Word 2000新增功能总汇

王灿
1999年 第52期 01版

　　Microsoft Word （简称Word）是世界著名的微软公司推出的Office 办公套件的重要组成部分，也是微软公司最重要的文字处理软件产品。Word运行在Windows（窗口） 环境下，被称为Windows平台上文字处理系统的新标准。
　　Word从最初的Word 1.0 、Word 2.0 到Word 5.0 、Word 6.0 ，又发展到现在广泛使用的Word 7.0（即Word 95，Office 95 套件之一）和Word 8.0（即Word 97，Office 97套件之一），其功能越来越强，使用越来越方便。自从Word 5.0中文版进入我国以来，其直观灵活的界面、快捷简单的操作、图文并茂的形式和强大丰富的功能受到众多计算机用户的推崇和喜爱，已经在全国得到了普遍的使用。1999年8月31日微软公司又推出最新版Word 2000（按惯例应叫Word 9.0，Office 2000套件之一），并把Office 2000定义为面向Internet的、智能的第三代中文办公软件。与早期版本相比，Word 2000在功能上做了很大改进，特别在中文处理、网络功能、智能化方面更显特色，是一个适应现代办公潮流的，顺应Internet/Intranet发展的应用软件。
　　本文将重点介绍中文Word 2000的新增功能与操作。要想时时得到有关Word2000的最新进展，请经常访问其Web站点http://www.microsoft.com/word/default.htm。
#1　　一、Word 2000 的智能化安装
　　Office 2000提供了强大的安装与设置向导，使你能自由地选择要安装的组件，轻松愉快地完成安装。
#1　　1.按需安装
　　将Office 2000套装软件光盘放入光驱，或运行Setup程序，系统将自动运行Office 2000安装程序。用户只须根据提示依次输入用户信息（用户名、缩写、单位、CD Key编号）→接受许可协议条款→选择安装方式等操作。
　　若选择的安装方式为“自定义”方式，还须设定安装位置、是否保留Word早期版本程序、选择安装功能等等。而这些选择正体现了Office 2000智能安装新特性（^520102a^1），你可以： 
　　（1）选择安装Office 2000中的各组成部份。
　　（2）选择各组成部份中不同的功能配制。
　　（3）选择不同的安装方式，如：“从本机运行”、“从本机运行全部程序”、“从光盘上运行”、“从光盘上运行全部程序”等。
　　由于Office 2000非常庞大，该特性允许您在最节省硬盘空间的情况下选择安装内容与方式，对用户的资源环境非常“体贴”。如果用户要增加（或删除）某一组件、功能，可重新运行Setup程序来进行，十分方便。
#1　　2.自动修复功能
　　Word 2000使用了新的更加智能化的安装技术来保证Word 2000的自我修复，在安装过程中，Word 2000已经记录下了需要的文件和它们的存放位置，将自动监测相关注册分析表中的相关信息，如在使用过程中发现错误，系统会自动查找所需文件的位置并修补恢复，同时对Word 2000进行优化，从而保证Word 2000始终运行在最佳状态下。
#1　　二、Word 2000 全新的个性化用户界面
#1　　1.个性化用户界面
　　Word用户大概早已受不了小小屏幕上菜单、工具栏、下拉式菜单选项一大堆了，它们挤没了文档窗口的空间，增加了选择的时间。可在Word 2000中，采用“活”的选单方式，功能越来越多，界面反而越来越简洁了。当用户第一次启动Word时，应用程序菜单将包含那些使用概率达到95％ 的命令，很少使用的命令不会马上呈现出来扰乱菜单。
　　Word 2000的上述特性为每一个使用者提供了一种个性化的界面。因为，下拉菜单和工具栏中显示的是某个用户最近常用的功能。此外，菜单还会根据IntelliSense规则（例如，定时、悬停）自动扩展，当用户访问某个菜单命令时，该命令就得到“提升”并显示在清单较高位置。没有使用的菜单命令最终会在显示时受到抑制，而不会显示在个性化菜单中。经过一段时间的使用，菜单将显示该用户最常用的命令，抑制、隐藏那些从未或基本没有使用过的命令。当用户需要使用隐藏功能时，可以迅速扩展菜单查找。在平时只会看到他经常使用的命令，这既符合某人的使用习惯（即个性），又大大简化了界面。
