Outlook 2000邮件功能高级应用 何勇 2000年 第50期 　　Outlook 2000是一个强大的邮件管理软件，大家可能都用它收过信了，可是，它还有好多的功能等着你去用呢！ #1　　一、邮件编排 　　Outlook可以定义自己的信纸，免去每次我们都要对文本进行编辑的麻烦。除了Word和其他的Office提供的格式Outlook可直接使用外，它还可使用的格式有纯文本、HTML、Microsoft Outlook RTF三种格式。 　　1.编排文本格式 　　使用“格式”工具栏可以用来设置邮件的字体、段落格式。若你用的是HTML格式，还可以使用“样式”。选择“格式”－“样式”，在弹出的菜单中可选择你喜欢样式。 　　2.使用背景图片 　　只有HTML格式可以使用背景和信纸。在“选项”－“邮件格式”中可将邮件设置为HTML格式。添加背景步骤为： 　　（1）选择“格式”－“背景”。 　　（2）选择“图片”和“颜色”两个选项其中之一，若选择“颜色”则在颜色列表中选择你需要的一种，选“图片”会弹出“背景图片”对话框，供你选择喜欢的图片。 　　在信件中添加图片的步骤为： 　　选择“插入”－“列表选择”－“图片”。 　　在弹出的“图片”对话框中键入图片文件的路径和文件名和替换文本，替换文本在收件人看不见图片时显示。其他项想必大家已见多了，这里就不多说了。 　　3.使用信纸 　　单击“动作”－“新邮件使用”命令，选择“其他信纸”，可在后来出现“信纸”列表框中选择所需的信纸。“信纸”列表框下是“预览”框，可在其窗口中看到信纸的图案。如果你想每次都用同样的信纸，可设置该信纸为默认信纸。具体方法为：进入“工具”－“选项”－“邮件格式”，在“信纸与字体”中“以该邮件格式发送”的列表中选择HTML格式，然后在“默认情况下使用该信纸”的下拉列表框中选择已提供的信纸。 　　设置默认信纸后，我们可以在“动作”－“新邮件使用”命令里选择“无标题”选项，这样你的信件的信纸就会变成默认的信纸了。 　　4.自定义信纸 　　按如下步骤进行： 　　（1）选择“工具”－“选项”命令。 　　（2）单击“邮件格式”选项卡，在“信纸与字体”栏单击“信纸选取器”按钮。 　　（3）单击“新建”，创建一个新的信纸文件。 　　（4）后面我们就可以按提示的步骤设置该信纸了。 #1　　二、特殊邮件 　　可以给你的邮件加入很多方便实用的东西哦。 　　1.加入链接 　　选择要进行链接的文本，“插入”－“超级链接”，选择链接类型，输入URL，确定即可。如果要加入电子邮件地址的话，可按同样的方式加入。 　　2.加入附件 　　（1）附加邮件的话，选择“插入”－“项目”，在“查找”框中单击包含附件的文件夹，在“项目”框中选择所需要的附加项目。确定即可。 　　（2）附加文档，选择“插入”－“文件”命令，在打开的“插入文件”对话框中，选择要附加的文档，单级“插入”按钮即可。 #1　　三、选项设置 　　在“邮件”窗口的常用工具栏上，有个选项按钮，可对当前使用的邮件进行设置。注意，这里的设置和主面板的设置可不一样哦。单击选项按钮，可看到“邮件选项”对话框。 　　1.邮件设置 　　这里有重要性和敏感度的设置，重要性高的邮件服务器会尽量快一点发送出去。一般这是为了提醒收件人的。敏感度也是为了提醒收件人的。 　　2.安全性设置 　　只有两个选项，选中“将邮件内容和附件加密”，除指定的收件人之外，其他人无法读取该信件。另一选项可将数字签名添加到邮件中，以确保邮件未进行任何修改。 　　3.传递选项 　　该选项中的几个复选框顾名思义就可知道怎么用，这里就不多说了。 　　4.投票和跟踪选项 　　这是一个很有用的选项。可在“投票和跟踪”选项中选中“使用投票按钮”，这时再打开右侧的选择框，选择一种投票方式。收件人会在收到信的时候看到这些按钮。同时会有“请用上述按钮响应”的指令出现。让收件人做出回复。你也可以不使用列出的投票方式，在框中输入你所需要的选项文本就行了，注意，文本中不能有空格，以分号隔开即可。 #1　　四、通讯簿 　　1.添加个人通讯簿 　　（1）在Outlook窗口中单击“工具”－“通讯簿”命令，会弹出一个“通讯簿”窗口。 　　（2）单击“工具”－“服务”命令，打开“服务”对话框。 　　（3）单击“添加”按钮，在“在配置文件中添加服务”对话框中，列表框中单击“个人通讯簿”选项。 　　（4）单击“确定”按钮，弹出“个人通讯簿”对话框。在对话框中可为通讯簿重新命名和设置路径。完成后单击“确定”，返回“服务”对话框，再次单击“确定”按钮。这时Outlook会要告诉你重新启动机器设置才有效。 　　（5）重新启动后，就能够使用添加后的“个人通讯簿”了。 　　2.在通讯录中加入新地址 　　（1）打开“通讯簿”对话框，在“显示名称来源”列表框中选择“个人通讯簿”选项。 　　（2）单击“添加新地址”按钮，打开“添加新地址”对话框，在“选定地址类型”列表框中选择“其他地址”选项，在“放在”列表框中选择“个人通讯簿”。完成后单级“确定”按钮。 　　（3）时将弹出“新建其他地址属性”对话框，在“新建－地址”选项卡中输入姓名、邮件地址、类型等信息。 　　（4）其他选项卡中添加相应的信息。单击“确定”按钮，新的地址就加入到“个人通讯簿”中了。 　　3.将个人通讯簿导入联系人文件夹 　　我们可以将个人通讯簿中的电子邮件地址导入到联系人文件夹中。联系人提供了个人通讯簿所不具备的灵活性和自定义功能。可以为联系人添加生日、多种类型的电话号码、纪念日和其他自定义信息，还能够以自定义方式排序、筛选和查看联系人等。 　　按如下步骤进行操作： 　　（1）在“文件”菜单中单击“导入和导出”命令，打开“导入和导出”对话框。 　　（2）在“请选择要执行的操作”列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮。打开“导入文件”对话框。 　　（3）在“从下面的位置选择要导入的文件类型”列表框中选择“个人通讯簿”选项。单击“下一步”按钮。 　　（4）在“选择目标文件夹”列表框中选择“联系人”文件夹，单击“下一步”按钮。最后单击“完成”即可将个人文件夹导入联系人文件夹中。 #1　　五、处理垃圾邮件 　　1.引导垃圾和成人内容邮件 　　（10在Outlook主面板上，单击“收信箱”文件夹。 　　（2）选择常用工具栏中“组织”按钮，打开“组织收件箱”窗口。 　　（3）单击“垃圾邮件”选项。 　　（4）第一行选为“将垃圾邮件自动‘移动’到垃圾邮件”。第二行选为“将成人内容邮件自动移动到‘收件箱’”。 　　（5）单击“请单击此处”链接，可修改垃圾邮件规则以及下载更新的筛选程序。 　　（6）单击“打开”按钮，可将邮件移动到选中的文件夹。如果没有“垃圾邮件文件夹”Outlook会询问是否创建，根据需要选择是或否。“垃圾邮件”文件夹将被自动添加到面板上。最后关闭对话框即可。 　　2.为垃圾邮件和成人内容邮件着色 　　按上面的步骤打开“组织收件箱”对话框。在第一个下拉列表框中选择“着色”，在第二个下拉列表框中选择该类邮件的颜色即可。 　　3.管理垃圾和成人内容发件人列表 　　（1）单击“收件箱”，显示“收件箱”文件夹。 　　（2）单击常用工具栏上组织按钮，打开“组织收件箱”对话框。 　　（3）单击“垃圾邮件”，再单击“请单击此处”。 　　（4）单击“编辑垃圾邮件发件人”，打开“编辑垃圾邮件发件人”对话框。 　　（5）单击“添加”按钮即可添加一个电子邮件地址，“编辑”可对选中的地址进行编辑。最后确定即可。 #1　　六、邮件加密 　　这里涉及很多方面的问题，虽然我们自己并不去偷看别人的信，但是我们不能保证别人不来偷看我们的信呀。所以，如果有重要的东西，发送时最好的办法给邮件加密。 　　要想给你的邮件加密，首先得有自己的数字标识。不知道大家有没有自己的数字标识，没有的话可以到http:∥secumail.263.net去申请（注意，263叫它个人数字标识）。至于如何用它给邮件加密，大家可以在申请数字标识的时候去逐渐了解。