Word更具有个性化的设置，并提高你应用的能力和水平。
#1    一、定制实用的Word 2000界面
#1    （一）添加自动滚屏
    在阅读长文档时免不了要反复滚动屏幕。为此，可以给Word 2000添加一个“自动滚屏”按钮。
    1．单击Word 2000“工具”菜单下的“自定义”，打开“自定义”对话框中点击“命令”选项卡。
    2．选中“类别”列表下的“工具”选项，然后在“命令”列表中找到“自动滚动”按钮，将其拖入工具栏即可。
    以后只要打开文档，单击工具栏中的“自动滚动”按钮，鼠标指针便会自动跳入竖直滚动条，实现自动滚屏。若想暂停滚屏，只需要单击鼠标，即可将自动滚屏功能关闭。
#1   （二）添加着重符号按钮
    如果经常使用Word 2000的着重符号，可以给工具栏添加一个“着重号”按钮。
    1．按上面的方法打开“自定义”对话框的“命令”选项卡。
    2．选中“类别”列表下的“所有命令”，在“命令”列表中找到“DotAccent”按钮，将其选中后拖入工具栏。
    以后只须选中文本并单击“着重号”按钮，所选取中的文本下面就会出现着重符号。
#1    （三）添加前进、后退按钮
    如果对IE的“前进”、“后退”切换网页方式“情有独钟”，也可给Word 2000增加类似的按钮。
    1．打开“自定义”对话框的“命令”选项卡。
    2．选中“类别”列表中的“所有命令”，然后在“命令”列表中找到“Nextwindows”按钮，将其选中后拖入工具栏。再找到“Prevwindows”按钮，按相同的方法拖入工具栏。
    以后只要打开了多个文档，单击“Nextwindows”按钮就会跳到下一个文档，单击“Prevwindows”按钮则会返回前一个文档。
#1    （四）定制用户按钮
    前面添加的“自动滚动”、“Nextwindows”等用户按钮没有图标，仅以文字形式在工具栏显示，不仅难看、而且太占地方。为此可用以下方法修改：
    1．使用“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框，在上述某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名”框后的文字删除，输入一个不容易看到的字符“.”（点号）占位。
    2．打开快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单，在系统提供的42个图标中选一个，将原来的文字图标替换掉。
#1    （五）定制新的菜单
    1．增加菜单命令
    点击Word 2000“工具”菜单下的“自定义”，单击“自定义”对话框中的“命令”选项卡，在“类别”列表中选中需要增加的菜单类别。将“命令”框内要增加的命令拖至对应的菜单项，菜单打开后将其插入“I”指示的位置即可。
    2．删除菜单命令
    如果需要删除某个菜单命令，只须保持“自定义”对话框的打开状态，选中菜单中需要删除的命令，按下鼠标左键拖动使其离开菜单即可。
    3．调整命令位置
    如果需要调整某个菜单命令的位置，可按以下方法操作：将“自定义”对话框打开，若要移动菜单命令，可打开菜单将选中的命令拖动到新位置或另一个菜单顶部（此时菜单会自动打开，再将命令放入新位置即可）。若要复制命令，应按住Ctrl键，再按上面介绍的方法将命令拖动到新位置。
    4．修改菜单或按钮名称
    打开“自定义”对话框，用鼠标右键单击欲更改名称的按钮、菜单或菜单命令，在弹出的快捷菜单的“命名”中单击即可输入新的名称。
    5．添加内置菜单
    Word 2000提供了“工作”和“字体”两个内置菜单，但没有将它们加入窗口。如果你需要的话，可以按以下方法添加和使用：
    单击“工具”菜单下的“自定义”，点击“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在“命令”选项卡的“类别”框内选中“内置菜单”项，再将“命令”中的“工作”菜单拖至Word 2000菜单栏，插入你喜欢的位置，它的作用是存放经常使用的文档。