　　而且，这种个性化选单的配置还将以文件的方式保存下来，无论你走到哪里，只要通过网络调用这个文件，就会看到自己熟悉的界面了。
　　你可以取消个性化选单设置。方法是：在工具栏的空白处右击，选择“自定义”，然后打开“自定义”对话框的“选项”选项卡，取消“菜单中首先显示最近使用过的命令”复选框以显示完整的选单。
#1　　2.新型的文件“打开”和“另存为”对话框
　　在“文件/打开”和“文件/另存（为）”对话框的左边，增加了与Web浏览器的导航条相似的“Places Bar”，在Places Bar的图标上有最近使用的文件与文件夹的列表、Windows标准的“My Documents”、“桌面”、“收藏夹”、“Web文件夹”的列表等，你可以快速地定位你的文档。
　　在这种新型的文件操作对话框中，工具栏和工具按钮也进行了革新。例如，您可以通过单击“后退”按钮，快速返回到上一个文档操作位置，而不管这两个文档操作位置之间是否有物理或逻辑上的关系。不难看出，这种特性是从浏览器继承而来的。
#1　　三、Word 2000 强大的编辑功能
　　除完全继承Word 97的编辑功能外，Word 2000的编辑功能特点主要表现在以下方面。
#1　　1.即点即输
　　在Word 97中，无论是用鼠标还是光标，都只能在已存在的段落或空白处输入文本，不能在页面中未被使用的部分插入文本。而在Word 2000中，你只需在编辑区内移动一下鼠标，你会发现它并不总是显示为通常的Ⅰ形指针，在页面中未被使用的部分有时会变为其它各种形状，这就是“即点即输”功能。此时只要双击鼠标，它就会自动将光标移到此处，然后开始键入即可。无需你再做其他的辅助工作。
　　 “即点即输”功能使你能够在页面上的任意位置插入文字。该功能同样适用于在文档的空白区域插入图形和表格等项目。插入项目时，“即点即输”功能将根据插入的位置自动设置项目的格式。如果要关闭“即点即输”功能，可选择“工具”选单下的“选项”命令，然后在“选项”对话框的“编辑”选项卡中取消“启用‘即点即输’”复选框。
#1　　2.直接编辑电子邮件
　　以前，你要把一个文件发送给别人时，需要先在 Word 内编辑该文件，然后再执行一个电子邮件软件，将该文件作为邮件附件发送出去。在Word 97中，WordMail提供了利用Word编辑电子邮件的特性，但是也只有WordMail才能看到完全保真的邮件。现在可方便多了，你可以直接在 Word 2000中编辑你的电子邮件，而且你还可以直接在Word 2000 中以E-Mail的形式发送出去（详见后面Word 2000 Internet功能）。
#1　　3.增强的剪贴板功能
　　在 Word 2000 中配备了专用的Office剪贴板，与一般的Windows剪贴板不同的是，Word 2000允许您把多达12段来自不同文档的信息粘贴在剪贴板上（^520102b^2），然后每次在需要的地方插入它们中的一个，或者一次性插入它们中的多个或全部。这项改进在需要从多个不同程序、文档中复制内容的场合里特别有用。再也不必在不同文档之间前后跳转来剪切和粘贴。不过这一功能只能在Office 2000 的应用软件之间使用，只有最后一次复制的信息才可以粘贴到Office家族之外的软件中。
#1　　4.增强的图片库功能
　　第一、Word 2000强化了图片库的搜索功能，允许用户“寻找更多的与此相似”的图片。
　　第二、它改进了图片的导入方法，用户只需在插入图片对话框中将选中的图片用鼠标往文档中任意位置进行拖放即可。
　　第三、插入图片的对话框可以在文件编辑期间一直以缩小的视图形式停留在窗口的任意位置，不需要像以前那样每插入一幅图片都重新打开。
　　第四、改进的图片库将允许使用者将各种类型的图片以原始的格式进行交换和编辑，不需像以前那样为了编辑的需要将所有以OLE连接方式导入的图片都格式化为.BMP格式。
