中文Project 2000入门指南

何效平
2000年 第53期 

    Microsoft Project 2000是一款优秀的项目管理软件，已在通讯、建筑、金融、电力、保险、科研机构、商业等领域得到广泛应用。本文以一个模拟的项目贯穿始终，介绍如何使用Microsoft Project 2000进行项目的制订、项目外观的修饰、项目的打印输出等，使初学者轻松上手。
    下面以“兰田机器公司”举办新产品发布会为例，模拟对该项目从建立到管理的整个过程，引导读者进入Project 2000的世界。
    演示项目的目标是：
    1.2000年10月12日“兰田机器公司新产品发布会”。
    2.项目从2000年8月7日开始，假设当前的时间是2000年7月24日。
    3.整个项目可以分为三个阶段：筹备阶段；发布会；总结阶段。
#1    一、项目的制订
#1    1.设置项目的相关信息
    启动Project 2000，默认状态下在打开的窗口标题条中显示“Microsoft Project—项目1”，系统以“项目1”为当前缺省的项目文件名，如^00100007a^所示。
    单击“项目”菜单，选取“项目信息”命令，在“项目信息”对话框，单击“日程排定方法”的下拉按钮，选择“从项目开始之日起”。当定义了日程排定方法后，就为该项目确定一个开始日期。单击“开始日期”下拉按钮，利用日期导览器定义项目开始的时间为2000年8月7日。
    单击工具栏的“保存”按钮，或单击“文件”菜单，单击“保存”命令。
#1    2.创建项目的任务
    （1）项目任务的建立
    在甘特图中，按照下表的顺序和层次结构输入“兰田机器公司新产品发布会”的各项任务，这样将有利于以后的工作。
   从^00100007b^中可以清楚地看出整个项目分为三个阶段：计划、筹备阶段；发布会阶段；总结阶段。
    选择视图栏中的“甘特图”按钮，切换到甘特视图中，单击甘特表区“任务名称”列的第一个单元格输入“计划会”，同时编辑区也显示该任务名，完成输入后回车确认，如^00100007c^。
    当确认输入的任务后，Project 2000 为该任务分配一个任务序列号。在默认的状态下输入的任务以项目的开始日期作为任务的开始日期，而任务的工期为1天，在甘特图区能够看到长度恰好为一天的甘特条，重复以上步骤输入“筹备阶段”和“前期”两项任务。
    （2）任务的升降级
    “前期”任务作为“筹备阶段”任务的子任务，需要将“前期”任务向下降一级，单击“前期”任务，单击工具菜单上的降级按钮“^00100007h^”。
    继续输入“选址”、“订餐”、“租用设备”和其它任务。用拖曳的方法选中“选址”、“订餐”、“租用设备”三项任务；将鼠标移至被选中任务的左侧，当看到双向指针“（”时向右拖曳鼠标。随着鼠标指针的移动在屏幕上能看到一条垂直的（贯穿任务名称栏）虚线，待光标变成一个双向箭头时，向右拖动可以使任务降级，向左拖动可以使任务升级。此方法可以快速调整一个或多个任务的升降级。
    把所有任务输入到“兰田机器公司新产品发布会”项目中，并设定其级别。
#1    3.任务的工期
    无论任务大小完成它都需要时间，通常是指任务的开始日期到完成日期的工作时间量。在Project 2000默认状态下，建立一个新任务时，系统总是为该任务指定一个缺省工期—1工作日。相当于每天8小时工作，如果此项任务花费的时间大于或小于一天，可以通过设置任务的工期来指示完成任务需要花费的时间。如果项目需要大于或小于8小时的工作制，则在项目日历中调整。
    创建任务时，应充分估算完成任务所需的时间，并将该值作为工期输入到任务的工期栏中。可采用分钟、小时、天或星期的形式来输入任务的工期，同时任务的工期以该形式显示，如^00100007d^表。