    将文档加入其中的方法是：先将需要加入的文档打开，单击“工作”菜单下的“添至‘工作’菜单”。重复这种操作就可以将常用的文档放入“工作”菜单。“工作”菜单中不再需要的文档可用以下方法删除：同时按Ctrl＋Alt＋－（减号）键，光标会变成一个粗“减号”。打开“工作”菜单后，用粗“减号”单击需要删除的文档即可。
#1    （六）定制新的工具栏
    1．工具按钮的增减
    Word 2000可以非常方便的快速增减工具栏按钮。对于内置的工具按钮，只须单击工具栏右边的“其他按钮”，选中“添加或删除按钮”命令，就会弹出一个菜单。其中列出了该工具栏中的所有可用按钮，将某个按钮选中它就会出现在工具栏中。如果选中的按钮过多，则工具栏右边会出现一个“〉〉”标记，单击就可以列出尚未显示的按钮供你使用。
    对于非内置的工具按钮，可按以下方法添加：将需要添加按钮的工具栏显示在窗口中。
    单击“工具”菜单中的“自定义”，点击对话框中的“命令”选项卡。在“命令”选项卡的“类别”框内选中你需要的按钮，再将按钮拖动到工具栏插入“I”指示的位置即可。
    2．工具按钮的移动
    工具栏按钮可直接用鼠标拖动的方法调整位置。方法是：单击“工具”菜单下的“自定义”，将“自定义”对话框打开。用鼠标按住想移动位置的按钮，拖动至新位置插入“I”指示的位置。
    3．删除按钮
    对于内置的工具按钮，只须单击工具栏右边的“其他按钮”，选中“添加或删除按钮”命令，就会弹出一个菜单，取消按钮前的选中标记即可。而非内置的工具按钮，可按住Alt键，再将要删除的按钮拖离工具栏即可。
    4．修改按钮图标
    （1）可以用系统图标替换，你只须打开“自定义”对话框，在需要修改的按钮上单击鼠标右键。在快捷菜单的“更改按钮图标”（若为灰色说明不能修改）子菜单下的图标（共42个）中任选一个单击即可。
    （2）可以自行编辑图标，同样要打开“自定义”对话框，再用鼠标右键单击要编辑的按钮，在弹出的快捷菜单选“编辑按钮图标”，出现“按钮编辑器”对话框。在此对话框中既可以对当前图标进行编辑，也可以自行创作。
    （3）也可以将其他按钮粘贴过来使用，可以利用工具软件将获得的图标放到剪切板，打开“自定义”对话框后用鼠标右键单击要替换的按钮，在弹出的快捷菜单选“粘贴按钮图标”即可。
    5．添加按钮分隔线
    要在工具栏按钮之间添加分隔线，可以使用下面两种方法：
    （1）可以将“自定义”对话框打开，然后用鼠标右键单击需要在其左侧（或上方）添加分隔线的按钮，选择快捷菜单中的“开始一组”。若要去掉两个按钮之间的分隔线，可将按钮向其拖动很小距离即可。
    （2）可以按住Alt键拖动工具栏按钮。若拖动方向为增大按钮间距，则自动在其中间添加分隔符。若拖动方向为减小按钮间距，则自动去掉两者中间的分隔符。
    6．修改符号工具栏
    Word 2000新增了一个符号工具栏，供用户快速输入各种常用符号。定制符号工具栏的方法是：先将符号工具栏打开，再单击“插入”菜单中的“特殊符号”，打开“插入特殊符号”对话框。单击对话框中的“显示符号栏”，先用鼠标选中需要的符号，再将它拖到符号工具栏某个按钮上，完成后单击“确定”。如果你想将符号栏恢复到原来的状态，只须单击“重设符号栏”按钮。
    如果你对修改不满意，可按以下方法恢复：打开“自定义”对话框，用鼠标右键单击需要恢复原来图标的按钮，选中快捷菜单中的“复位按钮图标”命令即可。
    需要说明的是：无论何种情况，如果你把Word 2000的界面搞乱了。只要删除Normal.dot，关闭Word 2000后重新启动，它就会新建一个Normal模板，将界面恢复到初始状态。
#1    二、灵活应用“打开”对话框
#1    （一）以不同方式打开文档
    Word 2000可用多种方式打开文件，你只要在“打开”对话框中将文件选中。单击“打开”下拉按钮，即可看到一个打开方式菜单。
    1．“打开”命令是对话框默认的文件打开方式，系统会调用某种文件的关联程序将其打开。
