在WORD表格中巧用计算“域”

魏炜
1999年 第36期 34版

    Word中的“域”有些类似于Excel 中的公式，具体来说，“域”代码类似于公式本身，而“域”结果则相当于公式计算所得到的值。其实，“域”在Word中是经常出现的：插入页码时会生成页码“域”；制作标题目录时又生成目录“域”；在表格统计中要使用计算“域”……现在，我们就可以通过在Word的表格中巧妙运用计算“域”，来看看Word是怎样使繁杂的数据统计工作变得轻松而有趣的。
    举个例子吧，某公司年终要统计该公司甲、乙两个销售部门在去年四个季度中的工作业绩，既要对比又要总计，并要求将数据按部门和季度平均出来，怎么办呢？很简单，请出计算“域”不就得了。
#1    一、求和
    我们先制作一个5×7的表格并输入数据（见^363401a^1），这里有一点需要说明：经常和Excel打交道的朋友一定知道，Office系统有个约定，即对表格的列坐标用A、B、C……表示；而对表格的行坐标用1、2、3……表示，因此表格第一列第一行的单元格被称为A1，第二列第一行的单元格被称为B1，依次类推。现在我们来进行“求和”：
    1. 首先我们将光标移到B6，看看销售部甲在去年的总体销售情况。
    2. 单击“表格”菜单的“公式”项，Word弹出如^363401b^2所示的窗口。其中在“公式”一栏中显示着求和的公式：“= SUM（ABOVE）”。请注意其结构，最前面的等号（=）表示其后紧接的是命令或公式，中间的（SUM）是求和的命令语句，最后的括号（ABOVE）则需要你填写计算的范围，此时的“ABOVE”表示当前计算范围是上面一列，所以我们直接单击“确定”即可。
    3. 在^363401c^3中我们看到单元格B6已自动填写了合计数值。但需要注意的是，并不是每一次的求和统计都是如此简单，例如我们在统计单元格D3时，就必须将图2“公式”窗口中默认的“= SUM（ABOVE）”改为“= SUM（LEFT）”以表示是求左侧一行数值的和。
#1    二、求平均数
    下面我们来谈谈求平均数的方法：
    1. 把光标移至单元格B7。
    2. 单击“表格”之“公式”选项，在弹出的对话框将“公式”栏中的默认公式删除（保留等号），再单击“粘贴函数”栏的下拉菜单，选择“AVERAGE”（求平均数的命令），最后输入本次计算的范围——B2∶B5（见^363401d^4）。哦，对了，差点忘了介绍表示数据范围的方法了，很简单，即起始格＋冒号＋末尾格，但注意中间那个冒号必须是在英文输入状态下的冒号（:），再单击“确定”即可。
#1    三、自定义公式
    也许现在你已发现，在“公式”窗口的“粘贴函数”栏中所提供的命令语句简直太少了，这怎么能应付日常工作中门类繁多的统计方式呢？别急嘛，现在我就向你介绍计算“域”的秘密武器——自定义计算。
    1. 把光标移至单元格E2。
    2. 单击“表格”之“公式”选项，在弹出的对话框将“公式”栏中的默认公式删除（保留等号），直接输入自定义的公式：D2/2，按“确定”——神了！Word简直要雨得雨、要风得风啊!
#1    四、其他
    1. 关于“数字格式”：行文至此，那“公式”对话框中的“数字格式”栏一定没能逃过你的眼睛，那么它是做什么用的呢？原来该框的作用是选择计算结果数据格式的。例如，要把计算结果精确到小数点后两位怎么办呢，那么你就选择“数字格式”栏中的“＃，＃＃0.00”项不就得了吗（见^363401e^5）。
    2. 活用计算“域”：在计算过程中，有时一个相同的公式要反复使用，而每次使用都要选择“表格”菜单的“公式”选项，令操作变得繁琐。能否有比较简单的方法呢？当然有，当我们在第一次使用了公式之后，将已经计算过的计算“域”选定，然后按“复制”按钮，接着把光标移到下一单元格，选“粘贴”按钮，再用鼠标右击该单元格，单击快捷菜单中的“更新域”选项，即可将新的计算结果显示出来（见^363401f^6）。原因很简单，因为Word在使用计算“域”的时候是将计算公式和计算结果同时记录下来的，所以当表格中的数据改变时，Word将自动更新该计算结果。不信？动手试试吧!
   


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