小愚学电脑 ——Office入门之Excel篇 周欣 2000年 第27期 　　Excel是Office办公套件中的另一个小兄弟，它是如此的优秀，以至于已经成为电子表格软件的代名词。它不但可以用来制作表格，还可以用来管理数据、绘制趋势图等。下面就随我走入它的世界吧。 #1 窗口界面 　　Excel的界面与Word的界面十分相似，如^27010301a^1，都是由菜单栏、工具栏、工作区和状态栏组成。工作区就是我们输入数据的区域，它又可以称为“工作表”。在一个Excel文件中可以有多个工作表，将不同的数据分类，就像活页夹一样，方便我们的管理。只要在窗口下方的工作表标签上单击就可以选择不同的工作表。一张工作表上又有许许多多纵横交错的灰色线条，将工作表分成一块一块的小格，这些小格被称为“单元格”，它是组成工作表的最小单位。当我们用鼠标在工作表上单击时，总会出现黑色的边框包围着按下的单元格，这时的单元格就是“当前单元格”，它负责接收我们此时的输入。 　　在工作表的上边和左边是列标题和行标题，列标题用英文字母表示，行标题用数字表示。它们就像坐标一样，唯一地标示了某一单元格的位置，比如说起“A1”、“E1”，我们就知道说的是哪一个单元格。 #1　　制表实例 　　现在让我们来做一个如图1那样的一个表格吧。 #1　　1.输入文字 　　用鼠标在B1单元格上单击，然后按下Ctrl和Shift键，切换到自己的输入法输入文字。在这里，输入的文字长度超过了单元格宽度，没有关系，显示和打印都会正常的。也可以在选定单元格后，在工具栏里的文本输入框单击，在文本输入框里输入文字，效果与直接在单元格里输入一样。 　　在实际输入文字中，如果只用鼠标来切换单元格，会觉得十分不方便。可以用“←、↓、←、↑”键来改变当前单元格的位置。另外，在结束一个单元格的输入后，“Enter”键选中当前单元格的下面一个单元格，而“Tab”键则选择右面的一个单元格。这样就符合我们的输入习惯了。 #1　　2.自动填充 　　注意到没有，表中A列的数据（学号）十分有规律，从“2000101”递增到“2000104”。如果班上的人再多些，人工输入这样的数字相当枯燥，有什么简便的方法呢?试试Excel的填充功能吧。 　　先选择要填充的区域，这里是从A3到A6单元格。用鼠标在A3单元格上单击，然后按下鼠标左键，一直向下拖动到A6单元格，选择好的单元格如^27010301b^2所示。注意一定要从含有初始值的单元格开始选择。然后按下菜单“编辑／填充”，下一层子菜单如^27010301c^3。选择“序列”，出现如^27010301d^4对话框，步长值（即每次增加或减少的数值，可以是负数）正好是1，按下“确定”按钮，就完成了学号的自动填充。怎么样，很快吧。如果在“填充”菜单中选择了向下填充，则在所选单元格填上同起始单元格相同的内容，即从A3到A6都填入“2000101”。 #1　　3.编辑和格式化文本 　　输入的文字最后免不了需要修改。在某个单元格上单击，然后输入文字，则当前单元格的内容被输入的内容覆盖。如果只须修改某个单元格的部分内容，则可以双击单元格，然后将光标移动到需要编辑的地方修改。 　　在Excel中也可以进行复制、剪切、粘贴等操作，以剪切为例，先选择剪切区域，然后点击工具栏上的“剪切”按钮，再选择目的单元格，按“粘贴”按钮即可。与Word中的操作不同，剪切后的单元格内容并不马上消失，而是有一流动的虚线将选择区域包围起来，按下左上角的“ESC”键则可取消选择。复制操作也与此类似。 　　如果要格式化文本，比如改变字体、对齐方式等，也是先选择单元格，再点击相应的按钮。 　　要改变某行或某列的宽度，只要将鼠标放到行标题或列标题两行或两列交界的地方，拖动就可以了。 #1　　4.表格边框 　　尽管在工作区上分布着表格线，可在模拟显示或打印出来后，这些线条并不存在。如果要为表格加上表格线，只能自己动手了。选中A2到D6单元，按下“边框”按钮，如^27010301e^5，选择“所有框线”，这样就给表格添上了边框。其他符号是什么意义，请读者自己动手尝试吧。 #1 5.重命名工作表 为了更准确地表示工作表的内容，可以重新命名工作表。在工作表标签上右击鼠标，选择“重命名”，此时输入新的名称即可。（^27010301f^） 以上仅仅是Excel的部分功能，更多更好的功能我们下次再讲。 　　上周的工作还没有结束，这回我们要算一算班上这些同学的最后成绩是多少，请看下面。 #1 6.