    Project2000默认的任务工期为1工作日。这也是我们看到所有已输入的任务，它们的工期全部为1工作日的原因。如果输入的工期为10工作日，可以直接输入10并回车确认，任务的工期将显示为“10工作日”。通过工期的微调控件可实现工期的调整。当确定了任务工期的单位时，如果需要重新调整任务的工期，单击微调按钮来增加或减小工期的数量。
    摘要任务（例如“联系”任务）的工期是自动计算的，不能手工编辑。它是将所有子任务中最先开始的时间和最后完成的时间，通过计算得到（但不是简单地将所有子任务的工期累加）。
    输入以下任务的工期：
    选址      5工作日
    订餐      3工作日
    租用设备  1周工时
    展台设计  2周工时
    刊登广告  4周工时．．．．．．
    任务被确定了工期后，在甘特图上的甘特条显示出相应的长度。
    （1）里程碑任务
    里程碑任务是标记项目中主要事件的参考点，并用于监视项目的进度。里程碑也用于标识日程中重要事项的简单任务，诸如用于表示一个主要阶段的完工。任何工期为零的任务都显示为里程碑任务。下面我们将“准备工作完成”标记为里程碑任务。
    单击视图栏中“甘特图”，在“准备工作完成”任务“工期”域中，键入“0d”，按下 “回车”键或单击编辑区中的“√”。
    有时候也希望把一个不是0工期的任务标记为里程碑任务。例如：将“发布会结束，撤展”的常规任务标记为里程碑任务：在甘特视图中，双击“发布会结束，撤展”任务，在“任务信息”对话框中选取“高级”选项卡，选中“标记为里程碑”选项。单击“确定”按钮后将同时看到“发布会结束，撤展”被标记为里程碑任务。
    （2）周期性任务
    周期性任务是项目中有规律重复发生的任务。可以将任务的发生频率设置为每天、每周、每月或每年，也可以指定任务每次发生所持续的时间（工期）、任务何时发生以及两次发生之间的时间段（时间期间或指定的发生次数）。例如：在“筹备阶段”上面添加一个周期性任务，每周一召开一次两个小时的“每周例会”。
    操作方法：在甘特视图中选定“筹备阶段”任务；单击“插入”菜单中“周期性任务”命令，在“任务名称”框中，键入任务的名称—“每周例会”，在“工期”框中，键入任务发生的工期2小时；在“重复发生方式”下面，选取到任务下一次发生的时间间隔，即“每周”；在“每周”的选项区中，单击选中“周一”选项；在“重复发生期限”选项组中，在“从”框和“到”框中分别用日期导览器选取日期，或在“共发生”框中键入任务发生的次数。
#1    4.任务的链接
    在创建项目的任务过程中，一般是按照任务执行的顺序来安排项目的。每一项任务开始的日期并不是通过手工输入，由于在项目中，任务间以多种不同的方式相关联。如果某任务开始或结束后另一任务才能开始，前者称为前置任务；与前置任务的开始或结束日期相关的另一任务，则称为后续任务。因此任务的开始或完成时间完全可以通过Project 2000自动计算出来。通过任务的链接而得到的任务的开始或完成时间，其特点在于任务之间始终被这种特定的关系约束着，一旦前置任务的完成日期发生变化，后续任务的开始日期也会相应变化，其变化的方式依赖于两者之间的关系。任务之间存在着四种关系，如^00100007e^所示。
    决定了任务顺序后，就开始链接这些相关任务。例如，有些任务需在其他任务开始前开始或结束，而有些任务则与前置任务的开始或结束时间相关。链接任务时，Project 2000默认的链接类型是完成-开始链接，但用户可以在任务开始时建立链接（开始-开始链接）或在任务完成时建立链接（完成-完成链接）。
    （1）创建任务链接
    下面我们将“选址”、“订餐”、“租用设备”三项任务链接起来。在 “甘特图”中选取“选址”、“订餐”、“租用设备”三项任务，单击工具栏中“链接任务”按钮。任务被链接后，任务之间将以蓝色链接线相连。
