OA新气象 孙志辉 1999年 第44期 33版 　　早期的办公自动化的概念，只是采用计算机及电子设备对传统的手工办公进行辅助，用以提高办公效率。随着办公自动化应用的需求和计算机/网络技术的迅猛发展，今日的“办公自动化”（OA：Office Automation）已成为一门综合性的技术，并作为“信息时代”的重要标志。 　　下面，我们从OA系统的新特征、新结构、新应用及新工具四个方面说明办公自动化系统技术的新进展。 #1OA系统的新特征 　　信息社会中的办公永远不是孤立的。为了有效地进行决策、合作和及时地互通情报，要求OA系统能在更大范围内集成化；为了提高办公效率和效能（efficiency and effectiveness，简称“双E”），要求办公信息多媒体化；为了进一步发挥OA的“双E”作用，其智能化也是势在必行的。因此，一体化、集成化、多媒体化和智能化是OA系统目前和今后发展的新特征。 #1 一、系统集成化 　　OA系统从分散到集成，这是历史的必然，而系统集成化是指已运行的异构OA系统的集成，在硬件、软件以及用户接口诸方面都有集成的问题。 　　（1）网络的集成。实现异构系统之间的数据传送，需要以一个合适于OA的异构型网络作为基础。 　　（2）数据的集成。解决异构系统间数据共享是实现OA系统集成的关键。 　　（3）应用程序的集成。OA系统的应用程序集成，不但要求做到不同应用程序可在同一环境中运行，同时要求一个结点的应用程序可在其它结点上运行，也就是各个子系统必须对应用程序提供统一的界面。 #1二、信息多媒体化 　　办公事务中传播信息的媒体是多种多样的。在OA多媒体应用中，多媒体数据传输、多媒体数据管理、多媒体系统的人—机接口、多媒体化的字处理及电子印刷系统、多媒体邮件系统和电信会议等技术已得到基本解决。 #1三、功能智能化 　　办公活动是一种知识密集型的活动。在实现有关办公操作功能的同时，必须进一步提高办公效率和效能，这样必然提出了功能智能化的要求，而在OA系统中必须采用各式各样的基于知识的系统。主要包括： 　　1.决策支持系统。目前提出了含有推理机制决策支持系统的概念，人们开始把人工智能技术用于决策支持系统，用基于知识的人工智能方法描述OA过程决策要求，用以对决策问题进行定性、定量分析，进而辅助OA的决策活动。这就是当前“智能OA决策系统”研究的主要内容。此外，建立在OA数据库基础上的数据挖掘也已被提到办公系统的应用日程上，它对进一步发挥整个OA系统的效能有十分重要的意义。 　　2.模式识别。OA系统中所要求的对各种文字、图像及声音的识别（如手写汉字、签名及语音识别等）均是模式识别的问题。目前使用神经网络的模式识别系统已能做到：①识别带有噪声或变形的输入模式；②具有自适应学习能力；③将处理与预处理结合并快速识别。OA系统正期望着科技和工程界在模式识别方面的新突破。 　　3.自然语音理解。OA系统要求计算机在自然语音理解方面，能够做到口语理解和文字理解，并及时做出响应。目前，研究者已认识到该问题中“理解”的重要性和必要性。为此，必须做到语法与语义结合，深入研究并解决有关知识（特别是模糊知识）的表达与利用的问题。 #1OA系统的新结构 #1一、系统结构 　　从OA系统面向的应用看，办公自动化经历了结构化单项事务处理（TPS）、结构化综合事务处理（MIS）、集成信息系统（IIS）的发展过程。从办公业务计算机化、网络化角度分析，经历了单项OA业务的结构化、办公机构内全部业务处理的计算机化和网络化、跨机构业务的计算机化和网络化、机构内部和机构外部交叉业务处理的计算机化和网络化的发展过程；从发展看，OA经历了局域网、内部网和外部网三个发展阶段。 #1二、安全结构 　　办公机构（特别是企业和政府）的文件不同程度地涉及该部门的秘密，所以OA系统的安全保密性尤为重要。OA系统建立和运行中，必须采用多层次的安全保密机制和控制技术。 　　首先，在Internet网络方面，可将上网的OA系统结点网站在物理层把内部系统与基于Internet网的信息发布系统隔开，或者使用防火墙来保证其安全。 　　