    2．选中“打开”对话框中的一个文件，然后选择“打开”下拉菜单中的“以只读方式打开”。则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，而不能直接修改并保存原文件。
    3．选中某个文件并“以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录创建它的“克隆”。例如，以副本方式打开了My Documents文件夹中的“建议”，则My Documents文件夹会出现一个名为“建议（2）的新文件”。
    4．若在对话框内选中了“Web页”或Web快捷方式，则“打开”下拉菜单的“用浏览器打开”命令可用。选择它即可用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点。
#1    （二）管理文件
    1．查找文件
    “打开”对话框具有基本的文件管理功能。“打开”对话框可用文字或文字与通配符搭配使用，查找含有某些关键字的文件。方法是：使用“查找范围”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字，或者打开“文件名”下拉列表查找已输入的关键字。必要时可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所有包含待查找关键文字的文件名均出现在对话框中。除此之外，你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”查找以某一文字开头或结尾的文件，如利用“*技巧”查找以“技巧”结尾的文件等。
    2．自动匹配文件
    自动匹配是Word 2000新增的一个功能，它可以根据已输入的字符自动匹配文件名。当你在对话框的“文件名”框内输入文件名后，只要输入的文件名与某个文件名匹配，框内就会自动补齐剩余的若干字符，回车即可打开该文件。否则可继续输入剩余的部分，寻找或打开其他文件。
    3．排序文件
    “打开”对话框中的文件按一定规律排序，有利于用户快速查找文件。排序方法是：点击“视图”按钮，在下拉菜单中选择“排列图标”子菜单，从“按名称”、“按类型”、“按大小”和“按日期”四种排序方私中选择即可。
    4．预览文件
    Word 2000可以在“打开”对话框中快速预览文件。你只须用鼠标右键单击要预览的文件，选中快捷菜单中的“快速预览”命令，系统会调用Windows中内置的快速预览程序“Quick Viewer”打开该文件。
#1    三、制作多用途的表格
    Word 2000提供了丰富多彩的制表方式，你可以根据工作需要自由选择，从而提高表格制作效率。
#1    （一）多种制表方式
    1．使用表格自动套用格式
    单击“插入表格”对话框中的“自动套用格式”按钮，打开“表格自动套用格式”对话框。在“格式”列表中选中你喜欢的样式，单击“确定”按钮。
    2．使用键盘制作表格
    先键入表示单元格左边的“+”（加号），然后连续输入“-”（减号），使其长度等于单元格宽度，最后输入表示单元格右边的“+”。重复以上步骤并回车，即可做出1行×N（N=加号个数-1）列的表格。再将光标移动到最右端的单元格内，按你需要的表格行数，按TAB键，就可以将表格生成。此法的最大优点是可以创建列宽不等的表格，但表格插入点前不能有其他字符，否则系统会认为输入结果是加减号。
    3．绘制表格
    单击“表格”菜单下的“绘制表格”命令，打开“表格和边框”工具栏，你可以在“线型”和“粗细”下拉列表中选择表格线，再单击其中的“绘制表格”按钮。拖动鼠标画出表格的外框线，再根据需要画出表格中的其他框线即可。此法能创建规模不大，但比较复杂的表格。
    4．转换表格
    选中文档内需要转换成表格的文字，然后单击“表格”、“转换”子菜单下的“文字转换成表格”命令。在对话框的“文字分隔位置”下选中文字分隔符（注意：中文标点应选中“其他字符”，并在其后输入分隔文字的标点），单击“确定”按钮即可将文字转换成表格。
#1    （二）表格修饰方法
    1．表格嵌套