    在摘要任务间创建链接方法同常规任务的链接完全一样，既可以创建摘要任务间的链接，又可以创建摘要任务和常规任务间的链接。但子任务不可以和它的摘要任务链接。例如：将8#“前期”摘要任务和12#“媒体”摘要任务链接为完成—开始的关系：在甘特图中选取“前期”任务，按住Ctrl键，选取“媒体”任务（注意选取的先后顺序），在工具栏中单击“链接任务”按钮。
    用同样方法可将摘要任务“筹备阶段”和摘要任务“发布会阶段”、摘要任务“发布会阶段”和常规任务“收集、整理会议信息”设置成完成 — 开始的关系。注意选取的先后顺序。
    在甘特表中也可实现链接。浏览甘特表视图，我们可以看到每一项任务不仅有“工期”、“开始时间”、“完成时间”，而且还有一项“前置任务”域。这一项描述的是当前任务的前置任务序列号。我们曾经将9#任务“选址”、10#任务“订餐”和11#任务“租用设备”相链接，“选址”是“订餐”的前置任务，于是10#任务的“前置任务”域中显示“9”。以此类推，11#任务的“前置任务”域中显示“10。”
    下面我们用这种方法，将16#“请嘉宾”、17#“请记者”和18#“发邀请函”三项任务链接。通过滚动轴浏览甘特表视图中的“前置任务”域，在17#任务的“前置任务”域中输入16，按Enter键确认；在18#任务的“前置任务”域中输入17，按“回车”键确认。
    利用甘特表链接任务，还可以实现一个任务有两个以上的前置任务。例如：24#“新产品发布会”必须在21#“准备工作完成”和23#“布置展台”全部完成后才开始，即24#的前置任务是21#和23#：通过滚动轴浏览甘特表视图中的“前置任务”域，在24#任务的“前置任务”域中输入21，23，按“回车”键确认。
    （2）改变任务的链接关系
    简单的完成-开始链接并不能满足所有的情况。Project 2000还提供了其他的任务链接类型，以便项目与实际情况相符。例如，如果两个任务需要同时开始，则可以创建开始-开始链接；如果两个任务需要同时完成，则创建完成-完成链接。
    删除任务的链接关系：在甘特图中单击要删除的任务，在工具栏中单击“取消任务链接”图标。
    改变任务的链接关系：以“请嘉宾”和“请记者”两个任务为例，将它们完成-开始的关系改变成开始-开始的关系。在甘特图中双击“请嘉宾”和“请记者”的任务链接线，弹出的任务相关性对话框，单击类型选项的下拉按钮，下拉列表中选取“开始-开始”，单击“确定”按钮。这样的改变可以解释为“请记者”任务的开始完全依赖于“请嘉宾”任务的开始。
    （3）任务的相关性
    有时任务之间的这几种简单链接并不足以准确显示任务之间的关系。两个任务之间也许第二个任务需要延隔一段时间再执行，也许第二个任务需要提前一段时间开始。例如：“请嘉宾”和“请记者”目前是同时开始，我们将两者设置为“请嘉宾”任务开始2天后“请记者”任务开始：在甘特视图中双击“请嘉宾”和“请记者”任务的链接线，在任务相关性对话框中，设置延隔时间为2天工时（使用微调控件调节延隔时间），单击“确定”按钮。
    也可以指定负的延隔时间。我们仍然以“请嘉宾”和“请记者”两任务为例，将两者设置为“请嘉宾”任务完成前2天“请记者”任务开始：在甘特视图中双击“请嘉宾”和“请记者”任务的链接线，在任务相关性对话框中，设置两任务关系类型为完成—开始，再设置延隔时间为-2天工时（使用微调控件调节延隔时间），单击“确定”按钮。
#1    5.资源
    资源是用于完成项目中任务的对象。资源的含义非常广泛，Project 2000对资源的管理有着强大的功能。大多数的任务都需要资源来完成工作。资源可以是人、设备、建筑或完成任务所需的任一物质资源。一个资源可以是单个的人或一台设备，也可以表示一个工作组，比如施工队。通过指明哪一资源指定给哪一任务，可以Project 2000中分配资源。将资源分配给任一任务，并可随时更改工作分配。
