小愚学电脑——Office入门之Powerpoint篇 周欣 2000年 第29期 #1 Powerpoint可以做什么 当有专家来到单位的时候，头儿总是让我们这些店小二放下手中万分紧急的工作，比如攻打条顿文明，去会议室听专家布道。为了不至于让我们当场睡过去，专家会用投影仪在壁上投出一张张画片。如果你是老师或者推销员，这也是吸引客户（据说学生应该是学校的客户但老师不同意）注意力的一个有效方法。下面就介绍如何用Powerpoint来制作演示用的幻灯片，当然制作演示文件的其他软件还有不少，但Powerpoint的优点是比较容易上手。 #1 演示文件前的准备工作 首先你要清楚你想要做什么，是要介绍你所在的公司或是准备向学生演示阿基米德定律。最好拿出一张白纸，大概勾划出你要介绍的内容和步骤。然后就是根据内容去搜集素材，比如公司的Logo图片呀，总部大楼的照片，或者是一些背景资料。资料越丰富，越容易制作出内容翔实的幻灯片。 #1 Powerpoint的界面 运行Office套件里的“Microsoft Powerpoint”后，Powerpoint窗口即出现在桌面上。跟Word的界面很像，一母所生嘛。如果你在Office套件里没有找到Powerpoint，那肯定是你上次安装Office的时候没有选择它。没有关系，再次运行Office的安装程序，它会自动搜索并已经还没有安装的组件，选择Powerpoint运行安装就可以了。对别的程序没有影响。（^29010301a^1） #1 制作演示文件的几种方法 一运行Powerpoint，就会弹出一个小窗口，让你选择用何种方式创建演示文件。一种方法是利用内容向导来创建演示文件。这种方法使用Powerpoint内置的多种类型的演示文件，比如公司会议、市场计划、技术报告等来建立演示文件，是最快速的一种方法。但因为很多演示文件不贴近中国的国情，适应性很差。从这种方式建立的演示文件后，还需要做很多的修改工作，实际上效率很低。第二种方法是利用模板。这种方法做出的演示文件风格统一，而且制作的内容始终在自己的控制之下。Powerpoint提供了场景型、冲动型、彗星型等模板，建议大家采用这种方法。而第三种方法则是从空白幻灯片上开始制作，视觉效果差了一些。如果选择“文件／新建”，在出现的窗口中，“演示文稿”标签页等同于方法一，“演示文稿”标签页相当于方法二，“常用”则相当于方法三。大家可以试一试。（^29010301b^2） #1 幻灯片的版式 选择建立演示文件的模板后，接下来就是选择新建幻灯片的版式了。所谓版式，就是文字、图像或者其他插入的对象在幻灯片上的布局。不要小看了版式，漂亮和合理的版式会大大加强幻灯片的吸引力和说服力。而且选择合适的版式可以减少修改工作量，达到事半功倍的效果。在下面的例子中，我们选择三色型模板来为销售手机的大昌通讯公司制作一个公司介绍演示文件。（^29010301c^3） #1 标题页 第一页当然是公司的标题啦。选用“标题幻灯片”版式，然后修改标题和副标题文本框内的文字。如果觉得原来的字体、文字大小或颜色不合适，请单击文本框，然后右击鼠标，选择“字体”，就可以在出现的对话框中修改这些参数。如果觉得幻灯片上的副标题是多余的，选定后按键盘上的“Del”键就可以将它删除。（^29010301d^4） 在幻灯片中添加文字的另外一种方法是点击“插入／文本框”菜单，然后在插入位置拖动。 #1 公司的市场占有率 在首页制作完成后，点击菜单“插入／新幻灯片”，在版式中选择“图表”。根据提示双击添加图表，在出现的表格中修改数字和横轴上的文字，如果要删除某行或某列，用鼠标在行标题或列标题上右击，并选择“删除”。刚开始时可能有点迷糊，但你不要怕，多试试各种不同的选择，很快你就能明白是怎么一回事。（^29010301e^5） 在双击图表，进入图表的编辑状态后，Powerpoint菜单栏上会多出一个“图表”项来，这时按下“图表／图表类型”，可以选择新的图表形式，比如折线图、饼图等。 点击“插入／图表”也可向幻灯片加入新的图表。 #1 商品目录 这次我们插入的是一个空白幻灯片。上面的文字都是通过插入文本框加上去的，手机的图片是怎样加上去的？事先把这些图片准备好，然后点击“插入／图片”菜单，因为图片已经存储在硬盘上了，所以接着选择“来自文件”，转到相应的路径，选择要插入的文件即可。