用好电子邮件 徐兵团 曾庆祝 2000年 第21期 #1　　善用主题（Subject） 　　接收你的邮件的人也许是个很忙的人，你需要让他一目了然地知道这封信的主要内容。如果你参加新闻组的讨论，主题行的作用就更为重要。它能够使收件人判断你发出的信息是不是他们感兴趣的。当然，要避免的是使用哗众取宠的字眼。 #1　　离线编写 　　在电脑上写信也许很花时间，所以不妨把新邮件和回复的信件都写好，然后再连接上网，可以节省可观的上网费用！ #1　　不要附加大的文件 　　利用电子邮件可以很方便地附加各种文件，但一定要考虑发送的时间。如果不假思索地发一张未经压缩的BMP文件，可能会花掉许多时间，如果中途掉线，还得重头来过。所以在发送大文件前，最好先压缩，然后用文件分割工具分割后再发。 #1　　经常整理地址 　　电子邮件的地址通常比较长，如果与你经常保持联系的人很多，那么记住这些地址就会变得相当困难。但在OE、Foxmail中可以非常方便地利用地址簿的功能建立一个通讯录。你可以按地址簿图标调出地址簿窗口。 #1　　将邮件发给指定的人 　　如果收信的人没有自己专门的电子邮件地址，你可以采用以下的格式书写： 　　chris或（chris ） 　　这样表明是发给iexpress@public.bta.net.cn信箱中Chris收。当然为了方便起见，最好还是拥有一个独立的电子邮件地址。 #1　　被退回的邮件 　　如果书写的地址不正确，邮件系统就会自动给你发回一个警告邮件。当你下次查看邮件的时候便会看到该通知。有时也会因为收件服务器比较繁忙而不能正常发送，邮件系统通常会在一个时间内自动反复尝试。 #1　　在其它电脑上收邮件 　　在其它电脑上收邮件（如出差的情况），你只须在电子邮件软件中新建一账号即可。 #1　　少用“脸谱”符号 　　在电子邮件中会看到一些“脸谱”符号，这些符号可以给电子邮件增加情趣，比如:－）代表笑脸。但在国内用户中，这些符号的使用并不普及，而且这些符号要侧过来看才比较像。如果向一个不了解其含义的用户发电子邮件，使用这些符号并不明智。 #1　　签名不要太长 　　有些网民喜欢在签名中放上尽可能多的信息，甚至将一长串座右铭加入到签名中。尽管这样很能体现个性，但往往形成喧宾夺主的效果。一般而言，超过3行的签名就必须“减肥”了。 #1　　回信应引用原文 　　在回复别人的邮件时应有针对性地引用来信的内容，以便收信人对你的答复一目了然，同时还要注意引文不可统统照搬。有些新手在回信时引用原文几百字的话，最后自己只有“谢谢”两个字，这多少会让人觉得不太礼貌。因此在回信时应有针对性引用原信内容。 #1　　不要乱发邮件 　　并非每一个网络用户都乐意看到陌生人对他的问候，特别是当他每天要处理数十个以上的电子邮件时，这是在浪费他的时间。初学E－mail的用户，可以把收信人地址写为自己的E－mail地址，其效果与发给他人一样。只要能收到这份电子邮件，就说明电子信箱是正常的。 #1　　多使用礼貌用语 　　在提问或是感谢别人帮助时要像在日常生活中一样注意说声“谢谢”。若是无意中冒犯了别人，一定要及时地道歉。对别人的提问应当表示出足够的耐心，即便没有时间详细答复，也应当回信说明，不要将别人的企盼扔在一边不予理睬。此外，切忌在邮件中使用攻击、侮辱性的语言，这样，除了体现自己的无知外，没有其他任何好处。