在Excel表格中快速输入一法

沈军
1999年 第40期 34版


    在原单位曾从事过仓库进销存的工作，为了及时掌握产品的生产、销售和库存，每天要用Excel在如下的表格（见^403402a^1）里填写内容进而在月未利用分类汇总制成总表。
    其中生产入仓数和销售出仓数必须手工输入，序号、单据号码和日期可以用拖动和复制方法自动获得。产品名称虽然也能手工输入，但由于产品名称比较特殊，如200ml小豆奶、200ml无糖豆奶等，如果用手工输入的话，就经常要在中文/英文状态中来回切换，不但效率低还容易出错。这时候我就想起FoxPro中的下拉菜单：只要事先建一个库，将全部产品名称输入后再在程序中用下拉菜单方法调用里面的内容，用光标键可任意选择，选中后按一下回车，相应的内容便能自动写入字段，真是太省力了。难道在Excel中就没办法吗？经过摸索和试验，我找到了解决的方法，具体操作如下：
    1.首先在Excel中单击“新建”“工作簿”，建立一新的电子表格。
    2.从在C1（因产品名称在第3列）的位置开始，逐行输入一产品名称，见^403402b^2（现只以5个产品名称为例）。
    3.输入完毕后，则用鼠标选中1～5行，单击右键，选其中的“隐藏”，将1～5行的内容隐藏起来。接下来可正常输入各种单据，在输入产品名称时按住Alt键不放，再按↓方向键，此时便会出现一个下拉菜单框，其中便是全部的产品名称，可用↑、↓键选择产品名称，按下回车键后系统便会自动将内容填入单元格内。要是名称实在太多，一屏也放不下，它还会自动加上垂直滚动条呢!
    也许你会问为什么不先输入表格的标题，如果这样做，Excel会把标题内容也作为一个菜单项显示在下拉菜单框里。所以建议在最后阶段才做这一步。

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