    首先，我们必须建立资源库。把所有的有效的、可支配的资源的详细信息输入到资源库中。其中包括资源的名称、缩写、隶属于哪个工作组、资源的工资或成本是多少、加班的费用等等。一个详细的、完整的资源库有利于项目的管理。
    （1）建立资源库
    在视图栏中单击“资源工作表”，在资源工作表视图中输入资源详细细节。
    我们先以“总经理”为例，在对应的项目中输入他的相应资源信息：输入资源名称“总经理”，并回车确认；在“组”中，键入“管理”，在最大单位的单元格中，假设总经理的标准费率为每小时100元，请直接键入100并回车确认，使用默认值—100%；加班费率假设为每小时200元；“每次使用成本”暂且为500；“成本累算”使用默认状态—“按比例”。在“基准日历”中同样也使用默认选项—标准。“代码”单元格中输入01-001。
    利用上述操作，将该项目中所有有效的可支配的资源输入到资源库中，资源信息如^00100007f^。
    （2）为任务分配资源
    你需要分配资源以开展项目中的任务，一个资源可以是单个的人或一台设备，比如资源：张工程师，也可以是一个工作组，如搬运工小组。资源分配给任务的工作量称为资源的分配。
    为任务分配资源的方法很多。在“新产品发布会”项目中，我们先将“总经理”分配到“计划会”任务上，以此来阐明为一项任务分配一个单位的标准资源的方法。
    单击视图栏中的“甘特图”图标，在“任务名称”域中，选取要分配资源的任务—计划会；在工具栏中单击“分配资源”图标，屏幕弹出资源分配窗口，在该窗口中显示了所有资源的名称，而这些资源是在“资源工作表”视图中定义的，如^00100007g^所示。
    在“资源分配”对话框里的“名称”域中，选取要分配给任务的资源—“总经理”，单击资源分配窗口里的“分配”按钮。
    完成上述操作过程后，在甘特视图中的“计划会”甘特条右侧显示了被分配的资源名称，同时在“资源分配”窗口中还能观察到分配的数量为100%。这也是Project 2000在缺省状态下分配的资源数量—100%。
    现在来阐述为一项任务分配任意数量的一种资源。
    大多数情况下完成任务需要很多的资源，如果要分配多个相同的资源，可在“单位”域中键入大于 100 的百分比。还有一种情况，将资源单位设为小于100%，使资源以兼职的形式进行工作。在分配资源时既不是1个单位，也不是多个单位的数量，而是小于1或小于100%的数量。如果要分配部分时间工作的资源，可在“单位”域中键入小于 100 的百分比，指定资源执行该任务所需的实际时间。
    在“新产品发布会”项目中分配两名“工程师”完成“选址”工作。其具体方法是：
    单击视图栏中的“甘特图”图标；在“任务名称”域中，选取要分配资源的任务—选址；在工具栏中单击“资源分配”图标，屏幕上弹出分配资源的窗口。
    在资源分配窗口里的“单位”域中，选取要分配给任务的资源—“工程师”的“单位”单元格，通过微调控件将数量调整为200%。
    单击资源分配窗口里的“分配”按钮。
    下面我们将50%的“经理”资源分配到“订餐”任务上。这里的50%的概念可以理解为经理花费一半的精力负责“订餐”工作：
    单击视图栏中的“甘特图”图标；在“任务名称”域中，选取要分配资源的任务—订餐，在工具栏中单击“分配资源”图标，屏幕上弹出分配资源的窗口；在资源分配窗口里的“单位”域中，选取要分配给任务的资源—“经理”的“单位”单元格，通过微调控件将数量调整为50%，单击资源分配窗口里的“分配”按钮。
    下面为任务分配多种资源。完成一项工作，不仅需要一种资源来实现。例如：在“新产品发布会”项目中任务“租用设备”既要分配2名“工程师”又要分配1部“车”。
    选取任务—租用设备，单击工具栏上的分配资源工具图标，屏幕上弹出分配资源的窗口，在资源分配窗口里的“单位”域中，选取要分配给任务的资源—工程师，并调节微调控件使分配的数量为200%，回车确认，在资源分配窗口里的“资源名称”域中，选取要分配给任务的资源—车，单击“分配”按钮。
