利用Word进行图书排版

方稳根
1999年 第2期 34版

    图书出版前的制版工艺，已由铅与火的年代进入到光和电的时代，各种电子出版系统应运而生，国内外流行的电子出版系统有北大方正、华光、文渊阁、PageMaker等。不过，这些系统都很专业，因而使用起来不一定那么方便、快速、简单，加上其价格都比较贵，很难普及到家庭。而对于广大有出版要求的作者来说，譬如大学教授、作家等，就需要一个简单实用的软件。经过长期的实践，笔者认为，Word97不失为一个较好的工具软件，简单的操作也可达到专业出版的要求。以下便是本人在多年使用北大方正后，用Word来实现方正功能的几点体会，希望能给大家有所启示。
    图书的印前排版，主要由版心的设计、标题的定义、书眉的安排、页码的设置、注文的排列、正文的处理、目录的生成等几部分组成。以下便分别介绍它们的实现方法。
#1    一、版心设计
    在Word中版心设计是通过“页面设置”来实现的。具体方法是：打开“文件（F）”菜单，下拉光条选中“页面设置（U）...”，即进入“页面设置”窗口。此时有“字符数/行数（H）”、“页边距（M）”、“纸张大小（S）”、“纸张来源（P）”、“版面（L）”五项需要设置，如^023401a^1所示。
        在这些设置中，首先要设置的是“纸张大小（S）”，根据需要选择纸张类型，如16开、32开、大32开或自定义大小等。然后在“字符数/行数（H）”处按一下左键，字符跨度设置为10.5磅（如果正文为5号字的话），行跨度为15.75磅。接下来在“页边距（M）”处按一下左键，依版面要求按下表分别设置上、下、左、右边界。
纸张  每行  上边  下边  左边  右边
      字数  界    界    界    界
      ×   （cm）（cm）（cm）（cm）
大小  每页行数 
32开  26×27  1.7  1.7  1.7  1.6
32开  27×27  1.7  1.7  1.5  1.4
32开  27×28  1.4  1.4  1.5  1.4
32开  28×28  1.4  1.4  1.3  1.2
16开  38×39  2.2  2.1  2.1  2.1
16开  39×38  2.2  2.1  2.0  1.9
16开  39×40  1.9  1.8  2.0  1.9
16开  40×40  1.9  1.8  1.8  1.7
    表1中给出的是图书排版中常见版心要求的数据，如果有特殊要求，可以在选定纸张大小后，通过调整页边距来实现。如果只是通过“字符数/行数（H）”中的“指定每页中的行数和每行中的字符数”来设置版面的话，将可能导致字符跨度及行跨度的改变，这样，排出来的版面将较常规版面紧凑或稀散。因而建议，先固定字符跨度和行跨度，再调整页边码，使每页中的行数和每行中的字符数符合所需要求。
    在“字符数/行数（H）”中，还可以设置正文所用的字体、字号、分栏数、正文横排/竖排。要注意的是，字号改变以后，字符跨度、行跨度及上表中数据也要做相应的变化。这些设置要根据正文排版要求来设置，即哪一种字体、哪一种字号占大多数、正文内容一般是分几栏排、文字是横排还是竖排等，不要针对个别情况来设置，因为这里设置的参数是针对全书而言，个别的情况在正文排版时还可以调整。
    在“纸张大小（S）”中，还可以设定纸张的方向，一般取默认值，即纵向。
    在“版面（L）”中，根据正文版面需求，还可以设置书眉，一般有书眉的话，奇偶页书眉不同，也有的首页不同。如果这样的话，在相应各项按一下左键，其前面的小方框内即出现“√”，不需要的话，再按一次左键，即去掉前面的标记了。
    页面设置中的其他各项无须理会，取默认值即可。
#1    二、标题设计
    图书排版中，各级标题排法要有所区别，要做到醒目、美观，全书中同一级标题要求排法一致，否则容易造成结构混乱。北大方正排版系统中，标题有5～7级，可自由定义排法，而Word中，其标题定义可达9级，这足以实现标题的排版。如果只是取系统的默认值是不可能做到9级标题定义及自由定义标题排法的，这需要根据实际情况做出调整。具体方法是：
    打开“格式（O）”菜单，选中“样式（S）...”，即进入“样式”窗，如^023401c^2所示。
       在“样式（S）”框中移动滑动条，选中“标题1”，按“样式”窗右下部的“更改（M）...”，即进入“更改样式”窗，“预览”窗有当前标题的效果图，下面还有当前标题排法的文字说明，包括字体、字号、字距等有关情况，按一下右下部的“格式（O）”，即弹出“字体（F）...”、“段落（P）...”、“制表位（T）...”等选单，选择“字体”，进入“字体”窗，设置好字体、字型、字号、效果等后，按“确定”返回。再按“格式（O）”，选择“段落”，进入“段落”窗，设置好间距、对齐方式等后，按“确定”返回。需要的话，再按“格式（O）”，选择其他各项进行设置，一般只需设置前面两项即可。为了加快排版的速度，也可设置快捷键，此时只需按“快捷键（K）...”，进入“自定义键盘”窗，按下相应的键即可。如可设置标题1的快捷键为Ctrl＋1，这样将免去排版过程中弹出选项，选择选项等工作。如此这般将所需标题全部设置完后，如果需要长期使用这种设置，可在“更改样式”窗中选择“添至模板”，以后打开模板后系统就会自动采用这些设置了。
#1    三、书眉安排
    书眉的安排在“页面设置”中已初步提到，但在具体操作时，却不容易实现。当然对于通篇一致的排法却是很简单的。有的人通过将各章分开排版来实现各章书眉的不同排法，当然这也是一种排法，但是，势必给全书页码的自动处理和目录的自动生成带来不便。这里介绍的是，在一个文档中实现不同书眉排法，这样，全书既可自动编页码，也可自动生成目录（含页码），将会减去不少麻烦。其实简单地说，使用分节符即可实现。每节内可设置奇偶页不同书眉，节内首页书眉也可不同。这样即可实现全书书眉的自由安排。