    这是Word 2000表格新增的功能，它可以在表格中再建一个表格（即表中表）。常用下面两种嵌套方法：
    先按常规方法建立一个表格，将光标放入需要嵌套表格的单元格。打开“表格和边框”工具栏，使用其中的“绘制表格”功能，即可按需要画出大表中的小表，此法可以创建比较复杂的嵌套表格。
    也可以将光标放入需要嵌套表格的单元格，单击“表格”菜单下的“拆分单元格”命令，根据需要在对话框中选择合适的行列数，单击“确定”按钮即可在该单元格中嵌套一个小表格。
    2．线型修改
    Word 2000能用多种方法修改表格线型，如果修改量不大，可以打开“表格和边框”工具栏。在“线型”和“粗细”下拉列表中选择你喜欢的线型，按下“绘制表格”按钮，在需要修改的表格线上拖动光标即可。
    也可将光标放在表格内，单击“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，在“边框”选项卡中进行修改。如果表格的规模较大，此法更加方便快捷。
#1    （三）表格调整
    1．自由移动
    Word 2000表格移动起来比Word 97方便的多，你只要将光标停留在表格内部。当表格移动控点（带框的四向光标）出现在表格左上角后，将鼠标移到控点上。待鼠标指针变成四向箭头以后，就可以将表格拖动到虚框指示的任意位置。
    2．整体缩放
    Word 97表格不能进行整体缩放，Word 2000解决了这个问题。你只要将光标停留在表格内部，直到表格尺寸控点（一个小“口”）出现在表格右下角。然后将鼠标移至表格尺寸控点，待向左倾斜的双向箭头出现，沿需要的方向拖动即可整体缩放表格。
    3．左右并列表格
    Word 2000表格可以左右并列，这在需要进行数据比较的场合很有用。使表格左右并列的方法是：用鼠标在表格的左或右边的空白处双击，使该处出现插入点，用前面介绍的绘制表格方法在该处插入一个新表格，只要页面能容纳后面插入的表格，这两个表格就可以左右并列。
#1    四、制作文档水印
    水印能够为文档增加特别的含义，使页面美观协调。相对Word97而言，Word 2000创建水印的手段更加丰富、操作更加简单。
#1    （一）文字水印
    这是Word 2000新增的一种水印，它可以将内置或你输入的文字做成水印，插入文档的正文区域。其创建方法是：将光标停留在需要插入水印的位置，单击“格式”、“背景”子菜单下的“水印”命令，打开“水印”对话框。在“文本”列表中选中你需要的文字，如“复印件”、“禁止复制”，或者在“文本”框内直接键入需要的文字。然后在“输出”框中选中“斜线”或“水平”，如有必要还可以选择水印的“字体”、“尺寸”和“颜色”。“确定”后即可将水印插入页面。文字水印的删除很简单，你只要将含有文字水印的文档打开，打开 “水印”对话框，单击其中的“删除”按钮即可。
#1    （二）图形水印
    1．页眉、页脚水印
    这种水印的插入方法是：单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”，打开“页眉和页脚”工具栏，点击“显示/隐藏文档文字”按钮，把文档中的文本和图形隐藏起来。然后使用“插入”、“图片”子菜单下的“来自文件”，将图形（剪贴画、艺术字或图片等）插入页眉或页脚。最后单击插入的图片，打开“图片”工具栏。点击“图像控制”按钮，在下拉菜单中单击“水印”。完成后再次单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示/隐藏文档文字”按钮，并将已打开的所有工具栏全部关闭即可。
    删除页眉、页脚水印的方法很简单。你只要打开文档，单击页眉或页脚区域，将“页眉和页脚”工具栏打开，选中页眉或页脚中的水印按“Delete”键即可。
    2．文档图形水印
    与页眉、页脚水印不同，文档图形水印可以放置在正文的任意位置。其创建方法是：将光标停留在欲插入水印的位置，单击“插入”、“图片”子菜单下的“来自文件”，在“插入”对话框中找到欲插入的文件后单击“插入”按钮。单击插入的图片，打开“图片”工具栏。单击其中的“图像控制”按钮，在下拉菜单中单击“水印”。最后用鼠标右键单击图片，选择快捷菜单中的“设置图片格式”命令，在对话框的“版式”选项卡中单击“衬于文字下方”，单击“确定”即可。必要时还可以在“版式”选项卡中选择“左对齐”、“居中”等调整水印的位置。