　　第五、插入图片对话框的预览窗口中每个图像的缩略图更小，用户一次就可以看到多个图片文件的内容。
　　第六、开放的图片库接口，允许用户将已有的图片加入图片库中，并对图片库的内容进行重新分类。
#1　　5.快速文档切换
　　在Word 2000中，取消了多文档界面（MDI）方式，每个使用中的文档将自动生成单独的应用窗口。当你同时打开多个文档，在Windows的任务栏上将显示其图标（^520102c^3），因此，不必通过“窗口”菜单中的文件名选项来切换活动文档，只须在Windows的任务栏上像切换程序一样用鼠标单击，就可快速切换文档，大大的方便了多文档切换与相互操作。
#1　　6.中文校对
　　以前的Word 版本，语法校对主要针对西文部分。在Word 2000中对简体中文文档也提供了包括语法、错别字等自动校对的功能，在确信错误的词语下面将用红色波浪线表示，在有疑问的词语下面将用绿色波浪线表示。校对有一定的准确性，可以纠正一些错误，如对文本“山青水秀 、中国工产党 、毛则东”，Word 2000能发现“山青水秀”中的“青”字用错了，并建议改为“山清水秀”；对“中国工产党 、毛则东”两个错词则能提出疑问，提醒你改正。
#1　　四、Word 2000 新增的排版功能 
#1　　1.汉字上加拼音
　　在有些情况下，如许多少儿读物中常常需要在文字之上加拼音。为了便于用户排版，Word 2000中新增了这种功能，具体操作方法是：
　　选中要添加拼音格式的文字，如选中“计算机”； 
　　单击［格式（O）］菜单项，在下拉菜单中选择［中文版式（L）］中的［拼音指南（U）］，弹出“拼音指南”窗口；
　　在“拼音文字”文本框中输入对应于基准文字的拼音即可。
　　在该窗口中还可以设置拼音文字的字体、大小及对齐方式。
　　如果安装了Microsoft 中文输入法 2.0 或更高版本，则能够自动将汉语拼音标注在选定的中文文字上。
#1　　2.带圈文字
　　为了突出重点文字或语句，有时需要用圆圈或其它符号做标记。在Word 2000中新增了带圈文字格式，为文字加“圈”的具体方法是：
　　选中要加“圈”的文字；
　　单击［格式（O）］菜单项，在下拉菜单中选择［中文版式（L）］中的［带圈字符（E）］，弹出“带圈字符”窗口；
　　选择所需的样式及圈号（如：圆圈、正方形、三角形、菱形等）；
　　确定即可。
#1　　3.纵横混排
　　具体操作方法如下：
　　选中要改变排列格式的文字；
　　单击［格式（O）］菜单项，在下拉菜单中选择［中文版式（L）］中的［纵横混排（T）］，弹出“纵横混排”窗口；
　　确定即可。
#1　　4.双行合一
　　Word 2000提供的该项功能完善了Word 97中的并排字符功能，使用起来更加方便。其操作方法为：
　　选中一段文字；
    单击［格式（O）］菜单项，在下拉菜单中选择［中文版式（L）］中的［双行合一（W）］，弹出“双行合一”窗口；可以为双行合一后的“行”加括号；
　　确定即可。
#1　　5.中文简繁字体转换
　　在Word 2000中添加了中文简繁字体转换功能，可以将已有的文本进行简繁体的相互转换。在转换过程中，不仅字体有简繁体的相互变化，您还会发现，常用词和常用语亦在此过程中有所变化。操作方法为：
　　选中文档中欲转换的文字，须注意，若未选中则默认为将整个文档转换。这里假设选中“个人计算机软件”；
　　单击工具档图标右边的下拉按钮 ，弹出简繁转换下拉选项就可进行转换操作；
#1　　6.文本框 
　　在Word 2000中，文本框取代了图文框，具备全部 Office Art 功能，如三维效果、填充、背景、旋转、调整大小及裁剪。
#1　　7.漂亮的项目符号
　　在Word 2000中，项目符号的形式丰富多彩，用户可以自定义喜爱的项目符号；也可以将图片导入，插入一个图片式项目符号；并且，用艺术字作为项目符号的愿望也能够实现。
　　（1）自定义项目符号。
　　单击［格式（O）］ 菜单项，在下拉菜单中选择［项目符号和编号（N）］ ；
　　单击［项目符号（B）］选项卡；
　　单击“自定义”按钮；
　　单击“项目符号”按钮；
　　选择喜欢的符号形式，确定即可。