其次，在内部OA系统方面，以Lotus Domina建立的办公自动化系统为例，其安全保密措施可建立在Domina的安全机制之上，用户只有具有Lotus Notes的账户才能进入该OA系统，其资源的存取控制程度可以到达字段级，存取权限根据办公机构各个岗职设置。系统还可采用RSA标准的技术来对邮件、字段、数据库进行数据加密，并采用电子签名技术使邮件或文件在传输过程中不能被模仿和篡改；同时，系统还可运行一个后台代理进程，记录并跟踪有关用户对文件的每一个操作，监视文件的状态，确保整个OA系统安全可靠地运行。 #1三、工作流自动化 　　在一个较大的机构中，其办公管理的职能工作往往是多层次、多环节的。例如政府部门每日要处理各式各类的大量文件，上下级之间的文件批复和流转更是十分复杂。OA系统为了适应这种工作需求，目前提出了采用工作流（Worn Flow）的技术来加以解决。 　　从广义上说，工作流是指信息流在机构内部流动、加工处理，并使其职能任务完成的过程。工作流是信息流的一种逻辑结构，由一系列动作和交互过程组成，因此工作流也是一种支持工作组文件管理系统的结构和技术方法。 #1OA系统应用新领域 #1一、电子政务 　　电子政务指政府信息化（或政府信息资源管理）。它包含两个方面的内容：1.通过政府机关自身的办公自动化系统，提高政府的行政、服务和管理工作的效率，同时利用信息技术精简机构，简化办公事务；2.政府上网，一方面利用政府资源为公众社会提供信息服务，另一方面提供网上政府职能，加强政府和社会的联系，树立政府形象。在我国把1999年定为“政府上网年”，并已经取得了很大的成效。 #1二、桌面视频会议 （DVC: Desktop video conference） 　　“文山会海”是办公业务中的极大弊病。为克服这种弊端，有必要将先进的会议技术纳入OA的运行系统。以PC机为结点的DVC具有许多优点，它能在数据共享、应用共享的基础上实现“计算机支持的协同工作（CSCW）”，因而成为OA技术及市场的热点之一。 #1三、移动办公 　　现代社会的办公形式呈现了多样性。越来越多的人可能并不在固定的办公室内工作，例如在旅差的途中或在家中，这样就出现了“移动用户”和“移动办公”的新情况。 　　与移动办公相类似的电子商务中心、家庭办公室也因此应运而生，相对于人们习惯的固定办公环境而言，它们又被称为“虚拟办公”，这是OA系统发展中的一种新时尚。 #1OA系统的新设备和新工具 #1一、办公环境和设备 　　1. 多功能一体机。又称功能集成化办公设备。它是一种集成了扫描仪和Modem的特殊打印机，具有扫描、打印、传真和复印等各种功能，此类产品能为办公系统节省投资和设备占用空间，满足用户用一台设备完成对文件的多功能处理。 　　2. 非键盘输入设备。目前技术和市场上所讲的非键盘输入主要指通过手写、语音和OCR手段来实现汉字的计算机输入。非键盘输入是一组相对独立而又密切相关技术的组合。只有在这些技术发展成熟的基础上，才能整体地解决非键盘输入的技术并形成相应的产品。目前IBM、Intel和Microsoft都将非键盘输入作为主攻技术之一，并以此来抢占OA市场。 　　3.笔记本电脑。“移动”和“办公”这两个独特的需求为笔记本电脑打开了广阔的应用领域和使用空间，而在设计和研发方面，由于强调了“便携性”和“功能性”，使笔记本电脑成为移动办公的重要设备。 #1二、OA系统开发新工具 　　1.个人办公套装软件 　　套装软件主要指字处理、电子表格、个人数据库、电子邮件等，简言之就是个人办公软件的套件，它提供个人办公的工作平台。如WPS 2000、Office 2000等。办公套件市场上可选产品还有Wordperfect Office 2000 ，Lotus1－2－3 Office（世纪版）等，它们在提供办公功能的技术和功能方面都各有特色。 　　2.公共办公的电子化环境 　　实质上，它是一组开发OA的通信软件和群件。在这一方面Lotus Domino和Notes比较有代表性，该产品实现了对办公非结构化信息的管理和共享，内含工作流软件开发环境，可以用于完成OA系统协同工作以及构造办公机构战略级的解决方案。