#1    五、制作文档图表
    报告、总结等文档常常利用表格罗列统计数据，但表格数据传递的信息比较抽象，Word 2000可以直接将数据制成图表。
#1    （一）插入图表
    在Word 2000文档中插入图表可以使用以下三种方法：
    1．直接插入
    此法适用于文档中没有表格数据的情况。插入方法是：单击“插入”、“图片”子菜单中的“图表”命令，系统默认图表和与之对应的数据表就会出现在页面中。你只须按照修改Excel工作表的方法，对数据表中的数据项和数据进行修改，结束后在图表外的任意位置单击，即可关闭数据表，同时将修改好的图表插入文档。
    2．表格插入
    如果需要利用文档中的表格数据建立图表，或者想利用另行制作的表格插入图表，就可以使用此法：将文档中的表格选中，然后单击“插入”、“图片”子菜单中的“图表”命令，一个系统默认样式并带有表格数据的图表就会自动插入文档。
    3．Excel插入
    如果需要利用Excel中的数据来建立图表，或者愿意在Excel中建好图表后再插入文档，使用这种方法的最大优点是几乎不需要进行后期加工。插入方法是：先在Excel中输入数据和数据项，然后将它们选中。再单击Excel“插入”菜单下的“图表”命令，你就可以在“图表向导”的指引下建立一个漂亮的图表。最后用“复制”、“粘贴”的方法将它们插入Word文档。
#1    （二）编辑图表
    一个图表由图例、分类轴（X轴）、数据轴（Y轴）、背景等几部分组成。编辑图表前应在图表的空白区内单击，使图表边框变为粗斜条状，进入图表编辑状态。
    使用前两种方法插入文档的图表，都采用了默认的2D柱形图的样式。下面是利用右键快捷菜单对已插入文档的图表进行编辑的方法：
    1．编辑图例
    用鼠标右键单击图表中的图例，选择快捷菜单中的“图例格式”命令。即可打开“图例格式”对话框，其中有“图案”、“字体”、“位置”三个选项卡。在“图案”选项卡中，你可以对图例的边框、内部填充色等进行设置。在“字体”选项卡中，你可以像对待Word文档那样，对图例的字体、字号、字形等进行设置。而“位置”选项卡则提供了“靠下”、“右上角”等五个图例位置选项，你只须选中一个并“确定”，图例就会自动放到你需要的地方。如果你不想要图表中的图例，可用鼠标右键单击图例，然后选择快捷菜单中的“清除”命令。
    2．编辑分类轴
    用鼠标右键单击图表下面的文字，选择快捷菜单中的“坐标轴格式”命令。即可打开“坐标轴格式”对话框，其中有“图案”、“刻度”、“字体”、“数字”、“对齐”五个选项卡。“图案”选项卡可设置坐标轴的样式、颜色、粗细等，“刻度”选项卡可设置分类轴刻度线之间的分类数（即数据项的数目），默认值为1。“字体”选项卡的功能与上相同，可以对分类轴中的字体、字号、字形等进行设置。“数字”选项卡可以对分类轴中的数字格式进行设置，它和Excel单元格格式设置的方法相同。“对齐”选项卡用于设置分类轴中的文本对齐方向，你可以通过拖动“文本”指针等多种方法进行设置。如果你不需要图表中的分类轴，可用鼠标右键单击分类轴中的文字，然后选择快捷菜单中的“清除”命令即可。
    3．编辑背景
    用鼠标右键单击图表的背景，选择快捷菜单中的“背景墙格式”命令，即可打开“背景墙格式”对话框。使用“边框”中的选项，可以对背景边框的“样式”、“颜色”和“粗细”进行设置。使用“内部”下的“颜色”和“填充效果”可以设置背景的颜色和纹理。
    如果选择快捷菜单中的“设置三维视图格式”或“清除”命令，还可以修改图表背景的三维格式以及清除背景。
    4．编辑图表类型
    用鼠标右键单击图表中的图形，选择快捷菜单中的“数据系列格式”命令打开对话框。其中“图案”选项卡“边框”中的选项，可以对图形边框的“样式”、“颜色”和“粗细”进行设置。“内部”中的“颜色”和“填充效果”用来设置图形的颜色和纹理；“形状”选项卡用来设置或修改图形的外形，如柱状图、圆柱、棱柱等六种；“数据标志”选项卡用来设置图形旁的要显示的数值。“选项”可设置图形的间距、透视深度等。