    分配了多种资源的任务后可看到。“工程师”和“车”左端的选中标记说明资源已经分配给了选定任务。由于任务被分配了两种资源，所以工期产生了变化，由1周工时变为0.67工时。产生这种变化的原因是Project2000提供了投入比导向的功能，它与任务的工时、工期、资源数量有密切的关系。
    （3）删除任务上的资源
    在“新产品发布会”项目中，我们将删除“请嘉宾”任务上的“员工”资源：在甘特视图中选择“请嘉宾”任务，单击工具栏中的“分配资源”按钮，在“资源分配”窗口中可以看到被标记为“√”的，是分配到“请嘉宾”任务上的资源，浏览并选取需要删除的资源—员工，单击“删除”按钮。
    从任务中删除已分配的资源后，这些任务的工期将可能更改。如果不希望这种情况发生在某些任务上，应取消这些任务的投入比导向日程排定方式。
    （4）资源的替换
    当日程更改时，可能需要用其他资源替换分配资源。我们可以直接用其他资源替换某资源，而不必先删除已分配的资源，然后再分配其他资源。
    例如：在“新产品发布会”项目中，将“请记者”任务上的“员工”资源替换为“经理”：
    在甘特视图中选择“请记者”任务，单击工具栏中的“分配资源”按钮。
    在“资源分配”对话框中，选取需要替换的已分配资源—员工，当选取了资源名后，“替换”按钮显示为有效状态，单击“替换”按钮；在“替换资源”的对话框中，选取希望分配给任务的资源—经理。如果需要调整分配的数量，可通过微调控件来调节，单击“确定”按钮即可完成资源替换。
    下面，我们将“兰田机器公司新产品发布会”项目中的任务分配上资源，并调整有变化任务的工期。
#1    二、项目外观的修饰
#1    1.甘特表
    Project 2000中大部分操作都是在甘特图中完成的，甘特视图左侧的甘特表区以列表的形式显示项目中所有的任务。用户可以根据工作需求显示特定的信息，并对其外观进行更改。双击列与列之间的分界线，实现最佳列宽。拖拽行的边界，能够改变所有行的行高。
    （1）插入、隐藏字段列（域）
    鼠标右键单击列标题，单击屏幕菜单的“插入列”，选择“域名称”；并按“确定”按钮，将会在选择的字段列前添加新的字段列；隐藏字段列，是将不需要的域从视图中“删”去，鼠标右键单击列标题，单击屏幕菜单的“隐藏列”。被隐藏的列如果需要再显示的话，按照插入列的方法重新添加。
    （2）定义字段列标题
    每一列字段的标题都是按域的名称显示，如果希望显示为其它名称，请双击字段列的标题，在“列定义”对话框中输入标题内容。例如：将“新产品发布会”项目中 “工期” 域的标题名称重命名为“任务的工期”。
    双击“工期” 字段列标题；在“列定义”对话框的标题选项中输入：“任务的工期”，单击“确定”按钮。
#1    2.甘特表中字体的修饰
    选中单元格，可以修饰字体、字号、字形、字色。
    其设置修饰的方法与Office 2000家族中的其他成员的设置方法类似，此处不在赘述。
#1    3.文本样式
    文本样式也是用于对文本内容进行修饰的。Project2000将所有的文本内容按照“项”加以区分，修饰时以“项”为对象，将这一类的文本内容统一修饰。例如：在甘特图中摘要任务和常规任务默认状态下用同一种样式显示。现在，我们将甘特图中所有摘要任务修饰为另外一种样式，使之与常规任务加以区别。
    （1）在甘特视图中，单击“格式”菜单中的“文本样式”；
    （2）在“文本样式”对话框中，单击“要更改的项（I）：”下拉按钮，浏览并选取“摘要任务”；
    （3）字体选择—宋体、字形选择—粗体、字号选择—11磅、颜色选择—深红色，单击“确定”按钮。
#1    4.自定义甘特条