　　（2）图片式项目符号。
　　单击［格式（O）］ 菜单项，在下拉菜单中选择［项目符号和编号（N）］ ；
　　单击［项目符号（B）］选项卡；
　　单击“图片”按钮；
　　单击“导入图片”按钮，将喜欢的图片导入；
　　选择该图片，选择“插入”按钮即可。
　　（3）艺术字项目符号。
　　就实质而言，Word 2000还不具备艺术字项目符号功能。因为它不能自动添加所插入的艺术字，但从形式上看，用户可以使用艺术字功能创建更为丰富的项目符号，具体方法有两种：
　　①插入“艺术字”，并按需要设计其形式，用复制的方法反复使用。
　　②将设计好的艺术字制成图片，用插入图片项目符号的方法使用它。
#1　　五、Word 2000 灵活的表格功能
#1　　1.支持表格的自由移动
　　在Word 2000中，表格就像图片一样可以随意移动。因此，用户可以用鼠标随意移动表格，将其放置在合适的位置。具体方法是：将鼠标指针移动到表格中的任一位置，在表格的左上角会出现一个标记 ，将鼠标指针移动到这个标记上，出现移动标记后，按住鼠标左键进行拖动即可。
　　用拖动方式直接调整表格的大小
　　以前版本的Word在调整整个表格的尺寸时很麻烦。因为表格的外边框只是邻近行或列的边框。因此，通过拖动外边框调整整个表格的大小，只能改变邻近行或列的宽度或长度。在Word 2000中，这个问题已经得到了解决。用户只需使用鼠标拖动表格右下角的方形标记就可以调整整个表格的尺寸。
#1　　2.并排摆放表格
　　在Word 2000中，可以将表格并排摆放，这使得用户在进行表格编排时，变得很灵活。这一功能在需要对比表格中的内容时显得十分有用。
#1　　3.文字环绕表格
　　在Word 2000中，文字环绕方式不但应用于图片，也应用于表格。单击［表格（A）］菜单项，在下拉菜单中选择［表格属性（R）］，单击［表格（T）］选项卡，再将文字环绕方式设为“无”或“环绕”即可。在该选项卡中还可设置表格的位置（左对齐、右对齐、居中）。
#1　　4.在单元格中插入表格（表格中嵌套表格）
　　在以前的Word版本中，表格内部是不能够嵌套表格的。这就使本来可在一张表格中描述的问题不得不分为两个或更多的表格进行描述。Word 2000可以在单元格中插入表格，使上述问题得到解决。
#1　　5.单元格中的图片及文字环绕方式
　　有时我们会需要单元格中既有文字性说明，又有一目了然的图片。在Word 97中虽然可以在同一单元格中输入文字并插入图片，但此时，文字环绕功能却不能使用。在Word 2000中，这一功能得以完善，使文字环绕功能不但能在单元格外使用，也可以在单元格内部使用。
#1　　6.绘制斜线表头功能
　　在以前的Word版本中，如果用户需要创建如图所示表格，那么只能采用“绘制表格”功能来完成，而且需要调整文字的位置。在Word 2000中，新增了“绘制斜线表头”功能，帮助用户快速创建如图所示的表格。其步骤为：
　　插入一张普通表格；
　　单击［表格（A）］菜单项，在菜单中选择［绘制斜线表头（U）］；
　　选择［表头样式（S）］，然后输入标题（例如单位，任务），确定即可（如^520102e^）。
#1　　7.用橡皮擦进行整块擦除
　　在Word 97中，如果对所绘制的表格中的某一部分单元格不满意，擦除它们可是一件麻烦事（一次只能擦除一段线）。而在Word 2000中，使用“橡皮擦”则可以进行整块（多单元格）擦除，大大简化了操作。
#1　　8.在一段文字上绘制表格
    在Word 2000中，新增了一个非常有特色的功能：在一段文字上绘制表格。其步骤如下：
　　选中一段文字；
　　单击［表格（A）］菜单项，在菜单中选择［绘制表格（W）］；
　　在所选的文字上画出表格的外边框；
　　增加、调整表内线段；
　　依需要分割文字至各单元格。
#1　　六、Word 2000的Internet功能
#1　　1.用Word编辑电子邮件，将所编辑的内容发送出去
　　可以将正在操作的Word文件立即转换成电子邮件，通过Internet发送出去。操作如下。