    按照相同的方法，选择快捷菜单中的“图表类型”命令，即可打开“图表类型”对话框。在“标准类型”选项卡的“图表类型”中选择你需要的图表类型后，还可以在“子图表类型”中选择某种子类型。你所选择的图表类型名称在选项卡中有说明，如果你想查看某种图表的效果，可以单击“按下不放可查看示例”按钮。此时，“子图表类型”位置就会显示此种图表的示例。另外，对话框中还有一个“自定义类型”选项卡。它提供了“彩色折线图”、“圆锥图”等二十种图表，你可以按照同样的方法使用。
#1    （三）图表其他内容的编辑
    图表的其他内容，如标题、网格线和大小等均可添加或重新设置。
    1．添加标题
    添加标题的方法是：在图表的空白区域内单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“图表选项”命令，在对话框的“标题”选项卡“图表标题”框中输入图表标题后“确定”。
    2．添加网格线
    使用上面介绍的方法打开“图表选项”对话框，在“网格线”选项卡中选中你需要的选项，即可给图表加上网格线。
    3．调整图表大小
    进入图表编辑状态，用鼠标拖动图表边框上的控点（八个小黑方块）就可以改变图表的大小。另外，图例、背景等也可以在图表编辑状态下选中，然后用相同方法调整它们的大小。
#1    六、按不同要求打印文档
#1    （一）缩放打印
    Word 2000针对逻辑与物理页面大小不同的情况，增加了打印缩放功能。你只须打开“打印对话框”“缩放”中的“按纸型缩放”下拉列表，选择打印所使用的纸张。如果当前页面设置为A4，而你想使用B5纸进行打印。就可以在下拉列表中选择B5，Word 2000通过缩小字体和图形的尺寸，将文档打印到B5纸上。反之它会自动放大字体和图形的尺寸，将较小页面的文档打印到较大的纸张，完全不用重新排版，具有类似复印机那样的放大/缩小功能。
    需要说明的是：上述缩放打印设置仅对本次打印有效。如果每次打印都要进行缩放，应单击对话框中的“选项”命令，选中“打印”选项卡中的“允许重调 A4/Letter纸型”项。
#1    （二）多版打印
    机关单位使用的“红头文件”需要在一张8开纸上打印两页16开文档，Word 2000提供了一个完善的解决方案。它的操作方法是：录入文档前，使用“文件”菜单下的“页面设置”命令将逻辑页面大小设为16开，页面方向设为纵向，并按常规方法插入页码等内容。录入结束后，使用“文件”菜单下的“打印”命令打开“打印”对话框，在“每页的版数”下拉列表中选择“2版”。最后单击“打印”对话框中的“属性”按钮，打开“打印机设置”对话框。将打印机纸张尺寸（物理页面）设为8开，打印方向设为横向。确定后回到“打印”对话框，单击“确定”按钮即可开始打印。
    按照类似的方法最多可以在1张纸上打印16版，用于小册子、通知之类的文档打印非常方便。
#1    （三）部分打印
    选中“打印”对话框中的“页码范围”项，然后下面的介绍在“页码范围”框内输入指令，可以打印部分文档。
    1．如果打印不连续的几页，可输入逗号分隔不连续的页码。例如打印第1、第3和第6页，可在“页码范围”框内输入“1，3，6”。
    2．若打印某一范围的连续几页，可按“起始页码-终止页码”的格式输入。例如要打印第2至6页，可输入“2-6”。如果连续页中间有间断，也可用逗号进行分隔。如打印第6至9页和第12至16页，可输入“6，9，12，16”。
    3．如果需要打印某节，可按“s节号”的格式键入指令，例如“s6”表示打印第6节。对于不连续的节，仍可在节号之间以逗号分隔，如“s2，s6”表示打印第2节和第6节。
    4．若打印一节内的某页，可输入“p页码s节号”，例如“p5s3”表示打印第3节的第5页，“p3s2-p4s5”表示打印第2节的第3页至第5节的第4页。
