办公新时尚——虚拟办公室

 
1999年 第35期 33版

    编者按：随着科技的发展，我们的生活日新月异。不过，有一点好像没有什么太大的变化，那就是每天早上，上班族们都得骑着自行车或者挤上公共汽车，花很多时间到也许离家很远的地方上班。晚上，又拖着疲惫的身体回到家里，做饭、洗衣服、监督孩子学习……你有没有想过，这一切完全可以改变！借助现代电脑网络技术，你可以在家里，在车上甚至在网上建一个“虚拟办公室”，在这里，你可以像在传统的办公室里一样地工作，这样，即使在你度假时，你也可以通过电话、互联网等与你的同事、上司及客户保持联系，接受工作任务，交流工作心得并完成工作任务……现在，这已不是梦想！
#1    虚拟办公室的兴起
    现代的上班族，不但有做好本职工作的压力，而且在信息时代知识更新换代越来越快的情况下，还得不断地学习新的知识，再加上需要安排家庭生活，照顾小孩及双亲，所以，越来越多的人希望有弹性工作时间。随着通讯技术、Internet的发展，现在只要有一部传真机、一台上网的电脑，人们就可以随时和世界各地保持联系，这使得相对于传统办公室而言的一种新的办公室——虚拟办公室成为了现实。虚拟办公室主要包括以下几个形式：家庭办公室、移动办公室及电子商务中心（网络商务中心）。目前，家庭办公室比较流行（也称为SOHO，small office，home office）。例如，英国电信公司从今年年初开始就在逐步推行一项大规模试验，目标是到2000年初，使10万英国职员中至少十分之一成为在家工作的“SOHO族”。英国电信公司目前家庭办公雇员约有三四千人。该公司分析后认为，如果家庭办公人数扩大至万人左右，那么至少每年可为公司降低成本1.34亿英镑（约2亿美元）。在中国经济比较发达的广东及上海等地，家庭办公也渐成时尚。
    家庭办公是通过网络来实现工作环境分散化和个性化的一种趋势，工作环境的分散化能够为公司节约大量的场租费、水电费及交通费等支出，个性化又能发挥每个员工的优势。但它仍是一种社会化合作方式，这种工作方式的含义非常清楚，即：请不要管我的工作过程，我会按时拿出需要的结果。 
#1    虚拟办公室的种类及其优缺点
#1    一、家庭办公室
    家庭办公室可以是一个房间，一条走廊，或是任何你在你家里选定的工作空间。家庭办公的一大优点是：生活比较方便，特别是对于一些必须送小孩上学或者照顾双亲的人，如果不必每天都在固定的时间赶去办公室，则私人事务与工作职责就可以协调得很好，可以腾出时间陪陪家人，做做运动，多一些时间学习新的知识，这样更有利于做好自己的工作。而家庭办公的缺点也显而易见，那就是孤独以及由此带来的心理压力，而且，家庭办公方式也要求有新的管理模式、组织方式及工作流程。虽然计算机网络特征管理和知识网络化等第五代管理模式对家庭办公提供了科学管理的理论依据，但目前情况下，管理方式的滞后将带来诸如公司资料如何保密及办公费用结算等一系列问题。 
#1    二、移动办公室
    有些人（比如营销人员或者保险业从业人员）要花很多时间在各处奔波，移动办公室就是指他们的汽车或者就是他们的公文包。这些工作人员拥有一些高科技的办公设备（比如手机、手提电脑等），因此不必常回公司。高科技的办公设备使这些工作人员能通过E－mail、传真等与公司及所属部门保持密切联系，不必事事回公司请示，省下的时间及精力使他们能更多地与客户相处，但其缺点与家庭办公类似。 
#1    三、电子商务中心
    不在公司办公的员工（当然一般都是一些大公司的员工），可以在电子商务中心办公。这些中心有的专属某家公司，有的则由好几家公司的员工共同使用。电子商务中心不但能够提供家庭办公的好处，同时也可以避免一些在家工作的弊病，比如干扰较少，而社交机会较多（特别是与专业人员交流）。这些中心有网络服务、秘书服务、会议室、复印机等，这些服务及设备在家庭办公及移动办公中不一定都有。除此之外，由于员工是在“另一办公室工作”，而不是呆在家里，所以有些上司比较放心。不过电子商务中心并不普及，原因很简单：成本高。 
#1    虚拟办公室适合你吗？ 
    要想单枪匹马，成为成功的SOHO一族，你就必须知道自己的优点与缺点。一旦了解自己的这些优缺点，就可以尽情发挥自己的长处，有了这方面的认识，你对虚拟办公室的工作和私人生活就能够处理得更妥当。笔者认为，一个SOHO族应具备以下能力：时间管理能力、迎接挑战能力、抗拒分心的能力、兼顾工作与生活的能力。下面让我们做两个小测验。
#1    说明： 
    对于下列每则叙述，请选择“是”或“否”。选“是”得一分，选“否”不得分。最后将分数加总。 
#1    测验一：时间管理的能力 
    1.我不愿为自己每天该完成的工作事项订出明确的时间表。 
    2.我每天工作的开始与结束时间总有很大的差异，视我的工作情况而定。 
    3.通常一天开始时，对於当天要完成的工作并没有清楚的了解。 
    4.面对接踵而来的许多事情时，很难决定该先做哪一件。 
    5.工作很勤奋，却常在事后发现有些最重要的工作没有完成。 
    总分在三分以上：你目前可能没有运用时间管理的技巧，或许是因为担心工作时间表和其他规定，让你工作时觉得碍手碍脚；或许传统的时间管理技巧并无成效，因此你怀疑，时间管理技巧对你到底有没有用。不过，如果你有个基本架构，并且在其中预留弹性空间，就更能够让你在压力最小、效率最高的情况下完成工作。时间管理也能够节省你投入在工作上的时间与精力。时间管理要能成功，关键在于根据你的个性以及工作来决定适用的技巧。
    总分在三分以下：你可能是个善于安排时间及工作目标先后顺序的人。事实上，你可能对于工作时间表精打细算，如果事情没有按照时间表进行，你大概会觉得非常沮丧。但同时你也应清楚：临时发生事情是生活的一部分。你也必须明白，虽然你现在较独立，但没有必要对时间表控制过头。必须在生活中空出一些时间来应付突发的事情，在某些事情突然发生时要及时调整时间表。同时，制定时间表时也不要完全拒绝计划外的事务。 
#1    测验二：处理分心的能力
    1.如果有人要求我当日完成某些事情，我很难拒绝，通常会答应。
    2.早上开始工作的时间通常会比预定的晚。
    3.家人、朋友白天来找我，不管多忙，我觉得应腾出时间来和他们聊天。 
    4.时间表定得很有弹性，把所有家务事一手包。 
    5.感到烦闷、或碰到棘手问题时，就去开冰箱找东西吃。 
    总分在三分以上：每个人都有特别容易让自己分心的事。要避免分心，关键就在于找出哪些事情容易让你分心，然后想出对策。如果常花上一整天的功夫应付家人、朋友的要求，你得让他们明白，你是个SOHO族，而非赋闲在家的人。杂乱的家务事最好在你工作前先干完，要不然由一家人明确分配工作也可以。 
    总分在三分以下：在你弹性工作方式当中，可能把私人生活的其他部分都拒之门外，因此没有享受到这种自由工作的好处。果真如此，你必须学会享受自由。对于某些人来说，可以趁着商店人少去买东西，也有人会抽空休息一下，从事一些消遣活动。如果心里想到的都是工作，你并没有因为你的工作方式而受益，反而有工作过度的危险。 



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