　　在Word 2000编辑状态下，单击常用工具栏上的电子邮件按钮 ，窗口变成发送邮件时的界面（^520102d^4），此时还没有打开Outlook Express程序。在“收件人”栏中填上欲发往的电子邮件地址，或单击“收件人”按钮，打开“选择收件人”对话框，在收件人列表中，选择需要的收件人。“抄送”和“主题”栏的使用与其他软件一样。单击“发送副本” 按钮，Word文件就作为电子邮件发送出去了。
#1　　2.召开联机会议
　　若想就正在操作的某篇Word文档在网上进行讨论，可单击 ［工具（T）］菜单项，在下拉菜单中选择［联机协作（N）］ 中的“现在开会”按钮，Word 2000将打开NetMeeting。
　　如果这是您第一次参加联机会议，将显示“Microsoft NetMeeting”对话框。在“我的信息”和“目录”框中添入信息。
　　如果您知道被邀请人的计算机名或其网络 IP 地址，请单击“高级”按钮。按各自的IP地址相互呼叫联接后方可。会议的方式可直接音频对话、文字聊天、修改文档等。 
　　［注］：召开网上会议的前提是参会诸方必须事先上网并打开NetMeeting。如果受邀请人虽在网上，但未运行NetMeeting，您可以事先用电子邮件或聊天室的方式通知他（当然也可用电话），以便适时运行NetMeeting，收到联机会议的邀请信息。若是动态IP地址的参会者也可查出本机的当前IP后用上述方式通知主动呼叫方，以便被呼叫 。
#1　　3.Web讨论
　　在上述［联机协作（N）］ 中，还有一选项“Web讨论” ，即对远程Web服务器中保存的Word文档做联机讨论，该功能支持在Word 中进行讨论和Web 页中进行讨论。利用“讨论”功能，您和您的同事可在同一篇文档中插入批语。可以使用“讨论”工具栏针对文档中某一部分或整篇文档进行讨论。
　　要使用Word 2000的“讨论”功能，系统管理员或ISP必须在Web服务器上首先安装 Microsoft Office Server Extensions。只有安装了 Microsoft Office Server Extensions 之后，才能使用“讨论”功能。然后，您需要连接到系统管理员或ISP建立的这台Web讨论服务器上，才能添加、查看、答复和编辑讨论批注。
　　在将文档置于Web服务器上之后，可进行Web 页中的讨论。可邀请其他人添加以线索方式组织的批注，这些批注与特定的段落相关联。或者也可以就整篇文档展开以线索方式组织的讨论。人们可以不断添加评论意见，直到每位参与者都发表完意见为止。讨论结束之后，你可以接受或拒绝这些批注。
#1　　4.Web订阅与Web通知
　　当保存在指定Web服务器上的文档或文件夹发生变更时，你可以通过电子邮件得到通知。
#1　　5.Web文件管理
　　将文件保存到 Web 服务器可在“Windows 资源管理器”中直接添加“Web 文件夹”，也可在 Microsoft Word 中使用“文件”菜单中的“打开”或“另存为”对话框添加“Web 文件夹”。单击“新建文件夹”按钮可以启动“添加‘Web 文件夹’向导”。添加“Web 文件夹”后，即可将文件和其他文件夹保存到 Web 服务器上的相应位置。
#1　　6.基于Web的帮助系统（在线帮助）
　　Word 2000配备了基于Web的帮助系统。当在线帮助系统中不存在所输入问题的答案时，可以选择“look for more help on the Web”，通过因特网进入微软的Web站点进行查找询问。
#1　　七、Word 2000 网页制作功能
#1　　1.利用Word 2000模板制作网页
　　单击［文件（F）］菜单项，在下拉菜单中选择［新建（N）］，弹出“新建”对话框后，单击标签“Web页”，就选中了Web页模板组，可见有8种模板。单击其中的“个人Web页”后，再单击“确定”按钮。此时，Word 2000将按照该模板创建初始的个人Web页，您马上可以在此基础上进行修改了。至于如何去修改，相信在看了初始页后您自然会明白的（也可参考下面“利用Word 2000提供的Web页向导制作Web网页”一文）。最后保存该文件即可。
#1　　2.利用Word 2000提供的Web页向导制作Web网页