    5．如果仅仅打印文档的某一部分，可以将其选中。然后将“页面范围”下的“选定的内容”项选中，按通常方法打印即可。
#1    七、Word 2000文档的分栏操作
    1．创建跨栏标题
    对分栏后的页面来说，创建跨栏标题可以采用以下方法：选中除标题外需要分栏的文字。单击“格式”菜单下的“分栏”命令，打开“分栏”对话框。
    根据分栏要求，选中“预设”下面除“一栏”外的某种分栏效果。如果所分的栏数超过三栏，可以在“栏数”框内输入或选择需要的栏数。然后打开“应用范围”下拉列表，选择“所选文字”。必要时，还可在“栏宽”和“间距”框内设置相关参数，完成单击“确定”按钮。将所选文字分栏后选中标题，按通常方法设置“对齐”，就可以将它变成跨栏标题。
    2．平衡栏长
    如果文档最后一页的文字较少，分栏后会出现左边若干栏有文字，右边各栏没有文字的现象。此时需要平衡栏长（将文字均匀分配至各栏），它的操作方法是：在页面视图下，将光标放在要平衡的栏的结尾。单击“插入”菜单中的“分隔符”。选中“分隔符”对话框中的“连续”项，单击“确定”按钮，栏的结尾会插入一个连续分节符，使各栏的文字自动平衡。
    3．栏页码设置
    文档分栏后，尽管一页有两栏乃至多栏文字，但使用“插入”菜单中的“页码”命令，是不能给每一栏文字插入一个页码。如果需要给两分栏文字的页脚（或页眉）插入一个页码，可以按以下方法操作：单击“视图”菜单下的“页眉和页脚”，而后切换至第一页的页脚（或页眉）。在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}＊2－1}页”，在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}＊2}页”。输入时先输“第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下Ctrl＋F9键，输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符，完成后分别选中“{={PAGE}＊2－1}”和“{={PAGE}＊2}”，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”，即可显示每页左右两栏的正确页码。
    如果你的文档分为三栏，并要在每栏下显示页码，可以将“第页”之间的域代码修改为“{={PAGE}＊3－2}”、“{={PAGE}＊3-1}”和“{={PAGE}＊3}”。再按上面介绍的方法更新，即可显示各栏的正确页码，由此可以得知四分栏乃至更多栏的域代码如何设计。若要在更新域后修改域代码，可以将其选中，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“切换域代码”命令，即可显示出域代码。
#1    八、美化你的文档边框
    边框是增强版面的艺术效果的有力工具，Word 2000可以给字符、段落等添加各种边框，以下介绍其添加方法：
    1．字符边框
    给标题之类的字符加上边框可使版面更加活泼，不过Word 2000“格式”工具栏虽然有一个“字符边框”按钮，但它只能产生最简单的单线边框。如果你需要其他类型的字符边框，可按下面介绍的方法进行设置：选中需要添加边框的文字；单击“格式”菜单下的“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡；单击“应用范围”下拉列表，选择“文字”。在“设置”中单击合适的边框类型，然后选择边框的“线型”、“颜色”和“宽度”。你就可以在“预览”下看到文字的边框效果，“确定”后设置生效。
    2．段落边框
    给某一段落加上边框，可以起到美化和提示等作用。其操作方法是：将光标停在需要添加边框的段落；单击“格式”菜单下的“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡；单击“应用范围”下拉列表，选择“段落”。按上面介绍的方法设置后，单击“确定”使其生效。
    3．艺术边框