然后拖动图片的控制柄，将图片的大小调整合适。不过Powerpoint中并不能插入Gif图片文件，这样处理图片时要注意图片的背景颜色，否则效果会不太好。（^29010301f^6） #1 放映幻灯片 做完了演示文件，效果倒底怎么样呢？点击“幻灯片放映／观看放映”菜单，就会以全屏幕的方式播放演示文件，按一下鼠标，会自动播放下一页面。播放完后，跳回到编辑窗口。 好了，你做出来了没有？下次我们将介绍怎样把这个演示文件的效果做得更好，等着吧。 　　这几个星期里，小愚和大家一起学习了Office套件里的几个软件，比如打字用的Word、制表的Excel和做幻灯片的Powerpoint等。不知道你做的幻灯片让你的朋友五体投地没有，如果没有，接着往下看。 #1 Powerpoint的视图方式 （^29010301g^）幻灯片视图：默认的视图方式。在此视图方式下，窗口工作区只显示一张幻灯片并对其编辑。可以调整这张幻灯片的显示比例（在工具栏的显示比例下拉框中），以对幻灯片的局部做细致的修改或者查看全貌。如果显示文档由多张幻灯片组成，可以拖动窗口右边的滚动条查看其他幻灯片。这种视图适合于制作幻灯片时采用。 　　（^29010301h^）大纲视图：大纲视图的显示方式如^29010301j^7所示。顾名思义，它以提纲的形式来显示演示文档，可以让我们迅速地掌握各张幻灯片的主要内容。也可以直接对大纲进行编辑，修改的内容都会表现在幻灯片视图上，在演示文档主要由文字组成时特别方便。在图7中，左边的“大纲”按钮可以改变标题和文本的级别（缩进）。 　　（^29010301i^）幻灯片浏览视图：同时显示多张幻灯片，可以看到整个演示文档。在某张幻灯片上用鼠标单击即可选中它，选中后的当前幻灯片外面有一黑框包围，按删除键即可以删除当前幻灯片。如果点击“插入／新幻灯片”，则在当前幻灯片的后面再插入一张新的幻灯片。这种视图方式特别适合于在演示文档做完之后的检查工作。 　　（^29010301k^）备注页视图：在制作幻灯片的时候，如果突然有什么奇思妙想，用不着再记在小本子上了，只要切换到备注页视图，在幻灯片的下面就会出现一个备注文本框，可以在里面记录下你的想法。不用担心，在放映幻灯片的时候这些备注信息绝对不会出现在画面上。 　　（^29010301l^）幻灯片放映视图：在此视图方式下，整张幻灯片的内容占满整个屏幕，相当于放映时的效果。 #1 更换模板和版式 　　在新建演示文档的时候，我们已经选择了要应用的模板，这样整个演示文档的风格也就定了下来。但这并不是不能够改变的。要改变应用的模板，选择“格式／应用设计模板”菜单，然后在出现的窗口中选择一种模板（效果可以立即预览到），确定后全部幻灯片的风格就改变了。对于某张幻灯片，它的版式也可以更改，同样在“格式”菜单中，单击“幻灯片版面设置”，然后选择一种版式即可。 #1 设置幻灯片的切换效果 　　要做出有吸引力的演示文档，除了在内容、版式上下工夫外，还有个小小的秘诀，那就是在为切换幻灯片时增加过渡动画效果，比如我们在多媒体光盘上常常可以看到的渐入渐出、百页窗等。单击“幻灯片放映／幻灯片切换”，出现如^29010301m^8窗口，在里面设置换页的动态效果和发出的声音，如果选择“全部应用”则在切换每一张幻灯片时都采用同样的效果，如果选择“应用”只在进入当前幻灯片时使用，这样可以为不同的幻灯片设置不同的过渡动画。试一试播放幻灯片，是不是酷毙了？ #1 动画效果 　　对于在幻灯片上插入的对象，比如文本框、图像、表格等，还可以单独设置动画效果。以在文本框设置打字效果为例，先选中文本框，然后菜单“幻灯片放映／预设动画”变得可选，有多种动画效果可选择，如^29010301n^9。 #1 动作按钮 　　上次我们制作的演示文档，它的播放是按顺序进行，控制相当简单。如果要实现更复杂的播放控制，比如像网页那样的跳转，就必须在幻灯片上加上动作按钮。单击“幻灯片放映/动作按钮”，然后选择要在幻灯片中插入的动作按钮，如^29010301o^10。再在幻灯片上某处点击或拖动以插入按钮，紧接着会弹出一个对话框设置点击按钮时的动作，比如说选择要跳转到的幻灯片。以后播放演示文件时，按下相应的按钮就可以产生相应的动作。