　　单击［文件（F）］菜单项，在下拉菜单中选择［新建（N）］，弹出“新建”对话框后，单击标签“Web页”，就选中了Web页模板组，可见有8种模板。单击其中的“Web页向导”后，再单击“确定”按钮。此时，Word 2000将 启动 Web页向导。单击［下一步（N）>］按钮，制作过程开始。
　　（1）确定标题和位置，在“Web站点的标题（T）”框中输入网页的标题，如“某某的网页”、“某某的网站”等；在“Web站点的位置（L）” 框中输入网页的本机存放位置，如D：＼web＼ 。单击［下一步（N）>］按钮。
　　（2）选择要用于Web站点的漫游方式，这里可用选择框架结构（包括纵向框架和横向框架）或“分隔页面”选项来实现漫游功能。单击［下一步（N）>］按钮。
　　（3）给Web站点添加网页，一个站点一般由几个网页组成，在此可以选择“新增空白网页”、“添加模板网页”、“添加原有文件”等。单击［下一步（N）>］按钮。
　　（4）组织网页，可以修改Web站点中网页的名称和其相对位置。修改后单击［下一步（N）>］按钮。
　　（5）选择要用于Web站点的直观主题，可通过改变字体、项目符号、背景来赋予站点以新的外观。单击［浏览主题（T）...］ 按钮选择主题。单击［下一步（N）>］按钮。
　　（6）到此，一个用Web页向导制作的初始网页即告完成。您可以马上在此基础上进行修改了。所谓修改即根据初始网页上的提示在相应部位输入主标题、个人工作信息、联系信息、当前项目、自传信息、个人兴趣，并创建热点链接等等。
　　修改后保存该文件即可。
#1　　3.直接创建网页
　　在Word 2000中，HTML格式已不再是附属文件格式，它的“地位”已经等同于.doc文件格式，因此，可直接创建HMTL文件（如同创建.doc文件一样）。具体操作是：单击［文件（F）］菜单项，在下拉菜单中选择［新建（N）］，弹出“新建”对话框后，单击标签“其它文档”，选择其中的“Web页”后，再单击“确定”按钮。此时，Word 2000将生成一张空白的初始Web页。这与利用Word 2000模板制作的初始网页不同的是：此时它什么都没有，全靠您按需要设计页面，选择主题，添加文字、图片及多媒体对象，并创建超级链接等等。最后保存该文件即可。
#1　　4.利用已有的.doc文件制作网页
　　在Word 2000中，也可以很方便地将已创建的.doc文件转化为HMTL文件，并且提供将多个.doc文件一次转化为HMTL文件的功能。具体操作是：
　　对于一个.doc文件，可先将其打开，再单击［文件（F）］菜单项，在下拉菜单中选择［另存为（A）...］，在“保存类型”中选择“Web页”，再单击“保存（S）”即可。
　　对于多个.doc文件，单击［文件（F）］菜单项，在下拉菜单中选择［新建（N）］，弹出“新建”对话框后，单击标签“其它文档” ，双击，按照该向导提示进行操作即可。
#1　　八、Word 2000 其他新功能
#1　　1.将打印页面进行缩放
　　Word 97解决了在A4和letter纸型间移动文档的绝大多数问题。Word 2000能提供一种类似复印机的打印缩放功能，它允许用户在打印时将文档缩放到任何大小的纸张上而保持页面的编排格式和内容不变。这不仅使得在单张纸上打印多页内容成为可能，也使得用户可以在传递内容的同时将页面编排格式一并传递。
#1　　2.直接接收扫描仪图像和数字相机图像
　　Word 2000内嵌了直接接收扫描仪和数字相机图像的功能。单击［插入（I）］菜单项，在下拉菜单中选择［图片（P）］，选中“来自扫描仪或相机（S）” 。该功能可直接从扫描仪中导入图像、演示文稿等；也可以通过数字相机加载图片。
#1　　3.文件格式的兼容性
　　让广大用户高兴的是，Word 2000的文件格式同Word 97完全兼容，因此可以在很大程度上避免那种从Word 95升级到Word 97时的痛苦。Word 97可以所谓“向上兼容”地打开任何Word 2000文档，而不需要进行任何的格式转换。
　　当然，由于Word 2000提供了一些特殊的格式，这些格式在Word 97中不能被识别。不过这仅仅是非常个别的格式问题，并不影响文档的内容。