    打印聘书、荣誉证书等文档，往往需要设置页面的艺术边框。在Word 2000中实现这种效果非常方便：打开需要添加艺术边框的页面或文档；单击“格式”菜单下的“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框中的“页面边框”选项卡；单击“应用范围”下拉列表，选择艺术边框的应用范围。在“设置”中单击合适的边框类型，然后选择边框的“线型”、“颜色”和“宽度”。最后打开“艺术型”下拉列表，从中选择你喜欢的各种艺术边框。如果你选中了“设置”下的“自定义”，还可以单击“预览”下的“上框线”、“右框线”等按钮，给页面添加不对称艺术边框。
    4．眉（页脚）边框
    只要Word文档的页眉插入文字或图形，其下方就有一条分隔线。它是一种特殊的文字或段落边框，其样式可按以下方法修改：双击页眉内容，将“页眉和页脚”工具栏打开；选中页眉内的所有内容，单击“格式”菜单下的“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。此时可以看到“设置”下的“自定义”项被选中，“预览”的阴影下方有一根分隔线，“应用范围”为段落；如果你想将页眉中的分隔线去掉，可单击“预览”下的“下框线”按钮，即可看到阴影下方的分隔线消失。单击“边框和底纹”对话框中的“确定”按钮，然后将“页眉和页脚”工具栏关闭，页眉中的分隔线就会消失。若想修改页眉分隔线的样式，可在“边框”选项卡内按本文介绍的方法操作。给页脚内容添加边框的方法与页眉完全相同。
#1    九、怎样处理文档不兼容的问题
#1    （一）替换字体
    如果某Word文档使用了你的系统没有安装的字体，当打开该文档时，系统就会用默认的系统字体（宋体）显示和打印这些字体，整篇文档就会变的“面目全非”。解决这一问题可以利用Word提供的“替换字体”功能，其使用方法是：
    1．按通常方法文档打开，单击“工具”菜单中的“选项”，打开“选项”对话框内的“兼容性”选项卡。
    2．单击“兼容性”选项卡中的“替换字体”按钮，若该文档中不存在无效字体，则系统就会弹出“不需要进行字体替换，这篇文档使用的所有字体都是有效的”的提示框，否则将会弹出“替换字体”对话框，要求用户进行字体替换工作。
    3．“替换字体”对话框的“文档所缺字体”列表将显示文档中使用，但当前系统又没有安装的字体。并同时显示出用来替换的默认字体。
    4．从“文档所缺字体”列表中选择本机没有安装的字体，再打开“替换字体”下拉列表，从本机已安装的字体中选择用来替换的某种字体，“确定”后即可完成替换。
#1    （二）嵌入字体
    如果文档需要在其他电脑上显示和打印，但又不允许文档中的True Type字体被替换，则可以采用嵌入True Type字体的方法提高兼容性。具体方法是：
    1．单击“工具”菜单中的“选项”，打开“工具”对话框的“保存”选项卡。
    2．选中“嵌入True Type字体”项，为了减小文档占用的空间，可以将该下面的“只嵌入所用字符”项一并选中，“确定”后退出并保存文档。
    经过这样处理，即使其他电脑没有安装文档所使用的True Type字体，文档也能正确显示并打印。
#1    （三）如何与WPS兼容
    Word 2000可以打开WPS for DOS文档，为了进一步提高兼容性，Office 2000安装光盘中带有WPS 97/2000 转换器。它可以将 WPS 97/2000文件导入Word 2000，而且文件导入 Word后，可以保留WPS文档的大部分格式信息和嵌入对象。但这个转换器必须使用以下方法安装：
    1．打开Office 2000CD1#内的＼PFiles＼Common＼MSShared＼TextConv 文件夹，运行其中“Wps2word.exe”文件，即可自动为Word 2000安装转换器。
    2．安装完成重新启动Word，单击“文件”菜单中的“打开”，即可在“文件类型”列表内找到“WPS DOS file 导入”和“WPS file （*.wps）”项。此后即可打开WPS for DOS、WPS97 和 WPS2000文档，从而大大提高Word 2000的兼容性。