Word 97使用技巧点滴

徐扬
1999年 第37期 34版

#1    1.格式刷的使用
    格式刷的功能是将某一格式应用到其他文本。若在文本中有若干部位需要变为同一格式时，采用格式刷比通常用先选中（涂黑）要改变格式的文本，再选择字体和字号的方法要简便得多。格式刷的使用方法是：
    （1）选定要复制的格式的文本。
    （2）单击或双击“格式刷”按钮，此时光标变为刷子形状。若单击“格式刷”，格式刷只能应用一次；双击“格式刷”，则格式刷可以连续使用多次，直到再次单击格式刷或进行其它的编辑工作为止。
    （3）然后将光标移到要改变格式的文本处，按住鼠标左键选定要应用此格式的文本，即可完成格式复制。
    使用格式刷在编辑具有很多上标或下标的文本时特别方便。在输入文本时，上标或下标可以先按一般的文本输入。待整个文章输入完毕后，首先用常规的方法形成一个上标（或下标），然后采用上述格式刷的方法，依次涂刷要变为上标（或下标）的文本，即可将一般格式的文本变为上标（或下标）。
#1    2.具有非常规分隔符文本的表格转换
    利用Word表格菜单中的“将文字转换为表格”功能可以方便地将具有常规分隔符文字转换为表格。但是，对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件，如数据之间是由若干个空格分隔的文件，则“将文字转换为表格”的功能变得无能为力。如果在数据之间采用手工加入常规分隔符，当数据很多时，工作量非常大。在这种情况下，可以首先用Excel将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件，然后在Word中重新打开此文件，则可方便地转换为表格。
#1    3.行距的调整
    当某一行文本中含有某些特殊符号，如用公式编辑器编辑的分数，若采用缺省行距（单倍行距）时，该行的行距会增大。此时，可以采用固定行距使所有行距变为相同。其方法是：
    （1）选定要变为相同行距的文本。
    （2）选择“格式”菜单中的“段落”项。
    （3）在随后出现的对话框中的“行距”选择项中的下拉列表中选择固定值，并在设定值文本框中设定适当的值。
    值得指出的是，对于某些用公式编辑器编辑的公式，选择行距为固定值后，公式的上下两边会出现被裁掉的现象，此时，应对公式行恢复单倍行距选择。
#1    4.工具条上按钮的自行设定
    在使用Word97时，使用工具按钮通常是最快捷的方式。但由于窗口上部工具条的长度有限，所以有许多工具按钮并没有出现在相应的工具条上。在缺省的工具条中，有些按钮用户很少使用，而有些用户可能经常要用到的按钮，如公式编辑器、上下标等，在缺省的工具条中又没有。用户可以利用“工具”菜单中的“自定义”项更改工具条上内容，其方法是：
    （1）选择“工具”菜单中的“自定义”项。
    （2）在随后出现的对话框中选择“命令”页。
    （3）若要向现有的工具条中添加用户自定义的按钮，应首先在命令页左边的类别列表中选择该按钮所在的类别，如“格式”、“插入”等，然后在右边的命令列表中查看，发现要添加的按钮后，用鼠标选中后按住左键不放，则可将该按钮拖放到Word编辑窗口上部的工具条的某个位置上。如要将工具条中的某个按钮去除，则只要用鼠标选中后按住左键不放，将该按钮拖放至命令页中的命令列表中即可。
#1    5.使用记录宏
    在使用Word97时，有时候可能要重复进行一些具有相同步骤的工作，例如，由格式相同的数据生成多个相同类型的图形。因为每个图形形成的过程都是相同的，因此只要将形成其中一个图形的步骤用记录宏的方法记录下来，对于其他图形，只要选定数据，然后运行所记录的宏，则Word97将自动完成所有的步骤，形成形状相同的图形。此举可以大大提高效率。
 


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