计算最终成绩 　　当平时成绩和考试成绩都有了之后，接下来就可以据此计算学生的最终成绩了，假设我们规定考试成绩占60％，平时成绩占40％，那么最终成绩=平时成绩×40％＋考试成绩×60％。 　　在表中的E3单元格单击，然后输入“=0.4＊C3＋0.6＊D3”。输入后回车，结果如^27010301g^7所示。原来如果输入的数据以“=”开头，Excel将认为输入的是一个公式，会自动对公式进行计算，并将计算结果直接显示在单元格中，而计算的公式显示在编辑栏中。如果需要编辑公式，只须在编辑栏中修改即可。 　　如果输入的公式Excel不能够理解，这时往往是因为我们输入了错误的计算公式，Excel将会弹出一个错误提示框并给出修改意见。请仔细检查，并修正错误。 　　使用公式有什么好处呢？想一想如果我们突然改变决定，将考试成绩所占的比例升高为70％，而平时成绩只占30％，我们只需要修改公式中的参数，修改后的结果就自动出来了。或者某个学生的考试成绩有误，也只需要修改相应的单元格，最终成绩会自动重新计算、生成。这些都能够减少我们的工作量并降低发生差错的概率。 　　现在来计算其他学生的最终成绩。不需要再次一个个地输入公式。选择E3单元格，复制，再选择E4－E6单元格（^27010301h^8），粘贴，每个学生的最终成绩就出来了。方便极了，是不是？ 　　 注：公式中的算术运算符包括加号（＋）、减号（－）、乘号（＊）、除号（／）、百分号（％）、乘方（^）等，除了形式与数学符号有差别外，用法上倒没有什么不同。 #1 7.计算平均成绩 　　接下来我们计算这些学生的平均成绩，这也是常做的一件工作。选择E7单元格（当然也可以是其他的单元格，这里只是举一个例子），从“插入”菜单栏中选择“函数”项，出现如^27010301i^9的对话框，从左栏中选中“统计”，在右栏中选中“AVERAGE”，在下面会出现对AVERAGE函数的解释。点“确定”，又出现一个对话框，在里面输入要计算平均值的单元格，比如“E3：E6”，注意是用“：”符号来连接单元格的。“确定”后，在E7单元格就出现了考试的平均成绩。 　　这里实际上我们使用了函数“AVERAGE"来计算平均成绩。所谓函数，它是执行特定功能的等式。不同的函数执行不同的功能。比如SUM进行求和，ABS取绝对值，AVERAGE求平均值。Excel一共提供了300多个函数，要记住每个函数做什么用，确实是件让人为难的事，呵呵。而且每种函数的参数还有不同的要求，如果错误就不能得出正确的结果。所以建议只掌握常用的函数就可以了。 　　如果我们直接在E7单元格输入“=AVERAGE（E3：E6）”，效果与使用对话框来计算一样，只是对话框的方式更直观一些。如果我们只想计算E3和E6的平均值，则应输入“=AVERAGE（E3，E6）”，这下看出“，”和“：”的不同了吧。 #1 8.数据的排序 　　如果我们要知道谁是班上的第一名怎么办？Excel的排序功能可以根据指定的关键字将表格按升序或降序排列。单击“数据／排序”，出现如^27010301j^10对话框，在这里设定排序关键字（最终成绩）和排序顺序（降序），最多可以有三个关键字。然后表格各行就会按照最终成绩从高到低的顺序重新排列。 　　如果排序的区域是中文文字区域而不是数字或英文字母，则排序时会按照单元格中文字的拼音字母顺序来排序。 　　当关键字不止一个时，先按主关键字进行排列，对于主关键字相同的行，再按次关键字进行排列，依此类推。 　　注：有时在选择“数据／排序”后会出现“找不到数据清单”的提示，只要在表格内任意一单元格单击就可以了。 #1 9.图表化成绩表 　　俗话说“一图胜万言”，图表总比文字给人更直观的感觉。特别是现在，更少不了什么饼图、趋势图。如果我们要根据表中的数据来做图，该怎么做呢？ 　　选择B2到E6单元格，然后点击菜单“插入／图表”，出现如^27010301k^11图表向导窗口，左面的列表栏可以选择图表的类型，因为一类图表中还有许多种子类型，所以还需要选择子图表的类型，按下“按住以查看示例”可以预先查看图表的形状。以后就没有什么困难的了，只要一次次地按下“下一步”，最后就可以结束了。做好的图表如^27010301l^12。 　　接下来对图表进行一些修改。要移动图表，只要选择图表，再拖动图表到目的地放开。拖动图表周围的控制柄可以改变图表的大小。 　　现在你知道Excel可以做些什么了吧，它可以用来制工资表、花名册，甚至管理简单的数据库，只要不断地学习，你会越来越感到它的妙处。