    利用Word进行图书排版
    分节符存储了节的格式设置元素如边界、页的方向、页眉和页脚、以及页码的顺序，它显示为包含有“分节符”字样的双虚线，如^023401d^3所示。
    分节符有几种插入方式：
    “下一页”表示插入一个分节符并分页，新节从下一页开始；
    “连续”表示插入一个分节符，新节从同一页开始；
    “奇数页”或“偶数页”表示插入一个分节符，新节从下一个偶数页或奇数页开始；创建页眉或页脚时，Word自动在整个文档中用同样的页眉或页脚。要为文档的不同部分建不同的页眉或页脚，可将该文档分成节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。具体操作方法是：
    1.如果还没有这样做，那么可在开始使用不同页眉或页脚的新节处插入一个分节符。
    2.单击要创建不同页眉或页脚的节。
    3.单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。
    4.如果需要，可将光标移至修改的页眉或页脚处。
    5.单击工具栏上“与上一节相同”按钮。
    6.修改已有的页眉或页脚，或新建页眉或页脚。
      Word 自动为以后的页眉或页脚作同样的修改。
    7.要为以后的节创建页眉或页脚，重复步骤1到6。
    删除一个页眉或页脚时，Word自动删除整个文档中同样的页眉或页脚。要删除文档中某个部分的页眉或页脚，可将该文档分成节，然后断开各节间的连接。
    具体操作方法是：
    1.单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。
    2.将光标移至要删除的页眉或页脚处。
    3.选定页眉或页脚区的文字或图形，然后按 Delete 键。
#1    四、页码设置
    只有切换至页面视图或打印预览才能查看页码。要编辑或设置页码格式，应显示包含页码的页眉或页脚，页眉或页脚的工具栏如^023401e^4所示。
    1.单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。
    2.如果已将页码置于页面底部，则请单击“页眉/页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮。
    3.如果是使用“插入”菜单中的“页码”命令插入页码，则页码将位于图文框之中。单击图文框中的页码就可进行编辑，页码周围会出现斜线边框。
    4.像处理普通文字一样选定并修改页码。
    页码中可以包含其他字符或图形，如“第 1 页”或“ － 1 － ”。例如，要创建格式为“第1页”的页码，请单击该页码前或后的位置，键入“第 ”和“ 页”。“第”和“页”前有一个空格。你还可以插入格式为“第3页 共12页”的页码。
    如果要某页页码不显示出来，即“暗码”，可按以下步骤进行：
    1.如果文档分成许多节，请单击需要首页显示或隐藏页码的节或选定需要首页显示或隐藏页码的多节。
    2.请单击“插入”菜单中的“页码”命令。
    3.选中或清除“首页显示页码”复选框。
    如果要删除页码，则按以下方法进行：
    1.单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。
    2.如果已将页码置于页面底部，则请单击“页眉/页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮。
    3.选定一个页码。
    如果使用“插入”菜单中的“页码”命令插入页码，则应同时选定页码周围的图文框。
    4.按 Delete 键。
    Word 将自动删除整篇文档的页码。如果要删除文档中某一部分的页码，就必须将文档分节，并断开节之间的连接。
    如果文档首页页码不同，或奇偶页的页眉或页脚不同，就必须分别删除不同的页眉或页脚。
#1    五、注文排列
    注文的排法有随文注和文尾注两种，分别叫做“脚注”和“尾注”，如^023401f^5所示。
    注文的插入方法为：
    1.单击注释参考标记的插入点。
    2.单击“插入”菜单中的“脚注和尾注”命令。
    3.单击“脚注”或“尾注”选项按钮。
    4.在脚注窗格中键入注释，然后单击文档中任意位置以便继续处理正文。
    对于脚注而言，也即通常所说的随文注，每页重新编号，因而需要在“脚注和尾注”窗中按一下“选项（O）”，在“编号方式”中指定“每页重新编码”。而对尾注，也即通常所说的文尾注，如果是全书的注文在全书末尾，那么取其默认值“文档末尾”即可，如果是各章节的注文在本章节末尾，则必须分节处理，即先插入分节符，再设置“选项（O）”中“所有尾注”的位置为“节的结尾”，“编号方式”设置为“每节重新编号”即可。
    无论哪一种注文，用户都可以自定义标记，此时，只需按一下“脚注和尾注”窗中的“符号（S）”，选择所喜欢的符号即可。
#1    六、目录生成
    编制目录的方法是：首先将内置标题样式的“标题 1”到“标题9”应用到要包括在目录中的标题上。即依次选定所有各级标题，然后以相应标题样式指定其级别，应用样式完毕后，就可选择格式并编制目录。具体方法是，选择“插入（I）”中的“索引和目录（D）...”，在“目录（C）”处按一下左键，然后在“格式（T）...”中选择喜欢的目录格式，从“预览”窗中可见其效果，如果正文中有多级标题，而目录中只显示其若干级，则需在“显示级别（L）”中指定。如果对系统的生成效果仍不满意，可进入“选项（O）...”或“更改（M）...”中以选择或修改部分参数。
    编制目录之后，Word 可以搜索带有指定样式的标题，按照标题级别排序，引用页码，并且在文档中显示目录。