    为了突出显示某个甘特条图形，需要对单个条形图进行修饰。例如，我们将“刊登广告”任务的甘特条单独加以修饰。操作步骤如下：
    （1）在甘特视图中单击“刊登广告”任务名称，选择“格式”菜单中的“条形图”。
    （2）在“设置条形图格式”对话框中，选择“条形图形状”选项卡。设置头部形状选择“^00100007j^”、类型为“实心”；尾部形状选择“^00100007i^”、类型为“实心”；条形图本身形状不变、图案选择“垂直条形”，修饰的结果可以在示例区中观察到；
    （3）单击“确定”按钮。
#1    5.设置甘特图的版式
    链接任务后，Project 2000在“甘特图”中显示链接线，该链接线显示链接任务间的任务相关性。用户可以更改链接线的显示方式或隐藏链接线。如果有绘图仪设备，可以输出较大的甘特图时，Project2000中默认的甘特条高度显得有些小，通过版式可以改变甘特条的高度。在甘特视图中，单击“格式”菜单中的“版式”命令。
    在链接选项区中，可以选择任务的链接方式或隐藏链接线；在甘特图中显示的日期形式默认状态下为月—日，如果需要以其它形式显示的话，请单击“条形图日期格式”的下拉按钮，选择适合的日期格式；高度的下拉按钮用来调节甘特视图中所有甘特条的统一高度。
#1    三、项目的打印输出
#1    1.打印预览
    就象Office家族的其它成员一样，打印和预览都可以从工具栏上轻松实现。Project 2000中不同的视图，使用打印预览能够立刻看出打印效果，只要单击打印预览图标，屏幕切换到“打印预览” 窗口。
#1    2.页面设置
    决定要打印哪一张视图后，可以更改其外观，以符合企业标准或增加其实用性。在页面设置中可以定义：打印方向、调整视图的比例、编辑视图中的页眉、页脚和图例。在“打印预览”窗口中按“页面设置”按钮；或在“文件”菜单中单击“页面设置”命令。在“页面”选项卡中，定义打印方向、缩放比例和纸张大小等。
    在“页边距”选项卡中，除对页边距的调整外，还可以设置每页是否有边框。其默认的页边距为1.27cm。在“页眉和页脚”选项卡，设置页眉和页脚中的信息，页眉和页脚中的信息将会在打印稿每一页的固定位置显示同样或有规律变化的内容，通用信息中常用的有：页码、总页数、文件名、项目标题和公司名称等，项目域中常用的有：优先级、正常工时、备注和完成时间等等。其显示的位置可以每页的左侧、居中或右侧。
    “图例”选项卡，图例是Project2000中特有的信息，它可以定义的内容与页眉页脚中的完全一样，但它只出现在每页的左下角固定位置。
    图例可以在每一页中出现，也可以单独打印一张图例并进行设置。图例的宽度默认状态下为5.08cm，如果图例中的信息较多（长），可调整“宽度”选项。
    在“视图”选项卡中，为打印提供了必要的设置。针对不同的视图，在页面设置中“视图”的选项不同。以甘特视图为例，“打印所有表列”选项如果选中，将在打印稿件中打印甘特表区域的所有列的内容。你可以根据具体情况加以选择，希望在打印的稿件中，每页只打印需要的列，应该在甘特视图中只保留需要打印的列。
    但是，你也可以选择只打印甘特表中的前几列，比如：只打印前3列内容，因此请选中“在每页上恢复打印前{3}列数据”选项，并调整打印列数。
    “打印备注”是当为任务（或资源）添加了备注信息后，需要打印这些内容时，可选择此项。
    “打印空白页”这里的空白页是指在打印稿件中只有甘特表区域的内容，但因为甘特图的时间刻度的原因，其甘特条在后续的打印稿件中，该页为“空白页”。如果使用绘图仪，多数情况下，此项可以忽略。
    “调整时间刻度全其适合页宽”是为了避免在打印稿件中出现真正的空白区域。
#1    3.打印
    选择需要打印的视图，调整完页面设置后，单击工具栏中的打印图标，可以直接将打印数据送入打印机。选择“文件”菜单中的打印命令，即可开始打印。